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Tail-Spend-Management kann Zeit sparen, die Produktivität verbessern und die Kosten senken.
Eine Uber-Fahrt hier, ein Kaffee mit Kollegen dort … Geschäftsreisen umfassen eine Vielzahl kleiner Transaktionen, die abgerechnet werden müssen. Diese Art von Ad-hoc-Ausgaben fällt unter einen Oberbegriff aus dem Beschaffungswesen und wird als „Tail Spend“ bezeichnet.
Obwohl diese Geschäftsreisekosten gering erscheinen mögen, sind sie in Summe alles andere als wenig. Kleine Reisekosten können mehrere Anbieter umfassen und erfolgen oftmals außerhalb der Richtlinien. Ohne ein starkes Tail-Spend-Managementsystem erhöhen sie Ihren Verwaltungsaufwand und können sich auf Ihren Gewinn auswirken.
Im Folgenden sehen wir uns die Herausforderungen an, die mit schlechtem Tail-Spend-Management einhergehen, und stellen Ihnen gleichzeitig Lösungen und nützliche Tipps für das Tail-Spend-Management vor. Durch die Schaffung eines effektiven Systems zur Kostenverfolgung gewinnen Sie klarere Einblicke in die kleinen, versteckten Reisekosten, die anderenfalls ein Budget sprengen könnten.
Der Begriff „Tail Spend“ bezieht sich auf eine große Anzahl von kleinen Käufen, die im Laufe einer Geschäftsreise getätigt werden.
Tail Spend umfassen in der Regel Folgendes:
Der Begriff folgt dem sogenannten Paretoprinzip oder der „80-zu-20-Regel“. Dieses Prinzip bzw. diese Regel besagt, dass 80% der Geschäftsreisekosten auf 20% der Anbieter wie Fluggesellschaften und Hotelgruppen entfallen, die im Rahmen der Reiserichtlinien des Unternehmens zugelassen sind.
Das bedeutet, dass 20% der Gesamtausgaben bei 80% der Anbieter getätigt werden. Obwohl die Gesamtausgaben relativ gering sind, ist das Volumen der Transaktionen und Anbieter hoch, was zu einem umfangreichen, wachsenden Ausgabenanteil führt.
Neben der Tatsache, dass sich Tail Spend auf eine Vielzahl von Anbietern aufteilen, decken diese Kosten auch zahlreiche Abteilungen und Kategorien ab.
Geschäftsreisen umfassen von Natur aus viele der kleinen, einmaligen Ausgaben, die zu den gesamten Tail Spend beitragen. Reisende Mitarbeitende tätigen diese Käufe oft bei kurzfristigem Bedarf oder aus praktischen oder bequemen Gründen. Beispiele sind:
Diese kleinen Kosten von geringem Wert, aber mit hoher Häufigkeit können sich ohne ein System zur Kostenverfolgung schnell summieren.
Ohne angemessene Lösungen für das Tail-Spend-Management können kleine Transaktionen mit hohen Volumina außer Kontrolle geraten.
Die wesentliche Herausforderung, die es zu bewältigen gilt, ist die eingeschränkte Datentransparenz. Geschäftsreisende tätigen unterwegs Käufe und nutzen dafür verschiedene Plattformen und Anbieter, was es schwieriger macht, die Ausgaben nachzuverfolgen. Kleine Käufe werde nicht immer korrekt protokolliert, sodass Ihrem Unternehmen weniger Daten zur Optimierung der Reisekosten zur Verfügung stehen.
Wenn Mitarbeitende einen Anschlussflug erwischen müssen oder mit einer stornierten Hotelbuchung konfrontiert sind, hat die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien unter Umständen keine Priorität. In solchen Fällen entscheiden sich Mitarbeitende für den schnelleren und bequemeren Kauf. Dies erschwert die Kostenkontrolle im Rahmen der Richtlinien, was zu ineffizienten Ausgaben führt.
Tail Spend führen zu einer Reihe kleiner Rechnungen von geringem Wert sowie zu Belegen, die sortiert werden müssen. Ohne ein automatisiertes Ausgabenmanagementsystem ist es zeitaufwendig, diese zu genehmigen, zu dokumentieren und zu erstatten.
Um die oben beschriebenen Herausforderungen zu bewältigen, konzentriert sich das Tail-Spend-Management darauf, diese häufigen, kleinen Käufe zu verfolgen, zu kategorisieren und zu kontrollieren, um mehr Transparenz zu erzielen. Und mit größerer Transparenz kann Ihr Unternehmen die Kosten und den Verwaltungsaufwand besser reduzieren. Die Vorteile sind zahlreich.
Eine effektive Lösung für das Tail-Spend-Management bietet die Möglichkeit zur Konsolidierung von Anbietern. Beispielsweise bietet eine Lösung wie Booking.com for Business Geschäftsreisenden Zugang zu einer Vielzahl von Unterkünften, Flügen und Mietwagen auf einer Self-Service-Plattform. Dieser Überblick verbessert die Möglichkeiten zur Ausgabenverfolgung. Mit festgelegten Budgets können Mitarbeitende sicherstellen, dass ihre Präferenzen innerhalb der genehmigten Grenzen liegen.
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Die Verfolgung und Konsolidierung von Tail Spend verringert die Exposition gegenüber nicht konformen Anbietern. Es wird einfacher, Richtlinien durchzusetzen, da Mitarbeitende weniger geneigt sind, diese unautorisierten kleinen Käufe zu tätigen. Gleichzeitig erfassen und dokumentieren automatisierte Lösungen für das Tail-Spend-Management kleine Transaktionen wie Tickets für Transportmittel in Echtzeit, indem Tools wie digitale Belegscanner verwendet werden.
Mit größerer Transparenz über die Geschäftsreisetransaktionen trägt eine effektive Strategie für das Tail-End-Spend-Management dazu bei, Betrug zu verhindern und gleichzeitig die Ausgaben zu kontrollieren. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden zur Einhaltung bestehender Richtlinien animieren, können Sie Ihre Sorgfaltspflicht besser erfüllen und zugleich die nicht konformen Ausgaben reduzieren.
Bauen Sie auf Ihrer ursprünglichen Analyse auf und gewinnen Sie größere Kontrolle über die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen. Seien Sie beim Erstellen Ihrer Geschäftsreiserichtlinien konkret, wenn es um genehmigte Geschäftsreisekosten geht.
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Eine Möglichkeit, den Geschäftsreisenden die Erwartungen in Bezug auf die Ausgaben klar zu machen, ist die Festlegung eines festen Tagesbudgets. Dieses Tagesbudget deckt die Reisekosten ab, die sich in der Regel als Tail Spend niederschlagen, darunter Dinge wie Mahlzeiten, Unterkunft und unvorhergesehene Ausgaben. Durch Tagesbudgets entfällt die Notwendigkeit detaillierter Belege für jede kleine Ausgabe.
Entsprechende Richtlinien werden von Regierungsorganisationen wie der Steuerbehörde HMRC im Vereinigten Königreich und der General Services Administration (GSA) in den Vereinigten Staaten vorgeschlagen, wenngleich die Raten letztlich von Ihren eigenen Unternehmensrichtlinien abhängen.
Eine andere Strategie besteht darin, genehmigte Zahlungskarten für Tail-End-Ausgaben auszustellen. Diese erfassen automatisch Transaktionsdetails, vereinfachen den Bestellprozess und lösen das Problem in Zusammenhang mit der Zahlungstransparenz für Finanzteams.
Virtuelle Karten für Geschäftsreisen bieten eine ideale Möglichkeit, das Ausgabenmanagement zu vereinfachen. Finanzmanager können für jede Ausgabenkategorie und jedes festgelegte Budget separate Karten einrichten und Ausgabenlimits pro Tag festlegen, um die Tail Spend unter Kontrolle zu halten. Und da keine physische Karte vorhanden ist, verringern sie das Risiko von Zahlungsbetrug. Darüber hinaus werden sowohl Travel Manager als auch Reisende durch die Echtzeit-Transaktionsfreigabe benachrichtigt, wenn Limits erreicht sind.
Es ist am besten, die Spesenabrechnung und -erstattung für reisende Mitarbeitende so bedienungsfreundlich wie möglich zu gestalten. Heute beinhaltet dies eine Kombination aus Automatisierung und Apps. Eine der historischen Herausforderungen des Tail-End-Spend-Managements war der manuelle Prozess, mehrere Belege in Spesenabrechnungen zu übertragen, was oft zu Fehlern und Produktivitätsverlust führt. Verwenden Sie stattdessen Apps zum Scannen von Dokumenten. Diese ermöglichen es Geschäftsreisenden, ein Foto von ihrem Beleg zu machen, es in ein zentrales System hochzuladen und eine automatische Genehmigung zu erhalten.
Um die Kontrolle über die Tail Spend Ihres Unternehmens zu behalten, müssen Sie sie zunächst analysieren. Bei einer Tail-Spend-Analyse werden Datenpunkte aus vergangenen Reisen gesammelt, um herauszufinden, wie, wo und warum reisende Mitarbeitende Geld ausgeben. Befolgen Sie die folgenden Tipps, um die Vorteile Ihrer Analyse zu maximieren.
Bestimmen Sie den Zeitrahmen für Ihre Analyse, zum Beispiel das vergangene Geschäftsquartal oder -jahr. Anschließend können Sie Daten aus Spesenkostenabrechnungen von Geschäftsreisen, Kreditorenbuchhaltung und Buchungsplattformen sammeln, um Ihre Übersicht über die reisebedingten Tail Spend zu erstellen.
Das Aufschlüsseln von Transaktionen in Kategorien trägt dazu bei, häufige Ausgabenbereiche zu identifizieren. Obwohl dies oft Dinge wie Mahlzeiten, Transportmittel, unvorhergesehen Kosten und Bewirtung von Kunden umfasst, sollten Sie für eine möglichst genaue Analyse die Kategorien auf die Reiseaktivitäten Ihres Unternehmens zuschneiden.
Neben der Betrachtung der Ausgaben, die Ihre Geschäftsreisenden tätigen, sollten Sie auch untersuchen, wo sie das Geld ausgeben. Tätigen sie kleine Käufe bei Anbietern, die konsolidiert werden könnten?
Ein weiterer wichtiger Schritt jeder Tail-Spend-Analyse besteht darin, zu bestimmen, wie diese Informationen am besten gespeichert und weitergegeben werden. In dieser Phase empfiehlt es sich, eine digitale Softwarelösung zu verwenden, um Daten in einem übersichtlichen, gemeinsam nutzbaren Dashboard-Format zu bereinigen, zu extrahieren und zu erfassen. Mit klaren Ausgabenberichten erhalten alle Stakeholder eine bessere Transparenz über die Tail Spend, was den Weg für Möglichkeiten zur Kosteneinsparung ebnet.
Im Laufe der Zeit können Sie quantifizierbare Kennzahlen verwenden, um festzustellen, wie gut Ihr Programm für das Teil-Spend-Management funktioniert. Dazu gehören relevante KPIs wie Kosten pro Transaktion, erzielte Kosteneinsparungen und Compliance-Raten von Buchungsplattformen. Vergleichen Sie Produktivitätsverbesserungen mit diesen Kosten- und Compliance-Kennzahlen, wie etwa Rechnungsbearbeitungszeiten.
Wie bei jeder Geschäftsstrategie hängt der Erfolg des Tail-Spend-Managements von Schulungen und Kommunikation ab. Bevor Sie digitale Tools zur Verbesserung der Produktivität und Compliance einführen, stellen Sie sicher, dass sie bedienungsfreundlich sind, und erklären Sie die Vorteile für Geschäftsreisende und Finanzteams.
Digitale Tools bieten die effektivste Möglichkeit, Tail Spend in Echtzeit zu verwalten. Einer Studie der Boston Consulting Group zufolge können Unternehmen, die digitale Lösungen für die aktive Verwaltung von Tail Spend verwenden, die jährlichen Ausgaben tatsächlich um 5% bis 10% senken.
Die manuelle Aggregation und Organisation von Tail-Spend-Daten für alle Geschäftsreisen ist ein zeitaufwendiger Prozess und anfällig für menschliche Fehler. Mit der besten Ausgabenmanagementsoftware können Sie alle Aspekte des Reise- und Spesenmanagements optimieren.
Im Folgenden finden Sie einige Funktionen, auf die Sie beim Vergleich von Lösungen für das Tail-Spend-Management achten sollten.
Tools wie Expensify importieren Geschäftsreisekosten von Firmenkreditkarten, um automatisch Tail-Spend-Berichte zu generieren, und verfügen über optische Zeichenerkennungsfunktionen, um das Scannen von Belegen unterwegs zu ermöglichen.
Eine der besten Möglichkeiten zur Verwaltung von Tail Spend bei Geschäftsreisen ist die Standardisierung des Buchungsprozesses. Mit Booking.com for Business können Geschäftsreisende ihre Reisepläne selbst buchen und verwalten. Erhalten Sie die besten Preise für Businesshotels, Businessflüge und Mietwagen für Geschäftsreisen – und das alles auf einer zugelassenen zentralen Plattform. Und mit einer optimierten Übersicht über die Ausgaben der Reisenden können Sie Muster und Möglichkeiten für Einsparungen besser erkennen.
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Für sich genommen mögen Tail-Spend-Käufe klein und unbedeutend erscheinen. Ein Latte Macchiato am Morgen oder ein Busticket scheinen es nicht wert zu sein, als Geschäftsreisekosten nachverfolgt zu werden. Aber mit der Zeit tragen kleine Käufe zu einem großen Pool undokumentierter Ausgaben bei, was buchhaltungstechnisch ein wirkliches Problem darstellen kann. Und im Fall von Geschäftsreisen können Tail Spend auch bedeuten, dass Ihnen Kosteneinsparungen entgehen, wenn Mitarbeitende außerhalb genehmigter Plattformen buchen.
Deshalb ist das Tail-Spend-Management für Unternehmen jeder Größe so wichtig. Mit einer Kombination aus Ausgabenmanagementsoftware, Apps für Spesen, Datenanalysetools und Reisemanagementplattformen erhalten Sie volle Transparenz über die Tail Spend.
Geschäftsreisen umfassen eine Reihe kleiner, häufiger Transaktionen, die von Mitarbeitenden initiiert werden. Bei beruflichen Reisen müssen die Mitarbeitenden Kaufentscheidungen in zeitlich begrenzten Situationen treffen, die außerhalb der üblichen Ausgabenmuster liegen. Diese Arten von Transaktionen mit geringem Wert und hoher Häufigkeit tragen erheblich zu den Tail Spend eines Unternehmens bei.
Beispiele für Geschäftsreisekosten sind Fahrgemeinschaftsdienste, direkt von Mitarbeitenden gebuchte Taxis, Unterhaltungs- bzw. Bewirtungskosten und Mahlzeiten. Unvorhergesehen Kosten wie Snacks am Flughafen, Getränke und ungeplante Übernachtungen in Unterkünften tragen ebenfalls zu den Tail Spend bei, ebenso wie zusätzliche Gebühren, etwa für Gepäck und WLAN.
Um die Kontrolle über die Tail Spend bei Geschäftsreisen zu gewinnen, müssen Unternehmen zunächst herausfinden, woher sie stammen. Durch die Analyse von Daten können Sie ermitteln, wo Ihre Geschäftsreisenden Geld ausgeben, und nach Möglichkeiten suchen, durch Richtlinien Struktur in diese Situationen zu bringen. Weitere Strategien umfassen die Verwendung von Ausgabenmanagementsoftware, die Ausstellung von Zahlungskarten, die die Ausgaben in Echtzeit verfolgen, und die Bereitstellung von Apps zum Scannen von Belegen.
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