Los servicios de cambio de moneda para empresas ayudan a los empleados a acceder al dinero que necesitan cuando viajan al extranjero. Sin embargo, estos servicios suelen aplicar cargos por transacciones internacionales y otros cargos ocultos si no tienes cuidado.

En este artículo, analizamos las mejores opciones de efectivo, tarjetas y soluciones digitales para viajes de trabajo. Sigue leyendo para profundizar en los tipos de cambio para empresas, las tarjetas de viaje de empresa y cómo encontrar las mejores empresas de transferencia de dinero.

Conceptos básicos sobre el cambio de moneda para empresas: dinero para el viaje

Euros, libras, dólares, yenes… Al viajar al extranjero por trabajo, tienes que prepararte para lidiar con distintos tipos de cambio y fluctuaciones de moneda. Tanto si vas a pagar los gastos del viaje en efectivo o con una tarjeta de empresa, tendrás que usar la moneda local y se aplicará el tipo de cambio vigente. Por ejemplo, si el tipo de cambio actual de GBP a USD fuera de 1,26$, recibirías 1,26$ por cada libra cambiada.

¿Cómo puedo cambiar dinero cuando viajo por negocios?

Puedes cambiar dinero en persona y online. Entre otros lugares, puedes hacer este trámite en persona en aeropuertos, oficinas de correos, bancos, hoteles y agencias de viajes con servicio de cambio de moneda.

Los tipos de cambio para empresas varían ligeramente entre proveedores. Muchas de las mejores empresas de transferencia de dinero son online, lo que te permite comparar los tipos de cambio antes de solicitar una cantidad total para el viaje.

Si necesitas más dinero en efectivo durante tus viajes de negocios, estos son algunos de los sitios a los que puedes acudir:

  • Oficina de cambio: Las oficinas de cambio de moneda suelen estar situadas en aeropuertos y estaciones de tren, y puede que incluso haya un mostrador de cambio de moneda de una agencia de viajes en el hotel.
  • Cajeros automáticos: Una de las formas más fáciles de acceder a moneda extranjera es usando tu tarjeta de crédito o débito en un cajero automático del país en el que te encuentres.
  • Bancos: Muchos bancos ofrecen servicios de cambio de moneda con mejores tipos de cambio que los aeropuertos y hoteles.

¿Necesito mi documento de identidad para cambiar dinero?

Sí, en la mayoría de casos, tendrás que mostrar un documento de identidad (normalmente el pasaporte) para cambiar dinero. Esto se hace como parte de los controles para evitar el lavado de dinero.

Soluciones digitales para el cambio de moneda para empresas

Llevar grandes cantidades de efectivo puede resultar incómodo y complicado, por lo que muchas empresas prefieren que los empleados que viajan utilicen tarjetas o aplicaciones de transferencia de dinero. Esto hace que sea más fácil controlar los gastos y a menudo brinda acceso a tipos de cambio más favorables que trabajan con las cifras del mercado en tiempo real.

Las soluciones bancarias internacionales como Wise, Revolut y Airwallex son herramientas prácticas para los viajes de negocios. Permiten transferir y recibir fondos entre distintos países y gestionar todo de forma remota desde la aplicación del proveedor.

Con herramientas como estas, puedes crear cuentas separadas para cada moneda extranjera y transferir fondos de una moneda a otra dentro de la aplicación con tipos de cambio en tiempo real. Esto te ayuda a ahorrar tiempo y dinero durante el viaje.

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Comprender las fluctuaciones de los tipos de cambio para empresas

Los tipos de cambio no se suelen mantener de un día para otro. El mercado de divisas es dinámico y, a veces, volátil, lo que significa que los tipos pueden fluctuar en un mismo día, incluso minuto a minuto. Los acontecimientos económicos y políticos influyen en los tipos de cambio comerciales, al igual que factores como la época del año y la demanda.

Las mejores empresas de transferencia de dinero utilizan tipos de cambio en tiempo real, y puedes ver online si estás consiguiendo una buena oferta o no.

¿Es mejor cambiar dinero antes de viajar?

Depende de si los tipos de cambio son favorables en el momento del cambio de moneda. Si vas a cambiar dinero en efectivo, hacerlo con antelación te dará un mayor control sobre los tipos y las comisiones.

Por otra parte, si utilizas una herramienta de transferencia de dinero digital como PayPal, Wise o Revolut, tendrás más libertad sobre el momento de realizar las transferencias. Ingresa en la cuenta con tu moneda nacional el presupuesto asignado para el viaje. Luego, simplemente transfiere el dinero entre cuentas según necesites, y mantente al tanto de las fluctuaciones del tipo de cambio.

Visa y Mastercard son las redes de procesamiento de pagos más grandes del mundo, lo que significa que sus tarjetas funcionarán en el extranjero sin necesidad de cambiar dinero por adelantado. Solo tienes que usar la tarjeta al igual que haces en tu país. También ahorrarás en las comisiones por retirar efectivo en cajeros automáticos si usas tu tarjeta de empresa, aunque es importante tener en cuenta los cargos por transacciones en el extranjero.

¿Cuál es el mejor momento para cambiar moneda?

Si te organizas con antelación, podrás obtener los mejores tipos de cambio de moneda para empresas. Esto no solo significa buscar y comparar las mejores tasas de conversión actuales, sino también considerar el momento oportuno para optimizar el proceso de elaboración de presupuestos.

Estos son algunos de los principales factores a tener en cuenta con los tipos de cambio de divisas para empresas.

Temporada alta y baja de viajes

El mercado de divisas depende de la oferta y la demanda. La temporada alta conlleva más demanda de dinero para viajar, sobre todo a destinos populares. Si tienes una conferencia planeada para el verano, considera cambiar moneda unos meses antes para ahorrar. De manera similar, los tipos de cambio tienden a ser más favorables a mitad de semana en comparación con el fin de semana, que es cuando se viaja más.

Elecciones gubernamentales

Los mercados reaccionan a los cambios políticos, incluidas las elecciones y los periodos de inestabilidad social. La moneda de un país podría fluctuar más después de las elecciones y estabilizarse después de varios meses.

Condiciones económicas

Los países con mayores niveles de estabilidad económica tendrán tipos de cambio comerciales más predecibles. Todo, desde la inflación hasta los tipos de interés, tiene un impacto directo en la moneda y su valor percibido. Los gestores financieros deben estar atentos a las últimas tendencias del mercado para comprar tarjetas de viaje de prepago durante periodos estables.

Moneda local

Además de observar las tendencias del mercado del destino, ten en cuenta la fortaleza de la moneda de tu país de origen en comparación con la moneda del país de destino. Por ejemplo, si vives en EE. UU. y el dólar está fuerte, esto te da mayor poder adquisitivo en el extranjero.

¿Se paga algún cargo por el cambio de moneda?

Sí, es normal pagar un cargo por este tipo de servicio, aunque el tipo y la cantidad variarán. Algunos proveedores cobran un cargo fijo por transacción, mientras que otros cobran un porcentaje del importe total de la moneda cambiada.

Las tasas de conversión de moneda son independientes de los cargos por transacciones extranjeras. Estos los cobran los bancos y las empresas de tarjetas de crédito sobre cualquier compra que hagas en países extranjeros. Esto podría aplicarse cuando:

  • Pagas en una tienda o restaurante.
  • Cambias moneda en el extranjero
  • Retiras dinero en una moneda extranjera en un cajero automático
  • Usas tu tarjeta de crédito en el extranjero

Cómo evitar comisiones al cambiar moneda

Hay varias maneras de minimizar estos costes. La primera es utilizar monederos digitales como Google Pay o Apple Pay para obtener tasas de transferencia competitivas.

La segunda es utilizar soluciones de banca online como Revolut, que ofrecen tipos de cambio en tiempo real y transferencias ilimitadas cuando abres una cuenta multidivisa para empresas.

Si cambias dinero en efectivo, es bien sabido que lugares como aeropuertos y hoteles cobran comisiones más altas. Busca las ofertas con el mejor tipo de cambio y el menor cargo por transacción.

No importa si usas una app para hacer transferencias, el servicio de cambio de moneda de una agencia de viajes o una tarjeta de viaje de empresa, lee la letra pequeña primero para saber si hay cargos ocultos. Algunos proveedores de tarjetas cobran una tarifa por inactividad si no utilizas los fondos, por ejemplo.

Estrategias para ahorrar dinero al cambiar divisas

Como sabe cualquier equipo de finanzas, la planificación (con una lista de verificación detallada) y el ahorro van de la mano.

Crea un presupuesto de viaje

No sabrás cuánto dinero tienes que cambiar sin un presupuesto de viaje de negocios preciso y detallado. Utiliza herramientas de gestión de viajes como Booking.com for Business para comparar con antelación los costes de los vuelos, el alojamiento y el alquiler de coches, y luego pensar en el presupuesto para comidas y gastos varios.

Utiliza un servicio de cambio de moneda para empresas

Muchos bancos tienen servicios de cambio de moneda especiales para clientes corporativos con comisiones más bajas como incentivo para transacciones a gran escala. Puedes subcontratar a un account manager para que supervise las tendencias del mercado de divisas y consiga los mejores tipos de cambio.

También podrá asesorarte sobre soluciones digitales, ya que muchos bancos tienen apps dedicadas a las transferencias de dinero internacionales.

Utiliza apps de cambio de moneda

Probablemente ya utilizas tu teléfono para hacer pagos contactless en casa, y esto funciona igual de bien fuera de tu país con moneda extranjera.

Aquí están las mejores apps para simplificar el cambio de moneda:

  • Los monederos digitales como Samsung Pay, Apple Pay y Google Pay brindan los mismos beneficios que las tarjetas que puedes guardar en ellos, y muchos no cobran cargos por transacciones en el extranjero.
  • Muchos bancos ofrecen cuentas internacionales para viajeros de negocios con transferencias gratuitas en distintas monedas. Por ejemplo, la cuenta Global Money de HSBC te permite tener hasta 18 monedas que puedes usar en cualquier momento en un monedero digital. Puedes gestionar el dinero fácilmente a través de la app para móviles del banco.
  • Algunas apps como Revolut y Xe utilizan tipos de cambio en tiempo real para las transferencias de dinero, que puedes hacer online o en la app para más comodidad. Valuta+ es otra opción que puedes probar, ya que te permite guardar monedas para acceder a los tipos de cambio, incluso sin conexión.

Compra tarjetas de prepago para viajes de negocios

Las tarjetas de viaje corporativas de prepago son una opción popular para las empresas. Puedes emitir tarjetas de prepago para los viajes de trabajo para tu personal y cargarlas con suficiente dinero en la moneda local para cubrir sus gastos diarios. Se pueden utilizar como cualquier tarjeta de débito o crédito normal, en cajeros automáticos, tiendas y restaurantes.

Debido a que las tarjetas se compran por adelantado, brindan el beneficio de un tipo de cambio fijo y un mayor control del gasto.

Si el itinerario incluye varios destinos, las tarjetas multidivisa son una gran opción. Algunos proveedores como Wise ofrecen monederos separados para cada moneda en una sola cuenta que pueden recargarse con euros, dólares estadounidenses y otras monedas según sea necesario.

Cómo evitar los cargos por transacciones en el extranjero

Las tarjetas de crédito son una opción conveniente para los viajes de negocios, ya que se aceptan en casi todos sitios y son seguras. Sin embargo, suelen aplicar cargos por realizar transacciones en el extranjero, además de una tasa de conversión de moneda.

Los cargos por transacciones en el extranjero suelen ser de entre el 2% y el 3%. de la compra total, lo que rápidamente aumenta e infla el presupuesto de los viajes de trabajo. Con una comisión del 3%, estarías gastando 30£ adicionales por cada 1.000£ que gastes en el viaje. Es comprensible que te preguntes cómo evitar los cargos por transacciones en el extranjero, si es posible.

La mejor manera es con una tarjeta de crédito que no cobre estos cargos. Los procesadores de pago, como Visa o MasterCard, son quienes cobran los cargos por transacciones en el extranjero, pero la entidad emisora de la tarjeta decide si trasladarte estos cargos o no. Bancos como NatWest, Barclay's, Wells Fargo y Chase tienen tarjetas sin cargos por transacciones en el extranjero. Así que, si quieres saber cómo evitar los cargos por transacciones en el extranjero, simplemente pregunta a tu banco o utiliza un sitio web de comparación de monedas.

¿Es mejor cambiar efectivo o utilizar una tarjeta de viaje para empresas?

Es más probable que consigas el mejor tipo de cambio con una tarjeta de pago electrónica, sobre todo si usas una opción de prepago sin comisiones. Las tarjetas de crédito ofrecen mayor seguridad, ya que ofrecen protección al consumidor, mientras que el efectivo tiene más riesgos porque se te puede perder o te lo pueden robar.

Sin embargo, en algunos países el efectivo sigue siendo el método de pago más utilizado. Si no se aceptan tarjetas, necesitarás tener a mano la moneda local para dar propinas al personal del hotel, pagar a los vendedores ambulantes y viajar en taxi a tu destino.

La mejor opción suele ser llevar ambas opciones. Utiliza una tarjeta para viajes de empresa para gastos importantes y algo de efectivo para gastos secundarios.

¿Cuál es la forma más barata de cambiar moneda?

Si bien podemos decir con seguridad que pagarás más en el mostrador del hotel o en el aeropuerto, no existe una solución única para el cambio de moneda para empresas. Todo, desde la economía global hasta las elecciones locales, puede alterar los tipos de cambio.

Sin embargo, al emplear las estrategias anteriores, puedes minimizar los costes para tu organización. Ten en cuenta los tipos de cambio de moneda, las comisiones de cambio de divisas, los cargos por transacción y las condiciones actuales del mercado. Usa herramientas digitales para comparar tus opciones e incluye el coste del cambio de moneda en cualquier presupuesto para tener control total sobre los pagos de viajes de empresa. Con una combinación de apps de bancos, tarjetas para viajes de empresa y efectivo en la moneda local, tu equipo estará preparado para cualquier imprevisto.

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