Descubre cómo maximizar el ROI de los viajes de trabajo teniendo en cuenta los objetivos y resultados clave de tu equipo.
Los viajes de trabajo suponen un gasto importante que puede generar un gran retorno de la inversión (ROI) con una buena gestión, ya que fortalecen las relaciones con la clientela, aumentan la retención de personal y contribuyen al aumento de los ingresos. Sin embargo, sin una gestión adecuada, los gastos de viaje pueden exceder rápidamente el presupuesto y afectar a los beneficios.
En esta guía, veremos cómo maximizar el ROI de los viajes de empresa y cómo llevarlos a cabo de forma estratégica para obtener el máximo retorno del tiempo, el dinero y la energía invertidos.
En pocas palabras, el ROI de los viajes de trabajo hace referencia al valor financiero que el viaje ha aportado a la organización. Poder predecir estos resultados antes y evaluarlos después de cada viaje de trabajo es fundamental para justificar su realización en la organización.
Si el ROI de los viajes de trabajo es bajo, es posible que las partes interesadas no aprueben más viajes en el futuro; sin embargo, si es alto, el ROI de cualquier viaje de trabajo puede servir de justificación convincente, ya que aporta algo más que beneficios económicos. También puede demostrar objetivamente por qué los viajes de trabajo son importantes de cara a los objetivos empresariales actuales.
¿Qué valor tienen los viajes de trabajo?
El ROI de los viajes de trabajo se puede medir de distintas formas; la más objetiva e importante es, sencillamente, su efecto en los resultados. A continuación, te indicamos las formas en las que puedes medir el éxito de los viajes de empresa de tu organización:
La justificación de los viajes de trabajo, al igual que la justificación de cualquier otra decisión empresarial, debe respaldarse con cifras de ingresos positivas. ¿Las reuniones, las presentaciones o los acuerdos realizados durante el último viaje de trabajo te han permitido conseguir más trabajo? Según los estudios, el 40% de los acuerdos se cierran en ventas externas, por lo que se trata de una métrica clave para determinar el ROI.
Se ha demostrado que las reuniones cara a cara son 34 veces más eficaces que la comunicación virtual. En el caso de las relaciones con clientes a largo plazo que quieras seguir fomentando y desarrollando, es imprescindible establecer una conexión personal de este tipo. Aunque se trate de visitas a las oficinas de tu propia empresa, si el equipo está descentralizado, presentarte allí en persona y estar disponible contribuye a reducir la sensación de aislamiento que a veces se puede percibir en determinadas oficinas. En términos de motivación del personal, esto debería ser razón suficiente para justificar los viajes de trabajo.
Si tu empresa busca expandirse a nuevos mercados, conocer de cerca el país y su cultura aporta un valor incalculable. Al estar en el mercado elegido, el personal puede conocer mejor la cultura y los hábitos locales, así como el impacto que estos pueden tener en los planes empresariales. También puede servir para definir las estrategias de marketing, ya que estos viajes permiten determinar mejor la localización necesaria. A la larga, un único viaje de investigación puede compensar con creces las pérdidas derivadas de un error cultural en la expansión.
Según nuestra encuesta, los viajes de empresa influyeron positivamente en el desarrollo personal del 75% del personal. Teniendo esto en cuenta, el ROI de los viajes de negocios puede verse reflejado en las cifras relacionadas con la retención de personal. El 52% de las personas que participaron en nuestra encuesta afirmó que la oportunidad de viajar tuvo un impacto positivo en su salud mental, y el 82% lo consideró esencial para su desarrollo profesional.
Como se ha mencionado anteriormente, los viajes de trabajo pueden contribuir de forma decisiva a la satisfacción y retención del personal, además de favorecer la captación de clientes y fomentar las relaciones comerciales. Aunque lo ideal es un viaje de trabajo en el que se cubran pérdidas con holgura, hay ocasiones en las que conservar la confianza y fidelidad de clientes clave resulte más valioso que el propio coste. Al fin y al cabo, conservar un cliente existente es 25 veces más barato que adquirir uno nuevo.
Si bien las características anteriores de los viajes de trabajo son consideraciones clave, conviene calcular cifras y métricas reales para comprender mejor por qué estos viajes son importantes para el desarrollo y los planes futuros de tu empresa. Para ello, considera las siguientes cifras.
¿Cuántos acuerdos se cerraron durante el viaje? ¿Igualaron o superaron el coste del viaje? También puedes analizar el coste que supondría hacer estas mismas reuniones de forma virtual para decidir si merece la pena viajar en el futuro. No olvides incluir los gastos y pagos relacionados que se hagan durante el viaje, como las comidas. Nuestra calculadora de ahorro puede ayudarte con esto.
¿Cuál fue el coste de cada contrato individual? ¿Hay motivos para pensar que realizar la reunión en persona ha contribuido a alcanzar una cifra final más elevada y a tener un mayor poder de negociación en comparación con las reuniones online o por teléfono? Analiza tu historial de cierre de acuerdos online frente a los presenciales para hacerte una idea más clara de si los viajes de trabajo desempeñaron o no un papel clave.
¿Se llegó antes a un acuerdo en persona? Se ha demostrado que el 40% de los acuerdos potenciales se convierten en ventas a través de reuniones presenciales, lo que puede significar que un presupuesto destinado a un viaje de trabajo de una semana sigue siendo más rentable que varias semanas de conversaciones virtuales.
¿Las relaciones que se dan tras los viajes de trabajo parecen más sólidas, son más duraderas o generan más ganancias que las otras? Esta puede ser una forma sencilla de demostrar por qué los viajes de trabajo son importantes para mantener estas relaciones en buen estado.
Lleva un registro de la clientela y las asociaciones adquiridas y forjadas durante los viajes. Las métricas para justificar los viajes de trabajo, como asistir a una conferencia para presentar la empresa, también pueden adoptar la forma de adquisición del talento.
Si viajas para visitar a tus clientes, el ROI de los viajes de trabajo de tu organización debe contemplar la satisfacción de la clientela como un indicador clave a la hora de justificarlos. Esto se puede medir fácilmente utilizando herramientas como encuestas a clientes y solicitudes de opiniones. Los estudios demuestran que el 46% de la clientela valora el trato humano en una época en la que muchas marcas utilizan chatbots y otras medidas de reducción de costes, por lo que esta puede ser una forma crucial de aportar valor a tu público y a tus resultados finales.
Si bien es esencial para cualquier negocio contar con presencia online, el marketing omnicanal sigue teniendo una gran demanda, ya que 7 de cada 10 clientes utilizan varios puntos de contacto para interactuar con las marcas. Las tiendas efímeras, los puestos en conferencias y otras experiencias presenciales y reales con las marcas pueden reforzar considerablemente la reputación de la organización.
La justificación de los viajes de trabajo no siempre gira en torno al número de acuerdos que se pueden cerrar. En términos de conferencias y oportunidades de desarrollo, el ROI de estos viajes se refleja en el aumento de los conocimientos y habilidades del equipo, lo que garantiza el futuro de la empresa.
Salir de la oficina es una de las razones principales por las que los retiros corporativos tienen tanta importancia en muchos calendarios empresariales. Escapar del estrés y las expectativas de la oficina propicia nuevas formas de pensar y colaborar. Lleva un registro de las ideas y reflexiones valiosas que hayan surgido de los eventos de viajes de empresa para comprender mejor el valor que aportan a tus equipos.
Nunca se puede dar por sentado un ROI positivo en la mayoría de las decisiones empresariales, pero con los conocimientos y la previsión adecuados, tu organización puede aumentar las posibilidades de realizar un viaje de trabajo provechoso y rentable. A continuación te indicamos algunos aspectos clave que debes tener en cuenta para decidir si las ganancias de un viaje compensan su coste:
La planificación y la preparación son fundamentales en cualquier viaje. Para definir la justificación de tu viaje de trabajo, debes tener claro qué es lo que esperas conseguir con él. Determina cuáles son los objetivos cuantificables que te has marcado, ya sea cerrar un acuerdo, realizar un estudio de mercado o mejorar las relaciones con la clientela, y establece los parámetros que utilizarás para medir el éxito de dichos objetivos. También puedes establecer ciertos umbrales que deben cumplirse para que el viaje se considere satisfactorio; el creador de políticas de viaje de Booking.com for Business te ayuda a hacerlo fácilmente.
Las reuniones presenciales son muy provechosas, pero no siempre necesarias. Por ejemplo, más del 66% de las personas afirmaron que preferían que se les contactara inicialmente por email para iniciar una venta. Tómate el tiempo necesario para considerar si los viajes son realmente necesarios para cada proyecto en particular o si basta con gestionar la relación de forma virtual. En el caso de las relaciones con clientes o equipos ubicados en diferentes zonas horarias, es posible que, en términos de costes y eficiencia laboral, una relación virtual resulte más conveniente para ambas partes.
Si tu organización cuenta con varias oficinas, puede resultar conveniente designar a una persona como gestor de viajes de empresa. Esta persona te ayudará a planificar viajes con varias paradas para garantizar la máxima eficiencia. Por ejemplo, si dispones de varias oficinas en Europa y tienes que visitar la oficina de París, puede organizar un viaje de medio día para visitar la oficina de Milán, luego la de Berlín, Dublín, etc. Desde el punto de vista estratégico, un viaje con varios destinos como este será más rentable que visitar cada uno de estos lugares por separado, aunque asegúrate de planificarlo de manera que no produzca un cansancio excesivo.
No hay que esperar a que termine un viaje para saber si el ROI se verá afectado positiva o negativamente. Tanto si se trata simplemente de una reunión de negocios con intereses u objetivos distintos como de un acontecimiento mundial fuera de control, mantenerte al tanto de lo que vaya sucediendo puede ser decisivo a la hora de decidir si conviene cancelar un viaje antes de que empiece a generar pérdidas.
Con una gestión de viajes adecuada, como el uso de plataformas como Booking.com for Business, también puedes conocer y controlar el presupuesto. Esto incluye fijar un presupuesto que guíe al equipo a la hora de realizar las reservas, sin excluirle de la toma de decisiones, de modo que, incluso antes de salir, puedas supervisar eficazmente los costes de los vuelos, el alojamiento y el alquiler de coches.
Viajar para visitar a clientes o diferentes mercados es un punto de partida clave para establecer nuevas relaciones y tomar decisiones empresariales, pero solo es el principio. Recuerda aprovechar este progreso una vez finalizado el viaje y no dejes que se pierda la ventaja competitiva que puede aportar.
Un viaje de trabajo planificado estratégicamente puede aportar beneficios cuantificables que pueden superar con creces su coste inicial. Si te centras en los objetivos principales y los resultados deseados para la empresa, y comprendes que el ROI de los viajes de trabajo no se mide solo en euros, estos viajes pueden ser una forma clave de impulsar tu negocio.
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