Personalunterkünfte sollten komfortabel und praktisch sein. Unser Ratgeber gibt Tipps zur Unterbringung von Fachkräften.
Aufgrund der längeren Aufenthalte und besonderen Anforderungen an die Mietbedingungen ist die Verwaltung von Personalunterkünften kein leichtes Unterfangen. Doch bei guter Ausstattung mit ähnlichem Komfort wie zu Hause können sie Fachkräften den nötigen Raum bieten, um sich zu erholen und produktiv zu sein.
Je nach Umfang des Projekts kann ein Arbeitseinsatz wenige Tage oder auch mehrere Monate dauern. Daher ist es wichtig, bei der Buchung die Logistik zu berücksichtigen. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die verschiedenen Arten von Personalunterkünften vor, vom Langzeitaufenthalt in einer Pension bis zu Aparthotels. Wir gehen auf einige wichtige Ausstattungsmerkmale ein und geben Tipps, wie Sie Ihre Geschäftsziele erreichen.
Als Personalunterkunft wird jede Art der Unterbringung für Arbeitskräfte mit befristeten Einsätzen bezeichnet. Meist befindet sie sich aus praktischen Gründen in der Nähe des Arbeitsortes.
Manchmal werden Unterkünfte auch eigens errichtet. In Branchen wie erneuerbaren Energien, Öl und Gas sowie Bergbau sind oft Arbeiten an abgelegenen Standorten erforderlich. Hier stellen modulare Wohneinheiten oder andere Fertigbauten, die einfach zu installieren und zu warten sind, eine geeignete Lösung dar. Sie bieten Platz zum Kochen, Wohnen, Schlafen und Erholen.
Wenn Sie Unterkünfte für Teams auf Reisen buchen, werden Sie vergleichbare Optionen in Betracht ziehen, wie Pensionen mit Langzeitaufenthalt, Aparthotels, Miethäuser und Co-Living-Spaces. Um den Bedürfnissen der Arbeitskräfte gerecht zu werden, sind diese häufig voll möbliert und mit einer eigenen Kochgelegenheit ausgestattet.
In vielen Branchen sind Auftragsarbeiten oder zeitlich begrenzte Einsätze gang und gebe. So sind in der Film- und Fernsehbranche die Crewmitglieder oft lange an einem bestimmten Drehort. Je nach Dauer der Dreharbeiten brauchen sie dann ein Business- oder Aparthotel. Im Gesundheitswesen verbringen Reisepflegekräfte mehrere Wochen oder Monate am jeweiligen Einsatzort. Dort brauchen sie ein komfortables Zuhause, um zwischen den Schichten genug Schlaf zu bekommen. Im Bergbau, in der Energiebranche, im Öl- und Gassektor und im Infrastrukturbereich sind, wie schon erwähnt, Fertigunterkünfte üblich.
Wann immer Ihr Unternehmen die praktischen Fähigkeiten qualifizierter Auftragnehmer benötigt, müssen Sie für die Dauer des Einsatzes geeignete Unterkünfte finden.
Personalunterkünfte werden meist für projektbezogene Tätigkeiten benötigt, um Teams bis zum Abschluss der Arbeiten angemessen unterzubringen. Auch wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitende beim Umzug oder auf längeren Geschäftsreisen unterstützen möchte, sind Firmenunterkünfte eine gute Wahl.
Wenn Sie Arbeitskräften Unterkünfte bereitstellen, haben Sie mehr Kontrolle über die Projektkosten und Effizienz. Außerdem müssen die Beschäftigten nicht lange pendeln, wenn sie in der Nähe des Einsatzortes wohnen. In den Unterkünften finden sie moderne Annehmlichkeiten vor, sodass sie sich wie zu Hause fühlen können. Das sorgt für mehr Erholung und Wohlbefinden und fördert die Produktivität.
Spezielle Personalunterkünfte können sich sowohl hinsichtlich der Ausstattung als auch der Flexibilität von herkömmlichen Geschäftsreisehotels unterscheiden.
Da Auftragsarbeiter oft längere Zeit von zu Hause weg sind, brauchen sie wohnliche, komfortable Räumlichkeiten. Beispielsweise verfügen Personalwohnungen oft über voll ausgestattete Küchen und eine Waschmaschine sowie separate Wohn- und Schlafbereiche, sodass auch längere Aufenthalte kein Problem sind.
Bei projektbasierter Arbeit können sich Zeitpläne und der Umfang der Arbeiten schnell ändern. Daher sind bei Personalunterkünften flexible Stornierungsrichtlinien üblich, um plötzlichen Planänderungen Rechnung zu tragen.
Es gibt aber auch einige Gemeinsamkeiten mit herkömmlichen Businesshotels. So bieten Aparthotels Arbeitskräften hotelähnliche Annehmlichkeiten wie Housekeeping und eine Rezeption.
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Die Wahl einer geeigneten Unterkunft für Arbeitskräfte ist eine strategische Entscheidung, die sich unmittelbar auf Ihre Geschäftsziele auswirkt und maßgeblich zum Wohlbefinden der Beschäftigten beitragen kann.
Bei der Buchung einer längerfristigen Unterkunft sind die Übernachtungspreise im Vergleich zu Hotels in der Regel niedriger und es besteht oft Verhandlungsspielraum. In Rechnungen für voll ausgestattete Firmenunterkünfte sind üblicherweise alle Kosten inbegriffen, einschließlich der Neben-, Internet- und Reinigungskosten, was die Finanzplanung und Budgetverwaltung vereinfacht.
Darüber hinaus reduzieren sich bei einer Unterkunft in der Nähe der Arbeitsstelle oder des Büros die Fahrtkosten. Optionen mit Selbstversorgung verfügen meist auch über voll ausgestattete Küchen, sodass weniger Verpflegungskosten anfallen.
Voll ausgestattete Unterkünfte bieten mehr Platz und Privatsphäre als ein normales Hotelzimmer und dennoch oftmals Zugang zu hotelähnlichen Annehmlichkeiten wie Fitnessstudios, Pools und Parkplätzen.
Solch eine komfortable Unterbringung fördert die Arbeitsmoral und Motivation. Schon eine ansprechende Aussicht kann die Konzentration fördern und zufriedene Mitarbeitende sind im Schnitt12% leistungsfähiger als ihre unzufriedenen Kollegen.
In einer heimeligen Umgebung können sich Ihre Mitarbeitenden besser erholen, sodass sie ausgeruht und leistungsbereit zur Arbeit erscheinen. In Personalunterkünften finden sich oft ein Schreibtisch, Steckdosen und WLAN, was zu mehr Konzentration und Produktivität beiträgt, und manchmal gibt es auch Konferenzräume, um vor Ort Brainstorming-Sitzungen oder Kundenmeetings abzuhalten.
In Branchen wie dem Baugewerbe ist oft ungewiss, wie lange sich ein Projekt hinzieht. Dann ist es wichtig, dass der Aufenthalt auch kurzfristig verlängert werden kann. Ob Sie eine Unterkunft für ein paar Tage oder mehrere Monate brauchen – wichtig ist, dass die Konditionen so flexibel sind, dass Planänderungen ohne Weiteres möglich sind.
Unabhängig davon, ob Sie eine Reise für ein Dokumentarfilmteam planen oder eine befristete Unterbringung für IT-Systemexperten arrangieren, haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Unterkunftsarten.
Welche Option die beste ist, hängt von der Aufenthaltsdauer, dem Reisebudget und den Anforderungen des jeweiligen Teams ab.
Für Auftragnehmer, die an einem Ort bleiben, sind Unterkünfte mit Kurzzeitmiete eine praktische Option. Auch wenn die Familie mit untergebracht werden soll, sind sie eine gute Lösung, da sie mehr Platz und mehrere Schlafzimmer bieten. Zu diesen Mietoptionen gehören komplett möblierte Häuser oder Wohnungen, die normalerweise wochen- oder monatsweise vermietet werden.
Wenn Sie auf Buchungsplattformen nach Mietunterkünften suchen, können Sie die gewünschten Annehmlichkeiten, wie ein separates Arbeitszimmer, eine Klimaanlage oder eine voll ausgestattete Küche als Filter einstellen, um die beste Wahl für Ihr Team zu treffen.
Hotels sind immer eine beliebte Option für Geschäftsreisen jeder Art und bieten eine solche Vielfalt, dass es meist eine passende Unterkunft für Mitarbeitende gibt. Für kurzfristige Beratungsaufträge können Sie diese auch nächteweise buchen. Zudem gibt es bei Langzeithotels oft Rabatte bei der Buchung von Wochen- oder Monatsraten.
Businesshotels sind meist sehr günstig in der Nähe von Geschäftszentren und öffentlichen Verkehrsmitteln gelegen und viele verfügen auch über Besprechungsräume. Ihr Team kann zudem Einrichtungen nutzen, die das Wohlbefinden und die Produktivität steigern, wie rund um die Uhr geöffnete Fitnessstudios, Pools und Zimmerservice.
Aparthotels vereinen die Vorzüge beider Optionen: die Privatsphäre und den Komfort einer Kurzzeitmiete mit den luxuriösen Annehmlichkeiten eines Hotels.
Aparthotels bieten typischerweise Einrichtungen wie eine Küche, Waschgelegenheiten und separate Wohnbereiche und sind daher eine gute Wahl für längere Aufenthalte. Auch Housekeeping, Sicherheitsdienste und eine Rezeption gehören in der Regel zum Standard.
Wenn es bei Ihrer Arbeit auf eine enge Abstimmung im Team ankommt, sind Co-Living-Spaces eine weitere Option. Sie sind ähnlich angelegt wie Hostels oder Wohnheime, jedoch mit mehr Privatsphäre und Annehmlichkeiten. So hat jeder Mitarbeitende ein eigenes Schlafzimmer mit Bad und teilt sich nur die Wohnbereiche zum Kochen, Essen und Entspannen mit den Teamkollegen.
Wenn Arbeitskräfte längere Zeit von zu Hause weg sind, kann Einsamkeit zum Problem werden. Zum Beispiel gibt fast die Hälfte (47%) der britischen Bauarbeiter an, dass sie sich bei der Arbeit einsam fühlen und einer von vier kanadischen Offshore-Arbeitern hat sich schon einmal isoliert gefühlt. Insbesondere an abgelegenen Standorten bieten gemeinsam genutzte Unterkünfte Möglichkeiten zur sozialen Interaktion, zum Aufbau von Beziehungen und zum beruflichen Networking, was die psychische Gesundheit verbessert.
Wann immer Sie eine Unterkunft für eine Geschäftsreise buchen, müssen Sie Aspekte wie das Budget, die Lage und die Ausstattung berücksichtigen. Hier ist eine Liste mit Faktoren, die Sie beachten sollten, wenn Sie die Unterbringung eines Teams arrangieren.
Vielleicht braucht Ihr Unternehmen nur einen Berater für einen Tag oder aber Sie planen ein monatelanges Bauprojekt. Dies hat Einfluss darauf, welche Unterkunft am besten geeignet ist.
Die Aufenthaltsdauer hat auch Einfluss auf die Kosten. Wenn Sie eine Unterkunft für mehrere Monate statt für mehrere Tage buchen, sind die Preise pro Nacht verhandelbar.
Eine günstige Lage ist bei jeder Personalunterkunft unerlässlich. Suchen Sie nach Optionen in der Nähe des Arbeitsplatzes, unabhängig davon, ob die Beschäftigten zu einem Büro, einem Veranstaltungsort, einer Baustelle oder einer Messe pendeln.
Neben dem Anfahrtsweg sollten Sie auch die Bequemlichkeit und Erreichbarkeit berücksichtigen.
Ausstattung wie WLAN, eine Kaffeemaschine, Pflegeprodukte und Haartrockner sind in jedem Businesshotel Standard.
Bei langfristigen Aufenthalten brauchen Arbeitskräfte jedoch zusätzliche Annehmlichkeiten. Achten Sie auf praktische Optionen wie:
Wenn Sie Personalunterkünfte buchen, müssen Sie das Geschäftsreisebudget Ihres Unternehmens im Blick behalten. Achten Sie also nicht nur auf den Preis pro Nacht, sondern auch auf mögliche Rabatte für längere Aufenthalte.
In einer idealen Welt würden Arbeitsprojekte immer ganz nach Plan verlaufen. Doch wie jeder Projektmanager weiß, sind Verzögerungen in vielen Branchen keine Seltenheit. Das kann sich wiederum auf die Reisedaten auswirken. Vergewissern Sie sich also am besten, dass Ihre Unterkunft sowohl bei der Stornierung als auch Verlängerung flexible Bedingungen bietet.
Lesen Sie das Kleingedruckte ganz genau, besonders wenn eine Kaution verlangt wird. Die wichtigsten Punkte im Kleingedruckten sind:
Ein einzelner Berater hat andere Anforderungen als reisende Teams. Das sollten Sie beim Vergleich mehrerer Optionen beachten.
Viele selbstständige Auftragnehmer buchen ihre Hotelzimmer oder Apartments lieber selbst.
Größere Gruppen bevorzugen eventuell den sozialen Austausch in einem Co-Living-Space.
Wenn ein ganzes Team zu einem größeren Projekt reisen muss, können Sie mit Booking.com for Business geeignete Geschäftsreiseunterkünfte für bis zu 30 Personen suchen und auf einmal buchen.
Um eine Personalunterkunft zu finden, die alle vorgenannten Anforderungen erfüllt, brauchen Sie eine Buchungslösung, die alle verfügbaren Optionen anzeigt. Die besten Plattformen zeigen Ihnen verfügbare Businesshotels an, die zu Ihrem Projekt passen. Außerdem finden Sie dort Aparthotels, Firmenwohnungen und B&Bs in der Nähe des Arbeitsplatzes.
Mit einer Komplettlösung wie Booking.com for Business können Sie nicht nur Reisen für Beschäftigte buchen, sondern die Buchungen und Ausgaben auch über eine zentrale Plattform verwalten. Das erleichtert insbesondere die Reiseplanung für größere Gruppen.
Ein Dienstleister für Personalunterkünfte findet und verwaltet geeignete Unterkünfte für Unternehmen und Auftragnehmer. Er kümmert sich um alle Aspekte der Unterbringung, einschließlich der Verwaltung von Mietverträgen und Zahlungen. Zu einer Unterkunft mit umfassendem Serviceangebot gehören häufig nicht nur hotelähnliche Annehmlichkeiten wie Housekeeping und ein 24-Stunden-Concierge, sondern eventuell auch Zusatzleistungen wie Wäscheservices und Lebensmittellieferungen.
Wenn Sie Ihre Buchungen lieber selbst verwalten möchten, um volle Transparenz, Compliance und Kontrolle über Ihre Projekte zu gewährleisten, bieten Ihnen Plattformen wie Booking.com for Business die benötigten Lösungen.
Für manche Fachkräfte gehören Geschäftsreisen einfach zum Job. Allen anderen können Sie etwaige Bedenken mit einem gut ausgearbeiteten Geschäftsreiseprogramm nehmen. Das trägt auch zur Einhaltung der Unternehmensrichtlinien bei, da Unsicherheiten beseitigt werden.
Legen Sie klare Richtlinien fest: Erstellen Sie einen FAQ-Bereich mit häufig gestellten Fragen zu Check-in-Verfahren, Notfallkontakten und Gästerichtlinien, damit Reisende schon vor ihrer Ankunft bestens informiert sind.
Bieten Sie Unterstützung an: Neben einem Notfallkontakt sollte Ihr Unternehmen auch einen allgemeinen Travel Manager ernennen, der bei allen Fragen zur Unterbringung behilflich ist. Wenn Sie mit einem professionellen Dienstleister für Personalunterkünfte zusammenarbeiten, übernimmt er dies für Ihr Unternehmen.
Erfassen und berücksichtigen Sie Feedback: Bitten Sie die Beschäftigten nach Abschluss des Projekts, einen Fragebogen zu ihrer Erfahrung in der Personalunterkunft auszufüllen. So können Sie bei zukünftigen Buchungen sicherstellen, dass alle Erwartungen erfüllt werden.
Bei der Planung der Unterbringung von Arbeitskräften gibt es viele Möglichkeiten, die Kosten im Rahmen zu halten.
Wenn eine Unterkunft für einen bestimmten Auftrag oder ein bestimmtes Projekt gebucht wird, handelt es sich um eine Personalunterkunft. Die Beschäftigten sind dann für die Dauer des Einsatzes in einer Unterkunft untergebracht. Bei Auftragnehmern ist dies an einen befristeten Vertrag gebunden.
Typischerweise sind Personalunterkünfte auf Arbeit und Freizeit ausgelegt. Dazu gehören voll möblierte Wohnräume, Küchen, Waschmöglichkeiten vor Ort, kostenloses WLAN, Arbeitsbereiche und Housekeeping-Services.
Die Bedingungen sind oft flexibel und variieren je nach Anbieter. Der Aufenthalt kann von einer Nacht bis zu mehreren Monaten reichen.
In der Regel können Sie solche Unterkünfte genau so buchen wie jedes andere Businesshotel, auch über Geschäftsreiselösungen wie Booking.com for Business, bei denen Sie nach Standort, Dauer und Ausstattung filtern können. Für längerfristige Mietunterkünfte müssen Sie sich gegebenenfalls an einen Immobilienmakler oder einen auf Personalunterkünfte spezialisierten Dienstleister wenden.
Viele Aparthotels, Mietwohnungen und Hotels befinden sich in städtischen Geschäftsvierteln oder Gewerbeparks am Stadtrand. Doch auch in ländlichen Gegenden finden sich geeignete Unterkünfte, die den Anforderungen von Branchen wie dem Baugewerbe, Öl und Gas oder Bergbau genügen.
Hochqualifizierte Fachkräfte, die Know-how und Erfahrung mitbringen, leisten einen wertvollen Beitrag für Ihr Unternehmen. Um ihr Bestes geben zu können, brauchen sie eine angemessene Unterkunft, die so komfortabel wie praktisch ist. Mit der richtigen Personalunterkunft bieten Sie Ihren Teams ausreichend Platz, um sich von langen Arbeitstagen zu erholen, und einen günstigen Standort für eine reibungslosere Projektabwicklung.
Der Einstieg ist einfach, besonders wenn Ihr Unternehmen über Reiserichtlinien mit klaren Budget- und Buchungsvorgaben verfügt. Unter Berücksichtigung von Faktoren wie Standort, Ausstattung, Anbieter und Budget finden Sie sicher flexible Lösungen, die alle Anforderungen erfüllen.
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