Die ultimative Geschäftsreisecheckliste

Bei jeder Reise – ob geschäftlich oder zum Vergnügen – müssen Sie an einige wesentliche Dinge denken: Tickets, Hoteldetails, Fremdwährungen und, natürlich, Reisepässe. Aber für den modernen Geschäftsreisenden gibt es da noch mehr. Für eine erfolgreiche Geschäftsreise ist eine Checkliste eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sowohl die Reise als auch das Geschäftliche reibungslos verlaufen.

Von Flexibilität bis Freiheit: Hier ist eine Checkliste mit den wichtigsten Grundsätzen, die sowohl aus der Sicht eines Geschäftsreisenden als auch eines Travel Managers zu berücksichtigen sind.

Was Sie vor der Erstellung einer Checkliste für Geschäftsreisen beachten sollten

1. Entscheidungsfreiheit

Bei der Buchung einer Geschäftsreise wird heutzutage oft zum Smartphone gegriffen, um ein gemütliches Hotel zu finden, von dem aus wichtige Orte und Attraktionen leicht zu erreichen sind. Für den modernen Geschäftsreisenden ist es frustrierend, an die Regeln und Vorschriften herkömmlicher Reiserichtlinien gebunden zu sein. Und das aus einem sehr guten Grund: Sie kennen oft eine weitaus kostengünstigere Lösung. Wenn Sie die Mitarbeitenden die beste Unterkunft auswählen lassen, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Geschäftsreise.

2. Entscheiden Sie sich für eine offene Buchungsrichtlinie

Geschäftsreisende kennen oft bereits ihre Reiseanforderungen und -vorlieben. Daher kennen sie also womöglich die besten Hotels und die Restaurants mit den vernünftigsten Preisen in der Gegend. Wenn sie gezwungen sind, sich an Regeln zu halten, die bestimmte Orte und Hotelketten vorschreiben, ist es unwahrscheinlich, dass die optimale Reise gebucht wird.

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Geschäftsreisende außerhalb einer festen Buchungsrichtlinie buchen möchten. In der Regel geht es einfach darum, bequem und effizient zu reisen.

3. Stellen Sie den Zugriff auf eine schnelle Internetverbindung sicher

In einer Zeit, in der das Internet allgegenwärtig zu sein scheint – ob zu Hause, auf der Arbeit oder beim Spaziergang mit dem Hund – ist eine schnelle Verbindung ein Muss, insbesondere für Geschäftsreisende. Wegen schlechtem WLAN nicht richtig arbeiten zu können, ist so, als ob in der Hoteldusche das heiße Wasser ausgeht.

Glücklicherweise stehen Ihnen schnelle Internetverbindungen mittlerweile praktisch zu jeder Zeit auf Ihrer Reise zur Verfügung (selbst in 12.000 Metern Höhe), Sie sollten jedoch hohe stündliche Gebühren für eine schnelle Verbindung vermeiden.

Hier sind zusätzliche Tipps für die Internetverbindung:

• Wenn schnelles Internet und Roaming auf Geschäftsreisen teuer sind, entscheiden Sie sich stattdessen für eine lokale SIM-Karte.
• Laden Sie Ihre Dokumente herunter und aktivieren Sie den Offline-Zugriff, damit Sie ohne WLAN arbeiten können.
• Erwägen Sie eine Reise in der ersten Klasse, in der WLAN normalerweise inbegriffen ist.

4. Gestalten Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie zugänglicher

Geschäftsreisen sollten nicht durch Richtlinien und Verfahren eingeschränkt werden, denn das Abarbeiten endloser bürokratischer Hürden macht niemandem Spaß. Wenn Reiserichtlinien aus einem anderen Blickwinkel betrachtet oder eher als Richtlinien denn als strenge Regeln angesehen werden können, kann der moderne Reisende schneller und besser Buchungen vornehmen. Versuchen Sie, bürokratische Hürden abzubauen oder zumindest auf ein Minimum zu beschränken, wenn Sie Ihre Reiserichtlinie umsetzbar und zugänglich gestalten möchten.

5. Fördern Sie die BYOD-Kultur (Bring Your Own Device)

Die BYOD-Kultur hat schon so manchem IT-Manager Kopfzerbrechen bereitet, doch auch auf Geschäftsreisen ist der Wunsch der Mitarbeitenden, ihre eigenen Smartphones, Tablets und Laptops mit an den Arbeitsplatz zu bringen, weit verbreitet.

Wer ins Ausland reist, um Kunden zu treffen oder an Konferenzen teilzunehmen, sollte die Möglichkeit haben, seine Reise auf den eigenen Geräten zu buchen.

Angesichts der rasanten technologischen Entwicklung können nur wenige Reiserichtlinien mithalten. Wenn es eine bessere Möglichkeit gibt, eine Geschäftsreise zu buchen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Reisende das benötigte Gerät zur Hand hat.

Hier sind einige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, sobald Sie die wichtigsten Grundsätze für eine Geschäftsreisecheckliste definiert haben.

Checkliste für Apps, Elektronik und Geräte

Egal, ob Sie Ihr eigenes Gerät oder einen vom Arbeitgeber bereitgestellten Laptop mitbringen: Besonders beim Packen in Eile kann es leicht passieren, dass Sie etwas Wichtiges vergessen. Damit Sie nach Ihrer Ankunft kein Ladegerät oder Adapter kaufen müssen, weil Sie beides in Ihrer Eile vergessen haben, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Elektronikgeräten für eine reibungslose Geschäftsreise zusammengestellt:

1. Statten Sie Ihrer IT-Abteilung einen Besuch ab, um sicherzustellen, dass alle Ihre Geräte einsatzbereit sind.
2. Packen Sie eine Powerbank ein.
3. Packen Sie einen Adapter ein.
4. Packen Sie Ihr Ladegerät ein.
5. Packen Sie ein Verlängerungskabel ein.
6. Packen Sie bei Bedarf geräuschunterdrückende Kopfhörer ein.
7. Packen Sie sämtliches Laptopzubehör wie Maus, Tastatur, USB-Hub und USB-Adapter ein.
8. Packen Sie einen E-Book-Reader ein, falls Sie mal Zeit überbrücken müssen.
9. Stellen Sie sicher, dass alle anstehenden technischen Updates vorher abgeschlossen sind.
10. Informieren Sie sich über die Roaming-Regeln für Ihr Telefon und Ihr WLAN-Netzwerk (indem Sie sich vor der Reise einen tragbaren WLAN-Hotspot besorgen, stellen Sie sicher, dass Sie immer eine anständige Internetverbindung haben).
11. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Apps heruntergeladen und einsatzbereit sind. Informationen zu den aktuellsten Apps und zum Thema Geschäftsreisen finden Sie in unserem Artikel zu den besten Apps für Geschäftsreisende.

Checkliste für Geschäftsreisevorbereitungen

Bei der Planung Ihrer Reise sollten Sie vor der Abreise einige Aspekte berücksichtigen:

• Reiseplan: Auch wenn Sie nicht jedes kleinste Detail im Voraus planen müssen, versuchen Sie dennoch, zumindest einen Teil Ihres täglichen Ablaufs zu planen, damit Sie ganz sicher alle notwendigen Termine und Aufgaben in Ihrem Zeitplan unterbringen können.
• Reiseversicherung: Versicherungen gehören zu den Dingen, die man am leichtesten vergisst, sind aber zugleich auch eines der wichtigsten Dinge, um sich im Notfall zu schützen (eine Jahrespolice mit automatischer Verlängerung ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie immer über den entsprechenden Versicherungsschutz verfügen).
• Buchungen: Stellen Sie sicher, dass alle Hotels, Flüge und sonstigen Transportbuchungen bestätigt sind und dass Sie die Tickets entweder ausgedruckt oder auf einem vollständig aufgeladenen Telefon bereit haben.
• Benachrichtigen Sie Kollegen und Kunden: Richten Sie bei Bedarf eine Abwesenheitsnachricht in Ihrem E-Mail-Postfach ein und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Personen wissen, ob Sie erreichbar sind oder nicht.

Dokumentencheckliste (falls zutreffend/erforderlich)

Bevor Sie überhaupt anfangen, alle benötigten Dokumente zusammenzustellen, besorgen Sie sich eine praktische Reisemappe, um alles an einem Ort aufzubewahren.

• Tickets für die Reise und wichtige Buchungsinformationen

• Geschäftsreiseplan

• Vielfliegerkarte

• Reisepass und Visum

• Führerschein

• Nachweis/Bestätigung Ihrer (Geschäfts-)Reiseversicherung

• Visitenkarten

• Arbeitsdokumente

• Fremdwährung und Debit-/Kreditkarten

Auf die Abreise vorbereiten (am Arbeitsplatz)

• Stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihren Geräten leicht auf alle Präsentationen und andere Arbeitsdokumente zugreifen können, die Sie möglicherweise benötigen.
• Überprüfen Sie, ob Ihre Kollegen über Ihren Aufenthaltsort informiert sind und ob Ihre Abwesenheitseinstellungen in Ihrem E-Mail-Postfach bei Bedarf aktiviert sind.

Checkliste für die Unterhaltung unterwegs

• Laden Sie ein paar Serienepisoden, Filme oder Musik für unterwegs herunter.
• Laden Sie reichlich Lesematerial auf Ihrem E-Book-Reader herunter oder nehmen Sie ein oder zwei Bücher mit.

Checkliste für die Gesundheit auf Geschäftsreisen

Wenn Sie geschäftlich ins Ausland reisen, sollten Sie beim Packen (falls erforderlich) bzw. bei der Vorbereitung Folgendes bedenken, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten:

• Reiseimpfungen (prüfen Sie rechtzeitig vor Reiseantritt, ob diese für Ihr gewähltes Reiseziel notwendig sind)
• Alle verschreibungspflichtigen Medikamente, die Sie regelmäßig benötigen (mit Rezepten für den Fall, dass Sie diese den Sicherheitsbeamten zeigen müssen)
• Allergiemedikamente
• Rezeptfreie Schmerzmittel
• Handdesinfektionsmittel
• Ein kleines Erste-Hilfe-Set (einschließlich Pflaster, antiseptischer Creme usw.)
• Artikel für die persönliche Hygiene (Zahnbürste, Zahnpasta und Seife)
• Sonnencreme
• Shampoo, Spülung, Duschgel und andere Kosmetikprodukte in Reisegröße (falls die Hotelprodukte nicht ausreichen)
• Rasierer und Rasierschaum
• Kontaktlinsen und Pflegemittel
• Damenhygieneprodukte

Weitere Tipps für die Packliste finden Sie in unserem Artikel mit Tipps zum Packen für Geschäftsreisen.

Wichtige Informationen für nach der Geschäftsreise

Auch wenn Sie von einer Geschäftsreise zurückgekehrt sind, müssen Sie einige Dinge beachten, um alles ordentlich abzuschließen. Verwenden Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie an alles gedacht haben:

1. Führen Sie nach der Reise einen Cybersicherheits-Checkup bei allen Geräten durch: Wenden Sie sich nach Ihrer Reise an Ihre IT-Abteilung und bitten Sie sie zu überprüfen, ob alle Ihre Geräte in Ordnung sind und nicht mit Malware infiziert wurden. Wenn dies der Fall ist, weiß die IT-Abteilung, was zu tun ist, um die Auswirkungen des Cyberangriffs auf das Unternehmen und seine Kunden abzumildern.
2. Überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge auf ungewöhnliche Aktivitäten vor, während oder nach Ihrer Reise.
3. Tauschen Sie Fremdwährung um, es sei denn, Sie kehren in Kürze an Ihren Arbeitsort zurück.
4. Reichen Sie alle eventuell anfallenden Reisekosten ein.

So erstellen Sie einen Reiseplan für eine Geschäftsreise

Geschäftsreisen können zu den hektischsten Reisen überhaupt gehören und der Reiseplan ist ein wesentlicher Aspekt bei der Einhaltung eines produktiven und erfolgreichen Zeitplans. Zu den grundlegenden Daten, die Sie angeben müssen, gehören Flugdaten und -zeiten, Daten und Zeiten für den Check-in im Hotel, Transportbuchungen, Geschäftstreffen, Konferenzen und andere arbeitsbezogene Termine.

Erfahrenere Geschäftsreisende wissen auch, dass sie Zeit für sich selbst einplanen müssen. Versuchen Sie, Zeit für sich selbst in Ihren Zeitplan einzubauen, sei es um zu trainieren, sich bei einer Sightseeing- oder Shoppingtour zu entspannen oder einfach einen Powernap zu machen.

Mithilfe einer effektiven Checkliste für Geschäftsreisen können Sie sicherstellen, dass alles nach Plan verläuft. So ist eine kostengünstige Reise und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Arbeitgeber gleichermaßen gewährleistet. Mit diesen wichtigen Grundsätzen zur Erstellung der ultimativen Checkliste für Geschäftsreisen sind Sie startklar.