Ihr Unternehmen kann durch Steuerabzüge Kosten senken. Lernen Sie, welche Kosten absetzbar sind und wie Sie Ihr Kostenmanagement optimieren.
Reisen sind für viele Unternehmen in zahlreichen Branchen ein wichtiger Bestandteil und können oftmals ein kostspieliges Unterfangen darstellen. Um die finanzielle Belastung beruflicher Reisekosten zu verringern, bieten viele Länder steuerliche Abzüge für Geschäftsreisen an.
Diese Steuerabzüge können für eine Vielzahl von Ausgaben gelten, die während einer Geschäftsreise anfallen – einschließlich Transport, Verpflegung, Unterkunft, Unterhaltung und mehr. Es gibt einige strenge Anforderungen und Richtlinien, die erfüllt werden müssen, damit ein Unternehmen oder ein Mitarbeitender eine Steuerermäßigung für Geschäftsausgaben beanspruchen kann. Das Verständnis, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind, ist entscheidend, um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, Kosten zu senken und die Einhaltung der lokalen Steuergesetze sicherzustellen.
Lesen Sie weiter, um alles Wissenswerte über steuerliche Abzüge für Geschäftsreisen zu erfahren.
Geschäftsreisekosten sind Kosten, die bei der Ausübung beruflicher Tätigkeiten außerhalb Ihres üblichen Arbeitsortes entstehen. Beinahe alle Kosten, die direkt mit einer Geschäftsreise verbunden sind, können als Reisekosten betrachtet werden – solange die Kosten ausschließlich geschäftlichen Zwecken dienen.
Was als Geschäftsreise gilt, ist nicht streng auf Reisen mit Übernachtung oder an andere Orte beschränkt. Während die Fahrt von zu Hause zur ständigen Arbeitsstätte nicht geltend gemacht werden kann, kann die obligatorische Fahrt zur vorübergehenden Arbeitsstätte für Reisekosten und Steuerabzüge in Betracht kommen, auch wenn sie lokal ist. Wenn Sie beispielsweise zu einem Meeting mit Klienten oder Kundschaft mehrere Stunden unterwegs sind, können Sie möglicherweise die Kilometerpauschale und Parkgebühren absetzen.
Es gelten strenge Regeln, die von Land zu Land unterschiedlich sein können. Üblicherweise muss es sich jedoch um eine normale Reise handeln, d.h. sie muss in Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmen üblich sein und für die Beschäftigten zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sein.
Die Fahrt von zu Hause zur ständigen Arbeitsstelle gilt nicht als Geschäftsreise. Sie können Pendelkosten unter anderem dann geltend machen, wenn Sie an einem Tag zwischen mehreren Arbeitsorten pendeln (z.B. von Ihrem Hauptbüro zum Büro der Kundschaft) oder wenn Sie von zu Hause zu vorübergehenden Arbeitsorten pendeln.
Wenn für den Betrieb eines Unternehmens Reisen erforderlich sind, können die damit verbundenen Kosten als Ausgaben geltend gemacht werden und die meisten dieser Ausgaben sind steuerlich absetzbar. Es ist wichtig, beim Beanspruchen und Absetzen von Reisekosten sehr genau darauf zu achten, dass zwischen privaten und beruflichen Kosten unterschieden wird.
Wenn Sie in den Urlaub fahren und während Ihrer Abwesenheit zufällig ein geschäftliches Telefonat entgegennehmen, zählt dies nicht als Geschäftsreise. Wenn Sie beispielsweise als Beschäftigter vor Ort jeden Tag beruflich zu verschiedenen Kunden fahren, können Sie die Kilometerpauschale abrechnen. Zwischendurch aber anzuhalten, um Lebensmittel einzukaufen, gilt als private Fahrt und darf nicht einbezogen werden.
Natürlich arbeiten Sie während einer legitimen Geschäftsreise nicht rund um die Uhr – und „Bleisure-Reisen“ werden immer häufiger – allerdings können Sie nur die Reisekosten von der Steuer absetzen, die in direktem Zusammenhang mit Ihrer Geschäftstätigkeit stehen.
Die Kosten, die mit Geschäftsreisen verbunden sind, können je nach Branche und Reisezweck variieren. Im Allgemeinen sind die häufigsten Arten von Kosten, die für Steuerabzüge für Geschäftsreisen infrage kommen, die folgenden:
Transportkosten gehören zu den häufigsten Reisekosten und umfassen verschiedene Ausgaben:
Wenn auf Ihrer Geschäftsreise eine Übernachtung nötig ist, sind Ihre Unterkunftskosten steuerlich absetzbar. Dabei kann es sich um Hotels, Ferienwohnungen oder andere Unterkünfte handeln. Einige lokale Steuergesetze legen jedoch Restriktionen bezüglich der abzugsfähigen Unterkünfte fest: So können Sie eine Luxussuite möglicherweise nicht vollständig absetzen, wenn ein angemesseneres, preiswerteres Zimmer verfügbar ist.
In den meisten Ländern können Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen abgesetzt werden. Je nach Land können hierzu sowohl Speisen und Getränke gehören, die Sie im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit kaufen – etwa wenn Sie mit Ihrer Kundschaft zu Mittag essen – als auch allgemeine Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen mit Übernachtung.
Wie bei der Unterkunft muss auch bei der Verpflegung darauf geachtet werden, dass sich die Kosten in einem angemessenen Rahmen befinden. Übermäßige Ausgaben sind möglicherweise nicht steuerlich absetzbar. Um den Prozess zu vereinfachen, haben einige Länder Tagessätze für Verpflegung und Nebenkosten festgelegt, die es den Unternehmen ermöglichen, einen festen Tagesbetrag abzuziehen, anstatt die tatsächlichen Ausgaben zu erfassen.
Obwohl hierfür in manchen Ländern stärkere Restriktionen gelten als bei den meisten anderen Ausgaben, gibt es einige Fälle, in denen Sie Unterhaltungskosten absetzen können. Dies bezieht sich auf Unterhaltungskosten, die in direktem Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit stehen. Beispiele hierfür sind etwa der Besuch einer Sportveranstaltung oder Show mit potenziellen Geschäftspartnern, ein Golfausflug, der zugleich als Geschäftstreffen dient, oder ein Teamausflug während einer Betriebsreise. Im Vereinigten Königreich beispielsweise dürfen Unternehmen bis zu 150 £ pro Person für Unterhaltungskosten der Mitarbeitenden ausgeben, und dies ist steuerlich absetzbar.
Unterhaltungskosten sind für Einzelunternehmen grundsätzlich nicht abzugsfähig, da sie als persönliche Unterhaltung gelten. Auch wenn Sie alleine geschäftlich unterwegs sind und Ihre freie Zeit beispielsweise für den Besuch einer Wellnesseinrichtung oder einer Sauna nutzen, sind diese Kosten nicht abzugsfähig.
Zu den Unterhaltungskosten können auch Eintrittskarten und Gebühren für die Teilnahme an Geschäftskonferenzen, Messen und Veranstaltungen zur persönlichen Weiterentwicklung gehören.
Es gibt noch weitere diverse Kosten, die möglicherweise im Rahmen von Geschäftsreisen abgesetzt werden können. Dies kann Folgendes umfassen:
Nicht alle Kosten, die während Geschäftsreisen entstehen, sind steuerlich absetzbar. Grundsätzlich sind nur Kosten abzugsfähig, die in direktem Zusammenhang mit der notwendigen Geschäftstätigkeit stehen, während persönliche Kosten oder unnötige Ausgaben nicht gelten.
Steuerabzüge stehen sowohl Unternehmen als auch Beschäftigten zur Verfügung. Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitenden grundsätzlich die Ausgaben und können dafür Steuerermäßigungen erhalten. Erstattet das Unternehmen dem Mitarbeitenden hingegen keine Ausgaben, kann der Beschäftigte in manchen Ländern diese bei der Abgabe seiner persönlichen Steuererklärung angeben.
Der Höchstbetrag, den Sie für Reisekosten geltend machen können, hängt von mehreren Faktoren ab – beispielsweise von der Art der Kosten und dem Land, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist. Da es in den verschiedenen Ländern unterschiedliche Restriktionen hinsichtlich der steuerlichen Absetzbarkeit gibt, ist es wichtig, sich über die Steuergesetze an Ihrem Standort zu informieren, um die Grenzen und Freibeträge zu kennen.
Schauen wir uns ein paar Beispiele genauer an:
Das IRS in den Vereinigten Staaten erlaubt ein System zur Besteuerung von Tagessätzen anstelle der Erfassung jeder einzelnen Ausgabe.
Die General Services Administration (GSA) legt eine Standardsteuer auf Reisekostenpauschalen fest, die den abzugsfähigen Betrag definiert, den ein Arbeitgeber einem Mitarbeitenden für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten bei Geschäftsreisen erstatten darf. Ab Oktober 2024 beträgt der Standardtagessatz 178 $ (110 $ für Unterkunft und 68 $ für Verpflegung und Nebenkosten). Dies kann je nach Reisedauer, Zielort und anderen Faktoren variieren.
Unternehmen, die sich für dieses System entscheiden, können sich entweder an den GSA-Satz halten oder einen höheren Tagessatz festlegen und auf den Restbetrag, der den Standardsatz übersteigt, Steuern zahlen.
In den USA gilt außerdem eine 50-Prozent-Grenze für Verpflegungsabzüge, was bedeutet, dass ein Arbeitgeber in den meisten Fällen nur 50% der Verpflegungskosten (bzw. 50% des Tagessatzes bei Verwendung eines Tagessatzes) für Geschäftsreisen absetzen kann.
Ein weiterer wichtiger Faktor, den US-Unternehmen berücksichtigen müssen, ist, dass Unterhaltungskosten extrem begrenzt sind. Seit dem Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) von 2018 sind die meisten Unterhaltungskosten für US-Unternehmen nicht mehr steuerlich absetzbar, mit einigen Ausnahmen wie Konferenzen oder Messen.
Die britische Steuer-, Zahlungs- und Zollbehörde – HMRC – hat einen standardisierten Verpflegungssatz festgelegt, der als Verpflegungszuschuss bezeichnet wird und bei dem es sich im Wesentlichen um eine Tagespauschale handelt. Auch als „Pauschalzahlungen“ bekannt, handelt es sich dabei um einen festen Betrag, der für Verpflegung und Unterkunft ausgegeben werden kann – statt einer fallspezifischen Berechnung.
Wenn es um Steuerabzüge geht, sind Ausgaben innerhalb dieser festgelegten Sätze steuerfrei, während alle Ausgaben über diesem Betrag versteuert werden. Ein Unternehmen kann sich also dafür entscheiden, die Ausgaben eines Mitarbeitenden vollständig zu erstatten, der Erstattungsbetrag ist jedoch nur bis zu dem vom HMRC festgelegten Satz steuerfrei. Einige Unternehmen können auch direkt mit dem HMRC einen individuellen Satz aushandeln, der ihren Anforderungen besser entspricht.
Die Steuersatz für Reisekosten variiert je nach Zielort und Reisezeit, und der Satz variiert auch je nach Art der Verpflegung (Zimmerpreise, Frühstück, Getränke, Fahrten vom Hotel zum Büro usw.).
Ähnliche Systeme gibt es auf der ganzen Welt, aber die Restriktionen und Freibeträge sind unterschiedlich. Daher ist es bei der Planung Ihres Budgets für Geschäftsreisen unerlässlich, die lokalen Steuergesetze an Ihrem Standort zu berücksichtigen.
Steuerabzüge geltend zu machen, ist ein einfacher Weg, um Ihrem Unternehmen Geld zu sparen. Um sicherzustellen, dass Sie nicht mehr ausgeben als nötig und die Compliance-Gesetze und -Vorschriften einhalten, ist es wichtig, über ein robustes Geschäftsreisemanagementsystem für Unternehmen zu verfügen. Die Nutzung einer Reisemanagement-Buchungssoftware mit einem zuverlässigen Ausgaben-Tracker ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie alles dort haben, wo es sein muss.
Wenn Sie Reisekosten von der Steuer absetzen möchten, müssen Sie sämtliche Kosten detailliert dokumentieren, beispielsweise mit Quittungen, Fahrtenbüchern, Tickets usw. Um Steuerermäßigungen beanspruchen zu können, müssen Sie in den meisten Fällen eindeutige Ausgabennachweise vorlegen.
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