Un proceso de aprobación ineficaz puede reducir el cumplimiento de la política de viaje. Aprende a optimizarlo para facilitar la aprobación.
Según un estudio que hicimos recientemente, el 76% de las personas que viajan por trabajo afirmaron conocer la política de viaje de su empresa. Aun así, a mucha gente le faltaba información sobre los pequeños detalles (en comparación con las personas responsables de la toma de decisiones), con lo que se reduce el cumplimiento general de la política. Hay varios motivos que explican esta diferencia entre estar informado de la política y cumplirla, como la mala comunicación de la misma, las pautas demasiado estrictas a la hora de reservar o la necesidad de conseguir varias aprobaciones.
Un proceso de aprobación ineficaz puede ser frustrante tanto para la persona que viaja como para la administración. Además, suele resultar largo y costoso. Según la encuesta GBTA Business Travel Outlook Poll de 2023, las aprobaciones manuales antes del viaje fueron necesarias para el 27% de los viajes nacionales y el 34% de los internacionales. Aunque un proceso de aprobación estricto puede ayudar a una empresa a controlar el gasto no autorizado, también puede tener otro efecto y añadir dificultades como retrasos o incumplimiento del proceso.
Una de las mejores formas de conseguir que tu política de viaje sea más fácil y eficaz es optimizar los procesos de aprobación del viaje. Abajo hablaremos de los retos más comunes relacionados con las solicitudes de viaje y de sus soluciones, para que puedas ofrecer un proceso de aprobación más sencillo.
Una política de viajes de empresa para empleados es un conjunto de normas, pautas y procesos que realiza la empresa para gestionar mejor los viajes de trabajo. Uno de los objetivos principales de la política de viaje es establecer un presupuesto y controlar los gastos del viaje de empresa, pero también incluye otros aspectos como la gestión de riesgos, el bienestar de los empleados y los procesos de aprobación.
Una buena política de viaje para empleados proporciona estructura para todo el viaje. Este documento cubrirá las etapas del viaje de trabajo, desde antes de la aprobación al informe de después del viaje, sin olvidar los pasos intermedios.
Sin una política de viajes de empresa bien definida, los costes pueden descontrolarse rápidamente. La política de viajes de empresa marca los límites de gasto, los procesos de reembolso y los proveedores de referencia.
Estas pautas también ofrecen coherencia a los empleados, que pueden ahorrar tiempo al seguir los procesos establecidos para obtener la aprobación del viaje, reservar y enviar los informes de gastos.
Desde el punto de vista de recursos humanos, la política de viajes de empresa protege a la organización, ya que garantiza el cumplimiento de los requisitos legales sobre el deber de asistencia y la gestión de riesgos.
La primera etapa de un viaje de empresa es enviar una solicitud de viaje para su aprobación. Las solicitudes de viaje las envían los empleados a quien corresponda para que las aprueben. Podría tratarse del departamento financiero, de un coordinador de viajes de empresa o de un equipo de gestión directo. Las solicitudes deben incluir todos los datos del viaje necesarios, como las fechas, el destino, el motivo del viaje y el coste estimado.
El proceso de solicitud y aprobación debería detallarse claramente en la política de viajes de empresa. Las políticas específicas cambiarán en función del tamaño de la organización, el presupuesto y la frecuencia de los viajes de empresa.
En empresas grandes, es probable que tengas que seguir todos los pasos que se detallan a continuación, mientras que las pymes suelen requerir menos pasos y niveles de aprobación.
El empleado inicia el proceso de aprobación enviando un formulario de solicitud de viaje que incluirá todos los datos necesarios.
La persona a la que reporte el empleado revisará la solicitud de viaje para confirmar que el viaje es necesario, que está dentro del presupuesto y que cumple las directrices de la política de viaje de la empresa.
En algunos casos, la solicitud de viaje podría enviarse a otras partes involucradas para su aprobación. El equipo de finanzas podría verificar el coste para garantizar que está dentro de los presupuestos aprobados para el departamento. El equipo directivo podría realizar alguna comprobación legal o de cumplimiento adicional, para lo que consultarían la política de viaje.
Si hay algún problema con la solicitud de viaje, se enviará de nuevo al empleado para que la modifique. De lo contrario, se aprobará de forma oficial y se podrá continuar con el proceso.
Una vez aprobada la solicitud, el coordinador de viajes o el empleado podrá proceder a reservar los vuelos, hoteles o coches de alquiler, entre otros. El coste de estas reservas debe coincidir con la estimación que se hizo en la solicitud inicial.
La solicitud de viaje, la confirmación de las reservas, los recibos, las facturas y cualquier otro documento relacionado deben conservarse a modo de registro.
Cuando el viaje haya finalizado, el empleado enviará un informe de gastos al departamento financiero en el que incluirá todos los recibos. También es importante consultar la política de viajes de empresa para el realizar los informes y solicitar los reembolsos correctamente.
Los viajes de trabajo suelen ser el segundo gasto operativo más grande de una empresa, y el gasto excesivo por parte de los empleados suele suponer entre una tercera y una quinta parte del presupuesto. Por lo tanto, los costes asociados a no cumplir la política de empresa pueden ser enormes, especialmente para las pequeñas y medianas empresas.
Que un responsable tenga que aprobar los viajes de empresa garantiza que el viaje sea necesario para los objetivos de la empresa y que no se salga del presupuesto.
Aunque la aprobación de un responsable hace que el coste del viaje se mantenga según lo establecido en la política de viaje, el proceso de aprobación puede presentar sus propios retos.
Las solicitudes de viaje deben cumplir con todas las directrices de la política de viajes de empresa, incluidas las relacionadas con el presupuesto, la seguridad y los procesos de reserva. Si no se guardan en un sistema centralizado y se comunican a todas las partes involucradas, podría haber errores costosos.
Incluso si no se usa papel en tu empresa, el proceso de aprobación manual podría implicar una larga cadena de emails. Enviar solicitudes de viaje una y otra vez implica un riesgo mayor de errores, de mala comunicación y de que se produzcan retrasos.
En algunos procesos es necesaria la aprobación de varias partes implicadas, como el responsable directo, los coordinadores de viaje o los administradores financieros. Si cada solicitud pasa por varios niveles burocráticos, cualquier retraso en el proceso de aprobación supone una demora mayor.
Una política de viaje poco eficaz podría aumentar el coste de los viajes de empresa, ya sea por la falta de cumplimiento o por la pérdida de tiempo que supone tanto papeleo. Si hace tiempo que no actualizas tu política, usas plantillas genéricas o confías en un largo proceso de aprobación manual, es menos probable que los empleados la cumplan.
Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es no, podría ser el momento de reformular la política de viaje para tus empleados.
En el mundo empresarial, optimizar un proceso significa eliminar los pasos innecesarios que pueden afectar de forma negativa a su eficacia. Se optimizan los procesos para aumentar la productividad, reducir los residuos y minimizar la incertidumbre.
Las herramientas digitales de hoy en día han transformado los viajes de empresa, y permiten optimizar el proceso de aprobación a la vez que hacen más comprensibles las políticas de viajes de empresa. Combina soluciones digitales con iniciativas de eficiencia para simplificar el proceso de aprobación y reducirás la carga de trabajo de quienes viajan, quienes gestionan los viajes y el departamento financiero.
Para optimizar tu sistema de gestión de viajes, tienes que incorporar la automatización digital. El software de automatización ayuda a garantizar que cada paso del proceso de aprobación de viajes, desde que se genera la solicitud hasta el almacenamiento de documentos, funciona sin problemas.
Plataformas como Traxo detectan automáticamente los emails de confirmación y recuperan los datos relevantes del viajero para mostrarlos en tu sistema de gestión de viajes. Un software de gestión de gastos como Expensify automatiza la parte del proceso de aprobación relativa a la documentación y los informes de gastos, lo que reduce las posibilidades de error y mejora el cumplimiento de la política de viaje.
No todos los tipos de viaje de negocios necesitan los mismos niveles de aprobación. Por ejemplo, para los viajes de día y los vuelos nacionales podría ser necesaria la aprobación del responsable directo del empleado. Para los viajes internacionales más largos, podría hacer falta la aprobación de más de un departamento. Estos procesos de aprobación deberían indicarse claramente en la política de viajes de empresa, lo que garantizaría que las solicitudes se completen puntualmente.
Cuando solo hay una persona responsable de las aprobaciones de todos los viajes, su ausencia causa retrasos innecesarios. Las plataformas de gestión de viajes como Booking.com for Business te permiten nombrar a varios administradores para optimizar el proceso. Los asistentes administrativos, los gestores de viajes y los equipos de RR. HH. y de finanzas podrán iniciar sesión en la plataforma para ver la información del viajero desde la página de inicio central.
No usar siempre el mismo formato podría traducirse en que algunas peticiones de viaje tarden más en aprobarse, ya que los administradores necesitarán más tiempo para revisarlas. Lo mejor es usar formularios estandarizados para todos los departamentos, tanto si apruebas solicitudes de viaje para empleados a tiempo completo como para contratistas externos. Si utilizas un software de gestión de viajes, este generará automáticamente formularios de solicitud consistentes.
Si bien las solicitudes de viaje complejas tendrán que revisarse al detalle, hay muchas solicitudes comunes que pueden preaprobarse en el sistema para ahorrar tiempo. Diferencia bien en tu política de viajes entre las aprobaciones de bajo y de alto coste, cada una con su propio enfoque.
El mejor software de gestión de flujos de trabajo incluye herramientas de análisis de datos para identificar tendencias de viaje, hacer seguimiento de los gastos y crear estrategias para ahorrar costes adaptadas a las necesidades de tu negocio. Por ejemplo, Monday.com ofrece paneles de control personalizados para mostrar tus flujos de trabajo usando diagramas de Gantt y datos de usuarios en tiempo real. Estos datos te permiten ajustar tu política de viaje para que refleje las necesidades reales de tu equipo.
Una de las mejores formas de optimizar las aprobaciones es integrando las solicitudes de viaje y las políticas con la tecnología que ya tienes. Pedirle a tus empleados que consulten un documento PDF o Word es anticuado y lleva mucho tiempo. Si integras tu política de viaje con tu tecnología de reservas, puedes establecer pautas y límites.
Por ejemplo, Booking.com for Business permite a los administradores configurar presupuestos recomendados para hoteles. Esto ayuda a garantizar que las solicitudes de viaje de los empleados cumplan con las políticas de viaje. Usar una solución de gestión de viajes de trabajo como Booking.com for Business también optimiza las aprobaciones, ya que permite reservar sin recurrir a diferentes account manager ni al equipo de soporte informático.
Si en tu empresa hay muchas reservas de trabajo que no cumplen con la política, pregúntate si podría ser por el lenguaje que se ha usado. Es más probable que los viajeros de negocios pasen por alto políticas de viaje complicadas y engorrosas, lo que cuesta tiempo y dinero.
Para maximizar el cumplimiento de tu política de viajes de empresa, es necesario comunicarla de forma sencilla y efectiva. Para empezar, el documento debería ser fácilmente accesible para todas las partes interesadas, normalmente a través de un portal del empleado o de RR. HH. También puede integrarse directamente en un software de reservas.
Escribe tu política con instrucciones paso a paso para hacer las solicitudes de viaje, las aprobaciones y los reembolsos. Evita utilizar jerga legal o empresarial y plantéate dividir la política en secciones según cada rol.
Es útil incluir una lista que los empleados puedan seguir para asegurarse de que cumplen con todos los requisitos del proceso de aprobación, así como una sección de preguntas frecuentes que se actualice con frecuencia teniendo en cuenta el feedback de los empleados.
Además de actualizar tu política de viaje, una de las mejores formas de mejorar tu proceso de aprobación es usar una plataforma de gestión de viajes para pymes como Booking.com for Business.
Booking.com for Business te permite tenerlo todo en el mismo sitio, con herramientas eficaces para reservar, gestionar y monitorizar los viajes de trabajo de tu equipo. Puedes invitar a empleados a la plataforma y asignar un rol a cada perfil para optimizar el proceso de aprobación. Los viajeros podrán reservar ellos mismos los vuelos, hoteles y coches de alquiler en los viajes más comunes y frecuentes según la política de viaje y el presupuesto. Con la función de control de gastos en tiempo real tendrás visibilidad total del gasto en viajes y podrás exportar los datos para crear informes detallados.
Integra tu política de viajes de empresa en plataformas digitales como estas para tener mayor visibilidad, reducir el estrés y aumentar el cumplimiento.
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