Descubre cómo elegir entre billetes de avión reembolsables y no reembolsables en viajes de empresa.
Al reservar vuelos, una pregunta común a la que se enfrenta la comunidad viajera es si elegir billetes de avión no reembolsables, con posibilidad de cambio o totalmente reembolsables. Desde reuniones canceladas hasta enfermedades y cambios de itinerario de última hora, hay muchos casos en los que es preciso cancelar vuelos en los viajes de trabajo. Y, aunque los vuelos reembolsables suelen tener un coste más alto que sus equivalentes no reembolsables, esta flexibilidad a menudo vale la pena cuando surgen retrasos inesperados.
La naturaleza dinámica de los viajes de trabajo hace que la flexibilidad incluida sea una ventaja, pero ¿se justifica un precio mayor para los billetes de vuelos reembolsables para cada viaje?
En este blog, desglosaremos el proceso práctico de toma de decisiones para reservar vuelos de trabajo flexibles. Teniendo en cuenta las implicaciones presupuestarias y la logística, dispondrás de la información necesaria para elegir el mejor tipo de billete para el próximo viaje de trabajo.
La mayoría de las aerolíneas ofrecen la posibilidad de elegir entre billetes reembolsables y no reembolsables. Las tarifas reembolsables permiten cambiar o cancelar vuelos después de la reserva. Algunos billetes reembolsables conllevan restricciones como periodos de cancelación definidos o un pequeño cargo por cambios de billetes. Sin embargo, no se perderá el valor total del billete si cambian los planes, como podría ocurrir con una tarifa no reembolsable.
Al comprar billetes de avión para viajes de negocios, ya se deben considerar factores como la duración de las escalas, las rutas y el coste. También es importante conocer los diferentes tipos de tarifas para determinar si las opciones reembolsables o no reembolsables satisfacen mejor las necesidades del equipo.
Explicamos más detalladamente las diferencias.
Es importante tener en cuenta que las condiciones de cancelación y cambio variarán ampliamente según la aerolínea, por lo que siempre es importante leer los términos y condiciones detenidamente.
La principal ventaja de los billetes reembolsables es la flexibilidad y, a menudo, hay situaciones en los viajes de negocios en las que esto supone un beneficio debido a cambios de planificación impredecibles de última hora.
Por ejemplo, es posible que quienes gestionen los viajes tengan que reservar una serie de billetes de ida y vuelta en relación con un proyecto con plazos cambiantes y un alcance que evoluciona. Con los billetes reembolsables, los cambios de última hora en el horario de una reunión serían más fáciles de acomodar sin penalizaciones económicas.
Otra ventaja es la posibilidad de asegurar precios más bajos en los vuelos durante una oferta de la aerolínea, sabiendo que se pueden cambiar las fechas más adelante, cuando se hayan concretado los itinerarios. Reservar con anticipación brinda mayor tranquilidad.
Sin embargo, también hay aspectos que tener en cuenta antes de seleccionar automáticamente billetes de avión reembolsables. Tienen un coste más elevado que puede aumentar el presupuesto de gastos de viaje. En el caso de los viajes directos con poca probabilidad de cambios, no siempre se justifica un coste más elevado. También es importante tener en cuenta las variaciones de condiciones entre las diferentes aerolíneas y los tipos de tarifas antes de reservar.
Elige billetes reembolsables en el momento de la reserva, ya sea directamente a través de la aerolínea o una agencia o un agregador externos. Con soluciones online como Booking.com for Business, podrás usar filtros para encontrar el tipo de billete más adecuado de varias aerolíneas a la vez. Busca opciones etiquetadas con filtros como:
Hay opciones reembolsables disponibles en diferentes tipos de tarifas, incluidos vuelos en clase económica y business.
Hay algunos casos en los que se puede recibir un reembolso completo o una compensación parcial sobre una tarifa no reembolsable.
Muchas aerolíneas ofrecen un período de reflexión de 24 horas, por ejemplo British Airways, Delta y LOT Polish Airlines. Esto significa que se puede cancelar el billete durante las 24 horas posteriores a la compra para obtener un reembolso completo. Esta política es obligatoria en EE. UU., cuyo Departamento de Transporte sostiene que las aerolíneas deben reembolsar íntegramente los billetes adquiridos o permitir congelar la tarifa ofrecida durante 24 horas.
Los billetes reembolsables permiten el reembolso cuando el viajero decide cambiar o cancelar su propio vuelo. Cuando las aerolíneas deben cancelar o cambiar sus vuelos debido a factores imprevistos como condiciones climáticas extremas, huelgas de personal del aeropuerto o problemas mecánicos, se puede tener derecho a un reembolso completo. Podrás elegir entre recibir un reembolso o volver a reservar el vuelo, con condiciones que dependen de la región y la aerolínea.
Incluso los retrasos graves conllevan una compensación en muchos países, independientemente del tipo de billete. Por ejemplo, quienes viajan por negocios en la UE pueden reclamar automáticamente una compensación de hasta 250€ por vuelos de corta distancia con un retraso de al menos tres horas, y de 600€ por vuelos de larga distancia con un retraso de al menos cuatro horas. En Canadá, las grandes aerolíneas deben pagar hasta 1.000$ por retrasos en los vuelos de más de nueve horas.
A menudo, el seguro de viaje de negocios incluye el reembolso por cancelación para cubrir los gastos de cambios de horario y retrasos de última hora. Para recibir el reembolso, se deben conservar las tarjetas de embarque, los recibos y demás documentos aplicables.
Para ver más detalladamente si compensa el precio adicional de los vuelos reembolsables, tenemos un ejemplo de análisis de coste-beneficio.
Imagina que eres gestor de viajes y te encargas de comprar vuelos de negocios para 20 colegas para una próxima conferencia. El billete de ida y vuelta de Londres a Nueva York cuesta 585£ con una tarifa no reembolsable y 695£ con una tarifa reembolsable, un incremento de precio de 110£.
El análisis de tu programa de viajes de empresa revela que hay un porcentaje de cancelación promedio del 5%, por el cual 1 de cada 20 personas cancelan sus billetes.
El coste total de los billetes reembolsables es de 13.900£ y, para billetes no reembolsables, 11.700£. Si una persona cancelaba, solo perderías las 585£ individuales por su tarifa no reembolsable, en comparación con las 2.200£ adicionales gastadas en billetes reembolsables.
En este caso, sería más rentable comprar billetes no reembolsables.
Si bien el ejemplo anterior muestra que los billetes no reembolsables pueden ser una opción más rentable, este no siempre será el caso. Para grupos más pequeños o rutas de mayor riesgo, sería preferible adquirir billetes reembolsables.
Explora estas consideraciones clave como parte del proceso de toma de decisiones.
A menudo, los ejecutivos suelen enfrentarse a cambios de última hora. Para fusiones de alto riesgo, presentaciones de juntas y reuniones con clientes, los billetes reembolsables brindan tranquilidad gracias a la flexibilidad. Tu equipo tendrá la libertad de llegar antes o alargar su estancia según sea necesario para completar el trabajo.
En lo que respecta a la posibilidad de que se produzcan alteraciones en los viajes, los destinos variarán. Algunas zonas son más propensas a la inestabilidad política y a eventos climáticos que otras. Elegir tarifas flexibles ofrece una forma de reducir la ansiedad por los viajes de empresa en situaciones impredecibles.
El tipo de viaje también afectará el mejor tipo de billete. Hay sectores conocidos por la desviación del alcance y cambios en el calendario, como la construcción y el desarrollo de productos. Por ejemplo, quienes viajen por negocios pueden necesitar reprogramar el próximo lanzamiento de un producto debido a las actividades de la competencia o alargar su estancia en el rodaje de una película retrasado por las inclemencias del tiempo.
Por el contrario, es menos probable que las conferencias y los eventos importantes cambien de fecha. Los horarios se determinan cuidadosamente con anticipación, por lo que las tarifas no reembolsables podrían ser la opción más lógica.
La diferencia de precio entre las tarifas reembolsables y no reembolsables es insignificante en algunos casos y considerable en otros. ¿Cómo se comparará el coste de los vuelos cancelados no reembolsables con los precios más elevados de los billetes reembolsables?
Las políticas de viajes de empresa también influirán en el mejor tipo de billete. Algunas empresas darán prioridad a los billetes reembolsables para determinados tipos de viajes con el fin de adaptarse a los cambios.
Establece las pautas de las reservas de equipo, los límites de gasto y la información de contacto con esta sencilla herramienta online.
Con más de 380 aerolíneas representadas en una plataforma central, Booking.com for Business facilita la búsqueda de vuelos reembolsables. Puedes elegir entre vuelos en clase económica y business a los destinos elegidos filtrando por flexibilidad y tarifas.
También ofrecemos asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana por parte de especialistas en viajes para ayudar con itinerarios perdidos, cambios de reserva o cancelaciones, de modo que, cuando haya un cambio de plan, se obtenga la ayuda necesaria.
Para itinerarios fijos con poca probabilidad de cambio, las tarifas no reembolsables suelen ser la mejor opción y la más barata. Sin embargo, los servicios de viaje de empresa suelen ser cambiantes, lo que requiere opciones de reserva flexibles que se adapten a ellos. Con los billetes de avión reembolsables, se pueden cancelar viajes sin penalización, lo que los convierte en una solución conveniente para cualquier persona con un horario impredecible. Si bien tienen un precio más elevado, la garantía que se brinda a menudo supera el coste.
La mayoría de las principales aerolíneas ofrecen la posibilidad de elegir entre opciones de vuelo reembolsables y no reembolsables, lo que facilita la comparación. Intenta usar Booking.com for Business para obtener una descripción general de los vuelos de empresa disponibles para tu próximo viaje y encuentra el equilibrio ideal entre coste y comodidad.
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