Una política de gastos de viaje establece límites al personal. Aprovecha y adapta nuestra plantilla para crear tu propia política.
Una política de gastos de viaje establece las condiciones de reembolso para que haya un entendimiento claro entre una empresa y su personal, por lo que es esencial disponer de una plantilla con este fin. Además, contar con una política bien definida facilita una gran variedad de procesos relacionados con los viajes, desde la toma de decisiones hasta la gestión de los viajes y el cumplimiento de los presupuestos.
En esta guía, veremos qué es una política de gastos de viaje y cuáles son sus principales características. También te proporcionaremos una plantilla y algunos ejemplos que te sirvan de inspiración para crear una política de gastos funcional para tu empresa.
En la mayoría de los países, no existe una obligación legal que exija a la parte empleadora pagar los gastos de viaje del personal, aunque es una práctica ampliamente aceptada en las empresas.
Los requisitos específicos varían de un país a otro. Por ejemplo, la ley federal de EE. UU. exige que las empresas paguen todas las horas de trabajo, incluidas las de los desplazamientos. Sin embargo, esto no se aplica a los gastos del viaje, cuyo reembolso queda a discreción de la parte empleadora.
En Reino Unido, tampoco existe ninguna obligación legal que exija el reembolso de los gastos del viaje, pero las empresas y su personal pueden reclamarlos para obtener una desgravación, lo que incentiva el reembolso.
Antes de profundizar en los aspectos más complicados de una política de viajes y gastos, es importante aclarar cuáles son los gastos de viaje.
Se consideran gastos de viaje todos los desembolsos necesarios para realizar un desplazamiento laboral, como las comidas, el alojamiento, los billetes de avión y tren, el transporte público, las tarifas de parking, el kilometraje y los peajes de carretera. El personal también puede recibir un reembolso por el dinero invertido en entretener a la clientela, partes colaboradoras y clientes potenciales durante un viaje de trabajo.
Por otro lado, los costes del día a día, como el desplazamiento diario al trabajo, no contarían como un gasto de viaje. La mayoría de las empresas tampoco abonarán la ropa ni las actividades lúdicas que realice el personal en su propio beneficio, aunque se adquirieran específicamente para el viaje de trabajo.
Una política de gastos de viaje es un documento escrito en el que se describen las condiciones de los viajes de trabajo, normalmente redactado por el equipo financiero de la empresa. En ella se indica claramente qué se considera gasto de viaje, qué gastos son reembolsables y hasta qué límite. La política también establece los gastos que deberá abonar el personal con su propio dinero.
La mayoría de las políticas de viajes y gastos indican cómo se debe reservar el viaje y contabilizar los desembolsos, y también explican cómo funcionan los métodos de pago de la empresa. Por ejemplo, el documento puede especificar si el personal puede volar en primera clase o en clase business.
A continuación, te mostramos otros datos que podrías encontrar en la plantilla de una política de gastos de viaje:
En los viajes de trabajo, es importante establecer las expectativas. Ofrece al personal pautas para que reserve los viajes cumpliendo ciertos límites, de modo que sepan exactamente qué se les reembolsará y qué no.
Al mismo tiempo, podrás reducir gastos y controlar que los desplazamientos del personal no se salgan del presupuesto. Una política clara puede evitar malentendidos y frustraciones con respecto a qué gastos son reembolsables. Así se eliminan las dificultades a la hora de gestionar y reservar viajes.
La política de viajes y gastos de tu empresa puede ser tan sencilla o compleja como quieras. En su forma más básica, este documento debe incluir las siguientes secciones:
Las políticas de gastos de viaje comienzan con una introducción que describe el propósito del documento y las instrucciones sobre cómo y cuándo usarlo, además de indicar los niveles de aprobación y las personas de contacto de la política.
Es uno de los componentes más importantes de cualquier política de gastos, ya que establece todo lo que se puede reembolsar al personal. Puedes dividir esta sección según los costes habituales de los viajes, como la tarifa aérea, el alojamiento, el transporte, las comidas y las comunicaciones, es decir, los cargos del teléfono móvil o la wifi.
Además de los gastos permitidos, tu política debe incluir una lista con los gastos que la empresa no va a reembolsar. Así se facilita que el personal elabore el presupuesto del viaje de forma más eficaz.
La siguiente sección debería incluir toda la información necesaria para reservar los viajes de trabajo. Algunas empresas gestionan los servicios de viaje de manera interna, mientras que otras permiten que el personal gestione sus propios viajes con una plataforma aprobada, como Booking.com for Business.
Describe los procesos necesarios que el personal debe realizar antes, durante y después del viaje para recibir los reembolsos.
También puedes añadir una sección sobre la asistencia de viaje, seguros y cuestiones de seguridad, como el deber de asistencia. Esto permite a la comunidad viajera saber con quién contactar si necesita ayuda durante el viaje.
Cuando tengas que redactar tu propia política de gastos de viaje, puedes buscar ejemplos reales, ya que muchas están disponibles online.
Comienza a redactar la política con una introducción detallada, que puede incluir datos de identificación de la empresa, su cultura, estándares y motivos para crear el documento. Proporciona una breve descripción general de los tipos de gastos aptos y no aptos para el reembolso, de modo que cualquiera pueda entenderlos de un vistazo.
Después de la introducción, deja claro si en tu empresa hay personas que no puedan solicitar un reembolso de su viaje de trabajo. Describe qué departamentos, equipos o grupos cumplen con los requisitos para obtener el reembolso, como el personal que asiste a conferencias y ferias comerciales.
En esta sección, debes crear una lista detallada con todos los gastos que puede reembolsar la empresa. Algunos ejemplos son el transporte, las comidas y el alojamiento.
Justo después de los gastos reembolsables, aclara cuáles son los desembolsos que no abonará tu empresa. Para que la posición empresarial quede clara, conviene explicar estas decisiones en el documento.
Algunos ejemplos de artículos no reembolsables son los siguientes:
Los datos de esta sección dependen de cómo se reserven los viajes en la empresa. Algunas dejan la reserva en manos de su gerente de oficina, mientras que otras utilizarán una plataforma que permita al personal iniciar sesión y reservar sus propios viajes. En cualquier caso, describe el método o herramienta de reserva aprobado, así como los proveedores preferentes.
En esta sección también deberían indicarse las tarifas máximas por noche de alojamiento, las tarifas diarias para comidas y gastos, condiciones para volar en clase económica o business, y la clase permitida de coches de alquiler.
Asimismo, puedes plantear en esta sección si la empresa permite al personal viajar con acompañantes. Pregúntate lo siguiente:
Además de reservar el viaje, es importante que el personal entienda cómo informar de los gastos reembolsables. Puedes usar una herramienta automatizada o exigir recibos en papel, pero, elijas el método que elijas, describe cómo utilizar la herramienta. Esta sección debería indicar a donde hay que enviar los informes de gastos, además de especificar los plazos y toda la información de contacto.
Concluye el documento con información de seguridad para apoyar y respaldar al personal durante sus viajes. Indica los datos de contacto de los proveedores de asistencia de viaje por si suceden cancelaciones, cambios o emergencias.
Hay muchos ejemplos de políticas de viaje online. A continuación, te mostramos una plantilla de política de gastos básica que te servirá de inspiración y que podrás adaptarla a las necesidades de tu empresa.
Descripción general de la política de gastos de viaje de[Nombre de la empresa]
Esta política de gastos de viaje indica cómo el personal de [Nombre de la empresa] podrá obtener un reembolso por los gastos laborales. Como se detalla en esta política, puede que algunos de los gastos realizados en el marco de las actividades de la empresa no cumplan los requisitos para obtener el reembolso.
Requisitos para el reembolso
Esta política se aplica a todo el personal que trabaje a tiempo completo y parcial en [Nombre de la empresa], y que tenga que viajar por motivos laborales.
Gastos de viaje aptos
[Nombre de la empresa] reembolsará al personal que cumpla los requisitos los siguientes gastos:
[Indica todos los gastos aptos para el reembolso, e incluye también las dietas y los límites previstos en esta sección]
Esta lista no es exhaustiva. Antes de presentar una reclamación, consulta cualquier gasto que no aparezca en ella a [Gerente de RR. HH. o finanzas].
Gastos no aptos
[Nombre de la empresa] no reembolsará los siguientes gastos:
[Indica en esta sección todos los gastos no aptos para el reembolso]
Procedimientos de reserva de viajes
Utiliza la plataforma de reservas [Nombre de la plataforma] preferente de la empresa o habla con [Gerente de oficina] para organizar el alojamiento y el transporte de tu viaje.
Métodos de pago de reembolso
Las reclamaciones de reembolso deben presentarse a través de [Software de finanzas] o puedes presentar un informe de gastos con la documentación necesaria a [Gerente de finanzas]. Todas las reclamaciones deben enviarse en un plazo de [60 días] tras el viaje.
Una vez se apruebe, recibirás el reembolso en [Plazo límite].
Deber de asistencia
El seguro de viaje se proporciona mediante [Proveedor de viajes de trabajo]. En caso de cancelaciones o cambios de viaje, llama a [Contacto del proveedor de asistencia de viajes] o envía un email a [Contacto].
Aunque arriba te hayamos proporcionado una plantilla de política de gastos básica, hay muchos más ejemplos online.
Sí, Microsoft Excel ofrece una amplia selección de política de gastos de viaje. El personal puede usarlas para presentar una reclamación de reembolso de gastos de viaje. Simplemente, hay que descargar la plantilla y rellenar los datos de identificación, departamento, propósito del viaje y toda la información de los gastos en los campos específicos de la hoja de cálculo.
Una política de gastos de empresa que esté bien redactada no necesita explicaciones, aunque este documento debería ser una práctica estándar en la incorporación del personal. Forma a tu equipo para que sepa cómo hacer reservas y usar las herramientas de gestión de gastos, manteniendo toda la documentación estandarizada y conforme a la normativa.
También sería buena idea que el personal tenga sus propios registros. De este modo, se ahorra tiempo y dinero, y se reducen las posibilidades de que surjan reclamaciones.
Por último, contempla utilizar una solución de gestión de viajes para pymes como Booking.com for Business. Gracias a esta plataforma de viajes "todo en uno", que incluye un mapa integrado y tarifas exclusivas para ahorrar dinero, tu personal se beneficiará de una asistencia total sea cual sea su destino.
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