Lista de verificación para viajes de trabajo

En cualquier viaje, ya sea por trabajo u ocio, es fundamental acordarse de algunos elementos esenciales: los billetes, los datos del hotel, la moneda extranjera y, por supuesto, los pasaportes. Pero, en la actualidad, hay que tener en cuenta algunas cosas más en los viajes de trabajo. Para asegurar el éxito, elaborar una lista de verificación para viajes de trabajo es una buena forma de garantizar que tanto el viaje como la actividad empresarial se desarrollen sin contratiempos.

A continuación te proponemos una lista de verificación de principios clave que debes seguir, tanto desde la perspectiva de quien viaja como desde la de quien gestiona los viajes de trabajo.

Aspectos importantes para elaborar una lista de verificación para viajes de trabajo

1. Libertad de elección

Hoy en día, a la hora de hacer reservas para viajes de trabajo, se suele recurrir a un teléfono móvil para encontrar un hotel acogedor y bien comunicado con los lugares y atracciones más importantes. Las restricciones que conllevan las reglas y normas de las políticas de viaje tradicionales suelen ser motivo de frustración para quienes viajan por trabajo en la actualidad. Y no es de extrañar, ya que a menudo conocen alguna otra ruta mucho más rentable. Dar al personal libertad de elegir el alojamiento más adecuado es fundamental para el éxito de una política de viaje de trabajo.

2. Política de reserva abierta

Las personas que viajan por trabajo suelen saber ya cuáles son sus necesidades y preferencias de viaje. Pueden conocer de primera mano los mejores hoteles y los restaurantes de la zona con precios más razonables. Si se imponen normas que determinan lugares y cadenas hoteleras concretos, difícilmente se organizará el viaje óptimo.

Hay una serie de razones por las que las personas que viajan por trabajo prefieren hacer sus reservas al margen de una política fija; por lo general, es simplemente para garantizar su comodidad y la posibilidad de viajar de forma eficiente.

3. Garantía de acceso a una conexión rápida a internet

En una época en la que internet está siempre presente —ya sea en casa, en el trabajo o paseando al perro—, contar con una conexión rápida es imprescindible, sobre todo para los viajes de trabajo. Tener una conexión wifi deficiente es como si no saliera agua caliente de la ducha del hotel.

Por suerte, hoy en día se dispone de conexiones rápidas a internet en prácticamente todas las etapas del viaje (aunque estés a unos 1.200 metros del suelo), aunque es preferible evitar las que tienen un coste excesivo por hora de conexión.

Ten en cuenta estos consejos adicionales para la conexión a internet:

• Si la conexión o la itinerancia son caras durante el viaje de trabajo, opta mejor por comprar una tarjeta SIM local.
• Descarga tus documentos y habilita el acceso sin conexión para poder trabajar sin wifi.
• Contempla viajar en primera clase, que suele incluir wifi.

4. Política de viajes de trabajo accesible

Las políticas y los procedimientos no deberían poner trabas a los viajes de trabajo; a nadie le gusta tener que lidiar con un interminable papeleo. Si las políticas de viaje pudieran plantearse desde un punto de vista distinto o como si fueran directrices más que políticas rígidas, las personas que viajen podrán disfrutar sin trabas de una forma mejor y más rápida de reservar. Intenta eliminar el papeleo o al menos que sea el mínimo posible a la hora de hacer tu política de viaje viable y accesible.

5. Adopción de la cultura Bring Your Own Device (BYOD)

La cultura BYOD ha dado algún que otro quebradero de cabeza a más de un equipo de TI, pero al personal le encanta traer sus propios móviles, tabletas y ordenadores al lugar de trabajo y a los viajes de trabajo.

El personal que se desplaza a otros países para reunirse con clientes y asistir a conferencias debe poder utilizar sus propios dispositivos para reservar servicios de viaje.

La tecnología avanza tan rápido que muy pocas políticas de viajes pueden seguirle el ritmo. Si existe una forma mejor de reservar un viaje de trabajo, lo más probable es que la persona que viaja tenga a mano el dispositivo que lo permite.

A continuación, te indicamos algunos otros aspectos que debes tener también en cuenta una vez que hayas establecido los principios clave a los que debe atenerse la lista de verificación para viajes de trabajo.

Lista de verificación de aplicaciones, sistemas electrónicos y dispositivo

Ya lleves tu propio dispositivo o un ordenador prestado por tu empleador, es muy fácil olvidarse de llevar algún accesorio importante, sobre todo si haces la maleta con prisas. Para evitar tener que ir corriendo a comprar un cargador o adaptador a tu llegada, hemos diseñado una lista de verificación de artículos electrónicos esenciales para disfrutar de una experiencia de viaje de trabajo sin complicaciones:

1. Visita al departamento de TI para garantizar que todos tus dispositivos estén listos.
2. Llévate una batería portátil.
3. Llévate un adaptador
4. Llévate un cargador.
5. Llévate un alargador.
6. Llévate cascos con cancelación de sonido si es necesario
7. Llévate todos los accesorios del ordenador, como un ratón, un teclado, un hub USB y un adaptador USB.
8. Llévate un libro electrónico para los ratos libres.
9. Asegúrate de que todas las actualización se hayan realizado previamente.
10. Consulta la política de itinerancia de tu teléfono y tu red wifi (hacerte con un punto de acceso wifi portátil antes del viaje es una forma inteligente de garantizar una conexión a internet decente).
11. Asegúrate de que todas las aplicaciones necesarias estén descargadas y preparadas. Para obtener información sobre las aplicaciones más actuales y los viajes de trabajo, consulta nuestro artículo sobre las mejores aplicaciones para viajes de trabajo.

Lista de verificación de servicios de viajes de trabajo

A la hora de planificar tu viaje, hay varios elementos que tener en cuenta antes de partir:

• Planificación del itinerario: aunque no esté definido al detalle, intenta planificar al menos parte de tu itinerario diario para tener la tranquilidad de saber que podrás cumplir con todos los compromisos y tareas de tu agenda.
• Seguro de viaje: los seguros son uno de los temas más fáciles de olvidar, pero también uno de los más importantes para protegerse en caso de emergencia (una póliza anual que se renueve automáticamente es una buena forma de garantizar la protección en todo momento).
• Reservas: asegúrate de que todos los hoteles, vuelos y demás medios de transporte estén confirmados y de que tienes los billetes listos, ya sea impresos o en un teléfono completamente cargado.
• Avisa a colegas y clientes: pon un estado de "fuera de la oficina" en tu email si hace falta y asegúrate de que todas las personas importantes sepan que quizá no estés disponible.

Lista de verificación de documentos (si corresponde/es necesario)

Antes de empezar a recopilar todos los documentos que vas a necesitar, busca algún portadocumentos de viaje para tenerlo todo en un mismo sitio.

• Billetes de viaje e información de reservas importante

• Itinerario del viaje de trabajo

• Tarjeta de viajero frecuente

• Pasaporte y visado

Permiso de conducir

• Justificante/Confirmación de tu póliza de seguros de viajes (de trabajo)

• Tarjetas de empresa

• Documentos de trabajo

• Dinero en la moneda extranjera o tarjetas de débito/crédito

Prepárate para partir (asuntos laborales)

• Asegúrate de poder acceder fácilmente en tu teléfono a todas las presentaciones y documentos de trabajo que puedas necesitar.
• Comprueba que el resto del personal conozca tu paradero y los ajustes de "fuera de la oficina" de tu email estén activados si es necesario.

Lista de verificación del entretenimiento para el camino

• Descárgate episodios de series, películas o música para escuchar mientras viajas.
• Lleva tu lector de libros electrónicos cargado con bastante material de lectura o llévate uno o dos libros.

Lista de verificación de salud en viajes de trabajo

Si haces viajes por trabajo al extranjero, aquí tienes algunas cosas que deberías llevar en la maleta (si fuera necesario) o preparar para que el viaje vaya sobre ruedas:

• Vacunas (comprueba si se requieren para tu destino con bastante tiempo de antelación).
• Cualquier medicamento que necesites habitualmente (con su receta por si el personal de seguridad te lo pide).
• Medicamentos contra la alergia.
• Analgésicos sin receta.
• Un pequeño botiquín de primeros auxilios (con tiritas, crema antiséptica, etc.).
• Artículos de higiene personal (cepillo de dientes, pasta de dientes y jabón)
• Crema solar.
• Champú, acondicionador, gel de ducha y cualquier otro producto cosmético de viaje (si los productos del hotel no sirven).
• Maquinilla y crema de afeitar. Lentes de contacto y su líquido correspondiente.
• Productos de higiene femenina.

Para más consejos para hacer la lista de equipaje, consulta nuestro artículo de consejos para hacer la maleta para viajes de trabajo.

Elementos esenciales para después del viaje de trabajo

Una vez que hayas regresado de tu viaje de trabajo, debes tener en cuenta algunas cosas más para asegurarte de cerrar el viaje correctamente. Utiliza esta lista de verificación para asegurarte de que tienes todo en mente:

1. Realiza una comprobación de ciberseguridad después del viaje en todos tus dispositivos: una vez finalizado el viaje, haz una visita al departamento de TI y pide al equipo que verifique que todos tus dispositivos estén en buen estado y no hayan sido infectados con malware. Si ese ha sido el caso, sabrá qué hacer para mitigar el impacto del ciberataque en la empresa y en sus clientes.
2. Revisa tus extractos bancarios para comprobar si hay alguna actividad inusual antes, durante o después del viaje.
3. Cambia el dinero en moneda extranjera que te haya sobrado, a menos que tengas que volver a ese destino de trabajo muy pronto.
4. Envía los gastos de viaje que hayas tenido.

Cómo crear un itinerario de viaje de trabajo

Los viajes de trabajo pueden ser de lo más ajetreados, por lo que los itinerarios son clave para lograr una agenda productiva y fructífera. Los aspectos fundamentales que se deben incluir son: las fechas y horarios de los vuelos, las fechas y horarios del check-in en el hotel, los planes de transporte, las reuniones de trabajo, las conferencias y otros compromisos relacionados con el trabajo.

Las personas que viajan por trabajo más habitualmente también sabrán incluir tiempo para sí mismas. Intenta incorporar un rato para tu bienestar en tu programación, ya sea una oportunidad para hacer ejercicio, relajarse en un lugar para hacer turismo y hacer compras, o simplemente echar una siesta reparadora.

Una lista de verificación eficaz para viajes de negocios es una excelente manera de garantizar que todo salga según lo planeado, con la garantía de que es un viaje rentable y satisfactorio tanto para el personal como para el empleador. Con estos puntos clave para crear la lista de verificación definitiva para viajes de trabajo, tendrás todo listo.