Auf die Plätze, fertig, buchen! In nur 45 Minuten bringen wir deinen Account auf Erfolgskurs. Jetzt anmelden!
Eine Richtlinie für Gruppenreisen unterstützt die Sicherheits-Compliance und Sorgfaltspflicht: Wie Sie Ihre Mitarbeitenden schützen können.
Fühlt sich Ihr Team im Fall von Geschäftsreisen unterstützt? Angesichts der Tatsache, dass fast drei Viertel (73% der Geschäftsreisenden) angeben, dass sie eine Reise ablehnen würden, wenn ihr Arbeitgeber der Sicherheit keine Priorität einräumt, ist es wichtiger denn je, die Richtlinie für Gruppenreisen Ihres Unternehmens zu überprüfen.
Eine umfassende Richtlinie zur Sicherheit auf Geschäftsreisen gibt den praktischen Rahmen für die Sicherheit der Teammitglieder auf Geschäftsreisen vor. Geschäftsreisende werden mit Notfallverfahren, Kommunikationstools und Versicherungsinformationen ausgestattet, damit sie wissen, wohin sie sich im Fall von Reiseunterbrechungen und Beeinträchtigungen wenden können.
Aber spiegelt die Reisesicherheitsrichtlinie Ihres Unternehmens die aktuellen Risiken wider? In diesem Leitfaden gehen wir auf die wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekte ein und geben gleichzeitig proaktive Sicherheitstipps für die Geschäftsreisenden selbst.
Das Reisen in einer Gruppe bietet zahlenmäßig im Vergleich zu Geschäftsreisen von Einzelpersonen mehr Sicherheit. Alleinarbeitende sind auf Reisen besonderen Risiken ausgesetzt, die oft auf Kommunikationsprobleme an abgelegenen Orten und fehlende Unterstützung durch das Management vor Ort zurückzuführen sind.
Beim Reisen in einer Gruppe können sich die Teammitglieder gegenseitig helfen, sollte etwas schiefgehen. Doch wie bei jeder Unternehmung gibt es auch hier potenzielle Risiken zu beachten.
Geschäftsreisen von Gruppen können durch unerwartete politische Konflikte oder Ausbrüche von Bürgerunruhen unterbrochen werden. In den letzten zwölf Monaten kam es in mehr als 72 Ländern zu erheblichen Protesten. Diese sich schnell entwickelnden Situationen können zu Straßensperren führen, während es durch Streiks zu Serviceunterbrechungen kommen kann, was es schwierig macht, einem festgelegten Reiseplan zu folgen.
Ganz gleich, ob Ihr Team während der Grippesaison an einer Konferenz in Übersee teilnimmt oder eine Region mit anderen Hygienestandards besucht – bedenken Sie die gesundheitlichen Auswirkungen von Gruppenreisen. Atemwegsinfektionen, Gastroenteritis bzw. Magen-Darm-Grippe und Reisedurchfall sind die häufigsten Erkrankungen, mit denen Geschäftsreisende konfrontiert werden, und bei gemeinsam reisenden Gruppen ist es wahrscheinlicher, dass sie die Bakterien untereinander verbreiten.
Naturkatastrophen wie Erdbeben, Wirbelstürme und Überschwemmungen bergen schwerwiegende Sicherheitsrisiken, insbesondere für Gruppen von Auftragnehmern, die in abgelegenen Gebieten arbeiten, die bis zur Wiederherstellung der Versorgung mit den erforderlichen Services von der Außenwelt abgeschnitten sein könnten. Doch selbst leichte Stürme haben Auswirkungen auf Reisepläne, sei es durch verspätete Flüge oder Stromausfälle.
In städtischen Zentren kann die Kleinkriminalität höher sein, was zusätzliche Sicherheitsprotokolle erfordert. Je nach Art der Geschäftsreise arbeiten die reisenden Teams möglicherweise mit Drittanbieter-Auftragnehmern zusammen, wie beispielsweise Chauffeurdiensten und Bauarbeiterteams am Arbeitsort. Der Einsatz ungeprüfter Drittanbieter birgt ein zusätzliches Risiko.
Das Konzept der Sorgfaltspflicht ist in jeder effektiven Geschäftsreiserichtlinie von Unternehmen enthalten. Darin werden die rechtlichen und moralischen Verpflichtungen Ihres Unternehmens in Bezug auf die Gesundheit, die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden beschrieben.
Um die Anforderungen an die Sorgfaltspflicht zu erfüllen, sollte Ihr Unternehmen vor jeder Reise eine Risikobewertung durchführen und dabei jeden der oben beschriebenen Faktoren (politische Verhältnisse, Wetterbedingungen, Gesundheitsgefahren und Kriminalität/Sicherheit) berücksichtigen. Bei Gruppenreisen ist es auch wichtig, die einzelnen Personen innerhalb der Gruppe zu betrachten, um weitere persönliche Risikofaktoren, wie z.B. bereits bestehende gesundheitliche Probleme oder Erkrankungen, zu ermitteln.
Eine effektive Ausübung der Sorgfaltspflicht in Kombination mit reisespezifischem Risikomanagement bedeutet, dass reisende Mitarbeitende ihren geplanten Tätigkeiten sorgen- und ablenkungsfrei nachgehen können. Sie wissen, dass das Unternehmen unterstützend für sie da ist, wenn etwas passiert.
Die Erfüllung der Anforderungen an die Sorgfaltspflicht ist der treibende Faktor für die Erstellung einer Reisesicherheitsrichtlinie. Aber die Richtlinie selbst bietet den Geschäftsreisenden einen Leitplan, in dem alle Verfahren klar dargelegt werden, um Verwirrung zu vermeiden.
Eine gute Reiserichtlinie bedeutet, dass die Mitarbeitenden wissen, was von ihnen auf Reisen erwartet wird, und gibt ihnen die nötigen Tools an die Hand, um auch in Notsituationen sicher zu bleiben.
Richten Sie mit diesem intuitiven Onlinetool Buchungsrichtlinien, Ausgabenlimits und Kontaktinformationen für Ihr Team ein.
Im Folgenden erfahren Sie, was Sie in die Richtlinie für Gruppenreisen Ihres Unternehmens aufnehmen sollten, um Risiken bestmöglich zu bewältigen und Ihre Mitarbeitenden zu schützen.
Die Planung von Gruppenreisen ist oft komplex und erfordert ein hohes Maß an Organisation, um individuelle Vorlieben und unterschiedliche Termin- und Zeitpläne zu berücksichtigen. Eine gut ausgearbeitete Geschäftsreiserichtlinie nimmt Ihnen das Rätselraten ab, wenn es um Compliance und die Erfüllung der Sorgfaltspflicht geht, Sie können dies jedoch mit den folgenden Vorgehensweisen ergänzen.
Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, für jede Reise eine Risikobewertung durchzuführen. Bei der Organisation von Gruppenreisen ist jedoch zu bedenken, dass individuelle Risiken ebenso berücksichtigt werden müssen wie der breitere umweltbezogene und für das Reiseziel spezifische Kontext. Berücksichtigen Sie beispielsweise Dinge wie kulturelle Einstellungen, internationale Umgangsformen und die besonderen Bedürfnisse von LGBTQ+- oder weiblichen Reisenden als Teil Ihrer allgemeinen Gruppenbewertung.
Eine gute Geschäftsreiseversicherung für Gruppen ist ein Muss. Geschäftsreisende sollten nicht nur Versicherungsschutz für Dinge wie verlorenes Gepäck und Reisestornierungen erhalten, sondern auch für medizinische Ausgaben, Verletzungen und die Kosten einer Notfallevakuierung. Sie können zwar Einzelpolicen abschließen, um jeden einzelnen Reisenden zu versichern, dies kann jedoch im Vergleich zu Gruppenpolicen kostspieliger und ineffizienter sein.
Ein weiterer Punkt, den es zu bedenken gilt, ist die Reiseunterstützung, das natürliche Pendant zur Versicherung. Eine Versicherung ist die finanzielle Entschädigung, die Sie zur Deckung der Kosten im Falle von Unterbrechungen oder Beeinträchtigungen erhalten, und bietet wirtschaftlichen Schutz. Bei Unterstützung handelt es sich hingegen um den eigentlichen Service, sei es Kundenservice, Zugang zu medizinischen Dienstleistungen oder die Verfolgung von Reisenden. Die besten Programme für das Management von Reiserisiken kombinieren beides in einem nahtlosen Paket.
Die besten Reisesicherheitspläne sind wertlos, wenn Ihr Team sie nicht kennt. Bei Gruppenreisen sollten Sie eine Schulungssitzung mit dem gesamten Team durchführen, um die Ergebnisse Ihrer Risikobewertung zu besprechen. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über gängige Betrugsversuche auf Geschäftsreisen und häufige Sicherheitsrisiken, denen sie ausgesetzt sein könnten, seien es Taschendiebe oder Proteste, und geben Sie nützliche Tipps für den Umgang mit diesen Situationen.
Zusätzlich zu den standortspezifischen Informationen sollten Sie auch die Reiserichtlinie im Detail durchgehen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, welche Arten von Reisen erlaubt sind, wie sie ihre Unterkunft buchen sollten und an welche Kontaktdaten sie sich in Notfällen wenden müssen.
Gruppenreisen bedeuten nicht, dass die Mitarbeitenden immer zusammen sind. Die Geschäftsreisenden haben unterschiedliche Reisepläne und Aufgaben an verschiedenen Orten, und einige entscheiden sich vielleicht dafür, ihren Aufenthalt zu verlängern, um ihn zu einer Bleisure-Reise zu machen. Wie können Sie also die Sicherheit aller gewährleisten?
Die Verwendung eines Tools zur Verfolgung von Reiseplänen bietet eine einfache Möglichkeit, den Überblick über die Aufenthaltsorte der Reisenden zu behalten. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen im Falle eines Zwischenfalls alle Reisenden schnell ausfindig machen und ihnen die erforderliche Unterstützung bieten.
Wenn Sie sich als Geschäftsreisender auf eine Gruppenreise vorbereiten, finden Sie nachfolgend einige Dinge, die Sie tun können, um unterwegs für Ihre Sicherheit zu sorgen.
Booking.com for Business macht das Geschäftsreisemanagement für Gruppen ganz einfach. Buchen und verwalten Sie Businessflüge und Gruppenunterkünfte über eine einzige, kostenlos nutzbare Plattform. Während Sie Hotels vergleichen, können Sie die spezifischen Sicherheitsmerkmale jedes einzelnen Hotels sehen, wie z.B. Schließfächer, Zugang per Schlüsselkarte und eine 24-Stunden-Rezeption.
Für Personen, die Geschäftsreisen buchen, ist die Möglichkeit hilfreich, einzelne Reisebuchungen von einem Verwaltungs-Dashboard aus zu sehen – so können Sie Unterstützung bieten und Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen. Dank unserer Zusammenarbeit mit Traxo erhalten Sie einen Überblick über alle Buchungen und können eine Live-Karte mit den Standorten der Reisenden einsehen. Darüber hinaus arbeiten wir mit International SOS zusammen, einem weltweit führenden Anbieter im Bereich Gesundheits- und Sicherheitsrisikomanagement, um Sicherheitsunterstützung rund um die Uhr zu bieten und Unternehmen dabei zu helfen, anhand von Echtzeit-Informationen fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Verwalten Sie Teams und Ausgaben an einem Ort, sparen Sie Geld, verdienen Sie Genius-Prämien
Geschäftsreisen bringen spannende Wachstumschancen mit sich, aber es ist auch wichtig, sich der Risiken bewusst zu sein und sich darauf vorzubereiten. Einer der wichtigsten Punkte, die zu es zu beachten gilt, ist, dass reisende Gruppen aus Einzelpersonen bestehen, von denen jede ihre eigenen Bedürfnisse und ihr eigenes Risikoprofil hat. Durch die Festlegung klarer Verfahren in Ihrem Sicherheitsplan für Geschäftsreisen, die durch Risikobewertungen vor der Reise und Schulungen der Mitarbeitenden unterstützt werden, geben Sie Geschäftsreisenden die nötigen Tools an die Hand, damit sie sich auf ihrer Reise sicher, unterstützt und zuversichtlich fühlen.
Gruppenreiseversicherungen bieten unter einer einzigen Police Versicherungsschutz für mehrere Kollegen – in der Regel mindestens zehn. Alle erhalten das gleiche Maß an Schutz bei unerwarteten Ereignissen, für gewöhnlich zu einem ermäßigten Preis im Vergleich zum Abschluss einzelner individueller Reiseversicherungen.
Es gibt zwei Arten der Gruppenversicherung: die Pflichtversicherung und die freiwillige Versicherung. Bei einer Pflichtversicherung müssen alle Gruppenmitglieder den Vertrag unterzeichnen, während die Geschäftsreisenden bei freiwilligen Versicherungen die Möglichkeit haben, sich dafür oder dagegen zu entscheiden.
Die Koordination einer Gruppengeschäftsreise erfordert Organisation und Flexibilität, um alle Vorlieben, Standorte und Termin- bzw. Zeitpläne der Reisenden zu berücksichtigen. Bei der Buchung von Businessflügen oder Unterkünften für Gruppen müssen Sie auch sicherstellen, dass Änderungen in letzter Minute möglich sind.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, was eine Reiserichtlinie ist, wie Sie ihre Einhaltung erfassen und...
Reisekostenrichtlinien legen klare Erwartungen für Geschäftsreisende fest. Nutzen Sie die anpassbare...
