¿Puedes reclamar el IVA pagado durante un viaje de trabajo? Descubre cómo reclamar el IVA de los gastos de viajes de trabajo.
Según los datos de los que se dispone, las empresas están perdiendo hasta un 12% en ingresos debido al IVA no reclamado, por lo que es más importante que nunca comprender cómo funciona el proceso de reclamación del IVA. El impuesto sobre el valor añadido, o IVA, a menudo se aplica a los bienes y servicios relacionados con los viajes, desde hoteles hasta comidas. Y aunque por lo general las empresas tienen derecho a reclamar este impuesto adicional en sus declaraciones del IVA, muchas no lo hacen, ya sea por falta de documentación o por desconocimiento de las normas tributarias específicas de cada país.
Si bien en ocasiones se tarda mucho tiempo en reclamar el IVA, esto permite a empresas de todos los tamaños ahorrar cantidades considerables de dinero. En esta entrada de blog, dejaremos claro el proceso explicando tanto su funcionamiento como los criterios que debes cumplir para reclamarlo correctamente.
Más de 170 países utilizan el sistema de IVA en la actualidad. El impuesto sobre el valor añadido se aplica a los bienes y servicios de consumo en un porcentaje que varía según el país. En el Reino Unido, el tipo estándar del IVA es del 20%, mientras que en la UE está fijado en un mínimo del 15%.
Si bien el impuesto sobre las ventas lo paga únicamente el cliente minorista, el IVA se distribuye a lo largo de la cadena de suministro para compartir la carga. Y cuando se paga como parte de los gastos de viaje de trabajo de una empresa, normalmente se puede reclamar su devolución.
La reclamación del IVA se refiere al proceso de recuperación del IVA sobre bienes y servicios relacionados con el trabajo que pagan las empresas. En el caso de los viajes de trabajo, esto incluiría gastos como transporte, alojamiento y comidas en los que se ha incurrido durante dicho viaje.
La reclamación del IVA forma parte del proceso de gestión de gastos y viajes de trabajo, que abarca desde la recopilación de recibos de viaje y facturas de IVA hasta la presentación de reclamaciones ante la autoridad fiscal de tu país.
En el Reino Unido, las normas de la HMRC establecen que todas las empresas con una facturación superior a 90.000 £ deben registrarse a efectos del IVA. El umbral es mucho más bajo en gran parte de los países europeos; por ejemplo, en 2025 es de 25.000 € en Bélgica, 20.000 € en los Países Bajos y 7.000 € en Suecia. Todas las empresas chinas están obligadas a registrarse a efectos del IVA, ya sea como contribuyente general (con una facturación superior a 5 millones de yenes) o como contribuyente a pequeña escala (con una facturación inferior a 5 millones de yenes). Los umbrales de registro obligatorio varían según el estado en la India, aunque cualquier empresa puede registrarse voluntariamente.
Cabe destacar que no todos los países utilizan el sistema de IVA, aunque suele existir un equivalente. Australia utiliza un impuesto sobre bienes y servicios (GST) y Japón cobra un impuesto al consumo del 10%. En Estados Unidos, el impuesto sobre las ventas sustituye al IVA como impuesto sobre bienes y servicios. Esto significa que las empresas con sede en EE. UU. no necesitan registrarse a efectos del IVA, pero el IVA pagado por una persona estadounidense durante un viaje de trabajo internacional a veces puede reclamarse en el país anfitrión.
En los países donde las empresas están registradas a efectos del IVA, el importe depende de cuánto deba la empresa en cuestión. El IVA que se paga al gobierno suele ser igual a la diferencia entre el IVA pagado a otras empresas y el IVA cobrado a la clientela. Si tu empresa está registrada a efectos del IVA, podrás utilizar estas reclamaciones para reducir el importe adeudado al gobierno o recibir un reembolso del IVA cuando el importe pagado sea superior al adeudado.
A la hora de reclamar el IVA, las normas varían según el país, por lo que debes familiarizarte con las leyes locales y consultar a un contable.
Dentro de los países que utilizan el sistema de IVA, en algunos casos solo las empresas registradas reunirán los requisitos para reclamar. Asimismo, solo podrás reclamar el IVA sobre bienes y servicios relacionados con el trabajo. Esto significa que los gastos de viaje deben incurrirse en beneficio de los intereses de la empresa.
Entre los ejemplos de gastos de viaje de trabajo que se pueden deducir se incluye el IVA pagado por:
Sin embargo, deben tenerse en cuenta algunas salvedades.
Cualquier forma de transporte con capacidad para al menos 10 personas se considera exenta de IVA, lo que significa que no se paga el IVA en la mayoría de los transportes públicos y trenes. Tampoco se pagará el IVA por el billete de avión, a menos que se trate de un vuelo chárter pequeño o un helicóptero con menos de 10 pasajeros. Evidentemente, si no se paga el IVA, no hay nada que reclamar.
Para reclamar el IVA sobre el kilometraje, es importante distinguir entre viajes personales y de trabajo. Los desplazamientos habituales del personal no se considerarán válidos, pero sí lo será el kilometraje pagado como parte del alquiler de coches para empresas en el extranjero.
Las normas relativas a la elegibilidad de las comidas como gasto de viaje deducible varían considerablemente de un país a otro. Sin embargo, en la mayoría de los casos, se podrá reclamar el IVA correspondiente a casi todas las comidas pagadas como parte de un viaje de trabajo si se presentan recibos claros.
De acuerdo con la HMRC, las empresas no pueden reclamar el IVA sobre entradas para el teatro o eventos deportivos, incluso cuando se hayan adquirido como parte del entretenimiento de clientes en un viaje de trabajo.
La documentación es lo más importante del proceso de reclamación del IVA. Los responsables financieros deben demostrar cuánto IVA pagó el personal que viajó antes de solicitar su reembolso, teniendo en cuenta que la autoridad fiscal de cada país tiene sus propias normas al respecto.
Por ejemplo, según la HMRC del Reino Unido, a la hora de reclamar el IVA:
A continuación se muestra el proceso de reclamación del IVA paso a paso.
Para reclamar el IVA, lo primero que deben hacer los equipos de Finanzas es demostrar que se ha pagado el IVA correspondiente a los gastos de viajes de trabajo. Esto se hace con recibos de IVA y facturas donde consta el importe satisfecho.
En la mayoría de los casos no hace falta almacenar copias en papel. Se aceptan archivos digitales siempre que contengan los detalles de los gastos y el importe del IVA.
Sin embargo, ten en cuenta que cada país tiene sus propias normativas, que cambian con el tiempo. A continuación se muestran algunos ejemplos:
Después de recopilar los documentos, los administradores financieros deben rellenar y enviar una declaración de IVA online para cada autoridad fiscal. Según la naturaleza del viaje de trabajo, normalmente se hará en el país donde tiene su sede la empresa. Sin embargo, para viajes de trabajo internacionales, puede que debas presentar una reclamación por separado en cada país anfitrión donde se pagó el IVA.
Por ejemplo, las personas de países que no pertenecen a la UE que pagan el IVA correspondiente a actividades comerciales dentro de un país de la UE pueden tener derecho a que ese país les reembolse el IVA. Imagina que un grupo de representantes de una empresa con sede en Suiza asiste a una conferencia en Francia y se le cobra el IVA francés en la factura del hotel. La reclamación deberá presentarse ante la autoridad fiscal francesa.
Una vez presentada la reclamación de acuerdo con las normas locales, la autoridad fiscal la revisará y procesará el reembolso. Es importante llevar un control de todos los recibos y facturas de IVA y almacenarlos como parte del proceso de gestión de gastos de viajes de trabajo para asegurarte de haber reclamado todo el IVA que te corresponde.
Establece las pautas de las reservas de equipo, los límites de gasto y la información de contacto con esta sencilla herramienta online.
El principal desafío que supone reclamar el IVA es la variación en la legislación entre los distintos países. Cada país no solo tiene un tipo de IVA diferente, sino que también establece sus propias normas en materia de elegibilidad, documentación y plazos de reembolso, que cambian con frecuencia.
A esto se suma la necesidad de presentar mucha documentación, lo que supone una carga administrativa para las empresas. Necesitarás un sistema organizado para hacer un seguimiento de los gastos de viaje, conservar los recibos y enviar los formularios de reclamación del IVA antes de la fecha límite de presentación de cada país.
Al contar con un software de gestión automatizada de gastos, combinado con aplicaciones de escaneo de recibos, podrás gestionar con eficiencia los pagos y reembolsos de viajes de trabajo.
Automatizar y estandarizar el flujo de trabajo de gestión de gastos de viajes de tu empresa resulta fundamental a la hora de reclamar el IVA. Pero también tendrás que dejar claros los procedimientos del IVA en la política de viaje de tu empresa. De esta manera, quienes viajen por trabajo sabrán qué tipo de recibos deben guardar y dónde presentarlos.
A continuación se exponen algunas buenas prácticas para agilizar el proceso de reclamación del IVA.
Para reclamar correctamente el IVA, debes gestionar a nivel sistémico todos los procesos de viajes de trabajo de tu empresa. Gracias a una solución integral como Booking.com for Business, podrás reservar vuelos de negocios, alojamiento y coches de alquiler desde un mismo sitio.
Si bien contar con un proceso de reserva optimizado resulta fundamental para la gestión organizada de los gastos de viaje, también deberás encontrar formas de no salirte del presupuesto aprobado. Con Booking.com for Business también podrás integrar la política de viajes de tu empresa para configurar flujos de trabajo de aprobación automatizados, lo que te ayudará a mejorar el cumplimiento de la política de empresa en materia de gestión de gastos. ¿Te gustaría saber cuánto puede ahorrar tu empresa al utilizar estas herramientas? Nuestra calculadora de ahorro de viajes te hará siete preguntas sencillas para revelar la cantidad que podrías ahorrar en gastos de viajes de empresa.
Teniendo en cuenta que los tipos de IVA alcanzan el 25%, no reclamarlo podría encarecer notablemente el coste de los viajes de trabajo. Aunque reclamar el IVA puede parecer un proceso complicado a priori, contar con una política de viajes sólida combinada con herramientas digitales automatizadas te ayudará a agilizar el proceso.
Booking.com for Business se asocia con herramientas fiables como Expensify para integrar sin problemas el seguimiento de gastos y el envío de facturas en tu plataforma de gestión de viajes de empresa. Al disfrutar de una mayor visibilidad sobre los gastos de viajes de trabajo, podrás gestionar mejor las declaraciones de IVA y maximizar los ingresos.
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