Los viajes son algo esencial para muchas empresas de todos los sectores, y a menudo pueden suponer un gasto elevado. Para reducir la carga financiera de los gastos relacionados con viajes de trabajo, muchos países ofrecen deducciones fiscales para este tipo de viajes.

Estas deducciones fiscales pueden aplicarse a una serie de gastos que se generan durante un viaje por trabajo, como transporte, comidas, alojamiento u ocio, entre otros. La empresa o el empleado deben cumplir unas pautas y requisitos estrictos para poder solicitar la deducción sobre los gastos. Además, conocer el tipo de gastos deducibles es esencial para contribuir a que tu negocio reduzca costes y cumpla con las leyes fiscales locales.

Continúa leyendo para saber todo lo que necesitas sobre la deducción de impuestos para viajes de trabajo.

¿Qué son los gastos de viaje?

Los gastos de un viaje de trabajo son los que se hacen durante el desarrollo de las actividades laborales fuera de tu lugar de trabajo habitual. Prácticamente cualquier gasto relacionado con un viaje de trabajo podría considerarse como un gasto del viaje, siempre y cuando el gasto se destine de forma total y exclusiva a la actividad laboral.

¿Qué se considera un viaje de trabajo?

Los viajes de trabajo no se limitan únicamente a aquellos que se hacen fuera de la ciudad o a los que implican pasar al menos una noche fuera. Aunque desplazarse de casa al lugar de trabajo habitual no es un viaje de trabajo, los trayectos obligatorios a un lugar de trabajo temporal sí podrían considerarse un gasto de viaje y podrían optar a una deducción fiscal, aunque ese trayecto sea en la misma ciudad. Por ejemplo, si tienes que desplazarte para ver a un cliente durante varias horas, podrías pasar el kilometraje y el parking como gastos.

Hay reglas estrictas que pueden cambiar de un país a otro, pero normalmente el viaje debe ser ordinario (es decir, habitual en el sector o el negocio) y necesario para el cumplimiento de las obligaciones del empleado.

¿Se consideran los desplazamientos al trabajo un viaje de negocios?

Ir de tu casa a tu lugar de trabajo habitual no se considera un viaje de trabajo. En algunos casos, se podrían reclamar gastos si se hacen varios desplazamientos entre lugares de trabajo diferentes el mismo día (por ejemplo, de tu oficina a la oficina de un cliente) o si vas desde casa a un lugar de trabajo temporal.

¿Se pueden desgravar los gastos de viaje?

Si la empresa necesita los viajes para operar, los costes asociados con el viaje se pueden reclamar, y la mayoría de estos gastos se podrán deducir. Cuando se reclaman los gastos de viaje y la deducción fiscal, es importante distinguir entre los gastos personales y los laborales.

Por ejemplo, si estás de vacaciones y atiendes una llamada de trabajo mientras estás fuera, no podrás considerarlo un viaje de trabajo. Asimismo, si trabajas en un sitio y tienes que visitar a varios clientes a diario como parte de tu trabajo, podrás reclamar el kilometraje. Pero si en uno de esos viajes paras a hacer la compra, eso se considerará un gasto personal y tendrás que descontarlo.

Como es normal, durante un viaje de negocios no estarás trabajando en todo momento, y los viajes que mezclan ocio y negocios son cada vez más comunes. Eso sí, ten en cuenta que solo podrás solicitar la deducción de impuestos de los gastos del viaje que estén directamente relacionados con la actividad laboral.

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Gastos deducibles habituales de los viajes de trabajo

Los gastos derivados de un viaje de negocios pueden variar según la naturaleza de la industria y el objetivo del viaje, pero en general, los tipos de gastos más comunes que se pueden deducir de un viaje de trabajo son:

Gastos de transporte

El transporte es uno de los gastos de viaje más comunes y engloba distintos tipos de gasto:

  1. Transporte al destino: independientemente de cómo llegues al destino, estos gastos se pueden reclamar y son totalmente deducibles. Puede tratarse de un billete de tren, avión o autobús, por ejemplo. En algunos países, es posible que no recibas una exención total de impuestos si eliges una opción de lujo, como billetes de primera clase.
  2. Gastos de coche: tanto si alquilas un coche como si conduces un vehículo de empresa o el tuyo propio, puedes deducir los gastos derivados de la actividad, como el combustible, el parking, los peajes, los cargos por congestión, el mantenimiento o el kilometraje. Aquí incluso se podrían incluir el kilometraje y los gastos del combustible necesario para conducir al aeropuerto, si el viaje de trabajo es al extranjero.
  3. Taxis, viajes compartidos y transporte público en el destino: una vez que llegues al destino, los gastos de transporte también serán deducibles. Siempre y cuando los trayectos tengan fines comerciales (como ir desde tu hotel hasta la oficina de un cliente), podrás reclamar gastos de taxis, trayectos compartidos, billetes de autobús, alquiler de bicicletas, etc. En algunos casos, los viajes locales también podrían ser deducibles, por ejemplo, si tienes una reunión en persona en tu ciudad.

Alojamiento

Si tu viaje de trabajo implica pasar la noche fuera, también podrás deducir los gastos de alojamiento. Podrían ser hoteles, apartamentos o cualquier otro alojamiento. Sin embargo, algunas leyes fiscales locales imponen restricciones sobre el tipo de alojamiento que se puede deducir. Por ejemplo, es posible que una suite de lujo no se pueda deducir completamente si había disponible una habitación con un precio más razonable.

Gastos de comida y bebida

Las dietas durante los viajes de trabajo son deducibles en la mayoría de los países. En función del país, estos gastos pueden incluir tanto la comida como la bebida que se compre mientras se desarrolla la actividad laboral (por ejemplo, si vas a comer con un cliente), además de los gastos de comida generales que se hagan durante el viaje de trabajo.

Como en el caso del alojamiento, es importante recordar que los gastos de comida deben ser razonables. El gasto excesivo podría no cumplir los requisitos para la deducción fiscal. Para simplificar el proceso, algunos países han establecido un importe diario correspondiente a las dietas y a los gastos imprevistos, lo que permite a las empresas deducir una cantidad fija diaria en vez de hacer seguimiento de los gastos reales.

Gastos de ocio

Aunque en algunos países están más restringidos que casi todos los otros gastos, hay algunos casos en los que podrías deducir los gastos de ocio: cuando estén directamente relacionados con el desarrollo de la actividad laboral. Por ejemplo, podrías asistir a un evento deportivo o a un espectáculo con un colaborador potencial, jugar al golf mientras tienes una reunión de negocios o salir con el equipo durante un viaje de empresa. En el Reino Unido, por ejemplo, las empresas tienen hasta 150£ por empleado para gastos de entretenimiento del personal, y este importe es deducible.

Los gastos de ocio no suelen ser deducibles cuando son unipersonales, ya que no se consideran un gasto de ocio laboral. De la misma forma, si haces un viaje de trabajo solo y dedicas tu tiempo libre a ir a un spa, por ejemplo, no podrás reclamar estos gastos.

Los gastos de ocio también podrían incluir los costes relacionados con la asistencia a conferencias, ferias comerciales y eventos de desarrollo personal.

Otros gastos deducibles

Hay más tipos de gastos de viajes de trabajo que se pueden deducir. Aquí se incluyen, por ejemplo:

  • Gastos de internet y teléfono: gastos de comunicación durante el viaje relacionados con el trabajo (como llamadas internacionales, datos móviles, etc.).
  • Lavandería y limpieza en seco: los gastos de lavandería o limpieza en seco necesarios durante el viaje suelen ser deducibles.
  • Gastos de equipaje: si la aerolínea con la que vuelas te cobra un extra por facturar el equipaje y el equipaje facturado es una necesidad para el viaje de trabajo, este gasto suele ser deducible.
  • Visado, pasaporte y otros documento de viaje: si los documento de viaje (como el visado) son necesarios para poder realizar un viaje de trabajo, normalmente se pueden deducir los gastos asociados.

Gastos no deducibles

No todos los gastos realizados durante un viaje de trabajo se pueden deducir. En general, solo son deducibles los gastos que están directamente relacionados con la actividad laboral, mientras que los gastos personales o innecesarios no lo son.

  • Viajes personales: no son deducibles los gastos de cualquier viaje personal o los correspondientes a familiares que no formen parte del viaje de trabajo. Asimismo, si te acompaña algún familiar al viaje de trabajo y compartís habitación, solo podrás deducir una parte de los gastos de alojamiento.
  • Extravagancias y lujos: los gastos excesivos en hoteles de lujo o vuelos en primera clase pueden ser rechazados si las autoridades fiscales locales los consideran poco razonables. Como ya se ha mencionado, esto también puede aplicar a las comidas. No esperes un reembolso completo si has pasado como gasto de empresa una comida de 7 platos en un restaurante de lujo. Consulta la legislación fiscal del destino para saber si existen asignaciones económicas específicas para comidas o alojamiento o asignaciones fijas diarias.
  • Ocio en algunos países: algunos países, como Estados Unidos, tienen límites en las deducciones para el ocio. Asegúrate de que tus gastos se ajustan a las leyes fiscales actuales del país.
  • Alojamiento innecesario: en algunos casos se puede considerar innecesario pasar la noche fuera durante un viaje de trabajo, por ejemplo si puedes, de forma razonable, llegar al destino, realizar la actividad laboral y volver a casa durante el mismo día. Es posible que esto lo determinen las leyes laborales del país.

¿Quién puede desgravarse los gastos de un viaje de negocios?

Las deducciones fiscales están disponibles tanto para las empresas como para sus empleados. Como norma general, las empresas reembolsan los gastos a sus empleados y a cambio reciben exenciones fiscales. Por el contrario, si la empresa no reembolsa los gastos, en algunos países el empleado puede reclamar una deducción sobre estos gastos cuando presente su declaración personal de impuestos.

¿Cuál es el importe máximo que se puede reclamar por gastos de viaje?

Depende de varios factores, como el tipo de gasto y el país en el que la empresa tenga su sede. Cada país tiene restricciones diferentes sobre lo que se puede deducir, así que es importante informarse sobre la legislación fiscal para entender los límites y las asignaciones.

Vamos a ver un par de ejemplos con mayor detalle:

Ejemplo 1: Gastos y deducciones en Estados Unidos

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) de Estados Unidos permite un sistema de tributación de la asignación diaria en vez de hacer seguimiento de cada gasto individual.

La Administración de Servicios Generales (GSA) establece el impuesto estándar de la asignación económica para los viajes que define el importe deducible que el empleador puede ofrecer al empleado para el alojamiento, las comidas y los imprevistos que puedan ocurrir durante un viaje de trabajo. Desde octubre de 2024, la asignación diaria estándar es de 178$ (110$ para el alojamiento y 68$ para comidas e imprevistos). Ese importe puede variar en función de la duración del viaje y el destino, entre otros factores.

Las empresas que opten por este sistema pueden igualar la asignación de la GSA o establecer una asignación diaria superior y pagar los impuestos sobre la diferencia respecto a la asignación estándar.

En Estados Unidos también se aplica un límite del 50% en las deducciones para las comidas, lo que en la mayoría de los casos significa que el empleador solo puede deducir el 50% de los costes de la comida (o el 50% de la asignación diaria, si usa ese sistema) de los viajes de trabajo.

Otro factor importante a tener en cuenta es que los gastos de ocio están muy limitados en Estados Unidos. Desde que se publicó la ley Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) en 2018, las empresas estadounidenses ya no pueden deducir la mayoría de los gastos de ocio, con algunas excepciones, como las conferencias o las ferias comerciales.

Ejemplo 2: ¿Cuál es la asignación del Reino Unido para las comidas?

La autoridad aduanera, fiscal y de pagos del Reino Unido (la HMRC) ha establecido un importe estandarizado de la asignación para las comidas, también conocida como asignación de subsistencia, que es básicamente una asignación diaria. Esta asignación, a la que también se le llama "pago a escala", es un importe fijo que puede gastarse en comida y alojamiento, en vez de calcular los gastos por separado.

En lo que a la deducción fiscal se refiere, los gastos que se hagan usando esa asignación estarán libres de impuestos, pero cualquier gasto que supere el importe estará sujeto a impuestos. Es decir, que la empresa puede decidir reembolsar todos los gastos al empleado, pero el reembolso solo estará libre de impuestos hasta el importe que ha fijado la HMRC. Algunas empresas también pueden negociar un pago a escala personalizado directamente con la HMRC para cubrir mejor sus necesidades.

El impuesto de la asignación económica para los viajes varía en función del destino y la duración del viaje, y la cantidad cambia según el tipo de gasto (tarifa de la habitación, desayunos, bebidas, trayectos del hotel a la oficina, etc.)

Existen sistemas parecidos por todo el mundo, pero las restricciones y la asignación económica serán diferentes. Por eso, es esencial tener en cuenta la legislación fiscal del destino cuando planifiques el presupuesto de tu viaje de trabajo.

Cómo gestionar los gastos y las deducciones de impuestos de los viajes de negocios

Solicitar deducciones fiscales es una forma muy sencilla de ahorrarle dinero a tu empresa. Para garantizar que no gastas más de lo que deberías y que sigues las leyes y normas de cumplimiento de la política de empresa, es imprescindible contar con un buen sistema de gestión de viajes de empresa. Utilizar un software de reservas con el que puedas hacer un seguimiento de los gastos es una buena forma de tenerlo todo bajo control.

Para reclamar los impuestos de los gastos de viaje, tendrás que tener registros detallados de todos los gastos (recibos, registros de kilometraje o tickets, por ejemplo). En la mayoría de los casos, tendrás que proporcionar una prueba clara de los gastos para solicitar exenciones fiscales.

Contar con el software de gestión de gastos y viajes adecuado te ayudará a tenerlo todo en el mismo sitio y a agilizar el proceso. Booking.com for Business ofrece una plataforma todo en uno de uso gratuito que ayuda a las pequeñas y medianas empresas (pymes) a gestionar los viajes de trabajo y los gastos. Nuestro software gratis de reservas y gestión de viajes de trabajo es la solución ideal para empresas pequeñas, ya que ofrece herramientas intuitivas de control de gastos, tarifas exclusivas, ventajas y asistencia 24 horas, entre otras herramientas y recursos esenciales.

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