Was ist ein Reiseplan für Geschäftsreisen?

Eine schlecht geplante Geschäftsreise kann zu verpassten Verbindungen, verschwendeten Unternehmensressourcen und unnötigem Stress führen, weshalb ein detaillierter Reiseplan für Geschäftsreisende unerlässlich ist. Und für Travel Manager bedeutet die Verwendung eines Reiseplans, dass Sie immer wissen, wo sich Ihr Team befindet. Zudem können Sie Buchungskonflikte vermeiden und gleichzeitig sicherstellen, dass jede Phase der Reise mit den Unternehmenszielen in Einklang steht.

Ganz gleich, ob Sie die Reisepläne in Papierform oder digital verwalten – Sie müssen sicherstellen, dass alle relevanten Details enthalten sind. Um die Vorteile von Geschäftsreiseplänen sowohl für Manager als auch für Reisende zu maximieren, ist eine klar definierte Struktur ebenso wichtig wie Flexibilität. Wenn Ihr Reiseplan zu starr gefasst ist, könnte die Termin- und Zeitplanung durch unerwartete Reiseverzögerungen aus dem Ruder laufen. Und ohne angemessene Planung sind Ihre Teams im Unklaren darüber, wo sie sich gerade befinden sollen. In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie die richtige Balance zwischen Struktur und Flexibilität für reibungslose, stressfreie Reisen finden.

Was ist ein Reiseplan?

Ein Geschäftsreiseplan dient als Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen. Er enthält alle wichtigen logistischen Details einer Reise, darunter Flugbuchungen, Hotel-Check-in-Verfahren und tägliche Termine. Dieses Maß an Detailliertheit sorgt dafür, dass Geschäftsreisende organisiert, produktiv und auf Kurs bleiben.

Warum sollten Sie einen Geschäftsreiseplan verwenden?

Bei Geschäftsreisen ist oft ein vollgepackter Zeit- und Terminplan erforderlich, um die auf dem Landweg oder in der Luft verbrachte Zeit zu optimieren. Doch nach Angaben der britischen Zivilluftfahrtbehörde Civil Aviation Authority (CAA) wurden 2025 nur 76% der Flüge innerhalb von 15 Minuten ihrer geplanten Zeit durchgeführt. Diese verpassten Verbindungen können zu weiteren Verspätungen und Verzögerungen führen, einschließlich verspäteter Ankunft bei wichtigen Terminen, Scheitern der Reise/Reiseplanung und Gefährdung der Ziele der Reise.

Wenn Sie mit einem detaillierten Reiseplan reisen, haben Sie einen klaren Plan für jeden Tag. Dies sorgt für reibungslosere Übergänge während der gesamten Reise, was ein besseres Zeitmanagement ermöglicht und zugleich den mit Verzögerungen und Verspätungen einhergehenden Stress reduziert.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Reiseplänen für Geschäftsreisen.

Vorteile für Geschäftsreisende:

• Zeitmanagement: Eine sorgfältige Planung bedeutet, dass Geschäftsreisende jederzeit wissen, wo sie sich gerade befinden müssen. Indem Sie die Reisezeiten recherchieren und den Reiseplan flexibel gestalten, sind die Reisenden besser in der Lage, mit unvorhergesehenen Verspätungen und Verzögerungen aufgrund von Verkehr oder Wetterbedingungen umzugehen.

• Führen von Aufzeichnungen: Ein schriftlich festgehaltener Reiseplan sorgt dafür, dass Sie Aufzeichnungen über Ihre Geschäftsreise zur Hand haben, was nützlich ist, wenn Sie für einen Bericht nach der Reise Details an Kollegen weitergeben müssen.

Vorteile für Geschäftsreisekoordinatoren:

• Sorgfaltspflicht: Mit gespeicherten Reiseplänen wissen Unternehmen, wo sich ihre reisenden Mitarbeitenden zu jedem Zeitpunkt aufhalten sollen. Das ist nützlich, wenn Koordinatoren im Falle von Reiseverzögerungen oder Stornierungen Hilfe bieten müssen.
• Logistische Unterstützung: Neben den Standorten der Mitarbeitenden in Echtzeit deckt ein guter Geschäftsreiseplan auch alle notwendigen Aspekte für die logistische Unterstützung ab. Im Rahmen der Planung können Sie zusätzlich zu den Reiseplänen eine Geschäftsreise-Checkliste und alle relevanten Notfallkontakte zur Verfügung stellen, um umfassende Unterstützung zu bieten.

Vorteile für Finanzteams:

• Kostenmanagement: Ihr Unternehmen kann durch Planung von Transport, Unterkunft und Aktivitäten die Kosten für tägliche Reisen besser verwalten. Viele dieser Geschäftsreisekosten können Sie im Voraus bezahlen, was die Genauigkeit Ihres Budgets verbessert.
• Finanzplanung: Mit einer detaillierten Aufschlüsselung der Zeitpläne, Kosten und Unterkünfte können Finanzteams abgeschlossene Reisepläne für zukünftige Budgetprognosen und -planungen verwenden.

Was sollte ein Reiseplan enthalten?

Um die oben genannten Vorteile zu maximieren, sollte ein umfassender Reiseplan die gesamte Geschäftsreiselogistik abdecken. Dazu gehören die folgenden wichtigen Aspekte:

1. Zusammenfassung der Geschäftsreise: Dieser kurzer Abschnitt bietet eine Zusammenfassung oder eine Übersicht der Reiseziele, einschließlich des Start- und Enddatums der Reise.

2. Transportdetails: Wie werden Sie von einem Ort zum anderen reisen? Geben Sie alle Flugnummern, Buchungsreferenznummern für Mietwagen, Buchungsnummern für Bus-, Zug- und Taxifahrten sowie die Ankunfts- und Abreisezeiten, Flughäfen und Terminals an.

3. Unterkunftsdetails: Dieser Abschnitt enthält alle Details, wo Sie auf Ihrer Geschäftsreise übernachten werden, einschließlich Buchungsbestätigungen, Adressen und Kontaktinformationen von Hotels. Zu Planungszwecken sollten auch die Check-in- und Check-out-Zeiten enthalten sein.

4. Geschäftliche Aktivitäten: Währen ein Urlaubsreiseplan Angaben zu geplanten Touren und Ausflügen enthalten würde, sind in einem Geschäftsreiseplan die Zeiten und Standorte für Geschäftsmeetings, Konferenzen, Abendessen mit Kunden und andere relevante Termine aufgeführt.

5. Lokale Informationen: Neben den Reisedetails bietet ein umfassender Reiseplan auch einen hilfreichen Leitfaden in Notfällen. Geben Sie die Kontaktdaten medizinischer Einrichtungen, lokaler Behörden und Botschaften sowie regionaler Führungskräfte Ihres Unternehmens oder einen Ansprechpartner am Heimatstandort an.

So erstellen Sie einen Geschäftsreiseplan

Ein Ansatz besteht darin, den Prozesse mithilfe einer Reiseplanvorlage zu standardisieren, wobei Sie die Details für jede Reise manuell ausfüllen.

• Geben Sie die Geschäftsreisedaten und die Reiseziele an.
• Fügen Sie die Transportdetails, die Abreise- und Ankunftszeiten und die Buchungsreferenznummern hinzu.
• Führen Sie die Unterkunftsdetails, die Check-in- und Check-out-Zeiten sowie die Buchungsnummern auf.
• Erstellen Sie eine Liste der geplanten Meetings und Termine, einschließlich Buchungsreferenzen für Restaurants.
• Erstellen und verteilen Sie digitale Kopien an alle Geschäftsreisenden in Ihrem Team.

Moderne Geschäftsreisen sind fließend und dynamisch, weshalb es wichtig ist, Möglichkeiten zu finden, Ihr Dokument flexibel zu gestalten. Technologie kann dabei helfen, da Online-Plattformen für Geschäftsreisen die Notwendigkeit manueller Aktualisierungen überflüssig machen. Diese synchronisieren sich automatisch mit Ihrem Kalender und den Buchungen Ihres Unternehmens und stellen auf diese Weise Echtzeit-Updates zur Verfügung, wenn sich die Zeitpläne ändern.

Geschäftsreiseplanungs-Apps sind ebenfalls nützlich, wenn Sie einen Reiseplan für sich selbst oder Ihr reisendes Team erstellen.

• Apps von Fluggesellschaften für den Check-in, Sitzplatzänderungen und aktuelle Informationen zu Flügen
• Navigations-Apps wie Google Maps und Waze, um die einfachsten Transportmöglichkeiten und Routen an Ihrem Reiseziel zu finden
• Apps für Mitfahrgelegenheiten wie Uber, um den Transfer zwischen Treffpunkten zu organisieren
• Restaurant-Apps wie OpenTable und Resy für Tischreservierungen

Laden Sie diese Apps vor der Reise herunter und integrieren Sie sie, um das Reiseplanungsmanagement reibungslos zu gestalten.

Ganz gleich, ob Sie eine Online-Reisemanagement-Lösung verwenden oder Ihre eigene, anpassbare Unternehmensvorlage für Reisepläne erstellen, sollten Sie deren Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Dies beginnt mit einem übersichtlichen Layout und einer fettgedruckten Zusammenfassung der wichtigsten Punkte oben auf der Seite.

Danach können Sie die Informationen in chronologischer Reihenfolge angeben und dabei Businessflug- und Hotelbuchungen hervorheben oder verknüpfen. Bestätigungscodes sollten einfach zwischen Apps kopiert und eingefügt werden können, um eine reibungslose, benutzerfreundliche Reiseerfahrung zu ermöglichen.

Tipps für das Reiseplanungsmanagement zur Optimierung von Geschäftsreisen

Eine erfolgreiche Geschäftsreiseplanung beinhaltet mehr als nur die Erstellung von Dokumenten. Um die Vorteile der Verwendung eines Geschäftsreiseplans zu optimieren, sollten Sie die folgenden Strategien befolgen.

Stellen Sie die Geschäftsreiseziele in den Mittelpunkt der Reiseplanung

Anstatt einer festen Vorlage zu folgen, denken Sie daran, dass jede Reise einem anderen Zweck dient. Unabhängig davon, ob es sich um ein Kundenmeeting, die Einführung eines Produkts auf einer Messe oder die Teilnahme an einer Schulung handelt – Sie sollten die Art der Geschäftsreise und ihre individuellen Anforderungen berücksichtigen.

Beispielsweise werden Gruppen, die an einer Konferenz teilnehmen, in der Nähe des Messezentrums übernachten wollen, um die Reisezeit zu minimieren, während diejenigen, die eine wichtige Präsentation vor Stakeholdern halten, eine ruhige Hotellage und eingeplante Vorbereitungszeit zu schätzen wissen.

Berücksichtigen Sie bei Buchungen die Unternehmensreiserichtlinien

Geschäftsreisepläne sind eng an Budgetbeschränkungen gebunden. Einer Umfrage von Deloitte zufolge gaben über 55% der Travel Manager die Einhaltung von Buchungsvorschriften als oberste Priorität für das Kostenmanagement an.

Um diese Compliance zu gewährleisten, überprüfen Sie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens, um mehr über Unternehmenstarife, zugelassene Anbieter und Treueprogramme zu erfahren. Auf diese Weise können Sie die Richtlinien in Bezug auf Budgetbeschränkungen und Buchungsverfahren befolgen, um Compliance sicherzustellen und Genehmigungen zu beschleunigen.

Berücksichtigen Sie die Präferenzen der Geschäftsreisenden

Jeder Reisende ist anders, wenn es um Reisegewohnheiten und -vorlieben geht. Berücksichtigen Sie kleine Dinge wie bevorzugte Fluggesellschaften, Hotels, Sitzplatzpräferenzen und Ernährungsbedürfnisse, insbesondere wenn Sie Reisen für Führungskräfte verwalten.

Um den Anforderungen von Geschäftsreisenden gerecht zu werden, müssen Sie bei Ihrer Planung auch Zeitzonenunterschiede und die Auswirkungen von Jetlag berücksichtigen. Dies könnte bedeuten, Flüge in der Business Class anstatt in der Economy Class für Reisen über Nacht zu buchen, um einen erholsameren Schlaf zu ermöglichen. Es könnte auch bedeuten, leichtere und erholsamere Aktivitäten am Anreisetag zu planen, anstatt den Anreisetag hektisch, arbeitsreich und vollgepackt zu gestalten.

Entwickeln Sie ein System für die Organisation von Dokumenten und Logistik

Einer der wichtigsten Vorteile des Reiseplanformats besteht darin, dass alle Informationen an einem Ort aufbewahrt werden. Dies geht über die Buchungsinformationen für Geschäftsreisen hinaus und umfasst auch die erforderlichen Dokumente. Stellen Sie bei grenzüberschreitenden Reisen sicher, dass Reisepässe, Visa und Reiseversicherungsunterlagen leicht verfügbar und mit individuellen Reiseplänen verknüpft sind.

Es ist auch ratsam, zugelassene Kommunikationskanäle für Updates oder Unterstützung einzurichten, wie z.B. sichere Messaging-Apps.

Gestalten Sie die Reisepläne flexibel und fließend

Effektive Geschäftsreisepläne sind nicht in Stein gemeißelt. Pläne können sich ändern, daher ist es wichtig, Ihren Reiseplan flexibel zu halten und ihn als sich entwickelndes Dokument zu betrachten. Sie müssen darauf vorbereitet sein, Details bei Bedarf anzupassen, um im Falle von Flugverspätungen und -annullierungen, starkem Verkehrsaufkommen, schlechtem Wetter oder länger dauernden Meetings zu reagieren.

Entwickeln Sie einen Prozess, den es bei Änderungen zu befolgen gilt. Wen sollen Geschäftsreisende benachrichtigen, wenn sie verspätet sind, und wie sollen sie ihre Pläne ändern oder Umbuchungen vornehmen? Online-Reisemanagement-Lösungen mit Echtzeitbenachrichtigungen stellen sicher, dass das gesamte Team über sich ändernde Prioritäten und Zeitpläne auf dem Laufenden bleibt.

Nutzen Sie Technologie, um das Reiseplanungsmanagement zu optimieren

Anstatt sich auf physische Ausdrucke zu verlassen, synchronisieren Sie die Reisepläne für Updates und Genehmigungen in Echtzeit. Mit Lösungen wie Booking.com for Business können Sie alles an einem einzigen Ort buchen und alle Referenznummern und Reiseplandetails stets griffbereit halten.

Neben Reisebuchungsplattformen können Sie auch Tools wie Google Docs und Microsoft Teams für das Teammanagement sowie Reise-Apps verwenden, die Ihnen bei der Sprachübersetzung, Währungsumrechnung und dem Spesenmanagement helfen.

Was Sie bei der Vorbereitung von Reiseplänen tun und nicht tun sollten

Im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die Sie bei der Vorbereitung und Verwaltung Ihrer Geschäftsreisepläne tun und nicht tun sollten.

Was Sie tun sollten:

• Recherchieren Sie jedes Reiseziel gründlich.
• Fördern Sie die Zusammenarbeit, um die Anforderungen der Gruppe zu erfüllen.
• Legen Sie ein realistisches Reisebudget fest.
• Planen Sie zwischen Terminen etwas Freizeit ein, um Burnout zu vermeiden.

Was Sie nicht tun sollten:

• Sie sollten nicht vergessen, während der Hauptverkehrszeit zwischen Terminen zusätzliche Zeit einzuplanen.
• Sie sollten nicht an einer festen Vorlage festhalten, die keine Änderungen am Reiseplan erlaubt.
• Sie sollten nicht bis zur letzten Minute mit Ihrer Geschäftsreiseplanung warten.

Wie Booking.com for Business Ihnen helfen kann

Während eine gedruckte Reiseplanvorlage zwar nützlich ist, um die Reisepläne zu koordinieren, gehen damit aber auch Einschränkungen wie das Fehlen von Echtzeit-Updates einher. An dieser Stelle kann Booking.com for Business Ihnen helfen, Ihre Geschäftsreisepläne besser zu organisieren und zu verwalten.

Über ein einziges Online-Dashboard erhalten Sie vollständige Transparenz über die Teambuchungen, Standorte und Reisekosten. Geschäftsreisende können sich einloggen, um ihre Reisepläne von überall auf der Welt einzusehen, während Travel Manager die Standorte der Mitarbeitenden in Echtzeit verfolgen können. Und mit Support von Reisefachleuten rund um die Uhr erhalten Sie Unterstützung, falls Probleme auftreten.

Transformieren Sie die Geschäftsreiseplanung mit umfassenden Reiseplänen

Mit den heutigen Online-Reisetools und Planungs-Apps ist die Erstellung und Verwaltung eines Geschäftsreiseplans einfacher denn je. Sie können alle relevanten Details aus Buchungen abrufen und sie in ein zentrales Dokument laden, um unterwegs ganz einfach darauf zuzugreifen. Indem Sie die richtige Balance zwischen Flexibilität, Effizienz und Komfort finden, stellen Sie sicher, dass alle Geschäftsreisenden über die erforderlichen Informationen verfügen, die sie benötigen, um sich auf Leistung nicht auf die Logistik zu konzentrieren.