So maximieren Sie den ROI von Geschäftsreisen

Geschäftsreisen stellen einen beträchtlichen Kostenfaktor dar und können bei guter Verwaltung einen hohen ROI erzielen, Kundenbeziehungen stärken, die Mitarbeiterbindung fördern und das Umsatzwachstum vorantreiben. Ohne eine angemessene Verwaltung können die Reisekosten jedoch schnell das Budget übersteigen und sich auf das Geschäftsergebnis auswirken.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie den Return on Investment (ROI) von Geschäftsreisen maximieren und Geschäftsreisen strategisch durchführen können, um den größtmöglichen Nutzen aus der Zeit, dem Geld und der Energie zu ziehen, die diese Reisen oft erfordern.

Was ist der ROI von Geschäftsreisen?

Einfach ausgedrückt bezeichnet der ROI von Geschäftsreisen den finanziellen Mehrwert, den die Reise Ihrem Unternehmen gebracht hat. Die Fähigkeit, diese Ergebnisse vor einer Geschäftsreise vorherzusagen und nach der Reise zu bewerten, ist die Grundlage für die Rechtfertigung von Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen.

Wenn der ROI von Geschäftsreisen niedrig ist, sind Stakeholder möglicherweise nicht bereit, künftige Reisen zu unterstützen. Wenn er jedoch hoch ist, kann der ROI von Geschäftsreisen eine überzeugende Rechtfertigung für Geschäftsreisen darstellen, da er mehr als nur einen finanziellen Gewinn darstellt. Er kann auch objektiv nachweisen, warum Geschäftsreisen für Ihre laufenden Geschäftsziele wichtig sind.

Wie hoch ist der Wert von Geschäftsreisen?

Der ROI von Geschäftsreisen kann auf verschiedene Weise gemessen werden, wobei die objektivste und wichtigste die Auswirkung auf Ihr Geschäftsergebnis ist. Hier sind die Möglichkeiten, wie Sie den Erfolg der Geschäftsreisen Ihres Unternehmens messen können:

1. Umsatz

Die Rechtfertigung von Geschäftsreisen muss, wie bei jeder geschäftlichen Entscheidung, durch positive Umsatzzahlen belegt werden. Haben die Besprechungen, Abschlüsse oder Verhandlungen der letzten Geschäftsreise für mehr Aufträge gesorgt? Da Studien zeigen, dass 40% der Geschäfte im Außendienst abgeschlossen werden, ist dies eine wichtige Kennzahl, um Ihren ROI zu verstehen.

2. Networking und Beziehungspflege

Es hat sich gezeigt, dass persönliche Treffen 34 Mal effektiver sind als virtuelle Kommunikation. Für langfristige Kundenbeziehungen, die Sie weiterhin pflegen und ausbauen möchten, ist eine solche persönliche Verbindung ein Muss. Selbst wenn Sie zwischen Ihren eigenen Standorten hin- und herreisen, ist es bei einem verteilten Team hilfreich, persönlich anwesend und ansprechbar zu sein, um das Gefühl der Isolation, das an manchen Bürostandorten empfunden wird, zu minimieren. Im Hinblick auf die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden sollte dies als Rechtfertigung für Geschäftsreisen ausreichen.

3. Marktforschung

Wenn Ihr Unternehmen neue Märkte erschließen möchte, ist es von unschätzbarem Wert, das Land und die Kultur der Wahl persönlich kennenzulernen. Durch die Anwesenheit in dem von Ihnen gewählten Markt können Ihre Mitarbeitenden die Kultur und die Gewohnheiten vor Ort besser verstehen und wissen, wie sich dies auf Ihre eigenen Geschäftspläne auswirken könnte. Dies kann auch zur Gestaltung Ihrer Marketingbemühungen beitragen, da solche Reisen ein besseres Verständnis für die erforderliche Lokalisierung vermitteln. Letztendlich könnte sich eine einzige Recherchereise im Vergleich zu dem Geld, das durch einen kulturellen Fauxpas während Ihrer Expansion verloren gehen könnte, durchaus lohnen.

4. Mitarbeiterentwicklung

Unsere Umfrage zeigt, dass 75% der Mitarbeitenden sich durch Unternehmensreisen positiv in ihrer persönlichen Entwicklung beeinflusst fühlten. Vor diesem Hintergrund kann sich Ihr ROI für Geschäftsreisen in den Zahlen zur Mitarbeiterbindung widerspiegeln. 52% der Teilnehmenden an unserer Umfrage gaben an, dass sich die Möglichkeit zu reisen positiv auf ihre psychische Gesundheit auswirkt, während 82% der Befragten angaben, dass dies für ihre berufliche Entwicklung unerlässlich ist.

Warum geht der ROI von Geschäftsreisen über bloße Zahlen hinaus?

Wie bereits erwähnt, haben Geschäftsreisen ein enormes Potenzial für die Mitarbeiterzufriedenheit und damit für die Mitarbeiterbindung sowie für die Kundengewinnung und die Pflege von Geschäftsbeziehungen. Auch wenn die ideale Geschäftsreise ein ausgeglichenes Ergebnis bringt, kann es Zeiten geben, in denen die Aufrechterhaltung des Vertrauens und der Loyalität eines hochrangigen Kunden die Kosten überwiegen muss. Schließlich ist es 25-mal billiger, einen bestehenden Kunden zu halten, als einen neuen zu gewinnen.

Wie berechnet sich der ROI von Geschäftsreisen?

Obwohl die oben genannten Merkmale von Geschäftsreisen allesamt wichtige Überlegungen sind, sollten Sie bestrebt sein, konkrete Zahlen und Metriken zu berechnen, um am besten zu verstehen, warum Geschäftsreisen für die Entwicklung und die Zukunftspläne Ihres Unternehmens wichtig sind. Betrachten Sie dazu die folgenden Zahlen.

Für Finanzen:

• Umsatz vs. Kosten

Wie viele Geschäfte wurden während der Reise abgeschlossen? Waren die Kosten gleich hoch oder höher als die Kosten der Reise selbst? Sie sollten auch die Kosten für die virtuelle Teilnahme an denselben Sitzungen prüfen, um in Zukunft über die Rechtfertigung von Geschäftsreisen zu entscheiden. Denken Sie daran, auch gelegentliche Ausgaben und Zahlungen einzubeziehen, die Sie während der Reise getätigt haben, wie z.B. Restaurantbesuche. Unser Sparrechner hilft Ihnen dabei.

• Vertragswert

Wie hoch waren die Kosten für jeden einzelnen Vertrag? Haben Sie Grund zu der Annahme, dass ein persönliches Treffen zu einem höheren Endwert und einer stärkeren Verhandlungsposition geführt hat als ein Treffen, das online oder per Telefon hätte stattfinden können? Werfen Sie einen Blick auf Ihre historische Leistung im Vergleich zwischen Online- und persönlichen Geschäftsabschlüssen, um sich ein umfassenderes Bild davon zu machen, inwieweit Geschäftsreisen eine wichtige Rolle gespielt haben oder nicht.

• Geschäftsabschlusszeit

Gingen die Dinge persönlich schneller voran? 40% der Interessenten werden nachweislich durch persönliche Treffen zu Kunden, was bedeuten kann, dass ein Budget für eine einwöchige Geschäftsreise immer noch kosteneffizienter ist als ein mehrwöchiges virtuelles Hin und Her.

Für Geschäftsbeziehungen

• Kundenbindung

Fühlen sich Geschäftsbeziehungen, die durch Geschäftsreisen gepflegt werden, stärker an, halten sie länger oder bringen sie mehr Gewinn als solche, für die das nicht gilt? Dies kann eine einfache Möglichkeit sein, um zu zeigen, warum Geschäftsreisen wichtig sind, um diese Beziehungen zu pflegen.

• Neukunden- und Talentakquise

Führen Sie Buch darüber, wie viele neue Kunden und Partnerschaften während der Reise gewonnen und geknüpft wurden. Kennzahlen zur Rechtfertigung von Geschäftsreisen, z.B. zu einer Konferenz, um das Unternehmen zu präsentieren, können auch in Form der Talentakquise erfolgen.

• Kundenzufriedenheit

Wenn Sie zu Kunden reisen, dann sollte der ROI von Geschäftsreisen für Ihr Unternehmen die Kundenzufriedenheit als Schlüsselkennzahl für die Rechtfertigung von Geschäftsreisen berücksichtigen. Dies lässt sich leicht mithilfe von Instrumenten wie Kundenumfragen und Feedbackanfragen messen. Studien zeigen, dass 46% der Kunden in einer Zeit, in der viele Marken Chatbots und andere kostensenkende Maßnahmen einsetzen, einen menschlichen Kontakt schätzen. Dies kann also ein entscheidender Weg sein, um Ihrer Zielgruppe und Ihrem Geschäftsergebnis einen Mehrwert zu bieten.

Andere zu berücksichtigende Kennzahlen

• Markenpräsenz

Obwohl eine Online-Präsenz für jedes Unternehmen unerlässlich ist, bleibt Omnichannel-Marketing sehr gefragt, da 7 von 10 Kunden mehrere Berührungspunkte nutzen, um mit einer Marke in Kontakt zu treten. Pop-ups, Konferenzstände und andere persönliche, reale Markenerlebnisse können den Ruf Ihres Unternehmens deutlich stärken.

• Erkenntnisse und Entwicklung

Bei der Rechtfertigung von Geschäftsreisen muss es nicht immer darum gehen, wie viele Geschäfte Sie abschließen können. In Bezug auf Konferenzen und Entwicklungsmöglichkeiten zeigt sich der ROI von Geschäftsreisen in den wachsenden Kenntnissen und Fähigkeiten Ihres Teams, was Ihr Unternehmen zukunftssicher macht.

• Innovationen

Die Abwesenheit vom Büro ist ein wichtiger Grund, warum Firmenretreats in vielen Unternehmenskalendern einen hohen Stellenwert haben. Das Abstandnehmen vom Stress und von den Erwartungen des Büros ermöglicht neue Denkweisen und Wege zur Zusammenarbeit. Behalten Sie den Überblick darüber, wie viele wertvolle Ideen und Erkenntnisse aus Ihren Geschäftsreiseveranstaltungen hervorgegangen sind, um den Wert, den sie für Ihre Teams haben, besser zu verstehen.

• Schutz des ROI von Geschäftsreisen

Bei den meisten geschäftlichen Entscheidungen kann ein positiver ROI nicht vorausgesetzt werden, aber mit dem richtigen Wissen und Weitblick kann Ihr Unternehmen seine Chancen auf eine erfolgreiche und kosteneffiziente Geschäftsreise deutlich verbessern. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, um zu entscheiden, ob sich die Gewinne einer Reise im Vergleich zu den Kosten gelohnt haben:

Haben Sie einen Plan

Planung und Vorbereitung sind der Schlüssel zu jeder Reise. Um eine Rechtfertigung für Ihre Geschäftsreise zu bestimmen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie mit der Reise bezwecken wollen. Entscheiden Sie, welche messbaren Ziele Sie anstreben, ob es sich dabei um einen Geschäftsabschluss, Marktforschung oder Kundenbeziehungen handelt, und legen Sie fest, mit welchen Kennzahlen Sie den Erfolg dieser Ziele messen wollen. Sie sollten zudem bestimmte Schwellenwerte festlegen, die erreicht werden müssen, damit die Reise als Erfolg gewertet wird – mit dem Reiserichtlinienersteller von Booking.com for Business ist dies ganz einfach möglich.

Spielen Sie den Wert von Reisen nicht herunter

Persönliche Treffen sind wertvoll, aber nicht immer notwendig. So gaben über 66% der Befragten an, dass sie es vorziehen, zunächst per E-Mail angesprochen zu werden. Nehmen Sie sich die Zeit, wirklich zu überlegen, ob Reisen für jedes einzelne Projekt erforderlich sind oder ob es ausreicht, die Beziehung virtuell zu pflegen. Bei Kundenbeziehungen oder Teams, die sich über mehrere Zeitzonen erstrecken, werden Sie vielleicht feststellen, dass eine virtuelle Beziehung im Hinblick auf Kosten und Arbeitseffizienz für beide Seiten vorteilhafter ist.

Ziehen Sie Reisen an mehreren Standorten in Betracht

Die Beauftragung eines Geschäftsreisemanagers kann eine gute Wahl sein, wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat. Er kann Sie bei der Planung effektiver Multistopp-Reisen unterstützen, um ein Maximum an Effizienz zu erreichen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Standorte in Europa haben und Ihren Standort in Paris besuchen müssen, kann er eine halbtägige Reise so arrangieren, dass Sie anschließend Ihren Standort in Mailand, dann in Berlin, Dublin usw. besuchen. Strategisch gesehen ist eine solche Reise durch mehrere Zentren kostengünstiger, als jeden Standort einzeln zu besuchen, wobei Sie jedoch so planen sollten, dass keine Reisemüdigkeit auftritt.

Bleiben Sie in Verbindung

Sie müssen nicht bis zum Ende einer Reise warten, um zu erkennen, ob sie sich positiv oder negativ auf Ihren ROI auswirkt. Ob es sich um ein Geschäftstreffen handelt, bei dem Ihre Wertvorstellungen nicht übereinstimmten, oder um ein weltumspannendes Ereignis, das sich jeder Kontrolle entzieht – in Verbindung und auf dem Laufenden zu bleiben, kann den Unterschied ausmachen, ob eine Reise abgebrochen wird, bevor sie zu einem Verlust führt, oder nicht.

Mit dem richtigen Reisemanagement, wie z.B. der Nutzung von Plattformen wie Booking.com for Business, können Sie auch Ihr Budget verstehen und verfolgen. Dazu gehört auch die Festlegung eines Budgets, an dem sich Ihr Team bei der Buchung orientieren kann, ohne dass es von der Entscheidungsfindung ausgeschlossen wird. So haben Sie schon vor Ihrer Abreise einen effektiven Überblick über die Kosten für Flüge, Unterkunft und Mietwagen.

Weiterverfolgung

Reisen zu Kunden oder in andere Märkte sind ein wichtiger Ausgangspunkt für neue Beziehungen und Geschäftsentscheidungen, aber sie sind nur ein Anfang. Denken Sie daran, auf diesen Fortschritten aufzubauen, wenn die Reise zu Ende ist, und lassen Sie den Wettbewerbsvorteil, den Reisen bieten können, nicht verloren gehen.

Geschäftsreisen optimal nutzen

Eine strategisch geplante Geschäftsreise kann messbare Vorteile bringen, die die anfänglichen Kosten bei weitem übersteigen können. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie sich auf Ihre Kernziele und die gewünschten Ergebnisse für Ihr Unternehmen konzentrieren, und wenn Sie verstehen, dass sich der ROI von Geschäftsreisen nicht nur in Geld bemisst, können Geschäftsreisen eine wichtige Möglichkeit sein, Ihr Unternehmen zu stärken.

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