Controlar la gestión de gastos indirectos puede ahorrar tiempo, mejorar la productividad y reducir los costes en los viajes de trabajo.
Ahora un trayecto en Uber, después un café con los compañeros… En los viajes de trabajo se producen una gran variedad de pequeñas transacciones que deben tenerse en cuenta. Este tipo de gasto específico se encuadra dentro de un término que, en la gestión de compras, se conoce como gastos indirectos.
Aunque estos gastos en los viajes de trabajo pueden parecer de poca importancia, cuando se suman no lo son en absoluto. Los gastos pequeños que se hacen en los viajes pueden involucrar a varios proveedores y no suelen recogerse en la política de viaje. Si no se tiene un sistema sólido de gestión de los gastos indirectos, aumentan la carga administrativa y pueden repercutir en los resultados de la empresa.
Ahora vamos a adentrarnos en los desafíos que pueden suponer los gastos indirectos mal gestionados y, al mismo tiempo, describiremos las soluciones y las prácticas que recomendamos seguir. Al crear un sistema de seguimiento eficaz, tendrás una visión más clara de los gastos pequeños y ocultos de los viajes que, de otro modo, podrían hacer desajustar un presupuesto.
Los gastos indirectos hacen referencia a un gran volumen de compras de bajo importe realizadas durante el transcurso de un viaje de trabajo.
Los gastos indirectos suelen incluir:
El término sigue lo que se conoce como el Principio de Pareto o la regla del 80/20. Según esto, el 80% del gasto de los viajes de trabajo se realizará con el 20% de los proveedores, como aerolíneas y grupos hoteleros aprobados por la política de viaje de la empresa.
Y queda el 20% del gasto total que se va a realizar con el 80% de los proveedores. Aunque el gasto total es relativamente bajo, el volumen de transacciones y proveedores es alto, lo que genera una serie de gastos larga y en aumento.
Además de distribuirse entre una amplia variedad de proveedores, los gastos indirectos se aplican a muchos departamentos y categorías.
Por su naturaleza, los viajes de trabajo incluyen muchos gastos pequeños y puntuales que incrementan el gasto indirecto total. Las personas que viajan por trabajo a menudo hacen este tipo de compras por necesidades de último momento y por comodidad. Puede tratarse de:
Suelen ser de bajo importe, pero con una alta frecuencia, por lo que estos pequeños gastos se acumulan rápidamente si no existe ningún sistema de seguimiento para controlarlos.
Si no se implementan las soluciones adecuadas para la gestión de los gastos indirectos, las transacciones pequeñas y de gran volumen pueden descontrolarse.
El principal desafío que debe afrontarse es la visibilidad limitada de los datos. A medida que las personas que viajan por trabajo hacen compras sobre la marcha, utilizan distintas plataformas y proveedores para realizarlas, y esto hace que sea más difícil hacer un seguimiento de los gastos. Las compras pequeñas no siempre se registran correctamente, y esto le resta visibilidad a las empresas a la hora de intentar optimizar los gastos de los viajes.
Cuando alguien corre para llegar a un vuelo de conexión o se enfrenta a la cancelación de una reserva de hotel, el cumplimiento con las políticas de la empresa deja de ser prioritario. En estos casos, los empleados se decantarán por la compra más rápida y cómoda. Esto dificulta el control de los costes según lo establecido en la política y conduce a un gasto ineficiente.
Los gastos indirectos dan lugar a una serie de facturas y recibos pequeños y de poco importe que deben revisarse. Si no existe un sistema automatizado para la gestión de los gastos, la aprobación, el registro y el posterior reembolso llevan mucho tiempo.
Para abordar los desafíos mencionados anteriormente, la gestión de los gastos indirectos se centra en el seguimiento, la categorización y el control de todas las compras pequeñas y frecuentes para lograr una mayor visibilidad. Y con una mayor visibilidad, la empresa podrá reducir mejor los costes y el tiempo dedicado a tareas administrativas. Los beneficios son muchos.
Una solución eficaz para la gestión de gastos indirectos consolida a los proveedores. Por ejemplo, utilizar una solución como Booking.com for Business ofrece a las personas que viajan por trabajo acceso a una amplia gama de alojamientos, vuelos y coches de alquiler en una plataforma de autoservicio. Esta vista general mejora las funciones de seguimiento de los gastos. Al disponer de presupuestos establecidos, los empleados pueden asegurarse de que sus preferencias estén dentro de los límites aprobados.
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El seguimiento y la consolidación de los gastos indirectos reducen la exposición a proveedores que no cumplen con las normas establecidas. Se hace más fácil hacer cumplir las políticas y es menos probable que los empleados realicen estas pequeñas compras no autorizadas. Al mismo tiempo, las soluciones automatizadas de gestión de gastos indirectos capturan y registran pequeñas transacciones, como billetes de transporte, en tiempo real gracias a herramientas como escáneres de recibos digitales.
Al tener una mayor visibilidad sobre las transacciones de los viajes de trabajo, una estrategia eficaz de la gestión de los gastos indirectos ayuda a prevenir el fraude y, al mismo tiempo, a controlar el gasto. Promover que los empleados cumplan con las políticas existentes mejora el deber de asistencia y, al mismo tiempo, reduce el gasto no autorizado.
Mejora los análisis iniciales ejerciendo un mayor control sobre el gasto de los empleados en los viajes de trabajo. Cuando elabores la política de viaje de empresa, debes detallar al máximo todo lo relativo a los gastos de viajes de empresa aprobados.
Establece las pautas de las reservas de equipo, los límites de gasto y la información de contacto con esta sencilla herramienta online.
Una forma de dejar claras las expectativas de gasto para las personas que viajan por trabajo es establecer una dieta diaria fija. Esta asignación diaria cubre los gastos de viaje que normalmente constituyen los gastos indirectos, e incluye las comidas, el alojamiento y los imprevistos. Las dietas diarias eliminan la necesidad de aportar recibos detallados de cada importe pequeño.
Las cantidades atienden a las sugerencias de organizaciones gubernamentales como HMRC en el Reino Unido y la Administración de Servicios Generales (General Services Administration, GSA) en los Estados Unidos, aunque las tarifas en última instancia dependerán de la política de la propia empresa.
Otra estrategia es emitir tarjetas de compra aprobadas para los gastos indirectos. Estas tarjetas registran automáticamente los detalles de las transacciones, lo que facilita el proceso de compra y resuelve el problema de visibilidad de pago para los equipos de finanzas.
Las tarjetas virtuales para viajes de trabajo constituyen una forma ideal de simplificar la gestión de los gastos. Los responsables de los equipos de finanzas pueden configurar tarjetas independientes para cada categoría de gasto y presupuesto específico, y establecer los límites de las dietas diarias para controlar los gastos indirectos. Y al no disponer de una tarjeta física, se reducen las posibilidades de fraude en los pagos, y el intercambio de transacciones en tiempo real permite avisar tanto a los gestores de viajes como a los viajeros cuando se alcanzan los límites.
Una práctica recomendada es que informar de los gastos y los reembolsos sea lo más intuitivo posible para los empleados que hacen viajes de trabajo. Hoy en día, esto implica una combinación de automatización y aplicaciones. Uno de los desafíos típicos en la gestión de los gastos indirectos ha sido el proceso manual de transcribir varios recibos en los informes de gastos, lo que a menudo suele conducir a errores y a una pérdida de productividad. En su lugar, se recomienda usar aplicaciones de escaneo de documentos. Estas aplicaciones permiten que las personas que viajan por trabajo hagan una foto de los recibos, la suban a un sistema central y reciban la aprobación automática.
Para controlar los gastos indirectos de una empresa, en primer lugar debes analizarlos. Un análisis de los gastos indirectos permite recopilar puntos de datos de viajes anteriores para descubrir cómo, dónde y por qué los empleados que hacen viajes de trabajo gastan el dinero. Sigue estos consejos para maximizar los beneficios de realizar un análisis.
Establece un marco temporal para el análisis como, por ejemplo, el último trimestre o año fiscal. Después, puedes recopilar datos de informes de gastos de viajes de trabajo, cuentas por pagar y plataformas de reserva para tener una idea de los gastos indirectos relacionados con los viajes.
Clasificar las transacciones en categorías permite identificar áreas comunes de gasto. Si bien esto a menudo incluye comidas, transporte terrestre, imprevistos y ocio con los clientes, para obtener un análisis más preciso debes adaptar las categorías a las actividades de los viajes de tu empresa.
Además de analizar los tipos de gastos de los empleados que hacen viajes de trabajo, también debes observar en qué se gastan el dinero. ¿Están realizando pequeñas compras con proveedores que podrían consolidarse?
Otro paso importante en cualquier análisis de gastos indirectos es determinar cuál es la mejor manera de almacenar y compartir esta información. En esta etapa, se recomienda utilizar una solución de software digital para limpiar, extraer y elaborar informes de los datos en un formato de tablero limpio y que se pueda compartir. Si se obtienen informes con resultados claros, todas las partes interesadas tendrán una mayor visibilidad sobre los gastos indirectos, lo que aumentará las oportunidades de un mayor ahorro en los costes.
Con el tiempo, puedes emplear métricas cuantificables para determinar en qué grado está funcionando el programa de gestión de gastos indirectos. Esto incluye KPI pertinentes como costes por transacción, ahorros logrados y tasas de cumplimiento de la plataforma de reservas. Analiza las mejoras de productividad junto con estas métricas de costes y cumplimiento, así como los tiempos de procesamiento de facturas.
Al igual que ocurre con cualquier estrategia empresarial, el éxito de la gestión de gastos indirectos se basa en la formación y la comunicación. Antes de implementar herramientas digitales para mejorar la productividad y el cumplimiento, asegúrate de que sean intuitivas y explica sus beneficios tanto a las personas que hacen viajes de trabajo como a los equipos de finanzas.
Las herramientas digitales constituyen la forma más eficaz de gestionar los gastos indirectos en tiempo real. De hecho, según un estudio de Boston Consulting Group, las empresas que utilizan soluciones digitales para gestionar activamente los gastos indirectos pueden reducir los gastos anuales entre un 5% y un 10%.
Sumar y organizar manualmente los datos de los gastos indirectos de todos los viajes de trabajo es un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso a errores humanos. Con el mejor software de gestión de gastos podrás agilizar todos los aspectos relacionados con la gestión de viajes y gastos.
A continuación se incluyen algunas características que se deben tener en cuenta al comparar soluciones de gastos indirectos.
Herramientas como Expensify importan los gastos de viajes de trabajo desde tarjetas de crédito corporativas para generar automáticamente informes de gastos indirectos e incluyen funciones de reconocimiento óptico de caracteres para escanear recibos sobre la marcha.
Una de las mejores formas de gestionar los gastos indirectos en los viajes de trabajo es estandarizar el proceso de reserva. Con Booking.com for Business, las personas que viajan por trabajo pueden reservar y gestionar sus propios itinerarios. Consigue las mejores tarifas en hoteles de negocios, vuelos y vehículos corporativos de alquiler, todo dentro de una plataforma central aprobada. Además, incluye una supervisión optimizada del gasto de los viajeros con la que podrás identificar mejor los patrones y las oportunidades de ahorro.
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Si se analizan de forma aislada, los gastos indirectos pueden parecer pequeños e intrascendentes. Tal vez parezca que no vale la pena registrar un café con leche por la mañana o un billete de autobús como gasto de un viaje de trabajo. Pero con el tiempo, las compras pequeñas generan un gran conjunto de gastos no documentados, lo que puede suponer un auténtico dolor de cabeza contable. Y en el caso de los viajes de trabajo, los gastos indirectos también pueden suponer una pérdida de ahorros en los costes cuando los empleados reservan en plataformas distintas a las aprobadas.
Por este motivo, la gestión de los gastos indirectos es tan importante para las empresas de cualquier tamaño. Al combinar un software de gestión de gastos, apps de seguimiento de gastos, herramientas de análisis de datos y plataformas de gestión de viajes, podrás obtener una visibilidad completa de los gastos indirectos.
Los viajes de trabajo incluyen una serie de transacciones pequeñas y frecuentes por parte de los empleados. Cuando viajan por trabajo, los empleados deben tomar decisiones de compra en situaciones limitadas por el tiempo que quedan fuera de los patrones de gasto habituales. Este tipo de transacciones de bajo valor y alta frecuencia contribuyen significativamente al gasto indirecto de una empresa.
Algunos ejemplos de los gastos de viajes de trabajo incluyen trayectos compartidos, taxis reservados directamente por los empleados, gastos de entretenimiento y comidas. Los gastos adicionales, como refrigerios y bebidas en el aeropuerto, y noches de alojamiento no planificadas, también contribuirán a los gastos de menor cuantía, al igual que las tasas adicionales, como las del equipaje y el wifi.
Para controlar los gastos indirectos en los viajes de trabajo, las empresas deben identificar en primer lugar su procedencia. A través del análisis de los datos, podrás saber dónde se gastan el dinero las personas de tu empresa que viajan por trabajo y buscar formas de estructurar estas situaciones a través de políticas. Otras estrategias incluyen el uso de software de gestión de gastos, la emisión de tarjetas de pago que rastrean los gastos en tiempo real y la implementación de aplicaciones de escaneo de recibos.
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