Die Bedeutung der Verfolgung von Geschäftsreisenden für die Sorgfaltspflicht von Unternehmen

Ganz gleich, ob Mitarbeitende an globalen Konferenzen teilnehmen oder Kurzstrecken zurücklegen, um Standorte vor Ort zu besuchen – mit Technologien zur Verfolgung von Reisenden bleiben Sie stets über die aktuellen Aufenthaltsorte Ihres Teams in jeder Phase informiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie bei Problemen vor Ort – von Wetterwarnungen bis hin zu Änderungen des Zeitplans – sofortige Unterstützung aus der Ferne bieten können.

Die Sicherheit der Mitarbeitenden hat für Unternehmen oberste Priorität. Gemäß einer Studie der GBTA ist sie für Unternehmen bei der Auswahl eines Reiseprogramms ein wesentlicher Faktor (40%), gefolgt von Kosteneinsparungen (19%) und der Integration von Technologie (11%). Und mit dem richtigen Tool für die Standortfreigabe können Sie alle drei Punkte gleichzeitig angehen.

In diesem Leitfaden erläutern wir die umfassenden Vorteile der Standortverfolgung von Mitarbeitenden und wie dies funktioniert. Zudem erfahren Sie auch, wie Sie die Standorte von Mitarbeitenden mithilfe von Echtzeitdaten einsehen und gleichzeitig ihre Privatsphäre schützen können. Ausgestattet mit der neuesten Technologie gewinnt Ihr Unternehmen neue Geschäftsreiseerkenntnisse, die Ihnen helfen können, alle Anforderungen an die Sorgfaltspflicht zu erfüllen.

Was ist Technologie zur Verfolgung von Reisenden?

Ein „Reise-Tracker“ ist ein Sammelbegriff für technologisch fortschrittliche Tools, die von Unternehmen zur Überwachung und Unterstützung ihrer Teammitglieder auf Geschäftsreisen verwendet werden. Zwar bieten nicht alle Apps zur Reiseverfolgung dieselben Funktionen, aber die meisten nutzen Echtzeitdaten, um die Standorte und Reisepläne der Mitarbeitenden zu verwalten und so die Unterstützung zu verbessern.

Diese Tools für die Standortfreigabe gehen einen Schritt weiter als herkömmliche Flug-Tracker, die den Verlauf einzelner Flüge verfolgen und Benachrichtigungen zum Standort, zum Status und zu den Ankunftszeiten bieten. Außerdem bieten Sie eine umfassende Übersicht über die Flugrouten, Hotelbuchungen, den Transport und andere Details.

Was ist der Hauptzweck der Reiseverfolgung?

Für Unternehmen ist die Sicherheit der Mitarbeitenden das wichtigste Ziel der Reiseverfolgung. Wenn Sie in der Lage sind, die genauen Standorte aller reisenden Mitarbeitenden in Echtzeit zu verfolgen, können Sie bei Notfällen oder Verspätungen schnell reagieren und gezielte Unterstützung bieten.

Weitere Vorteile von Tools zur Verfolgung von Reisen:

Schnellere Kommunikation mit den Reisenden

Wenn Sie den genauen Standort eines Geschäftsreisenden kennen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen bei Bedarf schnell mit ihm kommunizieren kann. Dabei kann es sich um einfache Dinge handeln, wie z.B. den Reisenden über ein abgesagtes Kundenmeeting zu informieren, während er unterwegs ist.

In Krisenzeiten, wie z.B. bei Naturkatastrophen, bei denen Stromausfälle die E-Mail-Funktionen beeinträchtigen, ist dies von entscheidender Bedeutung. Reiseverfolgungssysteme können mit den bevorzugten Kommunikationsmethoden des Unternehmens verknüpft werden, z.B. SMS-Nachrichten und In-App-Benachrichtigungen.

Verbesserte Sorgfaltspflicht und Einhaltung von Richtlinien

Beim Geschäftsreisemanagement geht es nicht nur um die Buchung von Flügen und Unterkünften, sondern auch darum, im Rahmen einer soliden Richtlinie zur Sorgfaltspflicht das Wohlbefinden und die Sicherheit aller Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Zu wissen, wo sich Ihre Mitarbeitenden aufhalten, hilft Ihnen dabei, die Anforderungen an Ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen. Mithilfe von Assistenz-Apps und Echtzeit-Standortfreigabe können sich die Mitarbeitenden bei Bedarf melden, um ihren Standort zu bestätigen. Tools zur Verfolgung von Reisenden verfügen auch über integrierte Sicherheitsmaßnahmen, um in Echtzeit auf Risiken hinzuweisen und proaktive Benachrichtigungen bereitzustellen, wenn extreme Wetterereignisse und Sicherheitsprobleme auftreten. Und wenn es vor Ort zu einem Zwischenfall kommt, kann Ihr Unternehmen sofort und ohne Verzögerung die erforderliche Unterstützung bieten, einschließlich Evakuierung, wenn nötig.

Effizienteres Reisemanagement

Neben der Gewährleistung der Sicherheit von Geschäftsreisenden trägt die Reiseverfolgung auch zu einem effizienteren Buchungs- und Finanzverwaltungsprozess bei. Systematische Sharing-Tools liefern umfassende Daten der Reisenden, um die Reisekosten in Echtzeit zu überwachen. Die besten Tools zur Verfolgung von Reisenden lassen sich nahtlos in Ihre bestehenden Reisemanagement-Plattformen integrieren und ermöglichen den Datenaustausch in den Bereichen Reise, Sicherheit und Ausgaben.

Durch integrierte Richtlinien wird sichergestellt, dass die Ausgaben der reisenden Mitarbeitenden innerhalb der festgelegten Budgetparameter liegen, was den Genehmigungsprozess optimiert. Dadurch verringert sich der Verwaltungsaufwand für die Kostenverfolgung, die Berichterstattung und die Einhaltung der Vorschriften.

Verbessertes Wohlbefinden der Reisenden

Diese Tools bieten zusätzliche Unterstützung für Mitarbeitende, die auf Geschäftsreisen Unruhe und Stress empfinden, insbesondere, wenn sie weit weg von zu Hause oder allein zu internationalen Reisezielen unterwegs sind. Diese Unterstützung ist unerlässlich. Gemäß einer Meinungsumfrage unter Geschäftsreisenden im Vereinigten Königreich sind 60% der Meinung, dass ihre Arbeitgeber mehr für ihre Sicherheit tun könnten, und 69% gaben an, dass sie eine Geschäftsreise ablehnen würden, wenn die Sicherheit nicht an erster Stellte steht.

Eine App zur Verfolgung von Reisenden gibt den Mitarbeitenden die Gewissheit, dass das Unternehmen auf sie achtgibt und bereit ist, Unterstützung zu bieten, wenn die jeweilige Situation es erforderlich macht. Benachrichtigungen bei Reiseunterbrechungen mindern das Risiko frustrierender Verzögerungen und sorgen für einen reibungslosen und planmäßigen Ablauf der Reise.

Wer nutzt Reise-Tracker?

Obwohl sie oft mit Konzernen in Verbindung gebracht werden, sind Apps zur Verfolgung von Reisenden für Unternehmen jeder Größe nützlich. Wenn die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens häufig auf Geschäftsreisen gehen, ist es wahrscheinlich, dass Sie von einem Tool zur Verfolgung von Reisenden profitieren.

*   Fachleute der Personalabteilung können die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und Anforderungen an die Sorgfaltspflicht gewährleisten. *   Travel Manager können basierend auf früheren Reisen und Vorlieben sicherstellen, dass die Buchungen den Anforderungen jedes Reisenden entsprechen. *   Finanzteams können von zentraler Stelle aus auf die Daten der Reisenden zugreifen, um die Bugetierung, Prognosen und das Ausgabenmanagement zu vereinfachen. *   KMU nutzen die Daten, um alle oben genannten Punkte zu erreichen und um neue Strategien zu entwickeln, die auf den Lehren aus früheren Reisen basieren.

Wie funktioniert Technologie zur Verfolgung von Reisenden?

Unternehmen stehen zwei verschiedene Stufen von Tracking-Technologie zur Verfügung.

Bei der ersten handelt es sich um Tools zur Reiseverfolgung in Echtzeit mit spezieller Software zur Datenaggregation, die sich in Buchungsplattformen integrieren lässt. Wenn Mitarbeitende ihren Flug, ihr Hotel oder ihren Mietwagen über eine integrierte Plattform buchen, werden die Details automatisch in das System eingespeist, das dann automatisch aktuelle Informationen über ihren aktuellen Reisestatus bereitstellt.

Wenn dann vor Ort Situationen auftreten, die die Sicherheit der Reisenden beeinträchtigen könnten, sendet das System eine Benachrichtigung. So können sich die Unternehmen dann schnell mit ihren Mitarbeitenden in Verbindung setzen, um Rückmeldung bitten oder über zugelassene Kanäle weitere Unterstützung bieten.

Bei einer zweiten, umfassenderen Art von Tracking-Tool kommt Live-GPS- oder Telefon-Tracking-Technologie zum Einsatz, um die Bewegungen der Mitarbeitenden zu verfolgen. Diese Tools werden in der Regel in Fällen eingesetzt, bei denen im Rahmen der Risikobewertung die Möglichkeit politischer Unruhen oder gesundheitlicher Notfälle identifiziert wird.

Umgang mit Datenschutzbedenken bei der Verwaltung von Geschäftsreisedaten

Bei der Reiseverfolgung werden große Mengen von Geschäftsreisedaten verarbeitet und gespeichert. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie alle relevanten Datenschutzgesetze einhalten, wie z.B. die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union, den Digital Personal Protection Act (Gesetz zum Schutz digitaler persönlicher Daten) Indiens oder die Privacy Principles (Datenschutzgrundsätze) Australiens.

In den Vereinigten Staaten gibt es keine einheitlichen Bundesdatenschutzgesetze, sondern der Datenschutz variiert von Bundesstaat zu Bundesstaat – Beispiele sind der California Consumer Privacy Act (Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Verbrauchern) und der Virginia Data Protection Act (Datenschutzgesetz des Bundesstaats Virginia).

Abgesehen von Bedenken in Bezug auf die Datenverarbeitung sind einige Mitarbeitende unsicher, was die Verfolgung ihrer Bewegungen für ihre persönliche Privatsphäre bedeutet. Dies ist einer der Gründe für die geringe Verbreitung von Reisesicherheits-Apps – World Travel Protection berichtet, dass, obwohl 70% der befragten Geschäftsreisenden angaben, dass ihr Unternehmen die Nutzung einer solchen App fördert, nur 30% sie aktiv heruntergeladen haben.

Wie gewährleisten Reise-Tracker den Datenschutz?

Zusätzlich zur Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie unter anderem der Datenschutzgrundverordnung verfügen Tools zur Standortfreigabe über verschiedene Sicherheitsfunktionen, einschließlich Multi-Faktor-Authentifizierung und Datenverschlüsselung. Sie erfordern die ausdrückliche Zustimmung der Nutzenden und beschränken die Daten auf zugelassene Zwecke.

Es besteht der Irrglaube, dass Apps zur Verfolgung von Reisenden dazu dienen, die Bewegungen von Mitarbeitenden zu erfassen, obwohl sie eigentlich dazu gedacht sind, Mitarbeitende über Zwischenfälle in der Nähe zu informieren.

Vor dem Einsatz von Tools zur Reiseverfolgung ist es wichtig, ihre Funktionsweise zu erklären, darzulegen, was genau damit einhergeht, und die volle Zustimmung jedes Geschäftsreisenden einzuholen. Und die Tatsache, dass 75% der Mitarbeitenden gewisse Bedenken bezüglich der Sicherheit auf Geschäftsreisen äußern, bedeutet letztlich, dass sich die meisten Unterstützung wünschen, während sie unterwegs sind.

Um die Akzeptanz zu fördern, müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen der Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflicht und dem Schutz der Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden finden, indem Sie sich für verschlüsselte, konforme Apps entscheiden.

Funktionen, auf die Sie bei Apps zur Reiseverfolgung achten sollten

Um die Vorteile von Systemen zur Standortfreigabe zu maximieren, sollten Sie nach Geschäftsreise-Apps suchen, die über Funktionen wie die folgenden verfügen:

*   Live-Übersichtskarte mit den Standorten aller Mitarbeitenden *   Automatische Synchronisierung der Reisepläne *   Standortbasierte Echtzeit-Benachrichtigungen zu Risikofaktoren und Reiseunterbrechungen *   Kommunikationsmöglichkeiten über mehrere Kanäle wie E-Mail, SMS und In-App-Nachrichten *   Integration in vorhandene Reisemanagementlösungen

Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden mit den richtigen Tools

Ihr Unternehmen ist moralisch und oft auch rechtlich verpflichtet, die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden zu gewährleisten, und Sie haben die Sorgfaltspflicht, dies zu fördern. Ohne Zugriff auf die Daten der Reisenden sind diese Verpflichtungen jedoch nur theoretisch. Und herkömmliche Methoden zur Verwaltung von Reiseplänen wie Tabellenkalkulationsprogramme und eigenständige Rückmeldungen gehen mit Zeitverzögerungen einher, die zu kritischen Kommunikationslücken führen können, wenn die Reisenden Ihre Unterstützung am dringendsten benötigen.

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die dabei helfen, einen besseren Überblick über die Reisepläne zu erhalten, aber eines der umfassendsten ist Traxo. Wenn Sie die Traxo-Funktion in Booking.com for Business aktivieren, erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Standorte der Reisenden in Echtzeit. Dieses Tool für Reisestandorte lässt sich in Reisemanagementsysteme integrieren und sammelt Daten aus Buchungen von Reisenden.

Mithilfe von Traxo sind Sie in der Lage, Geschäftsreisende schnell zu lokalisieren, um bei Bedarf schnell reagieren zu können und gleichzeitig proaktive Unterstützung zu leisten. Traxo vereinfacht auch das Geschäftsreisemanagement, indem es sich in Dienste wie Expensify integrieren lässt, um Reisebuchungen mit Kosten zu synchronisieren.

Nützliche Tipps für die Implementierung eines Reiseverfolgungssystems

Nachdem Sie die richtige Technologie zur Reiseüberwachung ausgewählt und implementiert haben, können Sie mit diesen nützlichen Tipps optimal davon profitieren.

Legen Sie Ihre Richtlinien für die Reiseverfolgung fest

Welche Ziele verfolgen Sie mit dem Einsatz von Apps zur Reiseverfolgung? Möchten Sie die Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflicht verbessern, Ihre Reisemanagementprozesse optimieren oder alle oben genannten Punkte erreichen? Legen Sie Ihre Ziele fest und definieren Sie klar, wie sie mit dem neuen System erreicht werden können.

Wählen Sie ein Tool, das sich in bestehende Systeme integrieren lässt

Die besten Tools zur Reiseverfolgung arbeiten nahtlos mit Ihren vorhandenen Reisemanagementlösungen zusammen. Dies sorgt für eine einheitliche, bedienungsfreundliche Erfahrung, mit der sich reisende Mitarbeitende am wohlsten fühlen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden und holen Sie deren Zustimmung ein

Sobald Sie Ihre Richtlinien festgelegt und ein System ausgewählt haben, sollten Sie es Ihren Mitarbeitenden unmissverständlich erklären, einschließlich der Sicherheitsvorteile. Führen Sie Schulungen durch, um die Verwendung der neuen Technologie zur Standortfreigabe zu erklären, und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden fortwährend darüber, wie ihre Standortdaten verwendet und geschützt werden. Und schließlich sollten Sie Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes ausräumen, indem Sie die Freigabe von Standortdaten zu einem Prozess machen, dem die Mitarbeitenden optional zustimmen können.

Bleiben Sie auf dem neuesten Stand der Technik

Es ist wichtig, zertifizierte Überwachungssoftware zu verwenden, die von einem registrierten, verifizierten Anbieter stammt, der alle gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf Datensicherheit und das Recht der Mitarbeitenden auf Privatsphäre einhält. Ihr Unternehmen sollte auch regelmäßige Prüfungen in Bezug auf die Zuverlässigkeit und Compliance durchführen und vorgeschlagene Software-Updates installieren, um die Systeme mit den neuesten Sicherheitsfunktionen auf dem aktuellen Stand zu halten.

Verstehen Sie die Grenzen der Standortfreigabe

Auch wenn sie in vielen Situationen nützlich sind, machen Tools zur Standortfreigabe immer noch menschliche Überwachung erforderlich. Wenn Mitarbeitende beispielsweise keine zugelassenen Buchungstools verwenden, werden ihre Reisepläne möglicherweise nicht mit dem System synchronisiert. Darüber hinaus können sich Benachrichtigungen in Bezug auf Reiseunterbrechungen oder Sicherheitsprobleme verzögern wenn die Mitarbeitenden in Gebiete mit schlechter Netz- bzw. Internetverbindung reisen. Beachten Sie diese Einschränkungen, wenn Sie Ihre Systeme automatisieren.

Verbesserung des Reisemanagements mithilfe der heute verfügbaren Lösungen für Geschäftsreisen

Wenn Ihr Unternehmen mit reisenden Mitarbeitenden zu tun hat, brauchen Sie moderne, innovative Methoden, um deren Sicherheit zu gewährleisten, und die besten Apps für das Geschäftsreisemanagement bieten eine umfassende Lösung. Booking.com for Business bietet Ihnen eine umfassende Übersicht über die Reisepläne sowie Aktualisierungen in Echtzeit, um Ihnen bei der Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflicht zu helfen. Verwalten Sie Reisepläne während des Ablaufs der Reise, um die Reaktionszeit bei Sicherheitsproblemen zu verbessern und zugleich eine bessere Nutzererfahrung zu bieten.