Produktivitätssoftware für Reisende: Tools für die Arbeitsproduktivität auf Geschäftsreisen

Heutzutage gibt es zahlreiche Tools, die Geschäftsreisen und ihre Planung einfacher und kostengünstiger machen können. Während Zoom und Teams eine tolle Möglichkeit sind, mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt in Kontakt zu bleiben, kann Produktivitätssoftware bahnbrechend sein, wenn es darum geht, auch unterwegs effizient zu arbeiten. Denn um Beziehungen aufzubauen und die Mitarbeiterbindung aufrechtzuerhalten, gibt es nichts Besseres als den persönlichen Kontakt zu einem echten Menschen. Genau das macht Geschäftsreisen so wertvoll. Doch mit all diesem Potenzial gehen auch Nachteile einher, die sich auf die Produktivität auswirken können, wie etwa ein Jetlag oder die verlorene Reisezeit.

Sie fragen sich, wie Sie bei der Arbeit produktiver sein können, auch wenn Sie unterwegs sind? Wie in fast allen Bereichen gibt es auch hier zahlreiche Apps, die Sie dabei unterstützen sollen. Von der Zeiterfassung bis hin zur To-do-Liste: Mit den modernen Tools für mehr Arbeitsproduktivität bleiben Sie konzentriert – egal, wo Sie gerade sind. Außerdem können sich solche Lösungen positiv auf Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden auswirken, denn Sie helfen Ihnen, Stress zu minimieren, während Sie von unterwegs arbeiten.

Warum ist Produktivitätsplanung wichtig?

EinerNexTravel-Umfrage in Forbes zufolge fiel es fast einem Drittel (31,9%) der Geschäftsreisenden schwer, ihre Arbeitsbelastung auf Reisen zu bewältigen. Das führte wiederum dazu, dass 23,8% das Gefühl hatten, nach ihrer Rückkehr Überstunden machen zu müssen, um die verlorene Produktivität auszugleichen – ein sicheres Rezept für Burnout.

Eine Studie von Carlson Wagonlit Travel ergab, dass Reisende pro durchschnittlicher Geschäftsreise bis zu 6,9 Stunden unter Stress und Produktivitätsverlust leiden – das entspricht fast einem ganzen Arbeitstag.

Was also verursacht diesen Stress? Zu den wichtigsten Problemen, die von Reisenden in dieser Umfrage genannt wurden, gehörten:

• Verlorenes oder verspätetes Gepäck
• Schlechte Internetverbindungen
• Unbequeme Flugzeugsitze
• Flugverspätungen
• Stressige und unpassende Reisezeiten

Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen durch Produktivitätsplanung diese reisebedingten Probleme reduzieren können, die zu Stress, Burnout und Leerlauf führen können.

Wie können Sie Ihre Produktivität auf Reisen maximieren?

Ein produktiver Tag beginnt mit einem Plan. Wir haben einige Produktivitätstipps für das Arbeiten auf Reisen zusammengestellt:

1. Alles an einem Ort

Organisieren Sie vor der Reise Ihren Reiseplan mit allen Flug-, Zug-, Auto- und Unterkunftsbuchungen. Mit einer Reisesoftware für mehr Produktivität wie Booking.com for Business können Sie diese Informationen in der Cloud speichern und von überall aus darauf zugreifen.

2. Das Unerwartete erwarten

Flugverspätungen sind eine der größten Ursachen für Stress auf Reisen. Sie können diesen Stressfaktor jedoch minimieren, indem Sie dafür sorgen, dass Sie alles Wichtige im Handgepäck dabei haben. Nehmen Sie auch alle wichtigen Arbeitsdateien und Geräte mit, damit Sie in Verbindung bleiben können, wenn es zu Verzögerungen kommt.

3. Für Fast-Track-Programme registrieren

Sofern diese in Ihrem Land verfügbar sind, sollten Sie sich für Programme wie Global Entry registrieren, mit denen Sie die Warteschlangen bei der Sicherheitskontrolle am Flughafen umgehen können.

4. Online-Produktivitätstools verwenden

Kalender, Notizblöcke und To-do-Listen, auf die Sie online zugreifen können, erleichtern die Organisation bei der Arbeit unterwegs. Wenn Sie für Ihr gesamtes Team eine Reise planen, sorgen Sie dafür, dass alle Teammitglieder vorab die neuesten Updates der bevorzugten cloudbasierten Produktivitätssoftware Ihres Unternehmens heruntergeladen haben.

Was ist Standard-Produktivitätssoftware?

Es gibt zahlreiche Tools, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Produktivität zu steigern. Zu den gängigen Funktionen gehören die Zeiterfassung sowie die Möglichkeit, Diagramme, Datenbanken, Dokumente und Reisepläne zu erstellen und freizugeben.

Arbeitsproduktivitätssoftware umfasst Folgendes:

1. Textverarbeitungsprogramme
2. Notizenapps
3. Tabellenkalkulationsprogramme
4. Datenbankverwaltungssysteme
5. Kalender- und Planungsapps
6. Projektmanagementsoftware

Zwar gibt es auch herkömmliche Desktop-Softwarepakete, viele der besten Tools zur Produktivitätsverfolgung sind jedoch als Smartphone-Apps verfügbar.

Die 4 besten Tools zur Steigerung Ihrer Arbeitsproduktivität

Einen produktiven Tag auf Reisen zu verbringen ist keine leichte Aufgabe – aber mit diesen beliebten Produktivitätstools wird die Arbeit zum Kinderspiel.

1. Todoist

Todoist gilt als eine der besten Apps zur Produktivitätsverfolgung und Planung und ist auch auf Reisen ein praktischer Begleiter. Die App dient als Ihre tägliche To-do-Liste, unterstützt durch die neueste Technologie. Sie können nicht nur Ihre täglichen Aufgaben auflisten, sondern sie auch priorisieren und Ihren Fortschritt nachverfolgen. Besonders nützlich für Geschäftsreisende ist die Option, von überall aus in Echtzeit mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.

Todoist ist mit den meisten Geräten und Plattformen kompatibel und ermöglicht es Ihnen, Ihren Tag unterwegs in überschaubare Abschnitte zu unterteilen. Die Basisversion ist kostenlos, Sie können die App also erst einmal ausprobieren, bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden.

2. Wi-Fi Map

Wenn Sie einen produktiven Tag verbringen möchten, ist ein zuverlässiger Internetzugang ein Muss. Doch leider gibt es bei der Netzwerkverfügbarkeit je nach Land oder Region deutliche Unterschiede. Wi-Fi Map ist ein Crowdsourcing-Produktivitätstool, d.h. Benutzer teilen selbst Hotspots und Zugangsdaten. So können Sie im Handumdrehen das nächstgelegene WLAN-Netzwerk in Ihrer Nähe finden und mit Ihrer Arbeit verbunden bleiben, selbst wenn Sie an weit entfernte Orte reisen. Durch die Nutzung von Hotspots sparen Sie zudem Datenvolumen und vermeiden, dass Ihre Roaminggebühren steigen.

3. Trello

Trello kennen Sie möglicherweise schon als Projektmanagementapp aus Ihrem Büro. Da die App so einfach gestaltet ist, funktioniert sie jedoch ebenso gut als Tool zur Produktivitätsverfolgung. Trello verwendet ein Kanbankonzept mit einem bedienungsfreundlichen, minimalistischen Board, das in 3 Spalten unterteilt ist. Die erste ist eine To-do-Liste für anstehende Aufgaben, die zweite ist für laufende Aufgaben gedacht und in der dritten Spalte finden Sie Ihre abgeschlossenen Aufgaben. Jede Aufgabe wird auf eine virtuelle Haftnotiz geschrieben, die Sie einfach von einer Spalte in die nächste verschieben können. So haben Sie eine gute visuelle Übersicht darüber, was erledigt werden muss.

4. Flio

Sie fragen sich, wie Sie den Tag produktiv nutzen können, wenn Sie am Flughafen festsitzen? Flio hilft Ihnen, Ihre Zeit optimal zu nutzen. Mit diesem Tool können Sie Ihre Flüge verfolgen und werden vor möglichen Verspätungen gewarnt. Außerdem enthält es umfassende Leitfäden für die meisten Flughäfen. Darin erfahren Sie zum Beispiel, wie Sie am effizientesten zu Ihrem Flughafen gelangen. Sie finden außerdem die Standorte der Fluggesellschaften, deren Gates sowie die geltenden Sicherheitskontrollen.

Die Leitfäden beinhalten außerdem Informationen zu Ressourcen am Flughafen, die Sie zum Arbeiten nutzen können, wie etwa Besprechungsräume, sowie Details zu Duschen, Loungezugang und Restaurants. Das Ziel besteht darin, dass Sie ausgeruht und arbeitsbereit an Ihrem Zielort ankommen und sofort loslegen können.

Brauche ich eine Produktivitätsapp?

Ob Organisation, Kommunikation oder Verbindung – Produktivitätsapps sind zwar nicht zwingend notwendig, aber sie machen es Ihnen definitiv einfacher, Arbeit und Reisen in Einklang bringen. Einige automatisieren manuelle Prozesse, wie Apps für Spesen, während andere wichtige Details wie Reisepläne und Kalenderdaten in der Cloud speichern, damit Sie sie nicht verlieren. Wenn Sie planen, wie Sie Ihren Tag möglichst produktiv verbringen können, summieren sich solche kleinen Dinge.

Wie wähle ich die richtige Produktivitätssoftware aus?

Die Wahl der richtigen Produktivitätssoftware für Ihre Arbeit hängt von Ihrer Branche, Ihren Reiseanforderungen und Ihrem üblichen Arbeitsablauf ab. Egal, wie Ihre Anforderungen aussehen: Die Chancen stehen gut, dass es das passende Tool für Sie gibt. Folgende Aspekte sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden:

• Kompatibilität: Ist die Software mit Ihren vorhandenen Betriebssystemen und Geräten kompatibel?
• Zugänglichkeit: Können Sie sich von überall auf der Welt aus anmelden, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten?
• Nutzererlebnis: Ist die Benutzeroberfläche übersichtlich und bedienungsfreundlich? Wird Ihr Team in der Lage sein, die Lösung schnell zu verstehen, ohne dass die Produktivität beeinträchtigt wird?
• Funktionsumfang: Bietet die Produktivitätssoftware die spezifischen Tools und Funktionen, die Sie benötigen?
• Sicherheit: Besonders auf Reisen ist die Datensicherheit ein wichtiges Thema. Bietet die Lösung eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Schutz Ihrer Unternehmensdaten?

Welche Produktivitätssoftware ist die beste?

Mit Optionen wie Google Workspace bleiben Sie mit Ihren Teammitgliedern in Verbindung, während Sie mit Trello und Todoist den Überblick über Ihre täglichen Aufgaben behalten. Letztendlich gibt nicht die eine Software zur Steigerung der Arbeitsproduktivität, die alle anderen in den Schatten stellt. Tatsächlich sind viele dieser Apps dank flexibler Integrationen sogar miteinander kompatibel.

Wenn Sie die Kontrolle über Ihr Reisemanagement und Ihre Reisekosten behalten möchten, sollten Sie Booking.com for Business in Betracht ziehen. Mit Booking.com for Business können Sie den Verwaltungsaufwand rund um Ihre Reisen reduzieren und so Zeit für wichtige Arbeitsaufgaben gewinnen. Wenn Sie Flüge, Unterkünfte und Mietwagen über eine zentrale Plattform buchen, bleiben Ihre Reisepläne deutlich übersichtlicher. Die kostenlose Geschäftsreiseplattform verfügt außerdem über eine integrierte Karte für die Sicherheit der Reisenden, sodass Ihr Team bei Bedarf sofortige Unterstützung erhält – das reduziert Stress und Kosten.

Wie Sie Ihren Tag produktiv nutzen: Zusätzliche Produktivitätstipps für Geschäftsreisen

Wenn es um die Steigerung der Arbeitsproduktivität geht, gibt es unterschiedliche Maßstäbe. Ihr produktiver Tag auf Reisen sieht möglicherweise anders aus als der Ihrer Kollegen im Büro. Produktivität bedeutet, dass Sie Ihre verfügbare Zeit optimal nutzen. Das kann zum Beispiel so aussehen, dass Sie in Ihrer freien Zeit Podcasts zur persönlichen Entwicklung hören oder am Flughafen eine kurze Trainingseinheit im Fitnessstudio einschieben, um konzentriert zu bleiben.

Hier noch einige abschließende Tipps, die Ihnen bei Ihrer Produktivitätsplanung helfen:

• Werfen Sie direkt am Morgen einen Blick in Ihren Kalender und planen Sie Ihren Tag rund um Kundentermine, Flugzeiten oder andere wichtige Ereignisse.
• Verwenden Sie eine Zeiterfassungsapp oder ein Notizbuch, um festzuhalten, wie Sie Ihre Zeit nutzen.
• Führen Sie eine genaue To-do-Liste mit kleinen, umsetzbaren Zielen.
• Vergessen Sie auf Reisen die klassische Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr und bleiben Sie in der Zeit produktiv, in der Sie sich besonders leistungsfähig fühlen.

Und unser wichtigster Produktivitätstipp für die Arbeit? Machen Sie eine Pause. Gerade auf Reisen, wenn Sie sich vielleicht Gedanken darüber machen, wie Sie mit dem Team daheim mithalten können, treten Pausen oft in den Hintergrund. Doch Zeit zum Ausruhen trägt entscheidend zu Ihrer Produktivität bei. Tragen Sie Pausen in Ihren Kalender ein oder fügen Sie Ihrer To-do-Liste etwas hinzu, das Ihnen guttut.