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Ob durch manuelle Fehler oder Phishing-Betrug – Reisekostenbetrug ist für Unternehmen kostspielig.
Bei vollgepackten Geschäftsreisen kann eine Vielzahl von Geschäftsessen mit Kunden und gemeinschaftlichen Taxifahrten zu ehrlichen Fehlern führen. Auch wenn sie auf den ersten Blick unbedeutend erscheinen – eine doppelte Rechnung hier, ein fehlerhafter Beleg dort – führen diese kleinen Fehler mit der Zeit zu großen Verlusten.
Die Kosten sind überwältigend: Einigen Schätzungen zufolge könnte der Betrug bei den Geschäftsreisekosten bis 2028 weltweit einen Schaden von 200 Milliarden USD verursachen. Das alles summiert sich, insbesondere für KMU, die mit geringeren Gewinnspannen arbeiten als größere Unternehmen. Da bis zu 10% der weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen auf Betrug zurückzuführen sind, kann es sich Ihr Unternehmen nicht leisten, dieses Problem zu ignorieren.
Viele betrügerische Ausgaben werden durch Schwachstellen in der Reisekostenrichtlinie eines Unternehmens verursacht, während unzureichende Cybersicherheitsprotokolle Geschäftsreisende anfälliger für gängige Online-Phishing-Betrugsversuche machen.
In diesem Leitfaden gehen wir auf die besten Möglichkeiten zur Erkennung und Verhinderung von Reisekostenbetrug ein und geben Ihnen Tipps zur Cybersicherheit auf Reisen, um Ihr Team zu schützen. Wenn Sie Ihren Ansatz mit technologiegestützten Strategien stärken, können Sie Betrug reduzieren und gleichzeitig ein transparenteres und vertrauensvolleres Umfeld schaffen.
Die meiste Zeit reichen Geschäftsreisende Spesenabrechnungen zur Erstattung ein, ohne dass es zu Problemen kommt. Wenn diese Spesenabrechnungen jedoch nicht mit den legitimen Reisekosten übereinstimmen, handelt es sich um Reisekostenbetrug. Das kann folgendermaßen aussehen:
Da die Diskrepanzen und die zu viel gezahlten Beträge so gering sind, bleiben sie oft unbemerkt. Doch mit der Zeit summiert sich dieser Betrug bei den Ausgaben erheblich. Der Global Fraud Study der ACFE (Umfrage zu weltweitem Betrug) zufolge gehen 5% der jährlichen Einnahmen eines Unternehmens oder einer Organisation durch Betrug verloren.
Diese Beispiele sind oft unbeabsichtigt und auf ein echtes Missverständnis der Reiserichtlinie eines Unternehmens zurückzuführen. Deshalb ist es so wichtig, die zulässigen Ausgaben klar zu definieren.
Viele Fälle von Betrug bei den Geschäftsreisekosten sind auf Missverständnisse und menschliche Fehler zurückzuführen. Es gibt jedoch noch weitere zu beachtende Betrugsfälle, die zur Erstattung von betrügerischen Reisekosten führen können. So können beispielsweise Phishing-E-Mails und betrügerische Buchungswebseiten Geschäftsreisende dazu verleiten, unrechtmäßige Ausgaben zu tätigen und entsprechende Belege dafür einzureichen.
Nachfolgend finden Sie einige der häufigsten Betrugsarten bei Geschäftsreisen, die Sie beachten sollten.
Betrüger klonen das Branding seriöser Hotelketten oder Reiseagenturen, um gefälschte Buchungsportale einzurichten. Während Geschäftsreisende denken, dass sie legitime Unterkünfte buchen, geht das Geld stattdessen an die gefälschte Webseite, was dazu führt, dass der Reisende bei der Ankunft ohne Buchung dasteht und das Unternehmen Verluste bei den Einnahmen macht.
Über 90% der erfolgreichen Cyberangriffe beginnen mit einer Phishing-E-Mail. Diese führen den Geschäftsreisenden auf eine unseriöse Webseite oder Zahlungsseite. Betrüger können gefälschte Bestätigungs-E-Mails mit dem Branding eines Hotels versenden und zur Zahlung über einen angegebenen Link auffordern. Und wenn der Reisende seinem Unternehmen dann einen Beleg für diese Zahlung vorlegt, würde dies als Spesenbetrug gelten.
Einige Online-Betrüger nehmen Geschäftsreisende ins Visier, indem sie vorgeben, Visa oder Reisepässe zu einem niedrigeren Preis als über offizielle Kanäle auszustellen, oder indem sie sich als offizielle Regierungsbehörde ausgeben. Wenn Sie dann bei der Passkontrolle am Flughafen feststellen, dass Ihr Visum nicht rechtmäßig ist, ist das eine kostspielige und stressige Angelegenheit.
Datenschutzverletzungen, Malware und Kartentests mit kleinen Käufen von geringem Wert sind gängige Methoden, wie Kartenangaben online gestohlen werden. Für internationale Geschäftsreisende ist es außerdem wichtig, sich vor Betrugsversuchen zum Klonen von Karten in Acht zu nehmen, bei denen ein Skimming-Gerät mit einem Point-of-Sale(POS)-Terminal oder Geldautomaten verbunden wird.
Bei entsprechender Vorsicht lassen sich viele der oben genannten Fälle von Betrug bei Reisen leicht vermeiden. Betrug bei den Geschäftsausgaben kann jedoch subtiler sein. Um diese Art von Betrug zu verhindern, sollten Sie zunächst mit einer gut formulierten Reise- und Spesenrichtlinie beginnen und einen technologiegestützten Ansatz verfolgen. Nachfolgend finden Sie die erforderlichen Schritte.
Richten Sie mit diesem intuitiven Onlinetool Buchungsrichtlinien, Ausgabenlimits und Kontaktinformationen für Ihr Team ein.
Das Ziel dieser Richtlinie besteht darin, jegliche Unklarheiten zu beseitigen. Bei Geschäftsreisen sollten Ihre Mitarbeitenden wissen, welche Ausgaben zulässig sind, wie Belege zu erfassen und einzureichen sind und wie die entsprechenden Kosten erstattet werden. Stellen Sie detaillierte Informationen zu den spezifischen Ausgaben bereit, die nicht abgedeckt sind, und geben Sie die Tagespauschalen an, auf die die Mitarbeitenden Anspruch haben.
Die Reisekostenrichtlinie Ihres Unternehmens sollte jederzeit auf Abruf und in der Cloud verfügbar sein, damit Ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen leicht zur Referenz darauf zugreifen können.
Gemäß der GBTA sind fast 19% der Spesenabrechnungen fehlerhaft. Die Korrektur dieser Spesenabrechnungen kostet Ihr Unternehmen 52 USD sowie 18 Minuten wertvolle Zeit. Und das gilt nur für die Fehler, die erkannt werden. Diejenigen, die übersehen werden, rutschen durchs Netz und tragen zu den allgemeinen Kosten in Zusammenhang mit Betrug bei den Ausgaben bei.
Manuelle Prozesse sind eine der Hauptursachen für Fehler und Ineffizienz und öffnen die Tür für Spesenbetrug durch Mitarbeitende. Laut BTN Europe sind Unternehmen, die immer noch mit manuellen Spesenabrechnungen arbeiten, doppelt so häufig von Betrug betroffen wie Unternehmen, die auf automatisierte Tools umgestellt haben. Die besten Lösungen für das Ausgabenmanagement sind heute vollständig automatisiert, verfolgen die Ausgaben und durchsuchen Berichte, um auf potenzielle Fehler hinzuweisen, sobald sie auftreten. Auf diese Weise wird ein reibungsloserer und effizienterer Reisekostenabrechnungs- und Reisekostenerstattungsprozess für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden sichergestellt.
Verringern Sie das Risiko von gestohlenen Kreditkarten und Zahlungsbetrug, indem Sie Firmenkarten für Reisekosten ausstellen. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle und Überwachung der Ausgaben, und Sie können direkt Berichte über die Aktivitäten erhalten, um etwaige Unstimmigkeiten festzustellen. Unternehmen wie Revolut bieten virtuelle Firmenkarten an, mit denen Sie Kontrollen für bestimmte Kategorien, Konten und Währungen einrichten können, um Missbrauch zu verhindern, falls die Angaben in die falschen Hände geraten.
Die Erstattung von Geschäftsreisekosten beruht auf Belegen. Da immer mehr Unternehmen papierlos arbeiten, lohnt sich der Einsatz von KI-gestützter Technologie zur Bilderfassung. Diese intelligenten Belegscanner sind leistungsstarke Tools zur Erkennung von Spesenbetrug und nutzen optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR), um Bilder von Text in ein maschinell lesbares Format umzuwandeln. Anschließend durchsucht die Bilderfassungstechnologie die Belege automatisch Zeile für Zeile, um Zeilen zu markieren und zu entfernen, in denen unzulässige Ausgaben erkannt werden.
Wenn beispielsweise der Kauf von Alkohol gemäß der Reisekostenrichtlinie Ihres Unternehmens nicht vorgesehen ist, würde die Bilderfassungstechnologie einen Beleg für eine Mahlzeit scannen und ein Glas Wein aus den Einzelposten entfernen. Gleichzeitig erfasst diese Technologie Daten, die für das zukünftige Betrugsmanagement und Analysen von Bedeutung sind.
Während automatisierte Tools eine effektive Möglichkeit bieten, Betrug in Echtzeit zu erkennen, ist es für Unternehmen auch eine bewährte Praktik, die Ausgaben der Mitarbeitenden regelmäßig zu überprüfen. Besonders wichtig ist es, die Spesenabrechnungen von neu eingestellten Mitarbeitenden zu überwachen, die möglicherweise noch nicht mit den Besonderheiten Ihrer Unternehmensrichtlinie vertraut sind.
Geschäftsreisende können den unternehmensweiten Ansatz für das Betrugsmanagement mit einigen grundlegenden Sicherheitstipps weiter stärken. Wenn Sie eine Geschäftsreise planen, sollten Sie zunächst die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens gründlich durchlesen und nur zugelassene Plattformen für die Buchung von Reisen nutzen.
Zur Betrugsprävention gehört auch, dass Sie auf Ihrer Reise die folgenden Tipps zur Cybersicherheit beachten.
Da sich die Bedrohungen ständig weiterentwickeln, sollten Sie den Betrügern immer einen Schritt voraus sein, indem Sie die neuesten Empfehlungen zur Cybersicherheit für Geschäftsreisende befolgen.
Eine der besten Möglichkeiten, Phishing und Zahlungsbetrug zu vermeiden, besteht darin, nur eine vertrauenswürdige, seriöse Buchungsplattform für Geschäftsreisen zu verwenden. Die Nutzung mehrerer Webseiten für die Buchung der einzelnen Reiseabschnitte und -aspekte erhöht das Risiko betrügerischer Aktivitäten.
Mit Booking.com for Business können Sie die Reiseplanung auf einer einzigen Plattform für alle Reiseaspekte zentralisieren, um eine sichere Überwachung zu gewährleisten. Buchen und verwalten Sie Businessflüge, Hotels und Mietwagen und behalten Sie den Überblick über die Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Reisemonat und Reiseart.
Außerdem können Sie Ihre Geschäftsreisekostenrichtlinien fundierter gestalten, indem Sie zugelassene Zahlungsmethoden auswählen. Um die Zahlungssicherheit weiter zu verbessern, kann Ihr Unternehmen bis zu vier Kreditkarten zum Dashboard hinzufügen, aus denen Reisende bei der Buchung wählen können. Während die vollständigen Kartenangaben aus Sicherheitsgründen ausgeblendet bleiben, werden den Benutzern genügend Informationen angezeigt, um ihre Auswahl zu treffen und ihre bevorzugten Karten in ihrem eigenen Profil zu speichern. Dies gibt Ihnen eine bessere Kontrolle über die Zahlungen.
Die Verhinderung von Betrug bei den Geschäftsausgaben macht einen proaktiven Ansatz erforderlich. Dies beginnt mit einer umfassenden, glasklaren Reisekostenrichtlinie, die von den Mitarbeitenden befolgt werden muss, und setzt sich mit kontinuierlichen Cybersicherheitsschulungen und automatisierter Spesenmanagementtechnologie fort. Unabhängig davon, ob Sie Berichte prüfen oder Ihre eigenen Belege einreichen – optimierte Spesenmanagementsysteme tragen wesentlich dazu bei, das Betrugsrisiko zu verringern.
Regelmäßige Prüfungen in Kombination mit automatisierter Spesenmanagementsoftware sind die beste Methode, um betrügerische Transaktionen schnell zu erkennen. Die heutigen KI-Tools können riesige Datenmengen von Reisenden durchsuchen, um Fehler zu erkennen.
Beim Spesenbetrug durch Mitarbeitende gibt es die folgenden vier Hauptarten:
Um betrügerische Zahlungen bei Geschäftsreisen schnell zu erkennen, können Unternehmen Verhaltensanalysen und maschinelles Lernen einsetzen, um große, unerwartete Käufe oder risikoreiche Transaktionen zu identifizieren. Gleichzeitig werden die Zahlungen mittels Geräte-Fingerprinting verfolgt, um zu sehen, ob eine Karte an einem ungewöhnlichen Standort verwendet wurde.
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