Das erwarten Geschäftsreisende im Jahr 2025 wirklich von Business-Events

Erfüllen Ihre Business-Events die Wünsche und Bedürfnisse der Geschäftsreisenden von heute? Wenn nicht, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihren Planungsansatz zu reformieren. Schließlich wird erwartet, dass die Veranstaltungsbranche bis 2035 auf ein Marktvolumen von 2,5 Bio. USD anwachsen wird – bei einer jährlichen Gesamtwachstumsrate von 6,8%. Mit diesem stärkeren Wachstum steigt auch der Wettbewerbsdruck. Wie können Sie Ihre Veranstaltungen also so gestalten, dass es sich lohnt, extra für sie anzureisen?

Sowohl 2025 als auch in Zukunft stehen Geschäftsreisen und Events im Zeichen von Nachhaltigkeit, KI-gestützter Personalisierung und innovativen Erlebnissen. Moderne Technologien sind ein fester Bestandteil heutiger Geschäftsreisen – und dasselbe gilt für die Eventplanung. Nehmen Sie beispielsweise interaktive Funktionen auf Messeständen, Virtual-Reality-Angebote bei Produkteinführungen und Livestreaming bei Hybridkonferenzen.

Vergessen Sie dabei allerdings auch nicht den menschlichen Aspekt. Der Erfolg Ihres Events hängt auch von Ihrem Gesamtkonzept ab. Ist Ihr Veranstaltungsort leicht zu erreichen und barrierefrei? Haben Sie an nahegelegene Unterkunftsmöglichkeiten und andere Einrichtungen gedacht, die die Teilnehmenden möglicherweise benötigen? In diesem Blog gehen wir auf alle Aspekte ein, die Sie beachten sollten, damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird.

Trend Nr. 1: Datengesteuerte Personalisierung für Teilnehmende

Wenn es einen Trend gibt, der das Business-Eventmanagement 2025 zusammenfasst, dann Personalisierung. Geschäftsreisende erwarten von Events heute mehr als vage gehaltene One-size-fits-all-Angebote. Und 77% der B2B-Kunden geben an, dass sie sich eher mit einem Unternehmen beschäftigen, wenn es ihnen ein personalisiertes Erlebnis anbietet.

Datengestützt können Sie ihnen ihre Wünsche erfüllen. Mit Hilfe von spezieller Business-Eventmanagement-Software, Analysen und Algorithmen können Sie Ihre Inhalte maßgeschneidert auf die Präferenzen der einzelnen Reisenden abstimmen.

Wie sieht das in der Praxis aus?

• Personalisierte Inhalte im Vorfeld des Events, etwa Flugdaten, Hotelempfehlungen und Reisetipps abhängig vom Standort und den Interessen der einzelnen Personen
• Individuelle Teilnahme-Empfehlungen anhand bisherigen Verhaltens und Entscheidungen während des Events
• Networking-Empfehlungen, durch die Teilnehmende mit ähnlichen geschäftlichen Zielen zusammengebracht werden

Da 61% der Eventtechnologie-Unternehmen inzwischen KI-gestützte Funktionen nutzen, liegt der Schlüssel zum Erfolg in modernen Reise- und Eventplanungs-Apps.

• So unterstützt CrowdComms' App für Teilnehmende beispielsweise Echtzeit-Updates des Zeitplans, Networking-Vorschläge, In-App-Meetingbuchungen, Live-Abstimmungen und interaktive Karten.
• Wenn Sie eine große B2B-Messe oder -Konferenz planen, schafft Bizzabo einen mobilen zentralen Anlaufpunkt für Ihre Teilnehmenden. Geschäftsreisende können sich bei Live-Sessions in dedizierten Chatkanälen austauschen, live Umfragen beantworten und ihre eigene Agenda individuell gestalten.
• Mit Tools zur Reiseplanung und -verwaltung wie Booking.com for Business können Sie Unterkünfte nach Typ, Ort und Einrichtungen filtern und damit den individuellen Bedürfnissen aller Geschäftsreisenden Rechnung tragen. Außerdem können Sie Flüge und Mietwagen heraussuchen und somit alles über dasselbe Tool organisieren.

Trend Nr. 2: Hybride Erlebnisse – analog trifft auf digital

Business-Eventmanager und Geschäftsreisende wurden während der Pandemiejahre aus der Not heraus technikaffin und virtuelle Meetings wurden zum neuen Standard. Jetzt, wo persönliche Veranstaltungen wieder zurück sind, werden Remote-Konferenz-Tools oft genutzt, um innovative Hybridset-ups anzubieten. Drei Viertel (74,5% der Veranstaltungsplanenden) sind überzeugt, dass hybride Events wichtiger denn je sind und wegen ihrer Flexibilität sehr geschätzt werden.

Durch die Kombination von Präsenzveranstaltungen und digitalen Angeboten können Unternehmen breitere, weltweite Zielgruppen erreichen. Hybridmodelle eignen sich besonders gut für Produkteinführungen, bei denen Sie größtmögliche Sichtbarkeit und Reichweite erzielen wollen. Beispiele hierfür könnten sein:

• Präsentationen mit Livestream
• Interaktive Virtual-Reality-Stände an externen Standorten
• On-Demand-Inhalte für virtuelle Teilnehmende

Obwohl persönliche Kontakte für Geschäftsreisende enorm wichtig sind, können sie Inhalte und Erfahrungen auch von zu Hause aus mit Ihren Teammitgliedern teilen. Mobile Event-Apps erleichtern Echtzeit-Begegnungen und gemeinsame Breakout-Sessions von persönlichen und virtuellen Teilnehmenden und fördern damit den Austausch zwischen beiden Gruppen.

Trend Nr. 3: Regionale Mikro-Events auf dem Vormarsch

Ein wachsender Trend 2025 ist die Ausrichtung kleinerer, intimerer Treffen statt Großveranstaltungen. Laut einer Studie von Eventbrite erwarten 63% der Organisatoren eine steigende Nachfrage nach diesen Kleinstveranstaltungen. Die Pulse Survey von Cvent ergab außerdem, dass 58% der Planenden eine Begrenzung der Gästeliste auf 100 Teilnehmende erwarten.

Diese Entwicklung geht mit dem Personalisierungstrend Hand in Hand, denn in kleineren Gruppen haben Geschäftsreisende deutlich bessere Möglichkeit, sich einzubringen und sich Gehör zu verschaffen.

Wenn Sie Ihre nächste Firmenveranstaltung planen, überlegen Sie doch einmal, ob Sie sie in mehrere regionale Mikro-Events aufteilen. Diese Veranstaltungsform ist nicht nur nachhaltiger und bequemer für Geschäftsreisende, die im Zweifel weniger Strecke zurücklegen müssen. Sie fördert auch persönlichere, bedeutsamere und eingehendere Beziehungen zwischen den Teilnehmenden.

Trend Nr. 4: Die Wichtigkeit von Nachhaltigkeit

Mehr als die Hälfte (54%) aller Meeting-Profis legen hohen Wert auf Nachhaltigkeit. Damit ist die Veranstaltungsbranche heute grüner denn je. Wir geben Ihnen mehrere Strategien an die Hand, die Sie für nachhaltigere und erfolgreiche Business-Events in Ihre Planung integrieren können.

• Achten Sie auf Tagungsräume und Hotels mit energieeffizienter Beleuchtung, Recycling-Einrichtungen und Strom aus erneuerbaren Quellen
• Schaffen Sie Anreize für Geschäftsreisende, nachhaltigere Verkehrsmittel zu nutzen
• Informieren Sie vor dem Event über Mitfahrgelegenheiten, öffentliche Verkehrsmittel und Fahrradrouten
• Vermeiden Sie Müll durch ausschließlich digitale Handouts
• Berücksichtigen Sie in Ihrem Budget die Kosten für CO2-Ausgleichsprogramme
• Arbeiten Sie mit nachhaltigen Lieferanten und Cateringfirmen zusammen, die saisonale, pflanzliche und lokale Zutaten verwenden

Trend Nr. 5: Mitreißende Unterhaltung und Storytelling

Moderne, medienaffine Geschäftsreisende erwarten neue, faszinierende Erlebnisse. 83% der Planenden bestätigen, dass Unterhaltungsangebote entscheidend mitverantwortlich für den Erfolg eines Events sind. Als Marke können Sie mithilfe interaktiver Technologien eine Erzählung aufmachen und gleichzeitig für mehr Interaktion sorgen. Versuchen Sie, bei Firmenausstellungen und Produkteinführungen immersive, technikgestützte Angebote einzubauen.

• Zu den sensorischen Erlebnissen gehören Live-Kunstinstallationen, digitale Wandmalereien, interaktive Lichtinstallationen und 360-Grad-Klangteppiche
• Gruppen-Challenges und Spiele fördern die Teambildung, etwa über Wettbewerbe mit Ranglisten, Escape Rooms oder kollaborative Aufgabenstellungen
• Augmented Reality ermöglicht es Teilnehmenden, neue Produkte auf Messen und Launch-Events bereits virtuell zu testen

Trend Nr. 6: Gesundheit und Wohlbefinden stehen weiterhin im Mittelpunkt

Das Wohlbefinden ist ein wichtiger Trend bei Geschäftsreisen. Um den Reisenden gerecht zu werden, kann es eine gute Idee sein, auch Wellness-Angebote in Ihre Business-Eventplanung einzubauen. Hier einige Ideen für Firmenveranstaltungen, Konferenzen oder Seminare:

• Achtsamkeitsaktivitäten wie geführte Meditation und Klangbäder verbessern die Konzentration und geben den Teilnehmenden auf hektischen Reisen Raum zum Durchatmen.
• Wellness-Pausen bauen sanfte Bewegungen und Möglichkeiten zum Stressabbau in die vollen Terminkalender der Reisenden ein. Wie wäre es zum Beispiel mit Pausen für Waldbaden, Kreativ-Workshops und Yoga beim Sonnenaufgang?
• Bieten Sie gesunde Verpflegungsoptionen an, etwa leichte, frische Gerichte, die unterschiedlichen Ernährungsstilen gerecht werden. So gehen Sie auf die Präferenzen der Geschäftsreisenden ein und halten gleichzeitig das Energieniveau hoch.

Wie gestalten Sie Firmenevents barrierefrei und integrativ?

Damit sich alle Ihre reisenden Teilnehmenden bei Ihnen wohlfühlen, ist Inklusion 2025 ein zentraler Baustein jedes Events. Folgendes sollten Sie dabei beachten.

Vor der Veranstaltung

Ihr Reisemanagement für Firmenevents sollte für den jeweiligen Standort die geltenden Richtlinien zur Barrierefreiheit berücksichtigen. Dieser Aspekt ist bei jeder Veranstaltung entscheidend, sowohl im Sinne der Compliance als auch der Zufriedenheit der Teilnehmenden.

Beispiele für solche Regelwerke sind der Americans with Disabilities Act (ADA) und die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) sowie der EU-Richtlinie zur Barrierefreiheit (EAA, European Accessibility Act), unter dem ab Juni 2025 neue Richtlinien gelten. Sie stellen sicher, dass alle Dienste, digitalen Plattformen und mobilen Apps, die Sie für Ihre Veranstaltung nutzen, vollumfänglich inklusiv und barrierefrei sind.

Hier sind einige weitere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Bieten Sie Informationen und Updates in barrierefreien Formaten an (Brailleschrift, Großdruck, Audio)
• Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Websites, Apps und Medien mit Bildschirmlesegeräten kompatibel sind
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsort über die entsprechenden Einrichtungen für Menschen mit sichtbaren als auch nicht sichtbaren Behinderungen verfügt
• Stellen Sie anhand der Teilnehmerdetails – ob von Ihnen abgefragt oder durch die Teilnehmenden proaktiv übermittelt – sicher, dass Sie über das Personal, die Ausrüstung und die Notfallpläne verfügen, um allen gerecht zu werden

Während der Veranstaltung

Während Ihres Events sollten Sie sicherstellen, dass sich Ihre Teilnehmenden gut zurechtfinden. Deutlich ausgeschilderte Bereiche ermöglichen eine gute Orientierung. Klare Anweisungen sollten angeben, wo man Hilfe findet, wenn man sie braucht. Wenn Ihr Veranstaltungsort so angelegt ist, dass Rollstuhlfahrende oder eingeschränkt mobile Personen einen separaten Eingang benutzen müssen, stellen Sie jemanden für Hilfe ab.

Barrierefreiheits-Beauftragte sind für jede Veranstaltung eine überaus gute Idee. Schulen Sie daher die betreffenden Mitarbeitenden vorab in dieser Aufgabe. Dazu kann gehören, Menschen mit zusätzlichen Bedürfnissen in einen bestimmten Sitzbereich zu bringen oder Menschen den Weg zu Ruhebereichen zu weisen, wenn sie sich überfordert fühlen. Was es auch konkret ist – dieser Posten wird von denjenigen, die auf ihn angewiesen sind, in höchstem Maße geschätzt.

Nach der Veranstaltung

Wissen ist Macht. Es lohnt sich immer, eine Umfrage dazu zu verschicken, wie Ihren Teilnehmenden das Event gefallen hat. Damit wissen auch direkt, was Sie fürs nächste Mal verbessern können. Wenn – im schlimmsten Fall – größere Fehler passiert sind, sollten Sie so schnell wie möglich versuchen, sie wiedergutzumachen. Ein Mangel an sozialer Verantwortung kann ein Unternehmen sofort 25% seiner Kunden kosten. Wenn alles gut gelaufen ist, danken Sie allen, die das Event möglich gemacht haben, posten Sie ein paar tolle Fotos in den sozialen Medien, teilen Sie positives Feedback und werben Sie für Ihr nächstes Event.

Was macht einen Veranstaltungsort 2025 zur idealen Venue für Business-Events?

Für Konferenzteilnehmende ist der Ort der zweitwichtigste Faktor für ihre Teilnahmeentscheidung und rangiert damit noch vor den Networking-Möglichkeiten, den Kosten und den fachlichen Erwartungen. Es ist daher wichtig, den Event-Standort richtig zu wählen. Das kann für Veranstaltungsplanende eine knifflige Aufgabe sein, denn Sie müssen für jeden infrage kommenden Veranstaltungsort sicherstellen, dass er mit den Richtlinien Ihres Geschäftsreiseprogramms übereinstimmt – aber genau darum

geht es ja beim Reisemanagement für Business-Events. Und im Jahr 2025 bedeutet das, dass Sie nicht nur an Annehmlichkeiten und Barrierefreiheit denken müssen, sondern auch an die oben genannten Trends wie Nachhaltigkeit, Technologien und Wohlbefinden.

Beginnen Sie die Reiseplanung für Ihr Business-Event daher mit der Auswahl des idealen Zielorts und denken Sie dabei aus der Perspektive ihrer Kernzielgruppe. Bei Geschäftsreisen spielen Infrastruktur und Barrierefreiheit eine wichtigere Rolle als bei Urlaubsreisen.

• Ist das Reiseziel per Flugzeug, Auto und Bahn leicht zu erreichen?
• Gibt es vor Ort genügend Unterkünfte für alle Teilnehmenden? Booking.com for Business ist ein effektives Tool, um Folgendes herauszufinden:
• Verfügt die Stadt über zuverlässige öffentliche Verkehrsmittel?
• Unterstützt die Infrastruktur Tagungen/Events mit multifunktionalen Veranstaltungsräumen?
• Gibt es eine gute Auswahl an Restaurants, die die Ernährungsgewohnheiten der Reisenden abdecken?
• Gibt es passende Unterhaltungs- und Kulturangebote als Anreize für Geschäftsurlaube?
• Bietet das Reiseziel Steuervergünstigungen und flexible Preisoptionen?
• Gibt es restriktive Visabestimmungen, die Ihre Teilnehmenden behindern würden?

Wenn Sie all das geklärt haben, sehen Sie sich an, welche potenziellen Veranstaltungsorte infrage kommen. Zu den typischen Optionen gehören Konferenz- und Messezentren sowie Tagungs- und Klausurhotels. Für Produktlaunches und interaktive Workshops können Sie auch ungewöhnlichere Venus wählen, etwa Konzertsäle oder sogar Museen.

• Ist der Veranstaltungsort zentral gelegen, gut angebunden und in der Nähe des Flughafens?
• Gibt es Parkplätze vor Ort?
• Ist der Veranstaltungsort barrierefrei und inklusiv mit stufenlosem Zugang und Aufzügen?
• Verfügt der Veranstaltungsort über genug Kapazitäten für Ihre Teilnehmenden?
• Gibt es ein flexibles Layout mit großen Sälen, Pausenräumen und Networking-Lounges?
• Ist vor Ort genug Platz für das Catering?
• Stehen solide AV-Technologie und technischer Support zur Verfügung?
• Ist der Veranstaltungsort nachhaltig, verfügt über Müllvermeidungsstrategien und bezieht Strom aus erneuerbaren Quellen?
• Entsprechen die Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen allen Branchenstandards?

Was macht ein Business-Event im Jahr 2025 besuchenswert?

Erfolgreiche Business-Events zeichnen sich heute durch technologische Innovation, Nachhaltigkeit und Personalisierung aus. Sie sind interaktiv, bieten echten Mehrwert und führen die Teilnehmenden mittels Multimedia-Tools durch einen sorgfältig erarbeiteten Zeitplan.

Aber auch abseits dieser Top-Trends sollte die gesamte geschäftliche Reiseerfahrung optimiert sein – von der Buchung bis zur Teilnahme. Booking.com for Business hilft Ihnen dabei, denn es vereinfacht die Planung und Buchung von Unterkünften, Flügen und Mietwagen.

Lohnenswerte Business-Events finden an attraktiven, einmaligen Orten statt, die zum Erkunden einladen. Außerdem warten sie mit einem hochwertigen Angebot an Speisen, Unterhaltung und Wellnesseinrichtungen auf.

Für ein effizientes, intuitives Nutzungserlebnis von der Anmeldung bis hin zu Ausgaben und Erstattung kommen moderne Technologien zum Einsatz. Um Geschäftsreisende optimal zu unterstützen, können Sie sich die Vorteile von mobilen Event-Apps und Reisemanagement-Komplettlösungen wie Booking.com for Business zunutze machen. In einer breiten Auswahl an Business-Flügen und -Hotels haben Geschäftsreisende hier alle Möglichkeiten, ihre Reise möglichst angenehm zu gestalten.