Vom Gepäck bis hin zum internationalen Roaming: So vermeiden Sie versteckte Kosten bei der Budgetplanung für Geschäftsreisen
Wenn die tatsächlichen Ausgaben für eine Geschäftsreise nicht mit dem Budget übereinstimmen, können versteckte Reisekosten die Ursache sein. Verspätete Flüge und verschobene Meetings können die Reisepläne Ihres Teams durcheinanderbringen, denn durch die Umbuchung kommen ungeplante Ausgaben zum ursprünglichen Budget hinzu. Gebühren für Übergepäck, Hotelservice oder internationales Roaming können Ihr optimal geplantes Reisebudget sprengen und Ihre Abteilung muss sich darum bemühen, die Differenz auszugleichen.
Zur Planung von Geschäftsreisen gehört das Verständnis für die kleinen versteckten Gebühren, die Finanzverwalter überraschen können. In der Reisebranche gehören zusätzliche Servicegebühren zum Alltag, ganz zu schweigen von den Zusatzkosten für Telekommunikation und Steuern. Damit Sie keine bösen Überraschungen erleben, geben wir Ihnen in diesem Artikel einen Überblick über die häufigsten versteckten Reisekosten. Das hilft Ihnen bei der genaueren Prognose Ihrer durchschnittlichen Geschäftsreisekosten und einer besseren Ressourcenzuweisung.
Vorbei sind die Zeiten, in denen in einem Flugticket sämtliche Kosten enthalten waren. Selbst erfahrene Geschäftsreiseplaner können bei den komplexen Gepäckbestimmungen der Fluggesellschaften den Durchblick verlieren.
Dies liegt daran, dass sich die Gepäckbestimmungen der Fluggesellschaften häufig ändern und zum Zeitpunkt der Buchung nicht immer klar angegeben sind. Obwohl auf den meisten internationalen Flügen kostenloses aufgegebenes Gepäck und Handgepäck inbegriffen ist, können Sie sich nicht darauf verlassen. Bei Inlandsflügen müssen Sie mit ziemlicher Sicherheit Gepäckgebühren für alles zahlen, was nicht unter den Sitz oder in die Gepäckablage passt.
Die Gebühren für Übergepäck können je nach Größe zwischen 15 und 80 GBP oder mehr liegen. Stellen Sie daher immer sicher, dass Sie wissen, was in Ihrer Buchung enthalten ist.
Zusätzlich zu den Gebühren für Übergepäck beinhalten versteckte Gebühren von Fluggesellschaften manchmal kleine Extras wie Priority Boarding, Sitze mit mehr Beinfreiheit und WLAN an Bord. Bei vielen Fluggesellschaften zahlen Sie mittlerweile auch für Essen und Getränke zusätzlich. Wenn Sie ein Geschäftsreisebudget für Ihr Team erstellen, achten Sie darauf, alle diese kleinen Ausgaben in den Gesamtpreis des Fluges einzubeziehen.
Einige Buchungsplattformen erheben Gebühren für die Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen. Diese sind möglicherweise bereits im angezeigten Gesamtticketpreis enthalten, werden manchmal jedoch am Ende als separate Gebühr hinzugefügt.
Der beste Weg, diese versteckten Buchungsgebühren zu vermeiden, ist die Nutzung einer Lösung für das Geschäftsreisemanagement wie Booking.com for Business, wo keine Abonnement- oder Buchungsgebühren erhoben werden. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von exklusiven Firmenraten für Flüge, Hotels und Mietwagen. Mit flexiblen Buchungsoptionen können Sie zudem unerwartete Stornierungsgebühren vermeiden.
Hotels machen einen großen Anteil der durchschnittlichen Ausgaben für Geschäftsreisen aus, daher sollten Sie bei der Planung unbedingt auf Gebühren in Hotels achten.
Der angegebene Preis pro Übernachtung deckt möglicherweise nur das Zimmer selbst ab. Einige Hotels erheben zusätzliche Gebühren für die Nutzung der hoteleigenen Ausstattung wie Fitnesscenter, Spa oder Pool.
Zu den zusätzlichen Servicegebühren von Hotels können unter anderem folgende Dinge gehören:
Wenn auf einer Hotelrechnung oder einem Beleg „Nebenkosten“ aufgeführt sind, bezieht sich dies auf die kleinen zusätzlichen Annehmlichkeiten, die ein Hotelgast während seines Aufenthalts in Anspruch nimmt. Dazu gehören Dinge wie:
Besonders hervorzuheben ist, dass die meisten Unternehmen diese Nebenkosten nicht als Reisekosten anerkennen, sodass Geschäftsreisende diese versteckten Reisekosten aus eigener Tasche bezahlen müssen. Wenn Sie für Ihr Team eine Reiserichtlinie für Unternehmen erstellen, legen Sie darin unbedingt fest, welche Nebenkosten abgedeckt sind und welche vom Team selbst bezahlt werden müssen.
Unabhängig davon, ob Geschäftsreisende Park+Ride-Angebote nutzen und dann mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu einer Tagung fahren oder eine sichere Hotelgarage nutzen, ist das Parken höchstwahrscheinlich mit Kosten verbunden. Dabei handelt es sich nicht unbedingt um versteckte Gebühren, aber sie können trotzdem überraschend kommen, wenn Sie davon ausgehen, dass das kostenlose Parken in der Unterkunft inbegriffen ist.
Ist internationales Roaming im Telefonpaket des Unternehmens enthalten? Wenn nicht, muss sich Ihre Finanzabteilung möglicherweise auf eine hohe Telefonrechnung einstellen. Einer Studie zufolge zahlen US-Unternehmen pro Mitarbeiter und Geschäftsreise ins Ausland bis zu 693,50 US-Dollar an Gebühren für internationales Roaming. In Europa geben Unternehmen schätzungsweise 2,4 Milliarden GBP pro Jahr für Roamingkosten aus.
Für jede Minute und jedes Megabyte am Handy können Roaminggebühren anfallen. Da Geschäftsreisende ständig in Verbindung bleiben müssen, summieren sich diese Kosten erheblich.
WLAN ist in den meisten öffentlichen Bereichen, darunter Flughäfen, Bahnhöfen und Hotels, problemlos verfügbar. Es ist jedoch nicht immer kostenlos. Zugangspässe für öffentliche Bereiche können zusätzlich 10 bis 15 GBP pro Tag kosten.
Wenn Geschäftsreisende im Ausland eine Kredit- oder Debitkarte verwenden, können dabei Gebühren für Auslandstransaktionen anfallen. Diese Gebühren variieren je nach Kartenaussteller und Finanzinstitut, betragen aber normalerweise zwischen 1% und 3% des gesamten Transaktionswerts. Das mag zwar zunächst nicht viel erscheinen, aber nehmen Sie einmal an, einem Teammitglied würden auf seiner Firmenkarte 1.000 GBP für eine Geschäftsreise zugeteilt. Bei einer Rate von 1% wären das zusätzliche 10 GBP an Transaktionsgebühren, bei 3% steigt dieser Betrag sogar auf zusätzliche 30 GBP.
Steuern gehören zu den versteckten Reisekosten, die im Budget häufig nicht berücksichtigt werden. Für Reisende ist die Mehrwertsteuer (MwSt.) die relevanteste Abgabe. Sie hängt vom jeweiligen Reiseland und den dortigen Steuervorschriften ab und kann bis zu 20% der Gesamtkosten für Verpflegung, Unterkunft und Transport betragen. Zwar können Unternehmen in den meisten Fällen diese Mehrwertsteuer zurückfordern, doch bei Geschäftsreisekosten ist das nicht immer der Fall.
Die Umsatzsteuer auf Einzelhandelsprodukte ein weiterer versteckter Kostenfaktor, der die Gesamtausgaben auf Reisen in die Höhe treiben.
Unabhängig davon, ob die Ursache das Wetter oder ein technischer Defekt ist: Es kann immer passieren, dass Flüge verspätet sind oder Hotelbuchungen storniert werden. Zur Deckung der Kosten bei Stornierungen und Verspätungen ist eine Geschäftsreiseversicherung immer sinnvoll, allerdings fallen auch dadurch zusätzliche Kosten an.
Wenn es in Ihrem Unternehmen zu einer Planänderung kommt und eine Umbuchung erforderlich ist, sollten Sie sich bewusst sein, dass die Stornierungsgebühren je nach Anbieter sehr unterschiedlich ausfallen können. Lesen Sie sich vor der Buchung immer die Geschäftsbedingungen durch und wählen Sie nach Möglichkeit flexible Reiseoptionen.
Geschäftsreisen sind weltweit ein großes Geschäft und kosten Unternehmen Milliarden. In China ist lagen die jährlichen Gesamtausgaben für Geschäftsreisen bei 372,5 Milliarden US-Dollar, in den USA bei 361,6 Milliarden US-Dollar und im Vereinigten Königreich bei 51,5 Milliarden US-Dollar.
Die Reisebranche profitiert voll von dem Erholungseffekt nach der COVID-19-Pandemie. Kosten für Flüge sind in die Höhe geschnellt, da die Fluggesellschaften nach der Pandemie versuchen, verlorene Gewinne wieder auszugleichen, und die Nachfrage hoch ist. Daher ist es wichtiger denn je, dass Unternehmen ihre Reisebudgets im Blick behalten. Das gilt besonders für KMU, die meist knappere Budgets haben. Jeder Cent zählt und all diese scheinbar kleinen versteckten Kosten summieren sich und wirken sich negativ auf Ihr Budget aus.
Der erste Schritt zur Vermeidung solcher Kosten besteht darin, sich über Gebühren für Übergepäck und Hotelservices zu informieren. Befolgen Sie unsere Tipps, um versteckte Reisekosten zu vermeiden und Ihre Geschäftsreisekosten zu senken:
Zu den Reisekosten zählen sämtliche Einkäufe, die Mitarbeitende auf Geschäftsreisen tätigen. Es hängt daher vom Reiseplan Ihres Teams ab, wo die größten Ausgaben anfallen. Wenn Mitarbeitend für eine Veranstaltung an einem Wochenende Langstrecke in der ersten Klasse fliegen, können die Transportkosten den größten Anteil ausmachen. Bei Geschäftsreisen, die nicht so weit vom Wohn- oder Arbeitsort entfernt sind, stellt die Unterkunft häufig den größten Kostenfaktor dar.
Zu den weiteren Reisekosten für Geschäftsreisen, die Sie in Ihre Finanzplanung einbeziehen sollten, zählen neben Flügen und Unterkunft:
Lesen Sie mehr über gängige Geschäftsreisekosten in unserem Leitfaden zur Optimierung Ihres Reisebudgets.
Studien zufolge ist der Sonntag der teuerste Wochentag für Flüge. Grund dafür ist die erhöhte Nachfrage durch Wochenendreisende, die wieder nach Hause fliegen. Auch an den Tagen vor und nach Feiertagen wie Weihnachten und Silvester steigen die Kosten.
Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Geschäftsreiseausgaben alle diese zusätzlichen Kosten in Ihrem Budget, um kostspielige Überraschungen zu vermeiden.
Flugstornierungen, Last-Minute-Buchungen und Servicegebühren für Hotels können selbst das am sorgfältigsten geplante Budget schnell sprengen. Wenn Sie sich bewusst sind, welche versteckten Kosten auf Sie zukommen könnten, ist das der erste Schritt zu einer effektiveren Verwaltung des Reisebudgets und zur Vermeidung ungeplanter Ausgaben.
Erfahren Sie mehr über die Geschäftsreiseplanung und entdecken Sie unsere 10 Tipps für gelungene Ges...
Ihr umfassender Leitfaden zur professionellen Budgetplanung für Geschäftsreisen
Geschäftsreisen können teuer sein. Hierbei zu sparen erfordert den Einsatz aller Mitarbeiter – nicht...
