Besteht bei Ihrer Geschäftsreise Anspruch auf Rückerstattung der MwSt.? Erfahren Sie, wie Sie MwSt. für Geschäftsreisekosten zurückfordern.
Angesichts von Berichten, dass Unternehmen aufgrund nicht zurückgeforderter Mehrwertsteuer bis zu 12% Einnahmen entgehen, ist es wichtiger denn je, den Ablauf des Prozesses der Mehrwertsteuerrückforderung zu verstehen. Die Mehrwertsteuer, kurz MwSt., wird häufig auf reisebezogene Waren und Dienstleistungen erhoben, von Hotels bis hin zu Verpflegung. Und obwohl Unternehmen in der Regel berechtigt sind, diese zusätzliche Steuer in ihren Anträgen auf Mehrwertsteuererstattung zurückzufordern, versäumen viele, dies zu tun, sei es aufgrund fehlender Unterlagen oder aufgrund von Unklarheiten bezüglich länderspezifischer Steuervorschriften.
Auch wenn die Rückforderung der Mehrwertsteuer manchmal zeitaufwendig sein kann, bietet sie erhebliche Einsparungen für Unternehmen jeder Größe. In diesem Blog lüften wir das Geheimnis hinter dem Prozess und erklären, wie er funktioniert und welche Voraussetzungen Sie für eine erfolgreiche Rückforderung erfüllen müssen.
Über 170 Länder verwenden derzeit das Mehrwertsteuersystem. Mehrwertsteuer wird auf Konsumgüter und Dienstleistungen erhoben, wobei die Steuersätze je nach Land unterschiedlich sind. Im Vereinigten Königreich beträgt der reguläre Mehrwertsteuersatz 20%, während er in der EU auf mindestens 15% festgelegt ist.
Während Umsatzsteuer ausschließlich vom Einzelhandelskunden gezahlt wird, verteilt sich die Mehrwertsteuer auf die gesamte Lieferkette, um die Last zu teilen. Und wenn die MwSt. im Rahmen der Geschäftsreisekosten Ihres Unternehmens gezahlt wurde, kann sie oft zurückgefordert werden.
Die Rückforderung von Mehrwertsteuer beschreibt den Prozess, bei dem die von Unternehmen auf arbeitsbezogene Waren und Dienstleistungen gezahlte Mehrwertsteuer zurückerstattet wird. Im Falle von Geschäftsreisen umfasst dies Ausgaben wie Transport-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten, die während einer Geschäftsreise angefallen sind.
Die Rückforderung der Mehrwertsteuer ist Teil des Geschäftsreise- und Spesenmanagementprozesses und umfasst alles von der Sammlung von Reisekostenbelegen und Mehrwertsteuerrechnungen bis hin zur Einreichung von Erstattungsanträgen bei der Steuerbehörde Ihres Landes.
Im Vereinigten Königreich legen die Vorschriften der Steuerbehörde HMRC fest, dass alle Unternehmen mit einem Umsatz über 90.000 GBP sich für die Mehrwertsteuer registrieren müssen. In vielen europäischen Ländern ist diese Grenze deutlich niedriger – beispielsweise beträgt der Wert mit Stand 2025 in Belgien 25.000 EUR, 20.000 EUR in den Niederlanden und 7.000 EUR in Schweden. Alle chinesischen Unternehmen müssen sich für die Mehrwertsteuer registrieren, entweder als allgemeiner Steuerzahler (mit einem Umsatz von mehr als 5 Millionen Yen) oder als Kleinsteuerzahler (mit einem Umsatz von weniger als 5 Millionen Yen). Die Schwellenwerte für die obligatorische Registrierung variieren in Indien je nach Bundesstaat, die Registrierung ist jedoch für alle Unternehmen freiwillig möglich.
Wichtig zu beachten ist, dass nicht alle Länder das Mehrwertsteuersystem verwenden, obwohl es oft ein Äquivalent dazu gibt. Australien verwendet eine Steuer auf Güter und Dienstleistungen (Goods and Services Tax, GST) und Japan erhebt eine Verbrauchssteuer in Höhe von 10%. In den USA ersetzt die Verkaufssteuer die Mehrwertsteuer als Abgabe, die auf Waren und Dienstleistungen gezahlt wird. Das bedeutet, dass in den USA ansässige Unternehmen sich nicht für die Mehrwertsteuer registrieren müssen, die Mehrwertsteuer, die ein US-Geschäftsreisender während einer internationalen Geschäftsreise zahlt, kann jedoch unter Umständen vom jeweiligen Gastland zurückgefordert werden.
In Ländern, in denen Unternehmen umsatzsteuerpflichtig sind, hängt dies davon ab, wie viel Ihr Unternehmen schuldet. Die an den Staat gezahlte Mehrwertsteuer entspricht in der Regel der Differenz zwischen der an andere Unternehmen gezahlten Mehrwertsteuer und der den Kunden in Rechnung gestellten Mehrwertsteuer. Wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen sind, bedeutet dies, dass Sie diese Ansprüche nutzen können, um den dem Staat geschuldeten Betrag zu reduzieren oder eine Mehrwertsteuererstattung zu erhalten, wenn der gezahlte Betrag den geschuldeten Betrag übersteigt.
Wenn es um die Rückforderung von Mehrwertsteuer geht, sind die Regeln von Land zu Land unterschiedlich. Daher ist es wichtig, sich mit den lokalen Gesetzen vertraut zu machen und sich an einen Steuerberater zu wenden.
In Ländern, die das Mehrwertsteuersystem verwenden, sind in manchen Fällen nur registrierte Unternehmen zur Rückforderung berechtigt. Außerdem können Sie die Mehrwertsteuer nur für arbeitsbezogene Waren und Dienstleistungen zurückfordern. Dies bedeutet, dass Reisekosten angefallen sein müssen, die den Interessen des Unternehmens dienen.
Beispiele für Geschäftsreisekosten, bei denen Anspruch auf Rückforderung besteht, umfassen Mehrwertsteuer, die auf Folgendes gezahlt wurde:
Es gibt jedoch einige Vorbehalte zu beachten.
Jedes Verkehrsmittel, das für den Transport von mindestens zehn Personen ausgelegt ist, ist steuerfrei. Das bedeutet, dass Sie bei den meisten öffentlichen Verkehrsmitteln und Zügen keine Mehrwertsteuer zahlen. Auf Flüge wird ebenfalls keine Mehrwertsteuer erhoben, es sei denn, es handelt sich um einen kleinen Charterflug oder einen Hubschrauber mit weniger als zehn Passagieren. Ohne Mehrwertsteuerzahlung gibt es natürlich auch nichts zurückzufordern.
Um die Mehrwertsteuer auf gefahrene Kilometer zurückzufordern, ist es wichtig, zwischen privaten Reisen und Geschäftsreisen zu unterscheiden. Der reguläre Arbeitsweg eines Mitarbeitenden kann nicht geltend gemacht werden, Kilometerleistung, für die im Rahmen der Nutzung eines Mietwagens für Unternehmen im Ausland bezahlt wurde, aber schon.
Die Regelungen zur Geltendmachung von Verpflegung als zulässige Reisekosten variieren stark von Land zu Land. In den meisten Fällen besteht jedoch bei den meisten Mahlzeiten, für die im Rahmen einer Geschäftsreise bezahlt wurde, bei Vorlage eindeutiger Belege Anspruch auf Rückforderung der Mehrwertsteuer.
Gemäß der HMRC können Unternehmen keine Mehrwertsteuer auf Dinge wie Theaterkarten oder Tickets für Sportveranstaltungen zurückfordern, selbst wenn diese im Rahmen der Bewirtung von Kunden auf einer Geschäftsreise erworben wurden.
Die Dokumentation ist das Herzstück des Prozesses der Mehrwertsteuerrückforderung. Finanzmanager müssen nachweisen, wie viel Mehrwertsteuer von reisenden Mitarbeitenden gezahlt wurde, bevor sie Erstattungsanträge stellen können, und die Steuerbehörden der einzelnen Länder haben ihre eigenen Regeln und Vorschriften.
Beispielsweise gibt die Steuerbehörde HMRC des Vereinigten Königreichs an, dass bei Anträgen auf Mehrwertsteuerrückerstattung Folgendes erforderlich ist:
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Mehrwertsteuer zurückfordern können.
Um Mehrwertsteuer zurückzufordern, müssen Finanzteams zunächst nachweisen, dass diese auf relevante Geschäftsreisekosten entrichtet wurde. Dies geschieht anhand von Mehrwertsteuerbelegen und Rechnungen, aus denen hervorgeht, wie viel gezahlt wurde.
In den meisten Fällen ist es nicht nötig, Kopien in Papierform aufzubewahren. Digitale Dateien sind zulässig, sofern sie die Ausgabendetails und den Mehrwertsteuerbetrag ausweisen.
Sie sollten jedoch bedenken, dass jedes Land seine eigenen Vorschriften hat, die sich im Laufe der Zeit ändern. Hier einige Beispiele:
Nach der Zusammenstellung der Dokumente müssen die Finanzverwalter anschließend ein Online-Antragsformular für die Mehrwertsteuererstattung für jede Steuerbehörde ausfüllen. Je nach Art der Geschäftsreise erfolgt dies häufig in dem Land, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist. Bei internationalen Geschäftsreisen müssen Sie jedoch möglicherweise in jedem Gastland, in dem Mehrwertsteuer gezahlt wurde, einen separaten Antrag einreichen.
Beispielsweise haben Reisende aus Nicht-EU-Ländern, denen Mehrwertsteuer auf Geschäftsaktivitäten in einem EU-Land berechnet wurde, möglicherweise Anspruch auf Rückerstattung der Mehrwertsteuer durch dieses Land. Stellen Sie sich vor, dass Vertreter eines in der Schweiz ansässigen Unternehmens an einer Konferenz in Frankreich teilnehmen, wo ihnen auf ihrer Hotelrechnung die französische Mehrwertsteuer berechnet wird. Der Antrag müsste bei der französischen Steuerbehörde eingereicht werden.
Sobald der Antrag gemäß den lokalen Vorschriften eingereicht wurde, prüft die Steuerbehörde den Antrag Ihres Unternehmens und veranlasst die Rückerstattung. Es ist wichtig, als Teil IhresManagements der Geschäftsreisekosten alle Mehrwertsteuerrechnungen und -belege zu erfassen und aufzubewahren, um sicherzustellen, dass Sie die gesamte Ihnen zustehende Mehrwertsteuer zurückgefordert haben.
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Die größte Herausforderung bei der Rückforderung von Mehrwertsteuer besteht in den unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen der einzelnen Länder. Nicht nur hat jedes Land einen anderen Mehrwertsteuersatz, sondern es gibt auch eigene Regelungen und Vorschriften hinsichtlich der Anspruchsberechtigung, Dokumentation und Rückerstattungsfristen, und diese ändern sich häufig.
Damit einher geht der Bedarf an umfangreicher Dokumentation, was für Unternehmen eine administrative Belastung darstellt. Sie benötigen ein gut organisiertes System, um Reisekosten zu erfassen, Belege aufzubewahren und die Antragsformulare zur Rückforderung der Mehrwertsteuer bis zur Abgabefrist des jeweiligen Landes einzureichen.
Automatisierte Spesenmanagementsoftware in Kombination mit Apps zum Scannen von Belegen gewährleistet eine effiziente Verwaltung von Geschäftsreisezahlungen und entsprechenden Rückerstattungen.
Die Automatisierung und Standardisierung der Reisekostenmanagement-Workflows Ihres Unternehmens ist unerlässlich, wenn es darum geht, Mehrwertsteuer zurückzufordern. Sie müssen aber auch die Mehrwertsteuerverfahren in der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens klar kommunizieren. Auf diese Weise wissen Geschäftsreisende, welche Belege sie aufbewahren und wo sie diese einreichen müssen.
Im Folgenden finden Sie einige nützliche Tipps, um den Prozess der Mehrwertsteuerrückforderung zu optimieren.
* Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen: Bewahren Sie alle Mehrwertsteuerbelege und Originalrechnungen mindestens vier Jahre lang auf und organisieren Sie sie entsprechend. * Überprüfen Sie die Aufzeichnungen auf Richtigkeit: Fehlerhafte Formatierung und fehlende Angaben können zur Ablehnung Ihres Mehrwertsteuerantrags führen. Überprüfen Sie stets die Belege, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und die gezahlte Mehrwertsteuer klar ausweisen. * Fördern Sie die Nutzung von Apps für Spesen: Mithilfe von Apps wie Expensify und Wave können Geschäftsreisende Belege scannen und an eine zentrale Reisemanagementlösung zur Echtzeitverarbeitung und besseren Übersicht übermitteln. * Automatisieren Sie Ihre Prozesse: Nutzen Sie Ausgabenmanagementsoftware, um Zeit bei der manuellen Spesenabrechnung und der Bearbeitung von Erstattungsanträgen zu sparen. * Halten Sie sich über die Mehrwertsteuervorschriften auf dem Laufenden: Informieren Sie sich nicht nur über die Mehrwertsteuerbestimmungen in Ihrem Heimatland, sondern recherchieren Sie im Rahmen Ihrer Planung vor der Reise auch, bei welchen Ausgaben Anspruch auf eine Erstattung besteht. * Kommunizieren Sie Ihre Richtlinien: Erstellen Sie als Teil Ihrer Geschäftsreisekostenrichtlinie klare Regeln für die Einreichung von Mehrwertsteuerrechnungen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Mitarbeitenden über erstattungsfähige Reisekosten, die erforderlichen Rechnungsarten, die Einreichungsfristen und die erforderliche Dokumentation aufzuklären. Halten Sie dies anschließend zur künftigen Referenz schriftlich fest, und aktualisieren Sie dies gegebenenfalls mit den entsprechenden Änderungen der Mehrwertsteuervorschriften.
Um die Mehrwertsteuer erfolgreich zurückzufordern, ist ein systemweites Management der Geschäftsreiseprozesse Ihres Unternehmens erforderlich. Und mit einer umfassenden Lösung wie Booking.com for Business können Sie Businessflüge, Unterkünfte und Mietwagen an einem Ort buchen.
Zwar ist ein optimierter Buchungsprozess für ein organisiertes Reisekostenmanagement unerlässlich, aber Sie müssen auch Wege finden, innerhalb des genehmigten Budgets zu bleiben. Mit Booking.com for Business können Sie außerdem Ihre Geschäftsreiserichtlinie integrieren, um automatisierte Genehmigungsworkflows einzurichten, was dazu beiträgt, die Einhaltung der Vorschriften im Bereich des Spesenmanagements zu verbessern. Sie fragen sich, wie viel Ihr Unternehmen durch den Einsatz dieser Tools sparen kann? Unser Reise-Sparrechner stellt Ihnen sieben einfache Fragen, um den Betrag zu ermitteln, den Sie bei den Geschäftsreisekosten sparen könnten.
Bei Mehrwertsteuersätzen von bis zu 25% können die Kosten von Geschäftsreisen erheblich steigern, wenn die Rückforderung der Mehrwertsteuer versäumt wird. Auch wenn die Rückforderung der Mehrwertsteuer auf den ersten Blick ein aufwendiger Prozess erscheinen mag, trägt eine solide Reiserichtlinie in Verbindung mit automatisierten digitalen Tools dazu bei, den Prozess zu optimieren.
Booking.com for Business arbeitet mit vertrauenswürdigen Tools wie Expensify zusammen, um die Spesenabrechnung und Rechnungseinreichung in Ihre Geschäftsreisemanagementplattform zu integrieren. Mit einem besseren Überblick über Ihre Geschäftsreisekosten sind Sie besser in der Lage, die Mehrwertsteuererstattungen zu verwalten und die Einnahmen zu maximieren.
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