Los viajes de trabajo son una parte esencial de muchos sectores que permiten al personal asistir a reuniones y conferencias, negociar acuerdos y ampliar sus horizontes. Sin embargo, es evidente que los viajes de trabajo suelen llevar consigo algunas dificultades, sobre todo para quienes se encargan de hacer las reservas.

El proceso de viajar en sí mismo puede requerir mucho tiempo y, si surgen retrasos o imprevistos, esos planes de viaje que habías planificado tan al detalle se pueden ir al traste.

Hay muchos factores que la persona que reserva debe tener en cuenta para ayudarte a ti, a tu empresa y al personal que viaja a prepararse para posibles retrasos e imprevistos en las reservas de viajes de trabajo.

¿Qué posibles imprevistos pueden surgir en un viaje?

Aunque existen varias maneras de prepararse para futuros viajes de trabajo, hay algunos factores que pueden surgir y derivar en retrasos o imprevistos inevitables para el personal que viaje. Estos incluyen, entre otros:

  • Retrasos de vuelos o trenes
  • Pérdida de equipaje
  • Cancelaciones de última hora
  • Problemas con el visado y de inmigración
  • Problemas médicos o enfermedades repentinas
  • Emergencias personales

Cómo prepararse para los imprevistos en un viaje de trabajo

Los viajes de trabajo suelen entrañar diversas incertidumbres, por lo que prepararse para todo tipo de contratiempos es esencial para tener un viaje satisfactorio. Una buena preparación es la base de los viajes de trabajo de tu empresa. A continuación, te ofrecemos algunos consejos para prepararte ante cualquier imprevisto que pueda surgir durante un viaje de empresa:

  • Crea un plan de viaje detallado y un plan de contingencia.
  • Contempla la posibilidad de hacer un curso de respuesta en caso de emergencias.
  • Concede un margen de costes imprevistos en el presupuesto y las dietas de viaje.
  • Mantén una comunicación constante.
  • Designa contactos de respuesta en caso de emergencia.
  • Toma medidas sanitarias y de seguridad.

Tres consejos que te ayudarán a gestionar los imprevistos de los viajes de trabajo en tu empresa

A continuación, te ofrecemos una serie de consejos prácticos para sortear los posibles contratiempos de los viajes de forma eficaz, que hemos elaborado basándonos en nuestros amplios conocimientos sobre imprevistos:

  1. Mantente al día y planifica con tiempo. Comprueba periódicamente las novedades sobre el viaje, las previsiones meteorológicas y las posibles alteraciones de las rutas de viaje. Actúa de forma proactiva y adapta los planes en consecuencia para minimizar los retrasos.
  2. Utiliza la tecnología. Aprovecha las plataformas y aplicaciones de viajes que proporcionan actualizaciones en tiempo real de los vuelos, el tiempo y el tráfico. Estas herramientas te pueden servir para tomar decisiones fundamentadas y adaptarte si las circunstancias cambian.
  3. Mantén una comunicación constante. Comunícate con las aerolíneas, los proveedores de alojamiento y otras partes relevantes, o contacta con la página de ayuda de la herramienta de gestión de viajes de trabajo. En caso de imprevistos, disponer de buenos canales de comunicación puede ayudarte a reorganizar rápidamente los planes.

Reducir el impacto económico de los retrasos de los viajes de trabajo

Los imprevistos en los viajes suelen conllevar consecuencias financieras, desde los gastos derivados del cambio de planes hasta los costes adicionales de alojamiento. Por ello, hemos estudiado algunas estrategias para reducir el impacto económico de los contratiempos en los viajes:

Seguro de viaje completo

[page=1084]Los (seguros de viajes para empresas) están específicamente diseñados para ofrecer cobertura y protección al personal que realice un viaje de trabajo. Cuando busques un seguro para tu personal, asegúrate de que incluya aspectos esenciales, como la evacuación médica en caso de emergencia, una cobertura médica completa, el reembolso por cancelación o retraso del viaje, la cobertura por equipaje extraviado o con retraso y una asistencia de emergencia disponible las 24 horas del día.

Presupuesto preventivo

Incluye un margen en tus presupuestos de viajes para hacer frente a los gastos inesperados relacionados con los retrasos o imprevistos. Este margen debe representar un porcentaje razonable de los gastos totales esperados; así, garantizas que se gestionen de forma adecuada los costes inesperados sin desestabilizar todo el presupuesto. Este colchón financiero te ofrece una mayor tranquilidad, ya que te permite adaptarte para hacer frente a los contratiempos y mantener cierta estabilidad económica a lo largo de todo el viaje.

Plan de contingencia

Elabora planes de contingencia para posibles imprevistos en los que se detallen los costes y las estrategias correspondientes para minimizar las pérdidas financieras. Esta fase de planificación debe incluir una evaluación exhaustiva de los riesgos y el desarrollo de planes estructurados con una descripción de los pasos que se deben dar en caso de que surjan imprevistos. Cada posible contratiempo debe analizarse en función de su impacto, sus implicaciones económicas y las medidas necesarias para minimizar las pérdidas financieras. Los planes de contingencia deben estar bien documentados, estar a disposición del personal pertinente y actualizarse periódicamente para adaptarlos a los cambios de las circunstancias y las necesidades de la empresa.

Cómo pueden ayudar las evaluaciones de riesgos a gestionar los retrasos en los viajes de trabajo

Las empresas pueden preparar estrategias para mitigar estos problemas llevando a cabo evaluaciones de riesgos exhaustivas que garanticen una interrupción mínima del plan de viaje. Desde planes alternativos de viaje hasta medidas de contingencia, gestionar los posibles retrasos de forma proactiva es crucial para mantener la eficiencia y la productividad en los viajes de trabajo. Con nuestras herramientas de gestión de riesgos de viaje, las empresas pueden obtener información detallada e implementar estrategias para mitigar el impacto de los retrasos en los viajes, lo que ayuda a sus equipos a no perder la concentración ni el rumbo.

Cómo el seguimiento de quienes viajan y las alertas de riesgo pueden ayudar a gestionar los retrasos en los viajes de trabajo

En el ámbito de la gestión de viajes de trabajo, resulta indispensable contar con sistemas de seguimiento y alerta de quienes viajan en tiempo real para controlar los retrasos e imprevistos. Las herramientas de gestión de viajes de trabajo ofrecen un seguimiento preciso que permite a las organizaciones monitorizar los movimientos de su personal durante el viaje y proporcionan alertas instantáneas sobre los posibles retrasos de vuelos o transporte, lo que permite a las empresas adaptar sus planes de viaje rápidamente.

Con estas funciones, tu empresa puede gestionar con eficacia los retrasos, optimizando los planes de viaje y garantizando que el personal llegue a sus destinos sin interrupciones significativas.

Cómo preparar a quienes viajan para los retrasos e imprevistos en los viajes

  1. Ofrece la opción de elegir las aerolíneas mejor valoradas. Aunque, por supuesto, también pueden surgir contratiempos en las grandes aerolíneas (la pérdida de equipaje y los retrasos no pueden evitarse), con una aerolínea de primera categoría, el tiempo de espera para resolver estos problemas suele ser menor.
  2. Informa a quienes viajan sobre los localizadores de equipaje. Pide al personal que ponga una etiqueta con Bluetooth en su maleta para facilitar su seguimiento y localización en los viajes de trabajo.
  3. Aconseja a quienes viajan que lleven lo más necesario en su equipaje de mano. Los documentos importantes, el pasaporte o tarjeta de identidad, los portátiles y otros dispositivos necesarios para trabajar, junto con sus cargadores, deben llevarse en el equipaje de mano por si el equipaje facturado se extravía durante el viaje. De esta manera, el personal podrá seguir trabajando con normalidad en caso de pérdida de equipaje.
  4. Recomienda a quienes viajan que se informen y preparen bien. Mantente al tanto de los avisos de viaje, de la previsión meteorológica y de posibles imprevistos. Así, podrás hacer frente a los posibles retrasos y hacer ajustes puntuales en el plan de viaje del personal. Ten un plan de contingencia preparado por si hay que adaptarse rápidamente a cambios inesperados.

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