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Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsreisen aus allerlei Gründen – von Tageskonferenzen bis hin zu mehrtägigen Kundenmeetings.
Geschäftsreisen sind ein großes Geschäft, und es wird erwartet, dass dieser Bereich bis 2027 einen Wert von über 800 Milliarden US-Dollar erreicht. Angesichts der Tatsache, dass nach Angaben von Forbes fast 40% der Mitarbeiter von zu Hause aus und 25% nach einem hybriden Modell arbeiten, mögen moderne Arbeitsweisen zwar den Fokus auf Remote-Arbeit gelegt haben, aber das hat nicht verhindert, dass Geschäftsreisen auch weiterhin ein fester Bestandteil vieler beruflichen Positionen sind.
In diesem Blog erfahren Sie alles, was Sie über die verschiedenen Arten von Geschäftsreisen wissen müssen, und wie ihr Team davon profitieren kann.
Geschäftsreisen sind nachweislich mit positiven Auswirkungen auf Ihr Unternehmen verbunden. Dies kann die Teilnahme an Meetings, Konferenzen oder Schulungen, den Besuch bei Kunden oder Partnern, die Erschließung neuer Märkte oder die Zusammenarbeit mit Remote-Teams und anderen Standorten umfassen. Studien zufolge geben nicht nur neun von zehn Reisenden an, dass dies dazu beiträgt, die Beziehungen zu Stakeholdern zu stärken, sondern es ist auch für ein Drittel der neuen Verkäufe von Bedeutung. Geschäftsreisen stellen auch eine eigene Branche dar, die allein im Vereinigten Königreich fast 284.000 Vollzeitjobs umfasst. Im Wesentlichen sind Geschäftsreisen eine unschätzbar wertvolle Ergänzung zu jedem Unternehmenszeitplan, wenn es darum geht, eine Marke auszubauen und zu stärken.
Jedes Unternehmen, dass verschiedene Arten von Geschäftsreisen in seine Pläne aufnimmt, kann auch von noch mehr als nur einem besseren Geschäftsergebnis profitieren. Gemäß unserer Umfrage geben viele Mitarbeiter auch die persönliche Entwicklung als wesentlichen Vorteil von Geschäftsreisen an, einschließliche positiver Auswirkungen auf folgende Aspekte:
Jüngere Reisende schätzen Geschäftsreisen von allen Altersgruppen am meisten, wenngleich fast die Hälfte der Geschäftsreisenden in reiferem Alter (ab 46 Jahren) immer noch angibt, dass sich diese Reisen positiv auf ihre mentale Gesundheit auswirken.
Reisen können sich auch zur Zusammenarbeit eignen, insbesondere für Kollegen, die nicht oft zusammenarbeiten oder sich nicht gut kennen, da gemeinsames Reisen immer eine wertvolle Erfahrung zur Teambildung ist.
Vor diesem Hintergrund kann es eine strategische Methode sein, die Zufriedenheit und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu steigern, wenn Sie Ihrem Team die Möglichkeit verschiedener Arten von Geschäftsreisen bieten.
Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsreisen, die Sie für Ihr Team in Betracht ziehen sollten:
Während die Merkmale verschiedener Arten von Geschäftsreisen variieren können, besteht das Hauptziel aller letztendlich darin, das Unternehmen auszubauen und zu stärken – und zu diesem Zweck sind und bleiben Kundenmeetings ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmenskalenders.
Kundenmeetings können an Ihrem eigenen Standort, am Standort des Kunden oder an einem externen Ort abgehalten werden. Dies kann mit verschiedenen Arten von Geschäftsreisen einhergehen, ganz gleich, ob es sich dabei um eine Reise zum Hauptsitz eines Unternehmens in einem anderen Land oder um eine Fahrt auf die andere Seite der Stadt handelt. Und angesichts der Tatsache, dass der Außendienstbereich eine Abschlussquote von 40% aufweist, können sich persönliche Meetings mit potenziellen Kunden absolut auszahlen.
Konferenzen sind ein wichtiger Bestandteil der beruflichen Entwicklung Ihres Teams und stellen einen häufigen Grund für Geschäftsreisen dar. Behalten Sie den Konferenzkalender für Ihre Branche genau im Blick. Wenngleich Sie vielleicht an einigen kleineren Konferenzen auf eher lokaler Ebene teilnehmen können, machen die branchenführenden Veranstaltungen möglicherweise eine Reise Ihrerseits (und vieler der Teilnehmenden) erforderlich, was diese Konferenzen zu einzigartigen Möglichkeiten für nationales und sogar globales Networking macht.
Studien zufolge sind Zusammenarbeit und Networking die Hauptanziehungspunkte für das Reisen zu Konferenzen (64%), gefolgt von beruflicher Weiterbildung an zweiter Stelle (53%). In Kombination mit der bereits erwähnten persönlichen Entwicklung, die diese Arten von Geschäftsreisen mit sich bringen können, kann die Reise zu einer Konferenz eine großartige Möglichkeit sein, Teammitglieder zu unterstützen und zu fördern.
Ein etwas anderer Ansatz, was die verschiedenen Arten von Geschäftsreisen angeht, ist der Firmenretreat. Anstatt Teammitglieder zu einem externen Meeting oder Event zu schicken, handelt es sich bei Ihrem Firmenretreat um eine interne Veranstaltung nur für Ihr Unternehmen. Das kann ein Ausflug in ein Resort, ein Aufenthalt in einem städtischen Hotel oder etwas ganz anderes sein. Firmenretreats dienen dazu, die Bindungen zwischen Ihrem Team aufzubauen und Geschäftsziele abseits der üblichen Anforderungen des Büros zu besprechen. Dabei kann der Standort für die Förderung kreativen Denkens von wesentlicher Bedeutung sein.
Die Organisation und erfolgreiche Durchführung eines positiven Firmenretreats spielt auch eine entscheidende Rolle im Hinblick auf die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter, wobei über 80% der europäischen Angestellten angeben, dass die Möglichkeit zu reisen ihre allgemeine Zufriedenheit bei der Arbeit und ihre Leistung verbessert.
Besonders wichtig in Zusammenhang mit Agentur- oder Auftragsarbeit: Sie haben vielleicht einen Kunden gewonnen, aber häufige Besuche sind von wesentlicher Bedeutung, um ihn zu halten. Studien zufolge ist persönliche Kommunikation 34-mal effektiver als digitale Korrespondenz. Dies sollten Sie auch berücksichtigen, wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verteilt ist und Sie möchten, dass sich die einzelnen Teams zusammengehörig fühlen.
Um den Nutzen dieser Reisen zu maximieren, sollten Sie je nach Anzahl oder Arten der Geschäftsreisen in Erwägung ziehen, ein Teammitglied für längere Zeit in einen Kundenstandort einzugliedern, damit sich das Ganze insgesamt mehr lohnt. Sie möchten nicht, dass sich Einzelpersonen eher als Botschafter als als wichtiger Teil des Teams fühlen.
„Bleisure“ ist eine relative neue Art des Reisens, wobei Geschäftliches und Urlaub kombiniert wird, um eine gesunde Work-Life-Balance zu erreichen und das Beste aus einer Geschäftsreise zu machen. Unabhängig davon, ob Teammitglieder zunächst für ein Kundenmeeting, eine Konferenz oder den Besuch eines Standorts verreisen – „Bleisure“ bietet ihnen die Möglichkeit, ihre Reise um ein paar Tage zu verlängern, um etwas Urlaubszeit zu genießen.
Dieser Ansatz kann von großem Vorteil sein, da er Mitarbeitern ermöglicht, zu entspannen und alles, was sie während ihrer Arbeitszeit auf der Reise gelernt haben, vollständig zu verarbeiten und zu verinnerlichen, während sie ihre persönliche Reise genießen. Wenn das etwas ist, was Sie Ihrem Team gerne ermöglichen würden, sollten Sie sicherstellen, dass in Ihren Reiserichtlinien dargelegt wird, wo die Verantwortlichkeiten des Unternehmens enden und wo die persönlichen Verantwortlichkeiten in Bezug auf Aspekte wie die Kosten beginnen.
Bei Geschäftsreisen von Auftragnehmern handelt es sich um Beschäftigte wie Ingenieure, Bauarbeiter und Techniker, die für temporäre Projekte an einen Einsatzort reisen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Geschäftsreisen für Meetings geht es bei Reisen von Auftragnehmern in erster Linie darum, Projekte fristgerecht abzuschließen, und sie können von einigen Tagen bis zu mehrere Monate dauern. Auch die Anforderungen an ihre Unterkunft sind unterschiedlich, da sie längerfristige Unterbringungsmöglichkeiten benötigen, die den Bedürfnissen eines Teams gerecht werden, das körperliche Arbeit verrichtet.
Was auch immer der Grund für Ihre Reise ist – es gibt einige Merkmale der verschiedenen Arten von Geschäftsreisen, die relativ universell sind und die Sie alle bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten. Einige wichtige Tipps für die Planung von Geschäftsreisen sind die folgenden:
Keine Reise lohnt sich ohne einen fundierten Maßnahmenplan. Sobald Sie den Grund für die Reise ermittelt haben, können Sie damit beginnen, sie zu planen. Dazu gehören das Reiseziel, die Unterkünfte und die Arten von Geschäftsreisen, die Sie in Betracht ziehen müssen, z.B. einen Flug, eine Zugfahrt oder eine kurze Fahrt durch die Stadt. Booking.com for Business ist die perfekte Reisemanagementlösung für die Buchung von Unterkünften, Flügen und Mietwagen für Ihr Team.
Die Dauer Ihrer Reise wirkt sich auf fast alles andere aus, und dies an sich ist etwas, das möglicherweise vom Budget und der bevorstehenden Arbeitsauslastung vorgegeben werden muss. Die vorgesehen Zeit kann Ihnen auch einen gewissen Spielraum in Bezug auf die Transportmethode oder Unterkunft geben.
Sie könnten versucht sein, jede Minute einer Reise optimal auszunutzen, indem Sie Veranstaltungen und Meetings bis weit in den Abend hinein planen, aber es ist unwahrscheinlich, dass Sie das Beste aus Ihrem Team herausholen, wenn Sie es zwingen, „immer präsent und einsatzbereit“ zu sein. Die Menschen brauchen Zeit, um zu entspannen, nachzudenken und sich auf ihre nächsten Schritte vorzubereiten.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Team sich vor der Abreise über alle Reiserichtlinien informiert hat, einschließlich der Handhabung von Ausgaben, der Verhaltenskodizes und des Umgangs mit Unternehmenseigentum
Ihren CO2-Fußabdruck gering zu halten ist ein Versprechen, das viele Unternehmen öffentlich gegeben haben, stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Versprechen halten. Überlegen Sie, ob Ihre Reise mit dem Zug anstatt mit dem Flugzeug unternommen werden kann oder ob Sie in einer umweltfreundlichen Unterkunft übernachten werden. Bei Booking.com for Business sind über 3 Millionen Unterkünfte registriert, sodass Sie ganz leicht die richtige Option finden können.
Seien Sie darauf vorbereitet, dass etwas schiefgehen kann, von annullierten Flügen und stornierten Hotelzimmern bis hin zu Technik, die bei der Ankunft nicht funktioniert. Stellen Sie sicher, dass alle darüber informiert sind, was zu tun ist, wenn so etwas passiert, damit es keinen Einfluss auf den Ausgang und die Ergebnisse Ihrer Reise hat.
Erkundigen Sie sich bei Ihrem Team und stellen Sie sicher, dass es für die Teammitglieder in Ordnung ist, zu den von Ihnen geplanten Zeiten, Reisezielen oder Methoden zu reisen. Wenn Sie dies nicht tun, können die Teammitglieder übermäßigem Druck ausgesetzt werden, wenn sie in Verbindung mit den Zielen der Geschäftsreise nicht in der Lage sind, persönliche Verpflichtungen oder andere Probleme zu bewältigen.
Die Gesamtkosten Ihrer Geschäftsreise sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Abhängig vom Wann, Wo und Warum Ihrer Pläne wirken sich die unterschiedlichen Merkmale der verschiedenen Arten von Geschäftsreisen alle auf Ihr Budget aus. Mithilfe unseres Sparrechners (und unserer Treuepläne) können Sie den Überblick behalten. Zu den Ausgaben gehören:
Dabei kann es sich um einen Flug, eine Zugfahrt oder eine Taxifahrt handeln, und je nach Daten und Entfernung kann es sein, dass das eine erheblich günstiger ist als das andere.
Es können große Kostenunterschiede zwischen einem Business-Hotel, einem Aparthotel oder einer anderen Art von Unterkunft bestehen. Bei einigen Arten von Geschäftsreisen ist möglicherweise ein Hotel in der Nähe eines Konferenzzentrums erforderlich, während andere, wie z.B. ein Firmenretreat, eventuell die Möglichkeit bieten, flexiblere und kostengünstigere Optionen zu wählen.
Getränke zum Networking, Geschäftsessen, Firmentickets für Veranstaltungen – alle diese Dinge können einen erheblichen Teil des Budgets ausmachen und die Obergrenzen sollten frühzeitig festgelegt werden.
Kleine Ausgaben können Budgets schnell aufbrauchen. Haben Sie Gelder für Ausgaben wie Parkgebühren, Tourismusabgabe/Übernachtungssteuer oder unerwartete Kosten vorgesehen?
Wie bereits erwähnt, sollten Sie über solide Reiserichtlinien verfügen, damit Ihr Team weiß, was es erwartet und wie es sich bei den verschiedenen Arten der oben genannten Geschäftsreisen verhalten soll. Sie können unser Tool zur Reiserichtlinienerstellung verwenden, und Ihre Richtlinien sollten Folgendes enthalten:
Effektives Geschäftsreisemanagement erfordert wirkungsvolle Prozesse, wozu auch gehört, Reiserichtlinien festzulegen und Budgetierungstools einzurichten. Da Remote-Arbeit weiterhin die Art und Weise beeinflusst, wie wir geschäftlich tätig sind, kann eine gute Reiseplanung von entscheidender Bedeutung für die Zukunftssicherheit Ihrer Marke sein. Wenn Sie sich optimierte Prozesse und eine mühelose Verwaltung in Bezug auf Unterkünfte wünschen und Sie Ihrem Team die beste Nutzerfahrung bieten möchten, nutzen Sie Booking.com for Business. Wählen Sie aus über 3 Millionen Unterkünften, buchen Sie für bis zu 30 Teammitglieder gleichzeitig und profitieren Sie von einer unkomplizierten Ausgabenverfolgung, damit Sie Ihr Budget einhalten und die Kontrolle über Ihre Reiseausgaben behalten.
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