Automatisieren Sie Ihre Systeme mit unserem Leitfaden zur besten Ausgabenmanagementsoftware.
Mit der besten Software für Ausgabenmanagement werden Reisekosten abgerechnet und die Buchhaltung bleibt ausgeglichen. Zweifellos sind Geschäftsreisen der Schlüssel zu neuen Wachstumsmöglichkeiten, aber sie bringen eine Flut von Ausgabenbelegen mit sich. Von Hotelkosten bis hin zu Abendessen mit Partnern und potenziellen Kunden können die Kosten ohne klares Budget oder Reiserichtlinien schnell in die Höhe schnellen.
Hier kann eine gute Managementlösung für geschäftliche Ausgaben wirklich hilfreich sein, und mit der heutigen Technologie ist die Verfolgung und Verwaltung von Ausgaben effizienter als je zuvor.
Lesen Sie weiter, um unsere Auswahl der besten Apps und Softwareprogramme für Spesen zu erfahren, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, sowie für unsere Einführung darin, wie Booking.com for Business Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Ausgaben helfen kann.
Eine Ausgabenmanagementsoftware ist ein digitales Tool, das Unternehmen dabei hilft, den Überblick über die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden zu behalten. Sie haben die Wahl zwischen einer umfassenden Buchhaltungssoftware und Apps zum Scannen von Belegen sowie All-in-One-Plattformen, mit denen Sie Ausgabenabrechnungen budgetieren, verfolgen und abgleichen können.
In der Vergangenheit wurden Ausgabenabrechnung, Erstattung und Abgleich allesamt manuell abgewickelt, wobei die Finanzabteilung jeden Betrag mühsam in mehrere Tabellen eintrug. Bei einem vollständig manuellen Ausgabensystem besteht zu viel Raum für Fehler, sei es aufgrund fehlender Belege oder ungenauer Berechnungen, deren Überprüfung allesamt zeitaufwändig (und kostspielig) ist.
Eine Software für Ausgabenmanagement rationalisiert diesen langwierigen und fehleranfälligen Prozess durch automatisierte Arbeitsabläufe. Bei einer guten Ausgabenmanagementlösung können sich Mitarbeitende und Administratoren anmelden, um Belege hochzuladen, zu verfolgen und einzureichen, damit eine automatische Genehmigung und Erstattung erfolgen kann. Darüber hinaus lässt es sich in Ihre Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglicht so eine genaue und steuergerechte Datenführung, was für eine Reihe von Geschäftsfunktionen, einschließlich des Geschäftsreisemanagements, besonders nützlich ist.
Natürlich ist nicht jede Ausgabenmanagementsoftware gleich. Die besten Unternehmen für Ausgabenmanagement bieten Lösungen mit diesen Funktionen:
Es sollte keine monatelange Schulung erfordern, um die Verwendung der Software zu erlernen. Alle relevanten Parteien in Ihrer Organisation sollten sie effektiv nutzen können, daher sollte ein übersichtliches, klares und bedienungsfreundliches Dashboard vorhanden sein.
Laut der Global Business Travel Association (GBTA) dauert das manuelle Ausfüllen einer einzigen Ausgabenabrechnung durchschnittlich 20 Minuten, von den zusätzlichen 18 Minuten für Korrekturen ganz zu schweigen. Die beste Software für Ausgabenmanagement spart durch Automatisierung Zeit und Geld.
Auch die sichere Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten ist mit Kosten verbunden. Die meisten Softwareprogramme erfassen und speichern Rechnungen, Belege und Bestellungen digital. Mitarbeitende können auf Reisen im Ausland schnell Dokumente mit ihrem Telefon scannen.
Anstatt bis zum Ende jedes Monats oder Quartals zu warten, um die Ausgaben zusammenzurechnen, wählen Sie eine Lösung, bei der alle Zahlen in Echtzeit erfasst werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Reisende im Budget bleiben.
Unabhängig davon, ob Sie eine einfache App zur Ausgabenverwaltung oder eine Komplettlösung nutzen, sollte sie sich in Ihre vorhandene Software integrieren lassen. Sie können beispielsweise Booking.com for Business mit Expensify integrieren, um eine ganzheitlichere Option für das Ausgabenmanagement zu erhalten.
Nachdem wir nun geklärt haben, worauf Sie achten müssen, präsentieren wir Ihnen hier unsere Top-Empfehlungen für Ausgabenmanagementsoftware.
Diese Buchhaltungssoftware verfügt über ein praktisches automatisiertes Ausgabentool, mit dem Ihre Teammitglieder Ausgaben sofort erfassen können. Neben dem Ausgabenmanagement bietet FreshBooks außerdem eine Projekt- und Zeiterfassung sowie ein nahtloses Bedienungserlebnis. Es ist eine ideale Option, wenn Sie nach einer vollständigen Buchhaltungslösung suchen.
Eine der beliebtesten Buchhaltungslösungen für kleine Unternehmen, die sich auch für das Ausgabenmanagement eignet. QuickBooks Online bietet eine große Auswahl an Funktionen zur Ausgabenverwaltung. Sie können Belege von Ihrem Computer, Ihrem Google Drive-Konto, aus E-Mails oder als Fotos hochladen, um sie schnell mit dem System zu synchronisieren. Von dort aus werden die Ausgaben in einem Bericht zusammengefasst, um eine schnelle Genehmigung und Erstattung zu ermöglichen.
Expensify ist eines der wenigen Tools auf dieser Liste, das für Freiberufliche ebenso geeignet ist wie für größere Unternehmen. Es automatisiert wiederkehrende Zahlungen und lässt sich problemlos in größere, komplexere Softwarelösungen und Buchungsplattformen integrieren. Nutzende können Ausgaben von ihrer Firmenkreditkarte importieren, um Berichte zu erstellen. Zu den intelligenten, datengesteuerten Funktionen gehören ein automatisierter Arbeitsablauf, die Erfassung von Kilometerständen per GPS und die optische Zeichenerkennung.
Teil des umfangreicheren Zoho-Pakets an Buchhaltungssoftware. Zoho Expense umfasst eine Website und eine mobile App zur einfachen Erfassung von Ausgaben. Reisende können mit der mobilen App Belege erfassen oder gescannte Bilder per Drag & Drop auf die Website ziehen. Die übersichtliche, bedienungsfreundliche Plattform minimiert die manuelle Dateneingabe, wann immer es möglich ist, durch automatisches Scannen und Synchronisieren mit Konten.
Certify vereinfacht das Ausgabenmanagement und optimiert die Reisekostenabrechnung sowie die Kreditorenbuchhaltung. Dieses Tool eignet sich besser für größere Unternehmen mit einem hohen Geschäftsreiseaufkommen, da es allgemeine Ausgaben wie Transport und Verpflegung erfasst. Sie können Genehmigungsabläufe individualisieren, um sicherzustellen, dass alle Ansprüche zur Erstattung an die richtige Stelle weitergeleitet werden.
Die von SAP angebotene AusgabenmanagementlösungConcur Expense ist eine Lösung mit einer bedienungsfreundlichen, sicheren mobilen App, mit der Sie auch unterwegs den Überblick über Ihre Ausgaben behalten können. Das übersichtliche System verfügt über mehrere Kategorien, darunter eine für Reiseleistungen und eine für Ausgaben. Sobald Ausgaben in das System eingegeben sind, werden sie automatisch in einen Bericht synchronisiert, wobei etwaige Fehler vor der Genehmigung gekennzeichnet werden.
Die Software von Aspire bietet Echtzeiteinblicke in alle Unternehmensausgaben, wobei Belege gespeichert und Ausgaben automatisch kategorisiert werden. Finanzmanager erhalten Kontrolle über die Budget- und Genehmigungsabläufe, obwohl die Plattform auch für einzelne Teammitglieder einfach zu navigieren ist. Aspire legt Budgets auf Kunden-, Team- oder Projektebene fest, wobei zugewiesene Eigentümer die Ausgaben innerhalb der Teams verwalten können.
Wenn Sie ein Ausgabensystem benötigen, das eher für Buchhalter als für Geschäftsreisende konzipiert ist, bietet ExpensePoint die umfassenden Funktionen, die Sie für erstklassige Abrechnungen benötigen. Anstelle einer optischen Zeichenerkennung verwendet ExpensePoint eine menschliche Live-Zeichenerkennung, um sicherzustellen, dass Anbieter und Gesamtsummen übereinstimmen. Eine weitere einzigartige Funktion dieses Tools ist die Kilometerverfolgung, bei der Ausgaben anhand der örtlichen Kraftstoffkosten berechnet werden.
Wenn Sie nach einer bedienungsfreundlichen App für Spesen suchen, versuchen Sie es mit Webexpenses. Diese Software ist mit allen Funktionen ausgestattet, die Sie von einem automatisierten System erwarten, einschließlich digitaler Belegerfassung, intelligentem Belegabgleich und automatischer Richtlinienprüfung. Dieses Ausgabenmanagementtool lässt sich außerdem in über 50 Buchhaltungssysteme integrieren und verfolgt sogar die Kohlenstoffemissionen für nachhaltigere Abrechnungen.
Vielflieger benötigen eine spezielle Plattform für die Verwaltung von Geschäftsreisen. Hier kommt Booking.com for Business ins Spiel. Diese zentrale Anlaufstelle für Buchungen und Reiseplanung lässt sich in Ihr Expensify-Konto integrieren und ermöglicht so die Verwaltung von Ausgaben in Echtzeit. Geschäftsreisebuchungen werden mit Ausgabenabrechnungen zusammengeführt, wodurch das Risiko menschlicher Fehler reduziert und zeitnahe, reibungslose Zahlungen für Geschäftsreisen sichergestellt werden.
Ja, die besten Apps zur Ausgabenverfolgung von heute sind absolut sicher. Bevor Sie jedoch mit der Eingabe Ihrer geschäftlichen oder persönlichen Finanzdaten beginnen, sollten Sie einige Online-Sicherheitsprüfungen durchführen.
Wenn Sie Finanz- oder Personalmanager sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen berufliche und private Anmeldedaten voneinander trennen. Halten Sie sich über alle erforderlichen und empfohlenen Softwareupdates auf dem Laufenden und sichern Sie stets Ihre Konten.
Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihr Ausgabenmanagement weiter zu verbessern? Versuchen Sie es mit der 50-30-20-Budgetierungsregel. Der Grundgedanke besteht darin, dass das Einkommen (nach Steuern) in 3 Kategorien unterteilt werden sollte:
Bei der Übertragung auf ein Geschäftsreisebudget würde dies bedeuten, dass 50% für erforderliche Ausgaben wie Unterkunft und Flug ausgegeben werden. Sie können dann 30% für die Unterhaltung von Kunden und Reiseupgrades zurücklegen und die restlichen 20% als Puffer für unerwartete Ausgaben behalten – oder für Reinvestitionen zurücklegen.
Wenn Sie den manuellen Weg bevorzugen, können Sie zur Erfassung der Reisekosten natürlich auch eine Exceltabelle verwenden. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Vorlage für eine Ausgabenabrechnung herunterzuladen, die den Gesamtbetrag automatisch berechnet, wenn Sie Zahlen in die einzelnen Kategorien geschäftlicher Ausgaben eingeben.
Wenn Sie Ihre Tabelle lieber individuell anpassen möchten, können Sie auch eine neue Datei erstellen. Erstellen Sie Spalten zur Kategorisierung von Ausgabendetails mit Titeln wie „Ausgabe“, „Art“, „Datum“ und „Betrag“.
Angesichts der Vielzahl an Unternehmen im Ausgabenmanagement stellt sich die Frage, wie Sie die passende Wahl für sich treffen können. Berücksichtigen Sie beim Vergleich der Optionen Ihr Budget, die Größe Ihrer Organisation und die Höhe der Reiseausgaben.
Wenn Ihr Unternehmen viele Geschäftsreisen erfordert, bietet eine Komplettlösung wie Booking.com for Business zahlreiche Vorteile. Geschäftsreiseplattformen bieten nicht nur die Möglichkeit zur Ausgabenverfolgung und Berichterstattung in Echtzeit, sondern ermöglichen Ihnen auch die Buchung von Flügen, Unterkünften und Mietwagen über eine einzige Plattform.
Das bedeutet, dass Sie keine Rechnungen von mehreren Anbietern einholen müssen. Stattdessen wird alles an einem Ort mit einer bedienungsfreundlichen Übersicht angezeigt – und Sie sparen Geld bei Geschäftsreisen mit Zugang zu exklusiven Tarifen.
Geschäftsreisen können teuer sein. Hierbei zu sparen erfordert den Einsatz aller Mitarbeiter – nicht...
Optimieren Sie Ihre Geschäftsreisen, straffen Sie Prozesse und machen Sie Ihr Unternehmen effiziente...
Um die Prozesse für Geschäftsreisen im Jahr 2024 zu optimieren, sind Geschäftsreisemanagement-Apps e...
