Si gestionas los viajes de trabajo de un equipo, reservar vuelos para grupos puede ahorrarte tiempo y dinero.
Organizar reservas de vuelos para grupos obliga a hacer malabares con diversas variables, desde coordinar los datos de quienes viajarán por trabajo hasta negociar las mejores tarifas. Tanto si vas a organizar un viaje para un congreso, una reunión de equipo o una presentación grupal, tendrás que encontrar formas de agilizar el proceso. Y, con factores como los precios dinámicos y la disponibilidad limitada de las tarifas, reservar vuelos para un grupo grande uno por uno no solo lleva mucho tiempo, sino que podría resultarle más caro a tu empresa.
Aquí es donde los billetes de avión para grupos pueden redundar en tu beneficio, tanto en lo tocante al ahorro de costes como a la simplificación de los procesos de reserva. En esta guía, desgranaremos las ventajas y los pasos esenciales que hay que dar a la hora de reservar vuelos grupales para empresas.
Una reserva grupal significa que varias personas utilizan el mismo código de reserva de la aerolínea. Todas esas personas del grupo que viajan por trabajo lo hacen en la misma compañía aérea, ruta y fecha, y tienen los asientos reservados juntos en bloque.
En vez de reservar cada billete uno por uno, quienes se encargan de administrar viajes hacen una reserva simultánea, que suele estar a un precio de grupo negociado con descuento. En función de la aerolínea, podrían aplicarse también otros beneficios.
A continuación, se explican pormenorizadamente las distintas opciones de reserva de vuelo para los posibles tamaños de los grupos:
Las reservas de vuelos individuales son las ideales para equipos pequeños o personas que viajan por trabajo en solitario, con tarifas estándar.
Las reservas grupales son ideales para viajes en equipo a eventos corporativos, congresos y reuniones internacionales, ya que ofrecen una mayor flexibilidad y la posibilidad de negociar tarifas.
En el caso de las reservas para equipos más grandes, se podrían aplicar descuentos por volumen.
Aunque el estándar del sector para los billetes de avión para grupos es de 10 o más personas, esto variará en función de la aerolínea y la clase de viaje. Por ejemplo, British Airways ofrece billetes de avión para grupos de 10 o más personas cuando estas viajan en clase turista. Sin embargo, para quienes viajan en clase turista premium o business, se aplican tarifas para grupos de siete o más personas.
Entre los principales beneficios de reservar vuelos para un grupo grande, destacan la contención de los costes y la comodidad. No obstante, hay ventajas exclusivas para las aerolíneas, el personal encargado de gestionar viajes y las propias personas que viajan por trabajo.
La venta de billetes de avión para grupos mejora la relación con la clientela y genera fidelización de la marca con soluciones especializadas para equipos empresariales y profesionales de la organización de eventos. Al mismo tiempo, entre los beneficios de las reservas de vuelos para grupos se incluyen las siguientes:
Para quienes se encargan de gestionar viajes y tienen que reservar vuelos, las tarifas para grupos les facilitan un poco la coordinación de la logística. Aunque las ventajas específicas varían de una compañía aérea a otra, la mayoría de las aerolíneas ofrecen una mayor flexibilidad con las reservas de vuelos para grupos. Por ejemplo, Delta Airlines y sus aerolíneas colaboradoras permiten cambiar los nombres de las personas que componen el grupo, sin coste alguno, antes de que se emitan los billetes, al igual que British Airways y otras compañías.
Si reservas individualmente, no tendrás ninguna garantía de que todos los miembros del equipo acaben viajando en el mismo avión, lo que resulta problemático para los itinerarios apurados. Con los viajes grupales, lograrás que todos los miembros del equipo viajen juntos.
Gestiona y reserva fácilmente los viajes de equipo en un solo lugar para controlar mejor los costes
A continuación, desglosamos las ventajas para quienes se encargan de gestionar viajes, así como para los equipos de Finanzas y administradores:
Si viajas por trabajo con un grupo más grande, volar en el mismo avión con una única reserva te brinda una experiencia de viaje más agradable y te permite acceder a ventajas negociadas, como el acceso a la sala VIP del aeropuerto y el embarque prioritario.
Por ejemplo, Qatar Airways proporciona a los grupos una experiencia de facturación más rápida con un mostrador exclusivo en el aeropuerto. También está la posibilidad de contar en exclusiva con una persona responsable de atención al cliente de la aerolínea para ayudar con cualquier dificultad, lo que incluye una asistencia personalizada en caso de cancelaciones o retrasos.
Está claro que reservar vuelos para grupos ofrece multitud de beneficios, tanto desde el punto de vista de la empresa como de cada una de las personas que viajarán. Así pues, ¿cómo funciona este proceso?
Para empezar, tendrás que identificar los requisitos de viaje del equipo, lo cual incluye lo siguiente:
A continuación, podrás empezar a comparar opciones de aerolíneas, teniendo en cuenta no solo la disponibilidad y el precio, sino también las ventajas de viajar en grupo, como condiciones de cancelación flexibles y mostradores de facturación específicos.
Para recibir un presupuesto personalizado adaptado a tu empresa, ponte en contacto directamente con el equipo de atención al cliente de la aerolínea. Una vez enviada la solicitud de viaje, alguien del equipo de la aerolínea te hará una oferta con los descuentos de grupo aplicados. Muchas aerolíneas (aunque no todas) ofrecen tarifas especiales con descuento, por lo que puede que tengas que pedir presupuestos a varias compañías aéreas para encontrar la mejor oferta.
La mayoría de las aerolíneas permiten a las empresas reservar los vuelos grupales con un depósito en lugar de pagar la totalidad. Esto te da tiempo a ultimar los detalles de las personas que viajarán antes de que se emitan los billetes, al tiempo que te ayuda a gestionar el presupuesto para viajes por trabajo.
En cuanto hayas terminado de elaborar la lista de quienes viajarán, podrás confirmar los detalles con la aerolínea y efectuar el proceso de pago. Recibirás los billetes de avión que podrás distribuir entre todas las personas que viajarán por trabajo. Una de las tareas de la lista de comprobación para viajes por trabajo consiste en conservar copias digitales de todos los documentos, incluidos los recibos, para facilitar la gestión de los viajes y los gastos.
Conviene recordar que cada aerolínea tiene sus propias condiciones en lo referente a las reservas de vuelos para grupos. Tanto la cantidad mínima de personas que viajarán como los plazos de reserva, la flexibilidad y los descuentos variarán.
Las reservas grupales son complejas, ya que obligan a recopilar, conservar y gestionar varios datos de quienes viajarán. Con una plataforma todo en uno como Booking.com for Business, podrás crear fácilmente un perfil para todas las personas que viajarán y conservar a buen recaudo estos datos en un solo lugar. Además, te beneficiarás de una asistencia ininterrumpida, que atenderá a los equipos que viajen cuando así lo necesiten.
Las reservas para grupos suelen conllevar descuentos negociados, pero no siempre serán la opción más rentable. Depende sobre todo de la disponibilidad. Cuando las aerolíneas anuncian los precios más bajos, lo hacen con un número limitado de asientos. Puede suceder que no haya suficientes billetes de precio reducido para todo el equipo. Al hacer una reserva grupal, el sistema podría aplicarte una tarifa superior en función de la disponibilidad.
Como los billetes para grupos tienen el mismo precio, podrían tener una tarifa base más alta que si hubieras comprado algunos de esos billetes individualmente con la tarifa más barata y otros por un importe superior. Sin embargo, tendrás la tranquilidad de que todos los miembros del grupo se subirán al mismo vuelo, incluso si tienes que modificar la reserva en caso de cancelación.
En resumen, seguirás teniendo que comparar cuidadosamente los vuelos para encontrar las mejores tarifas y, en algunos casos, reservar los billetes uno por uno podría ahorrarte más dinero. Como ocurre con cualquier reserva de vuelo, para ahorrar dinero, conviene viajar en temporada baja y tener flexibilidad para acceder a las mejores tarifas.
Ahora que ya hemos explicado las fases básicas de reservar billetes de avión para grupos, aquí tienes unos cuantos consejos que conviene tener en cuenta durante todo el proceso.
Define un presupuesto claro: Para gestionar mejor el gasto, necesitarás un presupuesto de viaje claro. Haz un pronóstico de los precios de los vuelos a partir de los datos históricos, teniendo en cuenta factores como la demanda estacional y las condiciones del mercado.
Empieza a buscar pronto: Reservar los vuelos con antelación te permite acceder a la máxima disponibilidad y las mejores tarifas. Reservar vuelos para grupos también conlleva pedir presupuestos personalizados a varias aerolíneas, por lo que habrá que tener en cuenta el tiempo que podría tardar en contestarte cada una.
Aprovecha los programas de fidelización: Si tu empresa es cliente de algún programa de fidelización, aprovéchalo para maximizar el ahorro cuando reserves para un grupo, desde los billetes de avión hasta el alojamiento. Registrarse en el programa de fidelización Genius en Booking.com for Business es gratis y te permite acceder a descuentos de hasta un 20% y a ventajas de viaje exclusivas.
Fíjate tanto en las ventajas como en los precios: Independientemente de que las aerolíneas ofrezcan descuentos en los vuelos para grupos, la mayoría fomentan ese tipo de reservas con incentivos como la facturación prioritaria, agentes de Atención al cliente exclusivos, acceso a salas VIP y una mayor cantidad de equipaje permitido.
Sé flexible con los horarios de los vuelos: La disponibilidad para las reservas de grupos puede ser limitada si viajas a grandes eventos populares o en temporada alta. Aparte de reservar con antelación, sé flexible con las fechas y horarios de los vuelos para acceder a la gama más amplia de tarifas.
Comunícate en cada paso: Para gestionar viajes de grupos, hay que comunicarse de forma eficaz, tanto con la aerolínea como dentro de los equipos de personas que viajan por trabajo. Si hay alguna petición especial, como preferencias de asiento o requisitos alimentarios, deberás tomar nota antes de finalizar la reserva. Si hay cambios en el itinerario, tienes que comunicárselos a todo el equipo.
Utiliza herramientas centralizadas para gestionar itinerarios: Para tenerlo todo en un solo sitio, plantéate la posibilidad de utilizar soluciones de gestión de viajes optimizadas como Booking.com for Business, que ofrecen un panel de control centralizado accesible para todo el personal que viaja.
Desde las fluctuaciones de las tarifas hasta las condiciones de cancelación de vuelos y los billetes reembolsables, hay que tener en cuenta muchas cosas a la hora de reservar vuelos para equipos empresariales. Si utilizas una solución de viajes todo en uno como Boooking.com for Business, podrás comparar rápidamente las mejores opciones de billetes de avión a partir del historial de reservas, las políticas de viajes de empresa y las preferencias particulares. Verás los vuelos disponibles de más de 380 aerolíneas para tus viajes de trabajo, lo que te aportará una base más sólida para negociar tarifas grupales si así lo deseas.
También podemos ayudarte con otros aspectos de los viajes para grupos, incluidas las reservas de alojamiento para grupos de hasta 30 personas. Podrás reservar y gestionar los viajes de todo el equipo cómodamente y, al mismo tiempo, disfrutar de la seguridad adicional de una asistencia ininterrumpida cuando tengas que hacer cambios de última hora en un itinerario.
Tanto si estás planificando la logística de un retiro corporativo, un congreso internacional o una reunión regional, te conviene conseguir que todos los miembros del equipo de viaje lleguen a tiempo sin salirte del presupuesto. Y para ello, independientemente del tipo de viaje de trabajo, lo primero es reservar billetes de avión para grupos.
La mejor forma de reservar vuelos para un grupo grande dependerá del itinerario y del número de integrantes del grupo. En algunos casos, las reservas grupales compensan por los descuentos negociados y las ventajas flexibles, mientras que en otros, accederás a las mejores ofertas reservando individualmente. En última instancia, reservar vuelos para grupos puede obligarte a investigar y coordinar un poco más, pero con las estrategias adecuadas, puede compensar al ofrecer una experiencia de viaje más fluida y flexible para todo el equipo.
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