Existen distintos tipos de viajes de trabajo por distintas razones, como conferencias de un día o reuniones con clientes de varios días.
Los viajes de trabajo son un gran negocio que se espera que alcance un valor superior a los 800.000 millones de dólares en 2027. Las formas modernas de trabajar pueden haber dado prioridad al teletrabajo, con casi el 40% de los trabajadores trabajando desde casa y el 25% disfrutando de un modelo híbrido, según Forbes, pero eso no ha impedido que los viajes de empresa sigan siendo una parte fundamental de muchos puestos de trabajo.
En este blog hablaremos de todo lo que necesitas saber sobre los distintos tipos de viajes de empresa que existen y cómo pueden beneficiar a tu equipo.
Está demostrado que los viajes de empresa influyen de forma positiva en los negocios. Esto puede implicar asistir a reuniones, conferencias o sesiones de formación, visitar a clientes o colaboradores, explorar nuevos mercados o colaborar con equipos y oficinas remotos. Según un estudio, no solo nueve de cada diez viajeros afirman que contribuye a aumentar las relaciones con los interesados, sino que también es crucial para un tercio de las nuevas ventas. Los viajes de trabajo también constituyen un sector en sí mismo, que genera casi 284.000 empleos a tiempo completo solo en el Reino Unido. En esencia, los viajes de trabajo suponen un enorme valor añadido para cualquier programa corporativo cuando se trata de aumentar el valor de una marca y reforzarla.
Las organizaciones que incluyen viajes de empresa en sus planes también pueden beneficiarse de algo más que un aumento de los ingresos netos. Según nuestra encuesta, muchos empleados también hablan del desarrollo personal como una de las principales ventajas de los viajes profesionales, incluido el impacto positivo que también tiene en su:
Las personas más jóvenes valoran más los viajes de trabajo que el resto de la población, aunque casi la mitad de las personas que viajan por trabajo más maduras (mayores de 46 años) aún consideran estos viajes como algo positivo para su salud mental.
Los viajes también pueden favorecer la colaboración, especialmente en personas que no suelan trabajar juntas o que no se conozcan bien, ya que viajar con otra persona siempre es una experiencia valiosa para promover el trabajo en equipo.
Teniendo todo esto en cuenta, ofrecer diversos tipos de viajes de trabajo a un equipo puede considerarse una estrategia para aumentar la satisfacción y el compromiso de los empleados.
Hay varios tipos de viajes de trabajo que puedes considerar para tu equipo:
Si bien las características de los diferentes tipos de viajes de trabajo pueden variar, el objetivo principal de todos ellos es, en última instancia, el crecimiento y el fortalecimiento de la empresa, y para ello, las reuniones con los clientes siguen siendo una parte vital de un calendario corporativo.
Las reuniones con los clientes se pueden realizar en tu propia oficina, en la oficina del cliente o en un lugar alternativo. Por lo tanto, existen distintos tipos de viajes de empresa, ya sea al tener que desplazarte a la sede de una empresa en otro país o al otro lado de la ciudad. Y con unas ventas externas que presumen de una tasa de cierre del 40%, reunirse con los posibles clientes en persona puede reportar grandes beneficios.
Constituyen una parte vital del desarrollo profesional del equipo y son un motivo muy común para realizar viajes de empresa. Mantente informado del calendario de conferencias de tu sector. Aunque es posible que puedas asistir a algunas conferencias a pequeña escala a nivel más local, los eventos más importantes del sector pueden exigirte que te desplaces (tanto tú como muchos de los asistentes), y eso convierte a estas conferencias en oportunidades únicas para hacer contactos a nivel nacional e incluso mundial.
Los estudios demuestran que la colaboración y la creación de contactos son los principales atractivos de viajar a conferencias (64%), seguidos del aprendizaje profesional (53%). Además del desarrollo personal que pueden ofrecer este tipo de viajes de trabajo, asistir a una conferencia puede ser una forma estupenda de apoyar y formar a los miembros del equipo.
Una variante ligeramente diferente de los viajes de empresa son los retiros. En lugar de enviar a los miembros del equipo a una reunión o evento externo, un retiro es un evento interno exclusivo para tu empresa. Podría ser un viaje a un resort, un hotel urbano o algo completamente diferente. Los retiros de empresa tienen como objetivo fortalecer los lazos de tu equipo y debatir los objetivos empresariales lejos de las demandas habituales de la oficina, y la ubicación puede desempeñar un papel fundamental en el fomento del pensamiento creativo.
Organizar y llevar a cabo con éxito un retiro de empresa positivo también es fundamental para la satisfacción y la productividad de los empleados, ya que más del 80% de los empleados europeos afirman que la opción de viajar mejora su satisfacción laboral general y su rendimiento.
Especialmente importantes para el trabajo de agencia o contrato; es posible que tengas asegurado un cliente, pero las visitas frecuentes son clave para mantenerlo. Los estudios demuestran que la comunicación cara a cara es 34 veces más efectiva que la correspondencia digital. Esto también es algo que debe tenerse en cuenta si tu empresa tiene varias oficinas y quieres mantener a los equipos unidos.
Para maximizar el valor de estos viajes, dependiendo de la cantidad o el tipo de viajes de empresa que se hagan, tal vez te interese considerar la posibilidad de incorporar a un miembro del equipo en la oficina de un cliente durante periodos de tiempo prolongados, para que resulte más gratificante en todos los aspectos. Seguro que no quieres que las personas se sientan más como mensajeros que como partes fundamentales de un equipo.
Un tipo de viaje relativamente nuevo que combina ocio y trabajo para lograr un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, y aprovechar al máximo un viaje de trabajo. Independientemente de que los miembros del equipo viajen en principio para reunirse con un cliente, una conferencia o para visitar otra oficina, los viajes de ocio y trabajo les permiten ampliar su viaje unos días para disfrutar de su propio ocio.
Este enfoque puede ser muy beneficioso, ya que permite a los empleados relajarse y asimilar todo lo que han aprendido durante las horas de trabajo del viaje mientras disfrutan de un viaje personal. Si te gusta esta idea, asegúrate de que tus políticas de viaje describan dónde terminan las responsabilidades de la empresa y dónde comienzan las responsabilidades personales en lo relativo a los costes. ###
6. Viajes de trabajo de contratistas
Los viajes de trabajo de contratistas involucran a trabajadores como ingenieros, constructores y técnicos que viajan a un lugar de trabajo para realizar proyectos temporales. A diferencia de los viajes de trabajo habituales para celebrar reuniones, los viajes de contratistas se centran en llevar a cabo proyectos y pueden durar desde unos pocos días hasta varios meses. Los requisitos de alojamiento también serán diferentes, ya que requieren un alojamiento a largo plazo para atender las necesidades de un equipo que está haciendo trabajo físico.
Sea cual sea la razón de tu viaje, hay varias características de los distintos tipos de viajes de trabajo que son relativamente universales, y todas ellas deben tenerse en cuenta durante la planificación. Algunos consejos clave para planificar los viajes de trabajo incluyen:
No vale la pena realizar ningún viaje sin un plan de acción sólido. Una vez que hayas definido el motivo del viaje, puedes comenzar a planearlo, y dependiendo de la ubicación, el alojamiento y el tipo de viaje de empresa, tendrás que considerar, por ejemplo, un vuelo, un viaje en tren o un desplazamiento rápido al otro lado de la ciudad. Booking.com for Business es la solución perfecta de gestión de viajes para reservar alojamiento, vuelos y coches de alquiler para tu equipo.
La duración del viaje influirá en todos los demás aspectos, y esto es algo que puede depender de las finanzas y de las cargas de trabajo futuras. El tiempo asignado también puede darte cierto margen de maniobra en cuanto al medio de transporte o el alojamiento.
Puede que sientas la tentación de aprovechar al máximo cada minuto de un viaje planificando eventos y reuniones hasta bien entrada la noche, pero es poco probable que obtengas lo mejor de tu equipo obligándolo a estar "siempre disponible". La gente necesita tiempo para relajarse, reflexionar y prepararse para lo que está por venir.
Asegúrate de que tu equipo haya leído todas y cada una de las políticas de viaje, incluidas las relacionadas con la gestión de los gastos, los códigos de conducta y la gestión de los productos que pertenecen a la empresa, antes de que salgan de viaje.
Mantener una huella de carbono baja es un compromiso que han adquirido muchas empresas públicamente, así que asegúrate de cumplirlo. Piensa si el viaje puede hacerse en tren en lugar de en avión, o si el alojamiento puede hacerse en una propiedad que sea respetuosa con el medio ambiente. Booking.com for Business ofrece más de 3 millones de alojamientos, lo que facilita la búsqueda del alojamiento adecuado.
Debes estar preparado por si algo sale mal, ya sea que se cancelen los vuelos o las reservas de las habitaciones de hotel o que la tecnología no funcione a la llegada. Asegúrate de que todos tengan claro qué tienen que hacer si esto sucede, para que no afecte al resultado del viaje.
Mantente en contacto con tu equipo y asegúrate de que se sienten cómodos viajando según los horarios, destinos o métodos previstos. De lo contrario, los miembros del equipo pueden verse sometidos a una presión innecesaria si no son capaces de gestionar los compromisos personales u otros problemas junto con los objetivos del viaje de trabajo.
El coste total de un viaje de trabajo variará según el caso. Dependiendo de cuándo se realice, adónde se realice y el porqué de tus planes, las características variables de los diferentes tipos de viajes de trabajo influirán en tu presupuesto. Nuestra calculadora de ahorro (así como nuestros planes de fidelidad) pueden ayudarte a mantenerte al tanto de ellos. Los gastos incluyen:
Ya sea un vuelo, un tren o un trayecto en taxi, y según las fechas y la distancia, podrías encontrar que uno es considerablemente más barato que el otro.
Puede haber grandes diferencias en el precio entre un hotel de negocios, un apartahotel o cualquier otro tipo de alojamiento. Algunos viajes de trabajo pueden requerir un hotel que esté cerca de un centro de conferencias, mientras que otros, como un retiro de empresa, pueden admitir opciones más flexibles y asequibles.
Tomarse algo para hacer contactos, comidas de negocios, entradas corporativas para eventos… todo esto puede llevarse una gran parte del presupuesto y los límites deben establecerse con mucha antelación.
Los pequeños gastos pueden mermar rápidamente los presupuestos. ¿Tienes dinero asignado para gastos como tarifas de parking, impuestos municipales o costes inesperados?
Tal y como se ha mencionado, debes disponer de políticas de viajes claras para que tu equipo sepa qué esperar y a qué atenerse en los distintos tipos de viajes de empresa indicados anteriormente. Puedes usar nuestro creador de políticas de viaje, y tus políticas deben incluir lo siguiente:
La gestión eficaz de los viajes de trabajo requiere disponer de procesos eficaces, incluidas las políticas de viaje y herramientas para la elaboración de presupuestos. A medida que el trabajo en remoto sigue dando forma a nuestra actividad empresarial, dominar la planificación de viajes puede ser clave para preparar tu marca para el futuro. Para optimizar los procesos y una administración sin esfuerzo en lo relativo al alojamiento, así como para conseguir la mejor experiencia de usuario para tu equipo, utiliza Booking.com for Business. Elige entre más de 3 millones de alojamientos, haz reservas para un máximo de 30 miembros del equipo a la vez y controla fácilmente los gastos para que puedas cumplir con el presupuesto asignado y mantener el control sobre los gastos de los viajes.
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