Persönliches Treffen oder virtuelles Meeting – was passt zu Ihnen?

In den letzten Jahren hat sich die Vorstellung davon, was ein typisches Geschäftsmeeting ausmacht, enorm verändert. Mittlerweile sind auch Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle weit verbreitet und virtuelle Meetings oder Webkonferenzen sind nicht mehr aus der Arbeitswelt wegzudenken. Und obwohl oft angenommen wird, dass solche Online-Meetings weniger produktiv sind als persönliche Treffen, ist die Realität deutlich komplexer.

On-site-Meetings – persönliche Treffen vor Ort

Bei On-site-Meetings müssen sich die Teilnehmenden physisch am selben Ort versammeln – sei es im Büro, an einem externen Veranstaltungsort oder in einer anderen Stadt oder einem anderen Land.

Für viele Unternehmen sind diese persönlichen Treffen einer der Hauptgründe für Geschäftsreisen. Für Befürworter bieten sie folgende Vorteile gegenüber digitalen Meetings und Online-Konferenzen:

• Mehr Produktivität und Engagement, da es manchen Menschen leichter fällt, in persönlichen Meetings das Wort zu ergreifen.
• Zwischenmenschliche Kontakte und besseres Verständnis dank Augenkontakt und Körpersprache, was bei virtuellen Treffen nur schwer möglich ist.
• Interaktionen von Angesicht zu Angesicht, was zu weniger Unterbrechungen, direkteren Gesprächen und somit effizienten Meetings führt.

Auf der anderen Seite haben On-site-Meetings auch einige Nachteile:

• Zeit und Kosten – Die Logistik kann zeitaufwendig und teuer sein, insbesondere wenn es sich um ein persönliches Treffen im Ausland oder an einem externen Standort handelt.
• Effizienz – On-site-Meetings geraten leichter aus dem Ruder und können sich in die Länge ziehen, da sich das persönliche Treffen mit Teammitgliedern wie ein geselliges Beisammensein anfühlen kann. So kommt es oft zu thematischen Abweichungen und Smalltalk, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.
• Umweltbelastung – Präsenz-Meetings erhöhen den CO₂-Fußabdruck eines Unternehmens, vor allem wenn dazu Geschäftsreisen ins Ausland erforderlich sind. Gerade deshalb setzen Unternehmen vermehrt auf digitale Meetings oder nachhaltige Geschäftsreisemodelle.
• Weniger Flexibilität – Wenn von Mitarbeitenden erwartet wird, dass sie zu einem angesetzten On-site-Meeting im Büro erscheinen und dafür Zeit für den Arbeitsweg opfern müssen, schränkt dies die Flexibilität ihres Arbeitslebens ein, was sich negativ auf ihre Work-Life-Balance auswirken kann.

Virtuelle Meetings

Online-Besprechungen verbinden Sie mit Teammitgliedern an verschiedenen physischen Standorten – und zwar mithilfe internetfähiger Geräte und Software, die aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sind.

Die wichtigsten Vorteile virtueller Meetings sind:

• Barrierefreiheit – Virtuelle Meetings eignen sich für eine Reihe verschiedener Kommunikationsstile.
• Flexibilität – Web-Meetings verbinden verschiedene Zeitzonen und können zu einer gesunden Work-Life-Balance beitragen.
• Zeit und Effizienz – Mitarbeitende müssen für Online-Meetings nicht extra ins Büro kommen und können ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten – zum Beispiel mit etwas Sport in der Mittagspause. Sie sind außerdem tendenziell kürzer und zielführender und können leichter aufgezeichnet werden.
• Kosteneffektivität – Videokonferenzen online abzuhalten senkt die Kosten für Reisen, Essen und Veranstaltungsorte.

Doch auch virtuelle Meetings haben Nachteile:

• Technische Probleme – Wir alle kennen es: Der Bildschirm ist eingefroren oder jemand hat bei einer Webkonferenz versehentlich die Stummschaltung aktiviert. Erfolgreiche digitale Meetings hängen von einer guten Internetverbindung und der richtigen Technologie ab. Wenn solche Probleme auftreten, kann das den Gesprächsfluss massiv beeinträchtigen und sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende frustrierend sein.
• Verzögerte Antworten – Ohne persönliche Interaktion mit anderen Teilnehmenden lassen sich Unterbrechungen oder gleichzeitiges Sprechen bei Online-Meetings kaum vermeiden. Das kann die Problemlösung und Zusammenarbeit etwas erschweren.
• Begrenzte Interaktionen – Web-Meetings schränken außerdem den möglichen Kontakt zwischen Mitarbeitenden ein. Es ist gar nicht so einfach, jemanden wirklich kennenzulernen und über einen Bildschirm ungezwungen zu interagieren.

Was sind die Hauptunterschiede zwischen Online- und On-site-Meetings?

Die Hauptunterschiede zwischen persönlichen und virtuellen Treffen liegen in den Kosten, der Effizienz und den zwischenmenschlichen Kontakten. Online-Besprechungen sind in der Regel inklusiver und bieten Raum für verschiedene Arten von Kommunikation. Sie sind vermutlich auch arbeitstechnisch effizienter, da überflüssige Gespräche vermieden werden und Pendelzeiten sowie Kosten gespart werden.

Ein weiterer großer Unterschied besteht darin, dass in einem virtuellen Raum die menschliche Interaktion fehlt. Viele würden sagen, dass es für die Unternehmenskultur und den Zusammenhalt wichtig ist, dass sich Teammitglieder regelmäßig persönlich treffen.

Sind On-site-Meetings effektiver?

Die Antwort darauf hängt von den Anforderungen Ihres Teams und Ihres Unternehmens ab.

Kommunikationsstile

Für introvertierte Teammitglieder sind virtuelle Meetings möglicherweise angenehmer als persönliche Treffen in riesigen Besprechungsräumen, wenn es darum geht, ihre Meinung zu äußern. Wenn Mitarbeitende eher extrovertiert sind, passen Präsenz-Meetings vielleicht besser zu ihrem Kommunikationsstil.

On-site-Meetings erhöhen sehr wahrscheinlich auch die Aufmerksamkeit und aktive Teilnahme. Zwar sind Online-Meetings hinsichtlich der Weitergabe und Verarbeitung von Informationen oft effizienter, doch fällt es manchen Mitarbeitenden möglicherweise schwer, ohne den Frage-und-Antwort-Stil eines persönlichen Treffens aufmerksam und aktiv zu bleiben.

Teamzusammenhalt

Wenn Mitarbeitende zum ersten Mal aufeinander treffen, können On-site-Meetings von unschätzbarem Wert sein. In einer Online-Besprechung kann es schwierig sein, eine Beziehung zu einem neuen Teammitglied aufzubauen, da Verzögerungen und technische Probleme den Gesprächsfluss negativ beeinflussen können. Wenn die Beziehungen in Ihrem Team jedoch bereits etabliert sind, kann die virtuelle Zusammenarbeit besser funktionieren.

Konzentration

Wir alle haben unsere eigenen Taktiken, um Dinge aufzuschieben oder uns von langatmigen Online-Meetings abzulenken. Manche gehen während einer Videokonferenz auf Online-Shoppingtour, andere klicken sich gedankenverloren durch ihre Browser-Tabs. Das Ganze hat sogar einen Namen: Zoom-Fatigue bzw. Videokonferenz-Erschöpfung. Auch das kann von der Art der Arbeit Ihres Teams und der bevorzugten Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden abhängen.

Manche Personen neigen dazu, sich zurückzuziehen, wenn eine Diskussion entfacht, Fragen auftreten und vom Gesprächsthema abgeschweift wird. Einige finden es schwierig, in einer Büroumgebung konzentriert zu arbeiten, in der Fragen und Geplauder ihren Arbeitsfluss unterbrechen. Andere wiederum lassen sich eher durch ihre Haustiere oder das Klingeln an der Tür ablenken und finden es einfacher, in einem Präsenz-Meeting konzentriert zu bleiben.

Wenn Sie den richtigen Meetingstil für Ihr Team finden möchten, sollten Sie alle diese Faktoren berücksichtigen.

Praxistauglichkeit

Wenn das Pendeln und die Reservierung eines Besprechungsraums in einem geschäftigen Büro für die Mitarbeitenden eher eine Belastung als ein Segen sind, sollten Sie auf virtuelle Meetings zurückgreifen. Wenn es für Ihre Teammitglieder jedoch einfacher und angenehmer ist, zu einem persönlichen Treffen im Büro zu erscheinen, sind On-site-Meetings eine gute Option. Um zu entscheiden, in welcher Form ein Meeting stattfinden soll, müssen Sie zunächst prüfen, ob Ihr Büro über die richtigen Einrichtungen verfügt und ob die Mitarbeitenden in der Nähe wohnen.

Zusammenarbeit

Präsenz-Meetings ermöglichen automatisch mehr spontane Interaktionen, Kommunikation und Zusammenarbeit. Wenn der Schwerpunkt Ihrer Meetings beispielsweise auf Brainstorming liegt, kann ein persönliches Meeting für den Ideenaustausch und die Kreativität von Vorteil sein, denn hier können Teilnehmende sofort Feedback geben.

Bei einer Präsentation, zu der andere Mitarbeitende nicht aktiv beitragen, ist die virtuelle Variante effektiver. Die Entscheidung für ein persönliches oder virtuelles Meeting richtet sich nach den Inhalten. Sie können also die Meetingform nutzen, um, die Effizienz insgesamt zu steigern.

So entscheiden Sie sich zwischen persönlichen und virtuellen Meetings

Wenn Sie entscheiden möchten, welche Art von Meeting für Sie besser geeignet ist, müssen Sie Ihr Team und Ihre Unternehmensziele berücksichtigen. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

1. Möchte Ihr Team brainstormen oder sollen lediglich geschäftliche Informationen ausgetauscht werden?
2. Welche Kommunikationsform bevorzugt Ihr Team?
3. Welche Auswirkungen hat eine Anreise ins Büro oder ins Ausland zu einem persönlichen Meeting auf die Umwelt? Schätzen Ihre Teammitglieder die Flexibilität und den Zeitgewinn durch virtuelle Meetings und arbeiten sie lieber remote als vor Ort im Büro?
4. Nehmen On-site-Meetings generell so viel Zeit in Anspruch, dass Mitarbeitende dadurch nur schwer ihre eigentliche Arbeit erledigen können?

Dies sind nur einige der Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie sich zwischen On-site- und Online-Meeting entscheiden. Beide Optionen haben eigene Herausforderungen, doch wenn Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihres Teams berücksichtigen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen.

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