Auf einem globalen Markt helfen Umzugsservices für Mitarbeitende Unternehmen dabei, das richtige Team an den richtigen Ort zu bringen. Egal, ob Sie ein internationales Projekt planen, Mitarbeitende aus dem Ausland einladen oder ein neues Büro eröffnen – Sie müssen die gesamte übliche Geschäftsreiselogistik verwalten, von Flügen über Unterkünfte bis hin zu Visa.

Neben der Verwaltung der Reisepläne müssen Personalabteilungen die Mitarbeitenden in ungewohnten Umgebungen unterbringen, während sich die Finanzabteilungen mit den verschiedenen Kosten der Versetzung befassen müssen. Hier hilft eine konkrete Richtlinie. In diesem Blog erklären wir, warum eine Versetzungsrichtlinie für Unternehmen so wichtig ist, und legen Ihnen die wesentlichen Bestandteile einer erfolgreichen Richtlinie dar.

Was bedeutet die Versetzung von Mitarbeitenden?

Die Versetzung von Mitarbeitenden beschreibt den Prozess des Umzugs von Beschäftigten von einem Standort zum anderen. Dabei kann es sich um die Umsiedlung neuer Mitarbeitender in die Zentrale Ihres Unternehmens handeln, um die Versetzung von Führungskräften in ein anderes Land oder um die Versetzung eines erfahrenen Teams in eine nahe gelegene Stadt.

Egal, ob es sich um eine Versetzung in einen nahegelegenen Vorort oder auf die andere Seite der Welt handelt, die Mitarbeitenden müssen dafür ihr Leben umstellen. Deshalb ist ein attraktiver und gut durchdachter Versetzungsservice für Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg.

Wann ist eine Versetzung von Mitarbeitenden sinnvoll?

Wie bei kurzfristigen Geschäftsreisen gibt es auch für längerfristige Standortwechsel zahlreiche Gründe. Hier sind einige typische Szenarien:

Neu eingestellte Beschäftigte werden für eine ausführliche persönliche Einarbeitung an den Hauptsitz des Unternehmens gebracht.

  • Neue Beschäftigte werden aus einer anderen Stadt oder einem anderen Land versetzt, um dauerhaft am Hauptsitz des Unternehmens zu arbeiten.
  • Das Unternehmen eröffnet eine neue Zweigstelle in einem anderen Land, für die erfahrene Teammitglieder erforderlich sind.
  • Das Unternehmen arbeitet an einem standortspezifischen Projekt, für das Angestellte mit bestimmten Fähigkeiten erforderlich sind.
  • Mitarbeitende beantragen eine Versetzung in ein anderes Land, in dem sie schon immer leben wollten.
  • Beschäftigten wird eine Beförderung unter der Bedingung angeboten, dass sie in eine andere Region ziehen.

Vorteile bei einer Versetzung für Arbeitgeber

Angesichts der Zunahme von Remote-Arbeit und Gleitzeit sind immer mehr Beschäftigte bereit, für eine Stelle umzuziehen – insbesondere, wenn es sich um einen Standort mit niedrigeren Lebenshaltungskosten handelt.

Erfahrene Mitarbeitende zu ersetzen, ist außerdem ein kostspieliges Unterfangen. Untersuchungen von Gallup haben ergeben, dass der Ersatz von Kundenpersonal 40% ihres Gehalts kostet, ein Prozentsatz, der bei technischen Fachkräften bis zu 80% und bei erfahrenen leitenden Angestellten sogar 200% beträgt. Standortflexibilität erhöht die Mitarbeiterbindung und hilft Ihrem Unternehmen, Spitzenkräfte zu halten.

Gleichzeitig trägt die Versetzung von Mitarbeitenden zum Wachstum Ihres Unternehmens bei, sei es durch die Erweiterung von Personalprojekten oder die Eröffnung neuer Außenstellen.

Vorteile einer Versetzung für Beschäftigte

Mitarbeitende sind aus verschiedenen Gründen an einer Versetzung interessiert, unter anderem wegen der Möglichkeit, neue Erfahrungen zu sammeln und beruflich voranzukommen. Laut einem Remote Workforce Report 2024stellen 71% der befragten Unternehmen international ein und öffnen damit die Türen für Beförderungen und Aufstiegsmöglichkeiten.

Allein der Tapetenwechsel kann für diejenigen, die ohnehin gerne auf Geschäftsreisen gehen, einen Anreiz darstellen. Durch eine Versetzung können Mitarbeitende neue Kontakte knüpfen und ein [page=3314] (persönliches Netzwerk) von gleichgesinnten Fachleuten im Ausland aufbauen, während sie gleichzeitig eine andere Kultur kennenlernen.

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Wie funktioniert die Versetzung von Mitarbeitenden?

Versetzungen können freiwilliger oder unfreiwilliger Natur sein. Bei einer freiwilligen Versetzung stellt in der Regel der Angestellte den Antrag auf Versetzung, der dann vom Arbeitgeber genehmigt wird.

Bei einer unfreiwilligen Versetzung ist der Arbeitgeber derjenige, der den Antrag als Bedingung für eine Beförderung stellt.

In beiden Fällen erstellt der Arbeitgeber, sobald beide Parteien zugestimmt haben, ein individuelles Versetzungspaket, das alle Umzugs- und Reisekosten abdeckt. In dieser Phase nehmen viele Unternehmen die Hilfe eines Versetzungsservices in Anspruch, um die Logistik des Umzugs zu bewältigen, von der Suche nach einer Unterkunft bis hin zur Unterstützung der Familie.

Arten von Umzügen, die einen Versetzungsservice erfordern

Nicht jede Versetzung beinhaltet einen dauerhaften internationalen Umzug. Tatsächlich sind viele Anfragen kurzfristig und projektspezifisch. Hier sind die drei Hauptarten von Versetzungen von Mitarbeitenden und Führungskräften:

Geschäftsreisen

Viele Stellen sind mit häufigen Geschäftsreisen verbunden, die hin und wieder länger als ein Wochenende dauern. Vertriebsmitarbeitende und beratende Personen kehren häufig für Besprechungen in dieselbe Stadt zurück, was wiederkehrende Reisepläne und Unterkünfte erforderlich macht. Reisen für ein bestimmtes Projekt fallen ebenfalls in diese Kategorie, unabhängig davon, ob sie Wochen oder Monate dauern.

In diesen Fällen ist die Nutzung einer Geschäftsreiseplattform wie Booking.com for Business eine große Hilfe bei der Verwaltung mehrerer Reisepläne. Verwaltungsteams können außerdem die Reisekosten für eine schnelle Erstattung verfolgen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Mitarbeitenden sicher unterwegs sind.

Kurzfristige Versetzungen von Mitarbeitenden

Anders als bei Geschäftsreisen, bei denen ein Beschäftigter einfach in das Land ein- und ausreisen kann, ist für eine kurzfristige Versetzung ein Wohnsitz erforderlich. Allerdings ist der Aufenthalt zeitlich befristet und hat ein festes Enddatum.

Langfristige Versetzung von Mitarbeitenden

Bei einer langfristigen Versetzung muss der Angestellte für mindestens ein Jahr oder sogar auf unbestimmte Zeit in eine andere Stadt oder ein anderes Land ziehen. Kurzfristige Versetzungen von Führungskräften haben zwar ein Enddatum, langfristige Pläne sind jedoch eher unbefristet. Sie sind auch mit komplizierteren rechtlichen, steuerlichen und Compliance-Fragen verbunden.

Wie wirkt sich eine Versetzung auf die Mitarbeitenden aus?

Ein Umzug aus geschäftlichen Gründen ist mit einer Vielzahl von Vorteilen verbunden, aber es gehen auch Herausforderungen damit einher. Ein Umzug aus geschäftlichen Gründen ist keine leichtfertige Entscheidung, da er Auswirkungen auf das Familienleben, die Freizeit und die Lebenshaltungskosten haben kann. Bei großen Umzügen ins Ausland kann auch Sprachunterricht und laufende Unterstützung durch das Unternehmen erforderlich sein.

Versetzungskosten für Beschäftigte

Die Versetzungskosten für Angestellte sollten vom Arbeitgeber übernommen werden, einschließlich Umzug, Material und mögliche Beschäftigungsunterstützung für Familien. Auch wenn der Umzug freiwillig ist, sollten die Umzugskosten als Teil eines Finanzpakets berücksichtigt werden.

Können sich Mitarbeitende weigern, umzuziehen?

Wenn ein Arbeitgeber seinen Unternehmensstandort verlegt und einen Mitarbeitenden auffordert, mitzukommen, wird dies als unfreiwilliger Umzug betrachtet. Aber können sich Mitarbeitende weigern, umzuziehen? Das hängt vom Arbeitsvertrag ab. Einige Verträge enthalten eine Mobilitätsklausel, die besagt, dass Mitarbeitende auf Anfrage (innerhalb eines angemessenen Rahmens) verpflichtet sind, umzuziehen.

Was ist eine Versetzungsrichtlinie für Mitarbeitende?

Bei Versetzungsrichtlinien handelt es sich um Leistungspakete für Beschäftigte, die an einen neuen Standort umziehen. Dies beinhaltet finanzielle Unterstützung zur Deckung der Umzugskosten für Mitarbeitende. Dazu gehört auch administrative Unterstützung, um den Umzug zu erleichtern, wie die Unterstützung bei der Beantragung von Visa, der Suche nach einer Unterkunft und beim Packen.

Eine Versetzungsrichtlinie listet nicht nur alle Vorteile und Hilfen auf, sondern beschreibt auch die Rechte der Angestellten und die Pflichten des Arbeitgebers.

Was sollte eine Versetzungsrichtlinie für Mitarbeitende beinhalten?

Der eigentliche Zweck einer Versetzungsrichtlinie für Mitarbeitende ist es, das Rätselraten über Rechte und Erwartungen zu beenden. Um die zu erreichen, müssen Sie die folgenden Abschnitte hinzufügen:

  1. Anspruch auf Vorteile: Geben Sie an, wer Anspruch auf finanzielle Unterstützung hat und ob dies je nach Berufsbezeichnung oder Art der Versetzung unterschiedlich ist.
  2. Überblick über die Vorteile: Beschreiben Sie die spezifischen Arten von Vorteilen und ihre finanziellen Einschränkungen.
  3. Beantragung von Vorteilen: Erläutern Sie, wie Mitarbeitende die Vorteile in Anspruch nehmen können, sei es durch die Erstattung von Quittungen oder durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware.
  4. Umgang mit unerwarteten Ausgaben: Wie geht das Unternehmen mit unvorhergesehenen Problemen wie stornierten Flügen um?
  5. Nicht erstattungsfähige Ausgaben: Gibt es Reisekosten, die nicht erstattet werden?
  6. Steuerliche Auswirkungen von Vorteilen: Gelten diese finanziellen Vorteile in Ihrem Land als steuerpflichtiges Einkommen?
  7. Administrative Unterstützung bei Versetzungen: Hilft der Arbeitgeber bei Visa und Sprachen? Wird vor Ort ein Ansprechpartner zur Verfügung gestellt?
  8. Unterstützung beim Umzug von Familien: Hilft der Arbeitgeber bei der vorübergehenden Unterstützung oder bei der beruflichen Unterstützung von Familienangehörigen?

Was ist eine Versetzungszulage?

Eine Versetzungszulage ist Teil des Gesamtpakets und bezieht sich auf die finanziellen Vorteile, die Beschäftigte im Rahmen der Versetzung erwarten können. Dies kann als Pauschalzahlung oder als Erstattung von Reisekostenbelegen angeboten werden.

Die Versetzungszulage deckt in der Regel die gleichen Kosten ab, die während einer Geschäftsreise anfallen:

  • Flug- und Bahntickets
  • Mietwagenkosten
  • Verpflegungspauschale
  • Kosten für eine vorübergehende Unterbringung
  • Kosten für den Umzug

Darüber hinaus decken sie die Kosten für Lagerung und Nebenkosten ab.

Was ist ein typisches Versetzungspaket?

Während eine Versetzungszulage die Reisekosten abdeckt, beschreibt ein komplettes Versetzungspaket zusätzliche Vorteile, die mit den Kosten eines Umzugs verbunden sind.

Wenn Ihr Unternehmen keine Unterkunft zur Verfügung stellt, beginnt dies bei den Kosten für die Suche nach dem neuen ständigen Wohnsitz eines Mitarbeitenden. Einige Versetzungspakete für Unternehmen helfen den Käufern bei der Bezahlung der Maklergebühren, Vermessungs- und Übertragungsgebühren sowie der Hypothekenantragskosten.

Sie sollten auch damit rechnen, dass die Kosten für den Umzug, einschließlich Verpackung und Lagerung an der neuen Adresse, übernommen werden. Sobald der Mitarbeitende in das neue Zuhause eingezogen ist, fallen zusätzliche Kosten für die Installation der Geräte und en Anschluss an die Stromversorgung an.

Denken Sie daran, dass keine dieser Kosten verpflichtend sind. Es ist Sache Ihres Unternehmens, zu bestimmen, welche Ausgaben übernommen werden. Viele Unternehmen bieten abgestufte Pakete an. Zum Beispiel würden bei einer Versetzung von Führungskräften mehr Kosten gezahlt werden als bei neu eingestellten Mitarbeitenden. Vollständig abgedeckte Versetzungspakete sind in der Regel leitenden Angestellten vorbehalten.

Warum benötigt Ihr Unternehmen eine Versetzungsrichtlinie?

Der erste Grund für eine Versetzungsrichtlinie ist, dass sie Talente an Ihre bevorzugten Standorte lockt. Mitarbeitende zögern vielleicht, einen großen Umzug zu machen, wenn sie nicht wissen, dass sie angemessene Unterstützung erhalten, und wenn das schriftlich festgehalten wird, hilft das, ihre Entscheidung zu besiegeln.

Zweitens stellen Versetzungsrichtlinien für Unternehmen sicher, dass Sie Ihr Budget einhalten. Die Umzugskosten können schnell außer Kontrolle geraten, aber indem Sie Ausgabengrenzen und nicht erstattungsfähige Ausgaben festlegen, können Sie die Erwartungen im Zaum halten.

Schrittweise Anleitung zum Verfassen einer Versetzungsrichtlinie für Mitarbeitende

Eine gute Versetzungsrichtlinie bringt erstklassige Talente in Ihr Unternehmen und hilft Ihnen bei der Anwerbung und Bindung. So schreiben Sie eine solche Richtlinie.

Schritt 1: Treffen Sie sich mit allen relevanten Abteilungen.

Setzen Sie sich mit Ihrer Personal-, Geschäfts- und Finanzabteilung zusammen, um zu besprechen, was möglich ist – und was nicht. Obwohl diese Richtlinie in der Regel von der Personalabteilung verfasst wird, müssen sie Zeitpläne, Fristen und interne Prozesse besprechen. Anschließend können Sie sich auch mit einstellenden Vorgesetzten treffen, um die Mitarbeitenden zu ermitteln, die sich am besten für eine Versetzung eignen, wenn sich diese Möglichkeit ergibt.

Schritt 2: Wählen Sie bevorzugte Anbieter aus

Recherchieren Sie und erstellen Sie eine Liste der bevorzugten externen Dienstleister, die in der Richtlinie aufgeführt werden sollen. Dazu gehören bevorzugte Immobilienmakler, Umzugsunternehmen und Versetzungsservices für Unternehmen.

Schritt 3: Identifizieren Sie potenzielle rechtliche Probleme

Identifizieren Sie Ihre Zielstandorte. Wenn Sie Mitarbeitende ins Ausland versetzen, müssen Sie mit der Rechtsabteilung sprechen, um Einwanderungsfragen und Visa zu besprechen. Sie müssen sich auch Gedanken über die Einhaltung von Steuervorschriften machen, die in dem Dokument enthalten sein sollten.

Schritt 4: Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan und ein realistisches Budget

Recherchieren Sie und erstellen Sie gemeinsam mit der Finanzabteilung ein erstes Budget. Entscheiden Sie, welche Ausgaben übernommen werden und welche nicht erstattungsfähig sind, damit Sie sie den Mitarbeitenden genau beschreiben können.

Schritt 5: Machen Sie Ihre Erwartungen deutlich

Wenn Sie Ihr Budget, Ihre Ziele und Vorteile definiert haben, verfassen Sie Ihre Richtlinie in einer klaren und benutzerfreundlichen Sprache. Sie sollte alle Fragen beantworten, die Angestellte haben könnten, und die Vorteile und Vergünstigungen definieren, die sie als Teil eines Versetzungspakets erwarten können. Geben Sie unbedingt die Kontaktdaten einer Person an, die eventuelle Fragen klären kann.

Schritt 6: Holen Sie die Zustimmung aller Stakeholder ein.

Senden Sie den Richtlinienentwurf zur Genehmigung an alle Beteiligten. Dies sollte die Personal-, Rechts- und Finanzabteilungen einschließen.

Schritt 7: Sammeln Sie Feedback und passen Sie sie nach Bedarf an

Wenn Sie mit der Versetzung von Mitarbeitenden beginnen, bitten Sie während des Prozesses um Feedback. Gab es irgendwelche Vorteile, die sie gerne abgedeckt gehabt hätten? Gab es im Rahmen des Versetzungsprozesses unerwartete Herausforderungen? Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihre Richtlinie im Laufe der Zeit erneut zu überprüfen und zu überarbeiten.

Besondere Überlegungen für KMU

Während größere Unternehmen häufig über die Abteilungen und das Personal verfügen, um Versetzungsservices intern abzuwickeln, benötigen KMU wahrscheinlich eher externes Fachwissen. Hier kann ein internationales Umzugsunternehmen helfen, um sicherzustellen, dass die Unterlagen Ihrer Mitarbeitenden reisefertig und rechtskonform sind.

Kleine Unternehmen müssen oft kurz- - und mittelfristige Aufenthalte für Mitarbeitende finden, während sie nach einem dauerhaften Wohnsitz suchen. Für bequeme Reisebuchungen wenden Sie sich an Reisemanagementplattformen für KMU wie Booking.com for Business. Sie können während des Versetzungsprozesses nicht nur Reisen buchen und verwalten, sondern erhalten auch einen vollständigen Überblick über die Kosten für Unterkunft, Flüge und Mietwagen. Reiseunterstützung ist ebenfalls einbegriffen, sodass Sie Ihren Mitarbeitenden die Unterstützung geben können, die sie während des Übergangs benötigen.

Was macht ein Versetzungsservice für Unternehmen?

Ob im In- oder Ausland, ein Versetzungsservice für Unternehmen erleichtert Umzüge. Sie helfen bei der Bewältigung aller mit diesem Übergang verbundenen Aufgaben, vom Packen bis zur Unterstützung bei der Immobiliensuche. Internationale Versetzungsdienste helfen auch bei Visumanträgen und Sprachdienstleistungen. Für Mitarbeitende, die mit ihren Familien reisen, findet ein guter Versetzungsservice Schulen, bietet Unterstützung bei der Beschäftigungsvermittlung und organisiert den Transport.

Worauf Sie bei einem Versetzungsservice für Unternehmen achten sollten

Ein internationaler Versetzungsservice wird manchmal mit einem Umzugsunternehmen verwechselt. Sie arbeiten zwar mit einem Umzugsunternehmen zusammen, um die Besitztümer zu verpacken und zu transportieren, aber der Service ist umfassender.

Ein Versetzungsservice für Unternehmen kann mehr, als nur Ihre Sachen von Punkt A nach Punkt B zu bringen. Achten Sie beim Vergleich der Optionen für ihre Mitarbeitenden auf Services, die auch Folgendes bieten:

  • Angebot von interkulturellem Training
  • Organisation von Sprachunterricht
  • Abstimmung mit Immobilienmaklern
  • Organisation von Reisevisa
  • Hilfe bei der Familienunterstützung

Die Versetzung von Mitarbeitenden kann überwältigend sein, aber mit der richtigen Planung und der richtigen Richtlinie muss sie nicht stressig sein. Entscheidend ist, dass Sie während des gesamten Prozesses eine offene Kommunikation aufrechterhalten und sicherstellen, dass Ihre geschätzten Mitarbeitenden bei jedem Schritt die nötige Unterstützung erhalten.

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