Der ultimative Leitfaden zu Reiseguthaben von Fluggesellschaften: Nutzen Sie es, bevor Sie es verlieren

Wenn Sie ein Team von Vielfliegern verwalten oder selbst einer sind, haben Sie wahrscheinlich eine gewisse Menge an Reiseguthaben als Entschädigung für Beeinträchtigungen angesammelt.

Allein im Jahr 2024 gaben 8 von 10 Geschäftsreisenden an, während einer Geschäftsreise irgendeine Form von Reiseverzögerungen erlebt zu haben. Viele Regionen, wie beispielsweise die EU, bieten umfassenden Schutz für die Passagiere im Falle von Flugverspätungen und -ausfällen. In anderen Regionen, wie etwa in den USA, liegt es im Ermessen der Fluggesellschaft – und wenn Geschäftsreisende selbst Änderungen an einem bestehenden Ticket vornehmen müssen, erlauben die Buchungsbedingungen möglicherweise nicht immer eine Rückerstattung in bar.

In solchen Fällen können Fluggesellschaften ggf. anstelle von direkten Erstattungen für Ausfälle und Verspätungen Flugguthaben anbieten. Dieses Reiseguthaben kann angespart und zur Bezahlung zukünftiger Flüge verwendet werden.

Es ist jedoch wichtig, zu wissen, dass jede Fluggesellschaft ihre eigenen Regeln und Beschränkungen für das Einlösen von Flugguthaben hat. Und ohne geeignete Systeme zur Nachverfolgung kann Guthaben verfallen, bevor Sie die Möglichkeit haben, es zu verwenden.

Im Folgenden erläutern wir die Funktionsweise von Flugreiseguthaben und geben Ihnen einige Tipps, wie Sie Wertverluste verhindern können.

Was ist Reiseguthaben?

Reiseguthaben kann zur Deckung der Kosten für Hotels oder Flüge verwendet werden. Beispielsweise kann Flugguthaben bis zum vollen Wert des ursprünglichen Tickets im Tausch für zukünftige Flüge verwendet werden. Flugguthaben wird gemäß den individuellen Geschäftsbedingungen der Fluggesellschaft ausgestellt und verwaltet. Das bedeutet, dass die Ablaufdaten und Regeln hinsichtlich der Übertragbarkeit je nach Fluggesellschaft variieren. Dies sollten Sie überprüfen, bevor Sie angespartes Guthaben für die Buchung zukünftiger Geschäftsreisen verwenden.

Im Gegensatz zu Prämienprogrammen, die beispielsweise Sitzplatz-Upgrades oder andere Prämien der Fluggesellschaft ermöglichen, ist Reiseguthaben an das ursprüngliche Ticket und die Tarifbedingungen geknüpft.

Warum wird Reiseguthaben ausgestellt?

Reiseguthaben wird in der Regel ausgestellt, wenn Passagiere von Serviceunterbrechungen oder -beeinträchtigungen jeglicher Art betroffen sind und die Buchungsbedingungen keine Erstattung in bar zulassen. Stattdessen wird als Entschädigung ein Guthaben angeboten. Bei Flügen können derartige Beeinträchtigungen bzw. Unterbrechungen beispielsweise durch Faktoren wie die folgenden verursacht werden:

• Schlechtes Wetter
• Technische und Wartungsprobleme
• Probleme in Zusammenhang mit der Crew
• Stromausfälle

Das Guthaben wird oft im Verhältnis zum Ausmaß der Unannehmlichkeiten ausgestellt. Bei Flugausfällen sollten Sie ein Guthaben in Höhe des vollen Werts erhalten. Bei kleineren Verspätungen erhalten Sie möglicherweise nur einen proportionalen Anteil des Ticketwerts. Einige Fluggesellschaften bieten Flugguthaben als Entschädigung für entstandene Unannehmlichkeiten wie verlorenes Gepäck oder schlechten Bordservice an.

Der Erhalt von Flugguthaben kann auch vom Passagier selbst initiiert werden. Wenn Sie den ursprünglichen Flug aufgrund von Änderungen der Geschäftspläne stornieren, stellen Fluggesellschaften möglicherweise Reiseguthaben aus. Anstelle einer Erstattung können Sie sich auch für den Erhalt eines Guthabens entscheiden, das Sie für eine Ersatzbuchung verwenden können.

Reiseguthaben für Flüge: So funktioniert’s

Das Guthaben einer Fluggesellschaft ist an die ursprüngliche Ticketnummer und die Tarifbedingungen geknüpft. Das bedeutet, dass Sie es nur verwenden können, um einen Ersatzflug bei derselben Fluggesellschaft oder demselben Partnernetzwerk zu buchen.

Flugguthaben hat in der Regel eine Gültigkeitsdauer von 12 bis 24 Monaten, was jedoch ebenfalls je nach Fluggesellschaft variieren kann.

Welche Arten von Flugguthaben gibt es?

Im Folgenden finden Sie einige der unterschiedlichen Ansätze für Reiseguthaben, auf die Sie stoßen könnten:

• Barwert: Das Guthaben entspricht dem Barwert des ursprünglichen Businessflugs. Wenn Sie eine Umbuchung auf einen neuen, günstigeren Flug vornehmen, verbleibt das übrige Guthaben als Restguthaben bei der Fluggesellschaft. Ist der neue Flug teurer, müssen Sie die Differenz bezahlen.
• Ticket-gegen-Ticket-Tausch: Diese Art von Guthaben kann nur verwendet werden, um Ihr altes Ticket gegen ein anderes zu tauschen. Ist der neue Flug günstiger, verlieren Sie den Restwert anstatt ihn anzusparen.
• Flugroute-gegen-Flugroute-Tausch: Die restriktivste Form des Flugguthabens besteht im Tausch der Flugroute, wobei Sie Ihr Guthaben für den ursprünglichen Flugreiseplan verwenden müssen. Das bedeutet, dass Sie Guthaben nur verwenden können, um einen Flug auf derselben Route zu buchen, einschließlich des Abflughafens, des Zielorts und ggf. der Anschlussflüge.

Wie lange sind Reiseguthaben gültig?

Die meisten Guthaben verfallen innerhalb von ein oder zwei Jahren. Das Ablaufdatum eines Guthabens kann eines von zwei Dingen bedeuten:

• Buchungsfrist: die Frist für die Buchung eines neuen Fluges
• Reisefrist: die Frist für den Abschluss der Reise

Überprüfen Sie grundsätzlich die Geschäftsbedingungen des Guthabens, um herauszufinden, um welche Art von Ablaufdatum es sich handelt. Wenn dies aus den Informationen, die Sie zusammen mit Ihrem Guthaben erhalten haben, nicht klar hervorgeht, überprüfen Sie dies unbedingt auf der Website der Fluggesellschaft oder indem Sie sich an das Kundenserviceteam wenden.

Wenn Ihr Guthaben bald abläuft und Sie das Flugguthaben nicht für eine unmittelbar bevorstehende Geschäftsreise benötigen, gibt es je nach Vorschriften der Fluggesellschaft verschiedene Vorgehensweisen.

• Rufen Sie die Kundenservice-Hotline der Fluggesellschaft an, um eine Verlängerung zu beantragen.
• Buchen Sie einen erstattbaren Flug und stornieren Sie ihn dann, um ein neues Guthaben und Ablaufdatum zu erhalten.

Guthaben einlösen: So verwenden Sie Ihr Flugguthaben

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihr Flugguthaben zum Kauf von Businessflügen verwenden.

Schritt 1: Finden Sie Ihr Guthaben

Suchen Sie zunächst das Guthaben in Ihrem Online-Konto bei der Fluggesellschaft.

Einige Fluggesellschaften, wie z.B. United, verfügen über eine Funktion zum Finden von Reiseguthaben, um Ihnen die Suche zu erleichtern. Geben Sie den Nachnamen des Geschäftsreisenden und die ursprüngliche Buchungsnummer ein, um alle zugehörigen Flugguthaben zu finden.

Schritt 2: Sehen Sie sich die Details des Guthabens an

Wenn Sie das Guthaben gefunden haben, überprüfen Sie das Ablaufdatum, um herauszufinden, ob es sich um eine Buchungs- oder Reisefrist handelt. Sie sollten außerdem den Betrag und die Referenznummer des Guthabens sowie etwaige Buchungsbedingungen sehen können.

Schritt 3: Buchen Sie einen neuen Flug

Buchen Sie den Flug für Ihre Geschäftsreise wie gewohnt, ganz gleich, ob Sie dies über die Website der Fluggesellschaft oder über eine Plattform wie Booking.com for Business tun. Achten Sie bei der Verwendung eines Aggregators darauf, die Suche auf die jeweilige Fluggesellschaft zu beschränken.

Sie müssen sich in Ihrem Konto bei der Fluggesellschaft anmelden, damit beim Buchungsabschluss Flugguthaben angezeigt wird. An dieser Stelle können Sie dann mit Reiseguthaben bezahlen und eine separate Zahlungsmethode hinzufügen, um ggf. den etwaigen Restbetrag zu begleichen. Und wenn Sie kein Prämienkonto bei der Fluggesellschaft haben, können Sie die Referenznummer Ihres Reiseguthabens auch manuell eingeben.

Was passiert, wenn Sie das Guthaben nicht komplett nutzen?

In den meisten Fällen bleibt der restliche Guthabenbetrag in Ihrem Konto bestehen oder die Fluggesellschaft stellt das verbleibende Guthaben mit einer neuen Referenznummer und einem neuen Ablaufdatum erneut aus. Wenn Sie jedoch Guthaben vom Typ „Ticket gegen Ticket“ oder „Flugroute gegen Flugroute“ verwenden, verlieren Sie jeglichen verbleibenden Betrag.

Beispiele für Flugguthaben: Welche Regeln gelten bei den verschiedenen Fluggesellschaften?

Bevor Sie buchen, sollten Sie sich vergewissern, ob Ihre Fluggesellschaft über Richtlinien in Bezug auf Flugguthaben verfügt, da dies nicht bei allen der Fall ist.

KLM

KLM bietet Reisegutscheine, um Kunden für Reisen, die nicht wie geplant verlaufen, eine Erstattung zu gewähren. Für diese Reisegutscheine gilt Folgendes:

• Sie dürfen vom Inhaber des Gutscheins und allen mitreisenden Personen gemäß der ursprünglichen Buchung verwendet werden.
• Die Gutscheine können erstattbar sein (in diesem Fall wird das Geld auf Ihr Bankkonto überwiesen) oder nicht erstattbar (in diesem Fall muss es für die Buchung eines zukünftigen Flugs verwendet werden).
• Reisegutscheine von KLM sind gültig für Flüge mit KLM, Delta, Air France oder Virgin Atlantic.
• Nicht erstattbare Gutscheine müssen innerhalb von 12 Monaten ab dem Ausstellungsdatum verwendet werden.

Lufthansa

Die Flight Value Vouchers von Lufthansa können zur Buchung zukünftiger Flüge verwendet werden. Zudem gelten die folgenden Bedingungen:

• Die Buchung muss online erfolgen.
• Sie müssen innerhalb von 3 Jahren nach der Annullierung des ursprünglichen Flugs verwendet werden.
• Es muss über die Website von Lufthansa darauf zugegriffen werden, indem Sie ein Lufthansa-Profil erstellen.
• Sie müssen zur Buchung eines Flugs vom selben Abflugort wie der ursprüngliche Flug verwendet werden.

Zu den weiteren Hauptmerkmalen dieser Gutscheine gehören die folgenden Aspekte:

• Sie können nicht zur Bezahlung von Extras wie Gepäck oder Sitzplatzauswahl verwendet werden.
• Sie können eine standardmäßige Erstattung beantragen, wenn Sie Ihren Voucher nicht verwenden können.

British Airways

Ab September 2025 bietet British Airways nur standardmäßige Erstattungen und keine Reiseguthaben oder Fluggutscheine an. Bei verpassten/verspäteten Anschlussflügen werden Sie automatisch auf den nächsten verfügbaren Flug gebucht (vorausgesetzt dieser Anschlussflug war mit British Airways vorgesehen).

Vueling

Vueling bietet Flugguthaben aus mehreren Gründen:

• Sie haben sich für einen Flug an einem anderen Datum entschieden.
• Bei Ihrem Flug ist es zu einem Vorfall bzw. einer Unterbrechung gekommen.

Das Flugguthaben dieser Billigfluggesellschaft wird nur angeboten, wenn Sie bei der ursprünglichen Buchung einen „Flex“- oder „Fly Grande“-Tarif ausgewählt haben, und kann erstaunlich flexibel verwendet werden:

• Sie können Ihren Flug bis zu 48 Stunden vor dem Abflug stornieren.
• Sie können Ihr Flugguthaben bis zu 18 Monate nach dem Datum Ihres ursprünglichen Flugs verwenden.
• Sie können damit bei neuen Buchungen für Extras wie Gepäck bezahlen.
• Sie können eine Umbuchung auf einen neuen Flug an einem beliebigen Datum und mit einem beliebigen Zielort für sich selbst und andere buchen.

Allerdings kann Flugguthaben infolge mehrerer Ausfälle/Stornierungen nicht kombiniert werden, um einen höheren Gesamtbetrag zu erreichen.

Turkish Airlines

In den Fluggastrechten von Turkish Airlines wird kein Flugguthaben erwähnt und Folgendes dargelegt:

• Für Flugunterbrechungen und -beeinträchtigungen aufgrund von Wetterbedingungen, Naturkatastrophen, Sicherheitsrisiken, unvorhergesehenen Problemen in Zusammenhang mit der Flugsicherheit, Streiks oder politischen Unruhen besteht kein Anspruch auf Entschädigung.
• Bei der Umleitung, Überbuchung oder Annullierung von Flügen kann unter Umständen eine Erstattung gewährt werden.

Es wird empfohlen, sich direkt mit Turkish Airlines in Verbindung zu setzen, um zu erfahren, was unter den jeweiligen Umständen angeboten werden kann.

United Airlines

Wenn Sie Ihren United-Flug stornieren oder auf einen günstigeren umbuchen, erhalten Sie möglicherweise Guthaben für zukünftige Flüge.

• Guthaben kann zur Buchung von Flügen mit United, United Express und Partnerunternehmen verwendet werden.
• Die Flüge müssen über die eigene Website oder App von United gekauft werden.
• Guthaben ist in der Regel ein Jahr gültig.
• Flugguthaben ist nicht übertragbar.
• Bei Guthaben für künftige Flüge gilt eine Reisefrist, was bedeutet, dass die Reise vor dem angegebenen Ablaufdatum beginnen muss.

Guthaben kann zum Kauf einiger Dinge verwendet werden, bei denen es sich nicht um ein Ticket handelt, wie etwa „Economy Plus“-Sitzplätze. Dies muss jedoch bei der Buchung erfolgen und kann nicht als separates Upgrade vorgenommen werden.

Emirates Airlines

Wenn Sie geschäftlich mit Emirates fliegen und Anspruch auf eine Erstattung haben, erhalten Sie möglicherweise eine Gutschrift in Form eines „Electronic Miscellaneous Document“ (EMD), das an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird.

• Gutschriften sind ab dem Datum der Ausstellung für ein Jahr gültig.
• Gutschriften können verwendet werden, um für zukünftige Flüge mit Emirates zu bezahlen.

Auf Wunsch tauscht Emirates Gutschriften auch gegen eine Erstattung in bar ein. Füllen Sie einfach das Online-Formular zum Beantragen einer Erstattung aus.

So maximieren Sie den Wert von Flugguthaben

Wenn Sie ein Travel Manager sind und sicherstellen müssen, dass Reisen innerhalb des Budgets erfolgen, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, wie Sie den Wert aller angesparten Reiseguthaben maximieren können, bevor diese verfallen. Die folgenden Tipps können hilfreich sein:

• Lesen Sie die Geschäftsbedingungen sorgfältig durch, um herauszufinden, ob es sich bei den Ablaufdaten um Reise- oder Buchungsfristen handelt.
• Bringen Sie in Erfahrung, ob Flugguthaben zwischen Geschäftsreisenden in Ihrem Unternehmen übertragen werden können.
• Verwenden Sie Guthaben mit höherem Wert, um mehrere günstigere Flüge zu buchen, sofern zulässig.
• Suchen Sie bei Guthaben, bei denen nach der Verwendung der Restwert verloren geht, nach vergleichbaren Flugreiseplänen, die der ursprünglichen Geschäftsbuchung entsprechen – bei derselben Fluggesellschaft und mit dem gleichen Zielort.
• Wählen Sie Erstattungen anstelle von Guthaben, um flexibler zu sein.
• Buchen Sie einen neuen Flug mit der Möglichkeit, gebührenfrei Änderungen vorzunehmen, und ändern Sie die Flugdaten dann später.

So automatisieren und verfolgen Sie Flugreiseguthaben

Das manuelle Verfolgen von Guthaben der einzelnen Fluggesellschaften ist zeitaufwendig und mühsam. Für Unternehmen mit Vielfliegern empfiehlt es sich, ein organisiertes System zu erstellen, um alle Guthaben an einem Ort zu verfolgen.

Reisemanagement-Lösungen für alle Reiseaspekte bieten eine umfassende Übersicht über Flüge. Beispielsweise hat sich Booking.com for Business mit Traxo zusammengetan, um Echtzeit-Daten zu Geschäftsreisen zu liefern. Unternehmen können Geschäftsreisebuchungen an einem Ort einsehen, ganz gleich, welche Plattform die Mitarbeiter zur Buchung ihrer Flüge verwenden.

Indem Daten automatisch aus Reisebestätigungs-E-Mails extrahiert werden, können Sie eine zentrale Datenbank mit Buchungsinformationen, einschließlich Reiseguthaben, erstellen. Dabei sollten relevante Informationen wie die folgenden einsehbar sein:

• Die spezifischen Bedingungen der jeweiligen Fluggesellschaft
• Ablaufdaten
• Die Beträge der jeweiligen Flugguthaben

Wenn Ihr Team rund um die Uhr Zugriff auf Guthaben, Beträge und Ablaufdaten hat, können Ihre Teammitglieder Flugreisen besser verwalten, um den Verfall von Guthaben zu verhindern.

Mithilfe eines Reisemanagementsystems können Sie auch die Verfolgung von Flugtickets automatisieren. Verfolgen Sie jedes Flugticket von der Buchung bis zur Nutzung, damit Sie wissen, ob es nicht in Anspruch genommene Tickets gibt, die möglicherweise für eine Erstattung infrage kommen.

Für eine bessere Compliance sollten Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinien so anpassen, dass ungenutztes Guthaben für zukünftige Buchungen aufgewendet wird. Im Rahmen Ihrer Standardrichtlinien könnten Sie auch festlegen, dass Geschäftsreisende Reiseadministratoren über Flugguthaben und Ablaufdaten informieren müssen.

Und schließlich ist es grundsätzlich immer eine gute Sache, bei der Buchung von Geschäftsreisen flexible Stornierungsrichtlinien zu priorisieren. Wählen Sie Tickets, die gebührenfreie Änderungen und Stornierungen ermöglichen, und wählen Sie für maximale Flexibilität Erstattungen anstelle von Guthaben, wenn die jeweilige Fluggesellschaft diese Wahlmöglichkeit bietet.

Wenn Sie sich besser mit Reiseguthaben von Fluggesellschaften und den Alternativen dazu auskennen, können Sie die finanziellen Auswirkungen von Reiseunterbrechungen und -beeinträchtigungen besser minimieren.