Las pymes pueden maximizar el valor de los viajes con un presupuesto más reducido con una planificación y una tecnología más inteligentes
Los viajes de trabajo son fundamentales para el crecimiento. Según el CBI, la dirección de las empresas afirma que hasta un tercio de las nuevas ventas dependen de los viajes y más del 80% coincide en que viajar por trabajo impulsa la innovación a través de la adquisición de conocimientos en persona. Para las pymes, estas oportunidades de crecimiento de gran valor justifican el coste de los viajes de trabajo.
Aunque los costes variarán según el destino y la duración, en nuestro estudio hemos observado que en 2024, el coste medio de los viajes de trabajo para las empresas con sede en Estados Unidos fue de 1.771 $ para el personal que viaja y de 1.986 $ para los responsables de la toma de decisiones. Cuando los equipos viajan por trabajo varias veces al año, el gasto crece con rapidez. ¿Cómo pueden las pymes ahorrar en los viajes y mantener el presupuesto equilibrado?
Aunque las pymes no dispongan de los presupuestos más elevados ni del poder de negociación de las grandes empresas, existen muchas estrategias que pueden aplicar para ahorrar dinero sin sacrificar la comodidad. Con esta guía aprenderás a ahorrar dinero en los viajes de trabajo, desde usar plataformas de reserva online hasta aprovechar los programas de fidelización.
El presupuesto para viajes de una empresa más pequeña suele ser limitado en comparación con el de las empresas establecidas. Esto significa que, cuando se trata de los gastos de los viajes de trabajo, hay que tomar decisiones estratégicas.
No solo se reduce el presupuesto. Si bien las empresas grandes suelen contar con equipos especializados en la gestión de viajes, las pymes trabajan con menos personal. Con estos equipos de finanzas más pequeños (o incluso de una sola persona) que gestionan las solicitudes de reserva, las aprobaciones y los gastos, el proceso puede llevar mucho tiempo y ser susceptible de retrasos.
La reducción de los márgenes suele implicar una menor flexibilidad en los cambios de itinerario y las reservas de última hora. Además, cuando el mismo personal reserva los viajes, puede hacerlo al margen de las políticas aprobadas de la empresa, lo que da lugar a gastos no autorizados. En nuestro análisis anterior de las ventajas de la gestión de viajes de las pequeñas empresas, señalábamos otra distinción entre las pymes y las grandes empresas: - menos recursos asignados a la gestión de riesgos.
Muchas de las plataformas actuales de gestión de viajes se han diseñado para minimizar estos desafíos mediante la automatización, las herramientas de visibilidad del personal viajero y los descuentos por fidelidad. Pero a la hora de comparar las opciones, es importante tener en cuenta estos desafíos habituales de las pymes para encontrar una solución adecuada que equilibre los costes y la comodidad.
Antes de ver al detalle consejos específicos para los viajes de trabajo de las pymes, es importante dar un paso atrás y observar el panorama general. Una planificación inteligente, los viajes con propósito y las políticas claras de costes de viajes pueden mantener el gasto bajo control.
El primer paso de la planificación de los viajes de trabajo más inteligente es evaluar el propósito de cada viaje antes de reservarlo.
Cuando se trata de objetivos como el establecimiento de relaciones, el intercambio de conocimientos y la creación de redes, nada sustituye el valor de los viajes en persona. Sin embargo, para las reuniones rutinarias, a veces basta con una videoconferencia. A la hora de planificar los viajes de trabajo, es importante:
Una planificación inteligente de los viajes también implica revisar periódicamente las políticas de la empresa. Analiza detenidamente los datos de quienes viajan de la organización para identificar patrones y preferencias.
Por ejemplo, si el personal que viaja reserva regularmente tarifas flexibles más caras como red de seguridad que pocas veces se usan, fomenta en su lugar la reserva de tarifas fijas más baratas.
Una política de viajes de trabajo clara estructura la planificación estratégica al tiempo que fomenta su cumplimiento. Cuando el personal consulta este documento, debe saber exactamente cómo, dónde y cuándo reservar sus vuelos y alojamiento. Debe abarcar toda la logística que conllevan los viajes de trabajo de las pymes:
¿Cómo ayuda esto a ahorrar? Con los límites de tarifas y las directrices claras, el personal sabe exactamente qué gastos están cubiertos, por lo que puede gastar con prudencia y según sus preferencias.
Establece las pautas de las reservas de equipo, los límites de gasto y la información de contacto con esta sencilla herramienta online.
Para asegurarte de que no te dejas nada, puedes usar nuestro práctico creador de políticas de viaje y rellenar los datos pertinentes de tu empresa.
La tecnología actual no solo hace que la planificación sea más eficiente, sino que también puede ayudarte a ahorrar en los viajes de trabajo. Ahorrarás tiempo y dinero con las herramientas automatizadas que reducen las posibilidades de error humano y supervisan los gastos de viajes de trabajo en tiempo real.
Las herramientas de gestión de viajes para pequeñas empresas son una forma cómoda de acceder a descuentos en viajes para pymes, a la vez que se simplifica el proceso desde la reserva hasta el reembolso. Por ejemplo, Booking.com for Business es una plataforma de reservas gratuita para pymes que no conlleva la instalación, el coste y la administración que encontrarías en una solución de nivel empresarial. Puedes establecer directrices de gasto para el personal que viaja, que después puede elegir sus vuelos, hoteles y coches con solo unos clics.
Además de las herramientas de reserva online, también es buena idea automatizar los gastos mediante software de contabilidad y gestión de gastos. Opciones como Expensify gestionan los informes de gastos y los reembolsos al tiempo que proporcionan acceso a datos y análisis de los gastos en tiempo real para ayudarte a perfeccionar el presupuesto de viajes de tu pyme. Booking.com for Business colabora con Expensify, por lo que puedes aprovechar estas funciones de gestión de gastos cuando utilices nuestra plataforma.
Aunque la tecnología puede reducir los costes y agilizar los viajes de trabajo de las pymes, su éxito depende de los índices de adopción. La selección de las herramientas de reserva online y gestión de gastos es solo el primer paso en la gestión de los costes de viaje: después hay que presentarlas al personal con formación.
Para las empresas más pequeñas, una combinación de talleres presenciales y módulos de formación online da al personal la confianza necesaria para utilizar las nuevas herramientas. También debes dedicar tiempo a sesiones de preguntas y respuestas para comprender mejor los motivos del personal para no reservar a través de los canales autorizados.
Ahora que hemos visto las estrategias generales que ayudan a las pymes a ahorrar en los viajes de trabajo, pasemos a ver los detalles. Estos consejos para ahorrar costes pueden reducir un porcentaje significativo de las finanzas.
De vez en cuando encontrarás una buena oferta de última hora en vuelos y hoteles. Pero es importante recordar que se trata de una apuesta que las pymes con un presupuesto limitado no pueden permitirse.
Los expertos en precios de vuelos recomiendan reservar con antelación para asegurar los mejores precios: al menos unas semanas antes para los vuelos de corta distancia y tres meses antes para los de larga distancia.
Según los datos de Google Flights de 2025, los precios medios más bajos de los vuelos se registraron 39 días antes de la salida y los precios más bajos de los vuelos internacionales se registraron un mínimo de 49 días antes de la salida. Los datos son claros: merece la pena reservar con antelación. En la política de viajes de tu empresa, indica que las reservas se hagan al menos ocho semanas antes del viaje siempre que sea posible.
Otra forma de reducir costes en los viajes de trabajo es animar al personal a utilizar opciones de transporte alternativas en lugar de las opciones más caras, como los taxis privados. Los servicios de viajes compartidos, los autobuses urbanos, los metros, los trenes y las bicicletas son muy populares entre quienes valoran la sostenibilidad y, además, son rentables.
A menudo, se ofrece el transporte alternativo como parte de un paquete. Al reservar hoteles, considera la posibilidad de elegir opciones que ofrezcan servicios de traslado al aeropuerto y bicicletas gratuitas como prestaciones estándar.
Al usar plataformas de viajes online, las pequeñas empresas pueden acceder a más opciones de reserva. Junto con los programas de fidelización, ahorrarás dinero en tus aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coches preferidas al tiempo que maximizas los premios. Los mejores programas de fidelización van más allá de la acumulación de puntos y el ahorro de dinero; también hacen que los viajes de trabajo sean más agradables con ventajas como el acceso a las salas VIP de los aeropuertos, el check-in anticipado y el embarque prioritario.
Por ejemplo, cuando te registres en Booking.com for Business, te inscribirás automáticamente en nuestro programa de fidelización Genius, que te proporcionará descuentos inmediatos en determinados alojamientos y alquileres de coches. Al mismo tiempo, el personal que viaja se beneficia de ventajas como desayunos gratuitos y cambios a categoría superior de las habitaciones de hotel, lo que hace que viajar sea más gratificante.
Más pymes que nunca están adoptando la flexibilidad de los viajes bleisure. De hecho, en unaencuesta del equipo de asesoramiento para viajes de empresas se observó que el 76% del personal de las pymes amplió los viajes al extranjero para tener tiempo libre en 2025, frente al 48% en 2024. Las ventajas para el personal son abundantes, ya que dispone de tiempo para centrarse en el descanso, la relajación y el bienestar. Pero para las pymes, las políticas de bleisure añaden valor a los viajes de trabajo sin costes añadidos. Esta flexibilidad aumenta la satisfacción del personal, lo que se traduce en retención y productividad.
La flexibilidad también se extiende a la planificación de los viajes de trabajo. Si puedes planificar las visitas a destinos populares durante las temporadas de menor afluencia, ahorrarás considerablemente en vuelos y hoteles. Incluso cambiar las fechas de viaje uno o dos días puede revelar ahorros ocultos. Y si te reúnes con clientes con frecuentes cambios de horario de última hora, reservar un billete flexible puede ahorrar dinero en cargos de cancelación.
El seguimiento de los costes de los viajes es imprescindible para las empresas de todos los tamaños. Para las pymes con márgenes ajustados, es aún más importante. Con un software de gestión de gastos, podrás identificar tendencias y discrepancias, ajustar políticas y utilizar los gastos reales como base para futuros presupuestos de viajes.
Una forma de supervisar los gastos es con las herramientas digitales integradas en las plataformas de reserva. Booking.com for Business te ofrece un resumen de las reservas del personal para que puedas realizar un seguimiento del gasto a lo largo del tiempo.
Booking.com for Business, que se ha diseñado pensando en las necesidades de las pymes, puede ayudarte a gestionar los costes de viajar de varias maneras. Su uso es siempre gratuito, por lo que no hay cuotas de suscripción ni planes de precios que repercutan en el presupuesto. Un panel de control de autoservicio y fácil de usar permite al equipo que viaja reservar hoteles y vuelos para disfrutar de una experiencia más satisfactoria y personalizada: todo ello con la guía de límites de gasto.
Te beneficiarás de nuestros descuentos en viajes de trabajo para pymes en cuanto te registres. Ahorra automáticamente hasta un 20% en alojamientos y coches de alquiler seleccionados con nuestro programa de fidelización Genius, al tiempo que obtienes ventajas como cambios a categoría superior y desayunos gratis. Y con nuestro panel de seguimiento de gastos, puedes controlar los costes a lo largo del tiempo.
Para las pequeñas y medianas empresas, la gestión de los gastos de viaje requiere un poco de investigación y flexibilidad. La estrategia más eficaz va más allá de las técnicas de ahorro como el seguimiento de los precios de los vuelos y el uso de transportes alternativos. Implica reservar viajes que aporten el máximo valor a la empresa y mantener siempre como prioridad en el proceso de planificación parámetros como la captación de clientes y la retención de personal.
La planificación proactiva y las herramientas digitales, junto con los últimos consejos para ahorrar en viajes de trabajo para las pymes, ofrecen las mejores formas de gestionar el presupuesto. Cada céntimo que se ahorre en los viajes de trabajo se podrá invertir en la empresa.
Los viajes de trabajo son fundamentales para el crecimiento de las pequeñas empresas. Gracias a los viajes en persona, podrás forjar relaciones más sólidas con las partes interesadas e impulsar nuevas ventas. Las conferencias y los eventos son valiosas oportunidades para fomentar el espíritu de equipo, el intercambio de conocimientos y el desarrollo de productos, mientras que las oportunidades de viajes bleisure mejoran la satisfacción y la moral del personal.
La gestión de los gastos de viaje de las pymes empieza siempre con una política de viajes clara. Esta sirve de pauta para el personal a la hora de reservar y gestionar sus viajes de trabajo. También es importante aprovechar la tecnología para centralizar las reservas y los informes de gastos, al tiempo que se tiene en cuenta el ROI global de cada viaje para maximizar el valor.
Aparte de crear una política de viajes clara y automatizar la gestión de los viajes en la medida de lo posible, entre los consejos para los viajes de trabajo de las pymes se incluyen la negociación de tarifas, la consolidación de viajes y la opción de reuniones virtuales para reducir la frecuencia total de los viajes. También deberías inscribirte en los programas de fidelización de las aerolíneas- y de los hoteles, al tiempo que fomentas el bienestar del personal para mejorar la productividad.
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