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Nützliche Tipps für einen proaktiven Ansatz für die Sorgfaltspflicht im Geschäftsreisebereich.
Im heutigen Geschäftsreiseumfeld hat Sorgfaltspflicht oberste Priorität. Von geopolitischen Spannungen bis hin zu Unwetterereignissen ist die Welt unberechenbarer denn je. Tatsächlich hatten einer Studie von International SOS zufolge 57% der Gesundheits- und Sicherheitsfachleute das Gefühl, dass neue Risiken im Jahr 2025 schneller aufkamen als sie sie bewältigen konnten.
Wenn Mitarbeitende aus beruflichen Gründen reisen, gehen die Verantwortlichkeiten von HR-Teams über die Bürowände hinaus. Gleichzeitig steigen auch die Mobilitätsraten der Mitarbeitenden. Wie können Sie angesichts all dessen mit den Anforderungen Schritt halten? Das Befolgen nützlicher Tipps für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht im Geschäftsreisebereich beinhaltet mehr als nur Risikobewertungen. Die effektivsten Strategien ermöglichen auch eine klare Kommunikation und einen Fokus auf jedes Detail Ihrer Richtlinien.
In diesem Leitfaden geben wir praktische Tipps, die Ihnen helfen, das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zu fördern und dabei zugleich Ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen.
Das Konzept der Sorgfaltspflicht geht fast ein Jahrhundert zurück, offiziell auf den richtungsweisenden Rechtsfall Donoghue vs. Stevenson aus dem Jahr 1932. Mit diesem Fall wurde zwar die Sorgfaltspflicht festgesetzt, die Hersteller gegenüber ihrer Kundschaft haben, seitdem wurde die Definition jedoch um die rechtlichen Verpflichtungen erweitert, die Unternehmen gegenüber ihren Mitarbeitenden tragen. Kurz gesagt: Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden bis zu einem angemessenen Grad schützen und vor Schäden bewahren.
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, sich angemessen um ihre Mitarbeitenden zu kümmern. Aber diese Fürsorge erfolgt zunehmend aus der Ferne, um einer modernen Remote-Belegschaft gerecht zu werden. Sie müssen Mitarbeitende auf kurzzeitigen Geschäftsreisen ebenso berücksichtigen wie diejenigen, die an abgelegenen Standorten stationiert oder im Rahmen von Langzeiteinsätzen tätig sind. Das Aufkommen international verteilter Teams bedeutet, dass mehr Mitarbeitende als je zuvor unterwegs sind.
Für Personalverantwortliche geht das Bewältigen der Anforderungen einer Belegschaft, die unterwegs ist, über die Buchung geeigneter Flüge und Unterkünfte hinaus. Es bedeutet, einen proaktiven Ansatz zu verfolgen, um mit Reiseunterbrechungen und -beeinträchtigungen umzugehen und vor, während und nach einer Reise Unterstützung in Echtzeit zu bieten. Und angesichts der globalen Unberechenbarkeit der heutigen Zeit ist es wichtiger denn je, umfassendes Risikomanagement für Geschäftsreisen in Ihre Richtlinien zur Sorgfaltspflicht zu integrieren.
Die Handhabung der Sorgfaltspflicht ist für Personalverantwortliche ein Balanceakt. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden sicher sind, Unterstützung erhalten und ihr Wohlbefinden auf Geschäftsreisen gewahrt bleibt. Rechtliche und ethische Verpflichtungen haben während des gesamten Prozesses oberste Priorität.
Die Erstellung einer Richtlinie zur Sorgfaltspflicht, die die Bedürfnisse von Geschäftsreisen berücksichtigt, spart Zeit, Geld und Stress – und das alles bei gleichzeitiger Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen in Bezug auf die Wahrung der Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden. Zugleich verhindert die Stärkung der Sorgfaltspflicht Fahrlässigkeitsklagen und jegliche Rufschädigung, die damit einhergehen kann.
Sorgfaltspflicht ist mehr als nur eine Richtlinie. Es handelt sich um ein Rahmenwerk zur Verbesserung der Sicherheit, des Wohlbefindens und der Arbeitskultur. Aber ein gut ausgearbeitetes Dokument ist das, was diesen Rahmen bereitstellt.
In der Regel bietet eine Reiserichtlinie Leitlinien für logistische Punkte wie die folgenden:
Bei der Sorgfaltspflicht in Zusammenhang mit Geschäftsreisen sollten Sie auch die folgenden Aspekte berücksichtigen.
Individuelle Risiken: Es kann zusätzliche Sicherheitsaspekte für bestimmte Personengruppen, einschließlich Frauen und LGBTQ+-Geschäftsreisende, geben, die es zu beachten gilt. Fügen Sie für diese Einzelpersonen maßgeschneiderte, inklusive Geschäftsreiseempfehlungen in Bezug auf kulturelle Unterschiede und Sicherheitsprotokolle hinzu.
Ein weiterer Aspekt, den Personalverantwortliche berücksichtigen müssen, ist die Tatsache, dass sich die Vorschriften in Bezug auf die Sorgfaltspflicht von Land zu Land unterscheiden. Sie müssen sicherstellen, dass die Richtlinien auf dem aktuellen Stand bleiben und diesen lokalen Richtlinien entsprechen. Beraten Sie sich mit verschiedenen Stakeholdern, um Input zu erhalten, nicht nur mit Ihrem eigenen HR-Team, sondern auch mit Cybersicherheitsverantwortlichen, Risikomanagern, Travel Managern und Rechtsteams.
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Berücksichtigen Sie schließlich die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens, um Richtlinien zur Sorgfaltspflicht zu erstellen, die mit Ihrem globalen Fußabdruck, Ihren Expansionsplänen und Ihrer Unternehmenskultur in Einklang stehen. Diese bestimmen, welchen Arten von Risiken reisende Teams ausgesetzt sein könnten.
Während die Sorgfaltspflicht im Geschäftsreisebereich mit einer umfassenden Reiserichtlinie beginnt, gibt es noch weitere Maßnahmen, die Sie vor der Reise ergreifen können.
In der heutigen schnelllebigen Welt ändern sich die Sicherheitsrisiken vom einen Tag auf den anderen. Machen Sie es sich zur Richtlinie, jedes Reiseziel regelmäßig zu bewerten und dabei Gesundheits- und Sicherheitsaspekte sowie die politische Situation zu berücksichtigen.
Planen Sie Schulungen vor der Reise### HR-Teams sollten regelmäßige Schulungen planen, um die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Reisen, Gesundheit und Sicherheit zu behandeln. Halten Sie die Notfallverfahren auf dem neuesten Stand und informieren Sie Geschäftsreisende schriftlich über die Erwartungen. Nutzen Sie mehrere Touchpoints, darunter Bulletins, Webinare und Workshops, um den größtmöglichen Anteil der Mitarbeitenden zu erreichen.
Stellen Sie Geschäftsreisenden vor der Reise standortspezifische medizinische Kontakte zur Verfügung, damit sie wissen, wohin sie sich wenden können, wenn sie medizinischen Rat benötigen. Ermitteln Sie die nächstgelegenen Apotheken, Krankenhäuser und Ambulanzen. Sie sollten auch Empfehlungen zu allen erforderlichen Impfungen oder ärztlichen Attesten bieten, die vor der Reise erforderlich sind.
Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen der Geschäftsreisenden aktuell sind und in den Profilen die persönlichen Kontakte und nächsten Angehörigen aufgeführt sind. Dies ist auch der Punkt, an dem Sie überprüfen sollten, ob die Reise- und Krankenversicherung alle Reisenden abdeckt.
Vor einer Reise liegt es in der Verantwortung der Personalabteilung, die Geschäftsreisenden mit allen Informationen auszustatten, die sie benötigen, um unterwegs sicher, gesund und produktiv zu bleiben. Während einer Reise verlagert sich der Fokus auf Verfügbarkeit und Unterstützung.
Erhalten Sie Check-in-Benachrichtigungen und verwenden Sie Tools wie Traxo, die die Standorte der Reisenden in Echtzeit anzeigen. Diese Plattformen ermöglichen es Personalverantwortlichen und Travel Managern sicherzustellen, dass Geschäftsreisende ihre Reisepläne wie geplant einhalten, während sie Echtzeit-Benachrichtigungen zu Störungen und Beeinträchtigungen erhalten. So sind Sie in der Lage, sofort zu handeln, wenn etwas schiefläuft.
Sei es durch Kommunikations-Apps wie WhatsApp und Teams oder eine rund um die Uhr verfügbare Kundenservice-Hotline – Ihre Mitarbeitenden sollten während ihrer gesamten Reise Zugang zu Live-Unterstützung haben. Sie sollten Ihnen auch lokale Notfallnummern an die Hand geben, um bei Bedarf sofort Hilfe zu erhalten.
Ein ganzheitlicher Ansatz in Bezug auf die Sorgfaltspflicht geht über Notfallsituationen hinaus. Reisende Mitarbeitende sollten Zugang zu Tools haben, die ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden fördern, einschließlich Meditations-Apps wie Calm. Außerdem sollten sie auch Zugang zu Hotels und Flughafenlounges mit Fitnesseinrichtungen und gesunden Ernährungsmöglichkeiten haben und diese dank flexibler Planung auch nutzen können.
Umfassende Sorgfaltspflicht im Geschäftsreisebereich setzt sich nach der Reise mit Zeit zum Überprüfen und Überarbeiten der Richtlinien fort.
Holen Sie nach der Reise Feedback ein, um mehr über etwaige Vorfälle oder Herausforderungen zu erfahren, mit denen Ihre Geschäftsreisenden konfrontiert waren. Selbst bei reibungslosen Reisen liefern diese Nachbesprechungen wertvolle Einblicke in die Tools, die die Mitarbeitenden während der Reise am nützlichsten fanden.
Im Falle von Vorfällen stellen Sie Unterlagen zusammen, um zu dokumentieren, was passiert ist, und um zu zeigen, wie Ihr Unternehmen die Richtlinien eingehalten hat. Erfassen Sie alle Beschwerden von reisenden Mitarbeitenden gemäß Ihren internen HR-Richtlinien. Bei Bedarf können Sie auch nach der Reise die Gesundheitsüberwachung weiterverfolgen und im Zusammenhang mit Versicherungsunterlagen Unterstützung bieten.
Nutzen Sie die Daten und das erhaltene Feedback, um Ihr Reisemanagement und Ihre Richtlinien in Zusammenhang mit der Sorgfaltspflicht zu optimieren. Neben der Feinabstimmung Ihres HR-Ansatzes sollten Sie auch relevantes Feedback abteilungsübergreifend weitergeben, um die Unternehmensprotokolle bei Bedarf zu überarbeiten.
Technologie treibt die Einhaltung der Sorgfaltspflicht im heutigen Geschäftsreisebereich voran. Das fängt bei der Risikobewertung an. Ohne Echtzeitdatenquellen können Sie Risiken nicht angemessen bewerten und keine verlässlichen Anleitungen bieten. Was Sie verwenden sollten:
Diese Informationen helfen dabei, einen datengestützten Ansatz für das Risikomanagement und die Sorgfaltspflicht zu entwickeln, sodass Sie ein zuverlässiges Risikobewertungssystem für jedes Reiseziel erstellen können.
Auf dem Boden bzw. vor Ort ist es wichtig, Zugang zu Unterstützungs- und Hilfsdienstleistern zu bieten. Lösungen wie International SOS bieten Unterstützung, um mit einem globalen Hilfsnetzwerk für Reisende da zu sein, wenn Sie es nicht können. Auf der Grundlage von Echtzeit-Informationen bieten sie kontextbezogene Anleitungen und Unterstützung rund um die Uhr, einschließlich medizinischer Versorgung und Evakuierungen, wenn nötig.
Wir bei Booking.com for Business verstehen die einzigartigen Herausforderungen, mit denen Personalverantwortliche konfrontiert sind, wenn es um die Sorgfaltspflicht für Mitarbeitende geht. Unsere kostenlose Reisemanagementlösung integriert Risikominderung direkt in den Buchungsprozess.
Wir haben uns mit Traxo zusammengetan, um Nutzenden eine Live-Karte mit den Standorten der Reisenden zur Verfügung zu stellen, damit Sie mit Ihren Teams kommunizieren und ihnen gezielte Unterstützung bieten können. Verfolgen Sie die Bewegungen Ihrer Mitarbeitenden und bleiben Sie über potenzielle Störungen und Beeinträchtigungen auf dem Laufenden. Darüber hinaus bietet unsere Zusammenarbeit mit International SOS auch Zugang zu medizinischer und Sicherheitsunterstützung rund um die Uhr. Gewinnen Sie Erkenntnisse aus Echtzeit-Informationen, sodass Sie die Sicherheit Ihrer reisenden Mitarbeitenden verbessern können, während Sie zugleich die Vorschriften in Bezug auf die Sorgfaltspflicht einhalten.
Die Bewältigung der Anforderungen an die Sorgfaltspflicht kann für Personalverantwortliche ein komplexes Unterfangen sein. Es ist wichtig, das Ganze nicht nur aus einer rechtlichen Perspektive zu betrachten, die Ihr Unternehmen schützt, sondern auch aus ethischer Sicht. Wenn eine erfolgreiche Reiserichtlinie zur Sorgfaltspflicht umgesetzt wird, verbessern sich die Gesundheit und das Wohlbefinden sowie die Produktivität, das Vertrauen und die Moral Ihrer Mitarbeitenden.
Sie können damit beginnen, eine umfassende Richtlinie zu erstellen, die aufkommende Risiken sowie die Bedürfnisse einer zunehmend remote tätigen Belegschaft berücksichtigt. Mit Echtzeitdaten und strukturierten Richtlinien ausgestattet, fühlen sich Ihre Mitarbeitenden sicher und unterstützt, ganz gleich, wohin sie reisen.
Sorgfaltspflicht im Geschäftsreisebereich bezieht sich auf die rechtliche und ethische Verpflichtung eines Unternehmens, die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlbefinden seiner Mitarbeitenden während ihrer Geschäftsreisen zu schützen.
Um die Anforderungen an die Sorgfaltspflicht zu erfüllen, können Unternehmen proaktive Risikobewertungen vornehmen, Sicherheitsschulungen durchführen und rund um die Uhr Notfallunterstützung bieten sowie andere Ressourcen bereitstellen, um die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten.
Um ihre Sorgfaltspflicht während Geschäftsreisen zu erfüllen, müssen Unternehmen von einer reaktiven Denkweise zu einer proaktiven Denkweise übergehen. Zum Schutz der Mitarbeitenden gehört die Erstellung umfassender Reiserichtlinien, die alle Aspekte der Reise abdecken, von sicheren Unterkünften bis hin zu Wellness-Checks und Nachbesprechungen nach der Reise.
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