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Bei der Suche nach Unterkünften für Auftragnehmer sind die Vor- und Nachteile von Aparthotels im Vergleich zu Hotels relevant.
Die Unterbringung von Auftragnehmern erfolgt auf vielerlei Art – von Hotels für Langzeitaufenthalte über Unterkünfte zur Selbstverpflegung bis hin zu Gemeinschaftshäusern und eigens zu diesem Zweck errichteten Wohneinheiten. Und während Hotels seit Langem die erste Wahl für Geschäftsreisende sind, sind Aparthotels eine beliebte und kostengünstige Alternative.
Bei Unterkünften für Geschäftsreisende sind ganz eigene Überlegungen zu berücksichtigen, und unabhängig davon, ob es sich um ein Hotel oder ein Apartment handelt, ist der Standort von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Auftragnehmer nicht langen oder umständlichen Pendelstrecken aussetzen. Außerdem müssen Sie auch sicherstellen, dass sie über alle erforderlichen Annehmlichkeiten verfügen, die sie benötigen, wenn sie Feierabend haben. Für Mitarbeiter, die vorübergehend an einen anderen Standort wechseln, um ihr Fachwissen mit Ihrem Unternehmen zu teilen, ist es wichtig, die besten Voraussetzungen und die ideale Ausgangslage für sie zu schaffen.
Da steigende Kosten ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidungsfindung in Unternehmen sind, suchen mehr Travel Manager denn je nach Möglichkeiten, Einsparungen zu erzielen. [https://www2.deloitte.com/us/en/insights/focus/transportation/corporate-business-travel-survey-2024.html]Einer (Studie von Deloitte) zufolge bevorzugen 38% der Travel Manager günstigere Hotels oder schreiben diese vor und verzichten auf einige vertraglich vereinbarte Annehmlichkeiten. Könnten Aparthotels die beste Lösung sein?
In diesem Leitfaden befassen wir uns mit den Kostenfragen, die Aparthotels von Hotels unterscheiden, sowie mit den wichtigsten betrieblichen Faktoren, die es bei der Buchung einer Unterkunft zu berücksichtigen gilt. Mit diesem Vergleich in der Hinterhand können Sie die besten vorübergehenden Unterbringungsmöglichkeiten für Geschäftsreisende, Handwerker und Auftragnehmer auswählen, die an langfristigen Projekten arbeiten.
Aparthotels und Hotels sind für unterschiedliche Reiseanforderungen konzipiert. Beide bieten grundlegende Ausstattungselemente und Annehmlichkeiten wie Bettwäsche, Handtücher, Pflegeprodukte, Housekeeping und Rezeptionsdienste. Aber während Hotels das gesamte Spektrum an Einrichtungen bieten, von einfachen Zimmern für eine Übernachtung bis hin zu luxuriösen Aufenthaltsmöglichkeiten mit Fitnessstudios, Pools und von Michelin ausgezeichneten Restaurants, liegt der Fokus in Aparthotels eher auf dem Komfort von zu Hause.
Diese vollständig möblierten Apartments reichen von Studios mit einer Küchenzeile bis hin zu größeren Räumlichkeiten mit mehreren Schlafzimmern, in denen Gruppen untergebracht werden können. Aparthotels werden von Verwaltungsfirmen oder privaten Eigentümern für längere Zeiträume vermietet, während Hotels für Kurzzeitaufenthalte gut ausgestattet sind.
Aparthotels sind aufgrund ihrer Preismodelle und Ausstattung auf lange Sicht oft kostengünstiger für Unternehmen, dies hängt jedoch von Ihren geschäftlichen Reiseanforderungen ab. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie beachten sollten.
Hotels rechnen in der Regel pro Nacht ab, oft über dynamische Preismodelle, die je nach Nachfrage variieren. Die Preise pro Nacht können in die Höhe schnellen, wenn es in der Stadt ein Business-Event gibt, oder aufgrund saisonalen Aufkommens von Besuchenden. Dies kann die Budgetierung unvorhersehbar machen, wenn Sie eine Unterkunft für ein Team organisieren, das für längere Zeit anreist.
Im Gegensatz dazu bieten Aparthotels insgesamt tendenziell niedrigere Preise pro Nacht, da sie in Form von wöchentlichen oder monatlichen Raten gebucht werden. Beispielsweise beträgt der durchschnittliche Preis pro Nacht Schätzungen von Savills zufolge 120 USD (103 EUR) für ein Hotel, verglichen mit einer Monatsrate von 2.300 USD (1.966 EUR) für eine vergleichbare Unterkunft in einem Aparthotel, was einem Preis von etwa 76 USD (65 EUR) pro Nacht entspricht – und eine Ersparnis von 1.300 USD über einen Zeitraum von 30 Nächten bedeutet.
Apartments sind von Natur aus für längere Aufenthalte über Wochen oder Monate ausgelegt. Es gibt zwar auch Hotels für Langzeitaufenthalte, aber die meisten herkömmlichen Business-Hotels sind auf Kurzzeitreisende ausgerichtet.
Langzeitaufenthalte, ob in einem Hotel oder einem Apartment, gehen in der Regel mit ermäßigten Preisen einher. Bei einigen Buchungsplattformen wird Treue ebenfalls belohnt. Ein Beispiel hierfür sind die Genius-Raten von Booking.com for Business, die häufigeren Kunden höhere Rabatte bieten.
Vergleichen Sie die Preisstrukturen sorgfältig und finden Sie heraus, ob es Incentives für längere Buchungen gibt. Um die Kosten besser zu verwalten, sollten Sie mit Ihrem Unterkunftsanbieter zusammenarbeiten, um den besten ermäßigten Preis für Langzeitaufenthalte auszuhandeln.
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Geschäftsreisekosten niedrig zu halten, sind Apartments oft eine gute Wahl. Der Grund dafür ist, dass sie 30% bis 50% mehr Platz als ein durchschnittliches Hotelzimmer bieten und über separate Wohn- und Schlafbereiche sowie eine voll ausgestattete Küche verfügen. Mit der Möglichkeit, zu kochen, müssen Auftragnehmer nicht so viel Geld für das Auswärtsessen in Restaurants ausgeben.
Standardmäßige Business-Hotelzimmer umfassen keine komplette Küche, wenngleich viele jedoch über eine Küchenzeile verfügen, in der leichte Mahlzeiten zubereitet werden können. Und auch wenn Sie größere Hotelzimmer mit mehr Platz buchen können, sind diese mit einem Aufpreis verbunden, was Sie bei der Buchung budgetfreundlicher Unterkünfte berücksichtigen sollten.
Hotels stechen wirklich hervor, wenn es um Annehmlichkeiten geht, wobei Geschäftsreisende von Aspekten wie Concierge-Services, Parkservices, täglichem Housekeeping und Zimmerservice profitieren. Je nach Hotel stehen möglicherweise auch 24-Stunden-Fitnessstudios, Spa-Einrichtungen und Pools zur Verfügung, um Wohlbefinden und Entspannung zu fördern. Unternehmen müssen jedoch für diesen zusätzlichen Luxus bezahlen.
In den meisten Fällen sind in Aparthotels nicht die umfangreichen Annehmlichkeiten verfügbar, die in einem Hotel angeboten werden. Das Housekeeping erfolgt möglicherweise wöchentlich anstatt täglich, es sollte jedoch eine eigene Rezeption geben, und einige Apartments bieten zu höheren Kosten auch einen Wäscheservice und Lebensmittellieferungen an.
Beim Vergleich von Hotels und Apartments für längere Geschäftsreisen ist es wichtig, alle versteckten Kosten für Annehmlichkeiten zu berücksichtigen, die sich schnell summieren können. Wäscheservices, Zimmerservice und Artikel aus der Minibar können je nach Unterkunft inbegriffen oder nicht inbegriffen sein. Beziehen Sie diese also in Ihre Kostenüberlegungen ein.
Das Parken ist in Business-Hotels oft mit täglichen Kosten verbunden. Und wenn Sie ein Hotel in einer geschäftigen, zentralen Lage buchen, können Parkplätze an der Unterkunft zur Verfügung stehen oder auch nicht. Häufig werden Geschäftsreisende auf öffentliche Parkhäuser in der Nähe verwiesen, und die täglichen Parkgebühren können sich schnell summieren, wenn sie mehrere Wochen an einem Standort bleiben, um an einem Projekt zu arbeiten.
Im Gegensatz dazu verfügen Apartments in der Regel über einen eigenen Parkplatz, der im Pauschalpreis enthalten ist. Für Auftragnehmer, die jeden Tag zu ihrer Arbeitsstätte fahren müssen, ist das ein wertvoller Vorteil.
Wenn Sie Reisen für große Gruppen organisieren, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Eine besteht darin, mehrere Hotelzimmer blockweise für Ihr Team zu buchen. Sie könnten auch Gemeinschaftshäuser in Betracht ziehen, Unterbringungsmöglichkeiten in Aparthotels mit mehreren Schlafzimmern und gemeinschaftlich genutzten Wohnbereichen buchen oder nach mehreren eigenständigen Wohneinheiten mit jeweils 1 Schlafzimmer suchen.
Was die Kosten angeht, ist es in der Regel teurer, wenn Sie mehrere Hotelzimmer anstatt einige größere Apartments buchen. Mit viel Wohnraum und einer voll ausgestatteten Küche sind Apartments die ideale Wahl, um Gruppen von Auftragnehmern unterzubringen. Sie eignen sich auch gut als vorübergehende Unterkunft für Geschäftsreisende, die für Langzeitprojekte ihre Familie mitbringen möchten.
Aber auch die Privatsphäre spielt eine Rolle. Selbst eingeschworene Arbeitsteams wünschen sich am Ende des Tages einen eigenen, ruhigen Raum, was in einzelnen Hotelzimmern geboten wird.
Buchende und Travel Manager müssen beim Vergleich von Aparthotels und Hotels noch mehr als nur die Annehmlichkeiten bzw. Ausstattungsmerkmale berücksichtigen. Sie sollten auch Faktoren wie Buchungsplattformen und die Einhaltung von Richtlinien bedenken.
Die Zeit, die damit verbracht wird, das Internet nach geeigneten Unterkünften zu durchforsten, ist Geldverschwendung. Im Rahmen unserer Studie zu den Problemen beim Geschäftsreisemanagement haben wir festgestellt, dass Buchende von Geschäftsreisen bei der Auswahl eines Reisemanagement-Tools die Verfügbarkeit einer Vielzahl von Optionen (22%) als wichtiger einstuften als Kosteneffizienz (12%) und Zuverlässigkeit (7%).
Mit umfassenderen Reisemanagement-Plattformen wie Booking.com for Business können Sie auf ein größeres Spektrum an Unterkunftskanälen zugreifen und sicherstellen, dass Ihnen eine umfangreiche Auswahl an Unterkünften zur Verfügung steht. Unser Portal bietet Zugang zu über 3 Millionen Unterkünften, darunter nicht nur Hotels, sondern auch B&Bs und Aparthotels, und Sie können für bis zu 30 Personen gleichzeitig buchen, um sicherzustellen, dass das gesamte Team untergebracht ist.
Ein weiterer betrieblicher Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, ist der Standort. Natürlich können Sie Hotels auf der ganzen Welt finden, aber in der Regel sind sie standortmäßig rund um Knotenpunkte wie Stadtzentren, Flughäfen und Gewerbegebiete konzentriert. Im Gegensatz dazu liegen Aparthotels oft nicht nur in Stadtzentren, sondern auch in ruhigeren Wohngebieten.
Die richtige Wahl hängt vom Standort Ihres Projekts ab. Benötigen Sie ein zentral gelegenes Hotel, um Firmenbüros leicht zu erreichen? Oder benötigen Sie ein Apartment in der Nähe Ihrer Baustelle? Wenn Sie einen Standort in günstiger Lage wählen, können Sie den Zeit- und Kostenaufwand für das Pendeln minimieren und so die Geschäftsreisekosten insgesamt reduzieren.
Einige Branchen erfordern mehr Privatsphäre und Gästekontrolle, darunter die Filmproduktion und militärische oder staatliche Einrichtungen. Hotels sind sicher, aber sie können aufgrund der höheren Gästefluktuation und des täglichen Housekeepings ein Gefühl von weniger Privatsphäre vermitteln. Für Auftragnehmer, die auf Vertraulichkeit angewiesen sind oder einfach nur einen ruhigeren Ort benötigen, um nach einem langen Arbeitstag zu entspannen, ist das etwas, was berücksichtigt werden sollte.
Aparthotels bieten unter Umständen mehr Privatsphäre, insbesondere, wenn sie in ruhigen Wohngebieten liegen. Außerdem finden hier in der Regel auch weniger Interaktionen mit anderen Gästen und Mitarbeitern des Housekeepings statt. Während dies von einigen Geschäftsreisenden möglicherweise bevorzugt wird, können andere dies als isolierend empfinden – die richtige Wahl hängt von der jeweiligen Branche und dem Projekt ab.
Unternehmen haben eine Sorgfaltspflicht zum Schutz aller Mitarbeiter, was bei Langzeitprojekten genauso wichtig ist wie bei kürzeren Reisen. Aparthotels verfügen über einen eigenen Eingang mit einer Rezeption in der Unterkunft, die jedoch nicht immer rund um die Uhr geöffnet ist. Viele sind mit zusätzlichen Funktionen wie Alarmanlagen ausgestattet.
Hotels sind führend in puncto Sicherheit und bieten nicht nur eine 24-Stunden-Rezeption, sondern auch Videoüberwachung, Fluchtwege im Brandfall und strenge Sicherheitsprotokolle. Dies gibt Auftragnehmern – und ihren Managern – während ihres Aufenthalts ein sicheres Gefühl.
Natürlich hängt die Sicherheit bei einem Aufenthalt in einem Hotel oder einem Apartment auch vom Standort ab. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen, wenn Sie sich die Gegend und die Umgebung ansehen.
Wie gut Hotels und Apartments Ihre Richtlinie für Geschäftsreisen einhalten, hängt von deren Inhalt ab. Es ist wichtig, eine detaillierte und weitreichende Richtlinie für Geschäftsreisen zu erstellen, die die einzigartigen Bedürfnisse von Langzeitauftragnehmern berücksichtigt, um sicherzustellen, dass Buchungen den Anforderungen an die Sorgfaltspflicht, das Kostenmanagement und die Steuervorschriften entsprechen.
Herkömmliche Hotels und Aparthotels sind nicht die einzigen Arten von Firmenunterkünften. Bei der Suche nach den besten Unterbringungsmöglichkeiten für Geschäftsreisende sollten Sie alle Optionen in Betracht ziehen, um etwas Geeignetes zu finden. Die beste Wahl bringt Kosteneffizienz und Komfort miteinander in Einklang.
Für ein einzigartiges Erlebnis mit einer persönlichen Note werden Bed & Breakfasts (B&Bs) von manchen Geschäftsreisenden bevorzugt. Gästen stehen nicht nur ihre eigenen privaten Zimmer mit eigenem Bad zur Verfügung, sondern sie haben auch die Möglichkeit, mit lokalen Gastgebern zu interagieren und jeden Morgen ein hausgemachtes Frühstück zu genießen. Für diejenigen, die längere Zeit von ihren Freunden und Familienangehörigen getrennt sind, kann diese Mischung aus gemeinschaftlichem und privatem Wohnen gegen ein Gefühl von Isolation helfen.
Hotels für Langzeitaufenthalte schließen die Lücke zwischen traditionellen Business-Hotels und Apartments. Wenn Sie Hotels für Langzeitaufenthalte mit Apartments vergleichen, werden Sie feststellen, dass Hotels für Langzeitaufenthalte mit einigen der Annehmlichkeiten eines Hotels einhergehen, wie z.B. Fitnesscenter und Business-Lounges, und einen Teil des Komforts von zu Hause bieten, wie z.B. Kücheneinrichtungen.
Unterkünfte zur Selbstverpflegung sind traditionellere Mietunterkünfte als Aparthotels. Hierbei kann es sich um Apartments oder Häuser handeln, die vollständig möbliert und mit einer Küche, einem Wohnzimmer und viel Wohnraum ausgestattet sind. Der Unterschied zwischen diesen Unterkünften und Aparthotels besteht jedoch darin, dass sie keine Aspekte wie Housekeeping und Rezeptionsdienste beinhalten.
Das bedeutet, dass Sie oft einen besseren Preis aushandeln können, möglicherweise aber auch an einen weniger flexiblen Mietvertrag mit Strafgebühren im Falle einer vorzeitigen Kündigung gebunden sind. Lesen Sie unbedingt alle Bedingungen sorgfältig durch, um herauszufinden, ob diese Option genügend Flexibilität für Ihr Projekt mit Auftragnehmern bietet.
Es gibt keine Einheitslösung für jedes Projekt, daher müssen Sie die Vor- und Nachteile von Aparthotels abwägen, wenn Sie diese Option in Betracht ziehen.
Abgesehen von den potenziellen Kosteneinsparungen bieten Aparthotels einen höheren Wohnkomfort bei Langzeitaufenthalten. Mitarbeitern, die möglicherweise lange Arbeitstage vor Ort verbringen, steht ausreichend Wohnraum zum Entspannen zur Verfügung. Im Vergleich zum Standarddesign von Hotels sind die Möbel und Kunstwerke oft einzigartiger, und die voll ausgestatteten Küchen bieten alles, was nötig ist, um gesunde Ernährungsgewohnheiten beizubehalten.
Auch Business-Hotels haben Vorteile, wenn man Sie mit Aparthotels vergleicht. Wenn Sie eine zentrale städtische Lage und einen Sicherheitsdienst rund um die Uhr benötigen, sind Hotels wahrscheinlich die bessere Wahl. Sie bieten ein luxuriöseres Ambiente und sind häufig mit Spas, Pools und Fitnessstudios ausgestattet, um das Wohlbefinden der Reisenden zu fördern, was Aparthotels in der Regel nicht bieten.
Nicht nur Aparthotels und Hotels sind mit Vor- und Nachteilen verbunden, sondern auch alternative Unterkünfte wie B&Bs und Firmenmietunterkünfte. Wie können Sie also die richtige Option für Ihr reisendes Team auswählen?
Aus rein budgetorientierter Sicht sind Unterkünfte zur Selbstverpflegung und Aparthotels in der Regel die günstigere Option. Einbauküchen und Wäschemöglichkeiten begünstigen die Selbstversorgung, was für Einsparungen bei den Kosten für das Essen in Restaurants oder Bestellungen beim Zimmerservice und anderen Hotelservices sorgt. Auf diese Weise können Gäste ihre Ausgaben auf Geschäftsreisen kontrollieren und eine bessere Einhaltung der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens sicherstellen.
Längere Aufenthalte bieten Spielraum, um Rabatte pro Woche oder Monat auszuhandeln, verglichen mit den höheren Preisen pro Nacht, die von Standardhotels berechnet werden.
Die richtige Wahl hängt letztendlich von Ihrem Reisebudget, dem gewünschten Standort und dem Projektumfang ab. Es ist wichtig, ein Reisemanagement-Tool zu verwenden, mit dem Sie für einen möglichst genauen Vergleich all Ihre Optionen anzeigen können. Es empfiehlt sich auch, Spesenmanagement-Tools zu verwenden, um die Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung sowie andere Nebenkosten zu verfolgen. Mit Lösungen für alle Reiseaspekte wie Booking.com for Business können Sie nicht nur nach Hotels für Geschäftsreisen, sondern auch nach Aparthotels, B&Bs und anderen Unterkunftsarten suchen, sodass Ihnen die größtmögliche Auswahl zur Verfügung steht.
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