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FIFO-Reisen beinhalten das Hin- und Herfliegen zwischen zu Hause und Arbeitsstätte. Erfahren Sie, wie FIFO für Ihr Unternehmen funktioniert.
Häufiges Hin- und Herreisen von Mitarbeitenden zwischen entfernten Arbeitsstätten und ihren Wohnorten erfordert ein erhebliches Maß an Koordinierung, von der Buchung von Flügen und der Suche nach geeigneten Unterkünften bis hin zur Verwaltung von Zeit- und Terminplänen und der Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien.
Die Verwaltung der Logistik von „Fly-in-Fly-out(FIFO)“-Mitarbeitenden kann selbst für die am besten organisierte HR-Fachkraft eine Herausforderung darstellen. Ohne entsprechende Planung laufen Sie Gefahr, Betriebsstörungen und kostspielige Verzögerungen zu verursachen, ganz zu schweigen von Stress für Ihre reisenden Mitarbeitenden.
In diesem Artikel beginnen wir mit den Grundlagen und erklären Ihnen zunächst was das FIFO-Modell ist und wie es funktioniert. Anschließend untersuchen wir wichtige Strategien, um Ihnen zu helfen, die Logistik und die Kosten zu verwalten, die mit dem FIFO-Modell für Ihre Geschäftsreisen einhergehen, und zugleich das Wohlbefinden Ihrer Teams zu priorisieren.
Das „Fly-in-Fly-out“-Modell ist eine Art von Vereinbarung, bei der Mitarbeitende für festgelegte Zeiträume zu und von entfernten Arbeitsstätten pendeln müssen. FIFO-Mitarbeitende folgen einem Zeitplan oder Dienstplan, wobei sie möglicherweise für mehrere aufeinanderfolgende Tage oder Wochen lange Schichten arbeiten, bevor sie für ihre Freizeit zurück nach Hause fliegen.
Das „Fly-in-Fly-out“-Arbeitserlebnis hängt stark vom Standort, der Branche und der Berufsfunktion ab. Unabhängig von der Branche erfordert eine Tätigkeit als FIFO-Mitarbeitender eine belastbare Persönlichkeit, um mit häufigen Reisen und langen Abwesenheitszeiten fernab von zu Hause zurechtzukommen.
Um die Anforderungen des FIFO-Reisemanagements besser zu verstehen, finden Sie nachfolgend einige Branchen aufgeführt, in denen eine „Fly-in-Fly-out“-Beschäftigung üblich ist.
Bergbau: Länder wie Peru, Indonesien und Ghana verfügen über großflächige Anlagen, die erfahrene FIFO-Mitarbeitende für den Abbau von Mineralstoffen erfordern. Typische Berufsfunktionen sind Geologen, Bohrer, Ingenieure und Schwermaschinenführer. In Australien ist der Bergbausektor stark von FIFO-Verträgen abhängig, wobei 50% der Bergbaubetriebe in Westaustralien aus FIFO-Mitarbeitenden bestehen und geplante Projekte bis 2029 voraussichtlich über 11.000 neue Arbeitskräfte erforderlich machen.
Öl und Gas: Von Erdgasfeldern bis hin zu Rohrleitungsbau und -wartung – im Öl- und Gassektor wird eine Vielzahl von qualifizierten FIFO-Mitarbeitenden für die Umsetzung von Projekten eingesetzt. Während Länder des Nahen Ostens wie Katar und Saudi-Arabien häufige Reiseziele sind, finden Sie auch zunehmend größere Arbeitsstätten in Gebieten wie Südostasien und der Nordsee.
Baugewerbe: Großbauprojekte gehen oft mit FIFO-Stellenangeboten einher, insbesondere beim Bau von Infrastruktur wie Brücken, Straßen und Gewerbekomplexen. Während sich einige dieser Baustellen an abgelegenen Orten befinden, werden in städtischen Zentren wie Dubai und Shanghai ebenfalls qualifizierte Handwerker und Ingenieure benötigt.
Ingenieurwesen und technische Dienstleistungen: KMU, die in Sektoren wie erneuerbaren Energien und Telekommunikation tätig sind, benötigen oft qualifizierte Mitarbeitende, die einfliegen und an Arbeitsstätten technische Dienstleistungen erbringen. Beispiele für benötigte Fachkräfte sind Elektroingenieure, mechanische Dienstleister und IT-Berater.
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Für Unternehmen bietet die Nutzung des „Fly-in-Fly-out“-Modells mehrere Vorteile:
Auch für die Mitarbeitenden bestehen Vorteile, die es zu beachten gilt.
Indem Sie auf diese Präferenzen der Mitarbeitenden eingehen, verbessern Sie die Loyalitäts- und Bindungsraten und erhalten gleichzeitig Zugang zu den benötigten Fachkräften.
Neben den Vorteilen geht die Verwaltung von FIFO-Mitarbeitenden auch mit einzigartigen Herausforderungen einher.
Komplexe Reiseplanung: Zwar macht jeder Geschäftsreiseplan die Koordination von Transport und Unterkunft erforderlich, bei FIFO-Reisen gestaltet sich das Ganze jedoch noch komplexer. Sie müssen Arbeitspläne und Teamkontinuität berücksichtigen und gleichzeitig geeignete Unterkünfte mit allem Komfort von zu Hause finden – und das oft an abgelegenen Orten.
Budgetbeschränkungen: Die Betriebskosten können erheblich steigen, wenn Sie nicht vorsichtig sind, und Sie sollten bedenken, dass Sie für Personalunterkünfte, Mahlzeiten, Transport und Flüge bezahlen müssen.
Wohlbefinden und Sicherheit der Mitarbeitenden: Lange Schichten, eine hohe Arbeitsbelastung und Zeit weit weg von Angehörigen und Freunden können zu Burnout führen, während industrielle Baustellen strenge Gesundheits- und Sicherheitskontrollen erfordern.
Bei der Planung von FIFO-Reisen werden Sie wahrscheinlich mit einigen dieser Herausforderungen konfrontiert, aber mit angemessener Recherche und Sorgfalt können Sie deren Auswirkungen minimieren.
Wenn das „Fly-in-Fly-out“-Modell sorgfältig mit angemessener Erholungszeit zu Hause umgesetzt wird, wird die ideale Work-Life-Balance geschaffen. Dennoch kann jede Zeit, die fernab von zu Hause verbracht wird, für Mitarbeitende herausfordernd sein. Viele FIFO-Mitarbeitende entscheiden sich für lange 12-Stunden-Schichten an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen als Ausgleich für mehr Tage zu Hause, was wenig Zeit für Erholung lässt.
Um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zu schützen und eine bessere Work-Life-Balance zu fördern, sollten Sie flexible Arbeitsvereinbarungen in Betracht ziehen, die angemessene Freizeit vorsehen. Sie können auch Zugang zu Ressourcen für mentale Gesundheit, Wellness-Apps mit Fitness- und Meditationsprogrammen sowie Einrichtungen zur Selbstfürsorge bieten.
Für eine nahtlose „Fly-in-Fly-out“-Vereinbarung müssen Sie die Anforderungen von Arbeitnehmern und Arbeitgeber in Einklang bringen. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die Sie als Teil Ihrer Strategie berücksichtigen sollten und die Ihnen helfen werden, die oben genannten Herausforderungen zu bewältigen.
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FIFO-Zeitpläne teilen die Zeit auf, die Mitarbeitende vor Ort an der Arbeitsstätte und zu Hause verbringen. Diese sind darauf ausgelegt, die Produktivität vor Ort und die Erholungszeiten abseits der Arbeitsstätte zu maximieren.
Ihr Dienstplan könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
Wenn längere Zeit vor Ort an der Arbeitsstätte benötigt wird, gilt dies in der Regel für Tätigkeiten, die längere Reisezeiten erforderlich machen, wie z.B. auf Ölbohrinseln. Berücksichtigen Sie die Reisedauer, die Intensität der Tätigkeit und die Branchenstandards, um Ihren idealen Dienstplan zu erstellen.
Ganz gleich, ob Sie inländische oder internationale FIFO-Reisen organisieren – denken Sie daran, dass jede Region ihre eigenen Richtlinien und Regeln hat. Achten Sie darauf, Punkte wie Steuerverbindlichkeiten, Vorschriften zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und Visabestimmungen zu recherchieren.
In Ländern wie Australien, in denen FIFO-Tätigkeiten üblich sind, sind möglicherweise spezifische Vorschriften zu befolgen. Beispielsweise umfasst der Work Health and Safety Act 2020 von Westaustralien Verhaltenskodizes für eine bessere psychische Gesundheit, einschließlich Reaktionsstrategien und Risikomanagement.
Die Auswahl der richtigen Unterkunft ist wichtig für den Erfolg jeder Geschäftsreise, aber sie ist besonders wichtig für Mitarbeitende, die oft lange Zeit fernab von zu Hause verbringen. Glücklicherweise sind auf Booking.com for Business Millionen von Unterkünften registriert, um Ihnen dabei zu helfen, die richtige Unterkunft für Ihr Team zu finden. Die Lage steht an erster Stelle – Sie wollen nicht nur die Pendelzeiten Ihres Teams minimieren, sondern auch Hotels und Ferienwohnungen mit guter Anbindung an wichtige Verkehrsknotenpunkte finden.
Bei abgelegenen Baustellen können Ihre Optionen begrenzt sein. Suchen Sie nach günstig gelegenen, maßgeschneiderten Unterkünften, die über voll ausgestattete Küchen, Erholungsmöglichkeiten und Ruhebereiche zum Entspannen verfügen.
In vorstädtischen und städtischen Gebieten haben Sie eine größere Auswahl, einschließlich Aparthotels. Diese können bei längeren Projekten wochen- oder monatsweise gemietet werden und sind komplett mit Küchen, WLAN und separaten Wohnbereichen ausgestattet. Viele bieten auch hotelähnliche Services wie Housekeeping und Fitnessstudios.
Die Verwaltung von FIFO-Reisen erfordert ein sensibles Gleichgewicht zwischen der Erfüllung der Mitarbeiteranforderungen und der Einhaltung des Budgets.
Wenn Ihr Team alle paar Wochen hin- und herfliegt, können Sie sich vorstellen, dass sich die Flugkosten schnell summieren können. Zu den typischen Geschäftsreisekosten gehören außerdem Bodentransfers, Mahlzeiten und Freizeitaktivitäten zur Teambildung. Wenn Sie diese Punkte frühzeitig recherchieren und dabei Daten früherer Projekte berücksichtigen, kann Ihnen das dabei helfen, ein realistischeres Budget auszuarbeiten. Verwenden Sie dann Lösungen wie Booking.com for Business, um Mietwagenpreise, Mietunterkünfte und Businessflüge auf einer einzigen Plattform zu vergleichen und dabei Kostenbeschränkungen anzuwenden, um bessere Compliance zu gewährleisten.
Außerdem muss Ihr Unternehmen auch die Reisekostenrichtlinien sehr klar darlegen. Erstellen Sie eine Liste zulässiger und nicht zulässiger Ausgaben mit konkreten Beispielen und zugelassenen Anbietern.
Ihre FIFO-Reiseplanung endet nicht mit der Buchung von Flügen und Unterkünften. Im Rahmen Ihrer Sorgfaltspflicht ist es wichtig, ein Unterstützungsnetzwerk innerhalb des Unternehmens zu schaffen, das die Schwierigkeiten, die mit längeren Zeiten fernab von zu Hause einhergehen, anerkennt. Wie sieht dieses Netzwerk in der Praxis aus?
Wellness-Initiativen: Sorgen Sie dafür, dass Ihre reisenden Mitarbeitenden fit und gesund bleiben, indem Sie Zugang zu gesunden Mahlzeiten, Fitnessstudios vor Ort und Freizeitsportmöglichkeiten bieten.
Ressourcen für mentale Gesundheit: Stellen Sie FIFO-Mitarbeitenden ein Toolkit zur Verfügung, das sie zur Unterstützung ihrer emotionalen und mentalen Gesundheit nutzen können. Dazu könnten virtuelle oder persönliche Beratung, Peer-Support-Programme und der Zugang zu mentalen Gesundheits-Apps wie Headspace und Betterhelp gehören.
Flexible Zeitplanung: Wenn möglich, erlauben Sie FIFO-Mitarbeitenden, ihre eigenen Dienstpläne zu entwerfen. Einige bevorzugen es vielleicht, längere Schichten zu arbeiten, wenn das bedeutet, mehr Tage zu Hause zu verbringen, während andere kürzere Schichten mit mehr Zeit zum Entspannen vor Ort bevorzugen.
Zwei-Wege-Kommunikation: Regen Sie regelmäßige Rücksprachen und Gespräche mit HR-Verantwortlichen, Führungskräften und Familienmitgliedern an, um die Kommunikationswege offen zu halten, während Mitarbeitende weit weg von zu Hause sind.
Die Komplexität von FIFO-Reisen lässt sich am besten mithilfe von Technologie bewältigen. Mit Booking.com for Business erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Buchungen und stellen gleichzeitig die Einhaltung der Richtlinien sicher. Buchen, verwalten und sehen Sie Reisepläne auf einer einzigen Plattform ein und profitieren Sie zugleich von Echtzeit-Standortverfolgung mit freundlicher Genehmigung von Traxo und optimiertem Reisekostenmanagement mit der Expensify-App. Durch die Standardisierung und Automatisierung von Plänen mit Reiselösungen für KMU wird ein reibungsloseres, stärker unterstützendes Erlebnis für Ihr Team sichergestellt.
Der Erfolg von FIFO-Reisemanagement hängt davon ab, dass Ihr Team bei jedem Schritt unterstützt wird. Sie müssen die beste Unterkunft finden, damit es Ihrem Team vor Ort gut geht, und zugleich den Anforderungen an das Wohlbefinden gerecht werden und lokale Vorschriften einhalten.
Letztendlich bieten „Fly-in-Fly-out“-Möglichkeiten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Während Mitarbeitende mit flexiblen Zeitplänen und bezahlten Vorteilen neue Reiseziele erkunden können, profitieren Unternehmen von einem breiten Pool an Spitzenkräften mit der Bereitschaft, an entfernten Standorten zu arbeiten – und das alles ohne dauerhaft umziehen zu müssen.
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