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Benötigen KMU angesichts weniger Geschäftsreisen als ihre größeren Pendants eine Reise- und Spesenrichtlinie?
Ohne entsprechende Richtlinien können die Reisekosten für kleine Unternehmen schnell in die Höhe schnellen. Es ist klar, dass KMU aus Geschäftsreisen einen Nutzen ziehen. Tatsächlich haben einem Bericht der Confederation of British Industry (CBI) zufolge fast genauso viele KMU (94%) Geschäftsreisen unternommen wie ihre größeren Pendants – Konzerne (97%). Viele betonten dabei die Bedeutung von persönlichen Interaktionen bei der Gewinnung neuer Kunden.
Unabhängig vom Grund für Geschäftsreisen müssen Unternehmen jeder Größe eine einheitliche Methode zur Kostenkontrolle, Ausgabenverfolgung und Handhabung ihrer Sorgfaltspflicht finden. Für kleine Unternehmen sind effiziente Richtlinien nicht nur deshalb von entscheidender Bedeutung, weil sie mit kleineren Budgets und Teams arbeiten, sondern auch, weil sie möglicherweise nicht über die dedizierten Ressourcen verfügen, auf die größere Unternehmen zugreifen können.
Eine Reiserichtlinie macht die Erwartungen für alle Stakeholder klar. In diesem Leitfaden gehen wir auf die Frage ein, was eine Reiserichtlinie im Sinne von KMU ist, und erläutern die Vor- und Nachteile der Verwendung einer Vorlage für eine Reiserichtlinie für kleine Unternehmen. Außerdem geben wir Ihnen einige nützliche Tipps zur Förderung der Compliance in Ihrem gesamten Unternehmen.
Bei einer Reise- und Spesenrichtlinie handelt es sich um eine Reihe von Vorgaben, die detailliert beschreiben, wie Mitarbeitende mit Reisekosten umgehen sollten. Dies beginnt mit Regeln für die Buchung von Geschäftsflügen, Hotelzimmern und Mietwagen, einschließlich bevorzugter Plattformen und Anbieter.
Darüber hinaus wird klargestellt, welche Reisekosten vom Unternehmen übernommen werden, einschließlich der geltenden Tagessätze, sodass die Mitarbeitenden genau wissen, wie viel sie während der Reise ausgeben können. Über Ausgaben und Genehmigungen hinaus konzentriert sich eine umfassende Reiserichtlinie auf die Sicherheit und den Komfort der Mitarbeitenden, um produktivere und nachhaltigere Geschäftsreisen zu ermöglichen.
Wie sieht also eine Reiserichtlinie für KMU im Vergleich zu größeren Unternehmen aus?
Während globale Unternehmen unter Umständen mehrere Mitarbeitende gleichzeitig auf Geschäftsreise schicken, schicken KMU möglicherweise nur ein oder zwei. Größere Unternehmen geben nicht nur mehr aus, da sie über ein größeres Budget und einen größeren Umfang an Reisen verfügen, sondern buchen in der Regel auch häufiger Geschäftsreisen. Außerdem legen sie mehr Wert auf Risikomanagement und beauftragen möglicherweise einen eigenen Travel Manager oder ein spezielles Reisebüro mit der Buchung ihrer Geschäftsreisen. Mit diesem höheren Umfang und Ausmaß an Reisen geht auch der entsprechende Bedarf an strengeren Vorschriften und höheren Genehmigungsstufen einher.
Da kleine Unternehmen mit kleineren Budgets arbeiten, ist es für sie wichtiger denn je, ein Reisemanagement-Tool für KMU zu verwenden, um Geld und Zeit bei der Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen zu sparen.
Es gibt keine einheitliche Vorlage für alle Unternehmen, und kleinere Unternehmen bevorzugen möglicherweise auch einen flexibleren, weniger strukturierten Ansatz als größere Konzerne. Sie müssen die Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden beachten und Ihr Reisebudget berücksichtigen.
Flexible Reiserichtlinien geben Mitarbeitenden ein gewisses Maß an Autonomie. So können sie möglicherweise ihre bevorzugten Fluggesellschaften oder Hotels auswählen, sofern dies in einem bestimmten Preisrahmen erfolgt. Eine flexible Reiserichtlinie kann Raum für „Bleisure-Reisen“ lassen, bei denen die Mitarbeitenden ihre Pläne um Freizeit zu Beginn oder am Ende der Geschäftsreise erweitern können.
Im Gegensatz dazu umfassen herkömmliche Reiserichtlinien ein festes Regelwerk für die Buchung von Geschäftsreisen. Beispielsweise könnten Reisende bei der Buchung von Flügen stärker an eine bestimmte Fluggesellschaft gebunden sein.
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Ob flexibel oder starr – die Einführung einer Reiserichtlinie für kleine Unternehmen bietet klare Vorteile. Positive Erfahrungen auf Geschäftsreisen hängen mit dem Engagement der Mitarbeitenden zusammen. Und diese Tatsache ist weltweit zutreffend: 79% der nordamerikanischen, 83% der europäischen und bis zu 96% der asiatisch-pazifischen Geschäftsreisenden geben an, dass sich Geschäftsreisen auf ihre allgemeine Arbeitszufriedenheit auswirken.
Wie trägt eine Reiserichtlinie für kleine Unternehmen zu diesen positiven Erfahrungen bei?
Ohne eine klare Reisekostenrichtlinie wissen die Mitarbeitenden nicht, was abgedeckt ist, und müssen sich vor der Buchung oder Zahlung bei der Finanzabteilung erkundigen. Mit einer Liste der zugelassenen Geschäftsreisekosten können sie vorab genehmigte Käufe bedenkenlos tätigen. Zudem werden damit auch die Genehmigungsstufen und Verantwortlichkeiten klargestellt, um Missverständnisse zu vermeiden.
Kleine und mittlere Unternehmen haben oft geringe Gewinnspannen. Wenn Mitarbeitende auf Geschäftsreisen also ihr Budget überschreiten, kann sich dies direkt auf das monatliche Endergebnis auswirken. Die Ausgaben der Mitarbeitenden sind besser vorhersehbar, wenn Sie Richtlinien für die Unterkunft und Tagessätze für die Verpflegung festgelegt haben.
Die Verwendung eines kostenlosen Reisemanagement-Tools wie Booking.com for Business spart Zeit und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden keine Zeit damit verschwenden, die richtigen Preise zu finden. Stattdessen berücksichtigt das Tool Ihre Reiserichtlinien und zeigt Optionen an, die ins Budget Ihres Unternehmens passen und den Reiseanforderungen entsprechen.
Mit einer Reisekostenrichtlinie für kleine Unternehmen können Sie sicher sein, dass zugelassene Ausgaben und Zahlungen den behördlichen Standards für die Einhaltung der Steuervorschriften entsprechen.
In einer umfassenden Geschäftsreiserichtlinie wird dargelegt, an wen sich die Mitarbeitenden wenden können, wenn sie Unterstützung benötigen. Dadurch bleiben die Kommunikationswege offen, was die Sicherheit der Reisenden verbessert. Gleichzeitig ermöglicht ein zentrales Buchungssystem Ihrem Team, den Standort der Reisenden in Echtzeit zu verfolgen und bei unerwarteten Stornierungen, Verspätungen oder anderen Problemen in Zusammenhang mit der Reisesicherheit zu helfen.
Und schließlich stellt die Bereitstellung einer genehmigten Liste von Buchungsdiensten sicher, dass Ihre Mitarbeitenden Reisen nur über vertrauenswürdige, verifizierte Quellen buchen.
Die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie für Ihr Kleinunternehmen bietet zwar zahlreiche Vorteile, ist jedoch auch mit Herausforderungen verbunden.
Die kleinsten Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über eine eigene Personalabteilung oder ein Finanzteam, sodass ein starr strukturierter Geschäftsreiseplan möglicherweise mit unnötigen Genehmigungsstufen einhergeht. Wenn Sie Ihre Spesenabrechnungen immer noch manuell einreichen lassen, kostet Sie der damit verbundene Papierkram eine Menge Zeit. Tatsächlich dauert es durchschnittlich 20 Minuten, Spesenabrechnungen in Papierform einzeln zu verarbeiten, was insgesamt zu Produktivitätsverlusten führt.
Einer der Hauptvorteile einer Geschäftsreiserichtlinie ist das Ausgabenmanagement, was jedoch auf Kosten der Mitarbeiterzufriedenheit gehen kann. Ein zu starres Regelwerk könnte dazu führen, dass sich die Mitarbeitenden auf Reisen nicht gut umsorgt und wohl fühlen.
Im Interesse der Flexibilität machen kleine Unternehmen oft den Fehler, ihre Richtlinien nicht klar genug zu formulieren. Wenn Sie sich grob an eine Vorlage für eine Reiserichtlinie für kleine Unternehmen halten, hilft Ihnen dies dabei, alle relevanten Informationen einzubeziehen.
Auch wenn eine Vorlage für eine Reiserichtlinie für kleine Unternehmen nicht so umfangreich sein mag wie eine Richtlinie für Großunternehmen bzw. Konzerne, sollte sie dennoch wichtige Aspekte wie die folgenden abdecken:
Ein großer Geschäftsreiseplan muss möglicherweise Tagessätze für Großstädte auf der ganzen Welt enthalten. Bei den Reisebudgets von KMU sind die Preise stärker auf die Hauptrouten des Unternehmens ausgerichtet. Geben Sie die Höchstausgaben für Kategorien wie Flüge, Unterkunft, Transport und Mietwagen an.
Welche Buchungstools oder Plattformen sollten die Mitarbeitenden nutzen? Wie lange im Voraus müssen Vorkehrungen getroffen werden, und wie werden Reisepläne genehmigt? Die Verwendung einer kostenlosen Reisemanagement-Plattform wie Booking.com for Business trägt dazu bei, den Buchungs- und Verwaltungsablauf für Geschäftsreisen mit nur einem einzigen Tool zu optimieren.
Wie sollen die Mitarbeitenden für ihre Geschäftsreisen bezahlen? Werden Sie Firmenkreditkarten zur Verfügung stellen oder virtuelle Zahlungsmethoden anbieten?
Beispiele hierfür könnten sein:
Dies ist einer der wichtigsten Abschnitte jeder Reiserichtlinie für kleine Unternehmen, in dem aufgeführt wird, welche Geschäftsausgaben abgedeckt sind und welche nicht. Dadurch werden übermäßige Ausgaben in Grauzonen, beispielsweise bei der Bewirtung von Kunden, vermieden. Zu Beispielen für Kosten, die in der Regel abgedeckt sind, gehören:
Beispiele für möglicherweise nicht zugelassene Kosten sind:
Es sollte einen Abschnitt geben, in dem dargelegt wird, wie die Mitarbeitenden Kosten abrechnen sollten und welche Unterlagen eingereicht werden müssen. Machen Sie den Zeitrahmen für die Einreichung von Erstattungsanträgen klar und geben Sie an, wann und wie Zahlungen für Geschäftsreisen erfolgen.
Wie Konzerne haben auch kleine Unternehmen eine Sorgfaltspflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden. Sie sollten alle relevanten Sicherheitsinformationen in die Geschäftsreiserichtlinien aufnehmen, beispielsweise Notfallkontaktdaten und Angaben zur Reiseversicherung.
Große Konzerne haben manchmal Schwierigkeiten, eine umfassende Einhaltung ihrer Richtlinien zu erreichen. Einer der Vorteile von KMU besteht darin, dass Sie mit weniger Mitarbeitenden besser in der Lage sind, Ihre Richtlinien klar zu kommunizieren.
Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie in klarer Sprache verfasst ist, um Missverständnisse zu vermeiden, und dass sie keine unnötigen juristischen Begriffe und keinen Fachjargon enthält. Wenn es um private gegenüber offiziellen Geschäftsausgaben geht, verwenden Sie Aufzählungspunkte und Listen, um die Angaben übersichtlicher zu gestalten.
Stellen Sie dann sicher, dass alle Stakeholder, darunter Vollzeitbeschäftigte und Auftragnehmer, die neuen Richtlinien kennen und verstehen. Für optimale Ergebnisse sollte das Dokument für Mitarbeitende auf allen Ebenen gelten. Wenn beispielsweise für die obere Führungsebene andere Regeln gelten als für Auftragnehmer, führt dies zu Verwirrung.
Nutzen Sie schließlich, wo immer möglich, Automatisierung, um Ihre Genehmigungsprozesse zu optimieren. Integrieren Sie Apps für Spesen und virtuelle Zahlungsplattformen in Ihre Buchungsprozesse, um einen zusammenhängenden Ablauf zu gewährleisten.
Sobald Sie eine Reise- und Spesenrichtlinie erstellt haben, sollte das Verfassen eines Geschäftsreiseplans relativ unkompliziert sein.
Verwenden Sie die Richtlinien, um nach geeigneten Flügen und Hotels zu suchen, die für Ihre Reisedaten verfügbar sind. Erstellen Sie dann einen Reiseplan mit den folgenden Angaben:
Überprüfen Sie Ihre Reiserichtlinie, um sicherzustellen, dass Ihr Reiseplan vollständig konform ist, und geben Sie ihn an Ihr Team weiter.
Ja, Reisen gelten als legitime Betriebsausgaben, was bedeutet, dass kleine Unternehmen diese Kosten möglicherweise steuerlich geltend machen können. Dies ist einer der Gründe, warum eine genaue Kostenverfolgung und -abrechnung ein zentraler Bestandteil jeder Reiserichtlinie ist.
Für Kleinunternehmer können manchmal die Grenzen zwischen Privat- und Geschäftsreisen verschwimmen. Wichtig zu beachten ist, dass Reisekosten, unabhängig davon, ob sie der US-amerikanischen Steuerbehörde IRS, der Steuer- und Zollbehörde HMRC im Vereinigten Königreich oder einer anderen Steuerbehörde gemeldet werden, nur dann anrechnungsfähig sind, wenn sie im Rahmen notwendiger Geschäftsreisen anfallen.
Während Ihre normale Pendelstrecke zur Arbeit und zurück nicht als Geschäftsreisekosten gelten würde, würde die Fahrt zu einer Messe in ein anderes Land durchaus als solche gelten.
Aufgrund der persönlichen Natur kleiner Unternehmen kann das Verfassen formeller Reiserichtlinien eine Herausforderung darstellen. Doch wenn Sie von Anfang an klare Richtlinien festlegen, können Sie die Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden und die damit verbundenen Kosten im Rahmen halten, während Sie Ihr Unternehmen ausbauen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Richtlinie zu überprüfen und sie bei Bedarf im Hinblick auf mehr Flexibilität und bessere Compliance zu optimieren.
Mit den heutigen Buchungstools und automatisierten Spesenmanagementsystemen ist es einfacher denn je, eine Reisekostenrichtlinie für kleine Unternehmen zu erstellen, die den Anforderungen Ihres Teams entspricht.
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