El modelo fly in fly out conlleva volar de casa al lugar de trabajo. Aprende a hacer que dicho modelo funcione para tu empresa.
Los viajes frecuentes y de ida y vuelta del personal entre lugares de trabajo remotos y sus hogares requieren mucha coordinación, desde reservar vuelos y encontrar alojamientos adecuados hasta gestionar los horarios y garantizar el cumplimiento de la política de empresa.
Gestionar la logística de una plantilla fly in fly out (FIFO) puede resultar complejo incluso para el equipo de RR. HH. más organizado. Sin una planificación adecuada, corres el riesgo de que se produzcan interrupciones operativas y retrasos costosos, por no hablar del estrés que supone para quienes viajan.
En este artículo, comenzaremos con lo básico explicando qué es el modelo FIFO y cómo funciona. A continuación, abordaremos las estrategias clave para ayudarte a gestionar la logística y los costes asociados con dicho modelo para tus viajes de trabajo, todo ello priorizando el bienestar de los equipos.
El modelo de trabajo fly in fly out constituye un tipo de acuerdo en el que el personal debe hacer desplazamientos de ida y vuelta a lugares de trabajo remotos durante lapsos de tiempo determinados. El personal FIFO sigue un horario, o cronograma, en el que puede trabajar turnos largos durante varios días o semanas consecutivos antes de volar de vuelta a casa para disfrutar de su tiempo libre.
La experiencia laboral del modelo FIFO dependerá en gran medida de la ubicación, el sector y el puesto de trabajo. Sea cual sea el sector, adoptar el modelo FIFO requiere una naturaleza resiliente para hacer frente a los viajes frecuentes y los largos periodos fuera de casa.
Para comprender mejor las exigencias de la gestión de viajes FIFO, presentamos algunos sectores donde es frecuente este modelo de trabajo.
Minería: países como Perú, Indonesia y Ghana tienen operaciones a gran escala que requieren personal FIFO con experiencia para extraer minerales. Los puestos típicos incluyen geólogos, perforadores, ingenieros y operarios de maquinaria pesada. En Australia, el sector minero depende en gran medida de contratos FIFO (el 50% de las operaciones mineras en Australia occidental está formado por personal FIFO), y se espera que los proyectos propuestos requieran más de 11.000 nuevos trabajadores de aquí a 2029.
Petróleo y gas: el sector del petróleo y gas, que abarca desde yacimientos de gas natural hasta la construcción y el mantenimiento de oleoductos, recurre a un gran número de trabajadores FIFO cualificados para facilitar los proyectos. Aunque países de Oriente Medio como Catar y Arabia Saudí son destinos frecuentes, cada vez hay más lugares de trabajo en zonas como el sudeste asiático y el Mar del Norte.
Construcción: los proyectos de construcción a gran escala suelen crear vacantes de empleo FIFO, sobre todo a la hora de construir infraestructuras como puentes, carreteras y complejos comerciales. Aunque algunos de estos lugares de trabajo son remotos, centros urbanos como Dubái y Shanghái también requieren comerciantes e ingenieros cualificados.
Servicios de ingeniería y tecnología: las pymes que trabajan en sectores como las energías renovables y las telecomunicaciones suelen requerir que personal cualificado se desplace en avión para prestar servicios técnicos en los lugares de trabajo. Entre los profesionales necesarios se incluyen ingenieros eléctricos, proveedores de servicios mecánicos y consultores de TI.
Gestiona y reserva fácilmente los viajes de equipo en un solo lugar para controlar mejor los costes
El sistema FIFO ofrece una serie de ventajas para las empresas:
Para el personal, también hay ventajas que hay que tener en cuenta.
Al atender estas preferencias del personal, mejorarás los índices de fidelidad y retención y dispondrás de la mano de obra cualificada que necesitas.
Gestionar una plantilla FIFO no solo presenta ventajas, sino también una serie de desafíos.
Planificación de viajes compleja: si bien para cualquier plan de viajes de trabajo hay que coordinar el transporte y el alojamiento, planificar un viaje FIFO resulta más complejo. Deberás tener en cuenta los horarios de trabajo y la continuidad del equipo y, al mismo tiempo, buscar un alojamiento adecuado con todas las comodidades del hogar, a menudo en lugares remotos.
Limitaciones presupuestarias: los costes operativos pueden ser elevados si no se tiene cuidado, ya que hay que pagar el alojamiento de los contratistas, las comidas, el transporte y los vuelos.
Bienestar y seguridad del personal: los turnos largos, las cargas de trabajo elevadas y el tiempo lejos de los seres queridos pueden provocar agotamiento, y los entornos de trabajo industriales requieren rigurosos controles de salud y seguridad.
Al planificar cualquier viaje FIFO, es probable que debas abordar algunos de estos desafíos, pero un estudio y cuidado adecuados minimizarán su impacto.
Cuando el modelo FIFO se implementa cuidadosamente y con un tiempo de descanso adecuado en casa, brinda el equilibrio ideal entre la vida laboral y la personal. Sin embargo, pasar tiempo fuera de casa puede hacérsele cuesta arriba al personal. Muchas personas que se acogen al modelo FIFO optan por trabajar largas jornadas de 12 horas durante varios días consecutivos para poder pasar más días en casa, lo que les deja poco tiempo para descansar.
Para proteger el bienestar de la plantilla y fomentar un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal, plantéate la posibilidad de ofrecer modalidades laborales flexibles que brinden un tiempo de descanso adecuado. También puedes proporcionar acceso a recursos de salud mental, aplicaciones de bienestar con rutinas de ejercicio y meditación, y servicios de autocuidado.
Para instaurar un sistema FIFO fluido, tendrás que equilibrar las necesidades de la parte empleadora y la empleada. Estos son los factores clave que debes tener en cuenta para superar los desafíos anteriores en tu estrategia.
Establece las pautas de las reservas de equipo, los límites de gasto y la información de contacto con esta sencilla herramienta online.
En los cronogramas FIFO se divide el tiempo que pasa el personal en el lugar de trabajo y el que pasa en casa a fin de maximizar la productividad y el tiempo de descanso.
Tu cronograma podría ser algo así:
El personal que debe pasar más tiempo en el lugar de trabajo suele ocupar puestos que requieren desplazamientos más largos, como en plataformas petrolíferas marinas. Ten en cuenta la duración del viaje, el nivel de exigencia del puesto y los estándares del sector para crear el cronograma más oportuno.
Tanto si organizas viajes FIFO nacionales como internacionales, recuerda que cada región tendrá sus propias normas. Asegúrate de estudiar aspectos como las obligaciones fiscales, las normativas de salud y seguridad en el lugar de trabajo, y los requisitos de visado.
En países como Australia, donde el trabajo FIFO es habitual, puede haber normativas específicas que debas seguir. Por ejemplo, la Western Australia’s Work Health and Safety Act 2020 (ley de salud y seguridad en el trabajo de Australia occidental de 2020) incluye códigos de prácticas para mejorar la salud mental, como estrategias de respuesta y gestión de riesgos.
Elegir el alojamiento adecuado es importante para el éxito de cualquier viaje de trabajo, pero reviste especial importancia para quienes pasarán con frecuencia largos periodos fuera de casa. Por suerte, Booking.com for Business ofrece millones de alojamientos para ayudarte a encontrar el más adecuado para tu equipo. La ubicación es lo primero: no solo te interesa minimizar el desplazamiento del equipo, sino también encontrar hoteles y apartamentos con acceso rápido a los principales centros de transporte.
En las plantas de construcción remotas, las opciones pueden ser limitadas. Busca unidades personalizadas y bien ubicadas que cuenten con cocinas completas, instalaciones recreativas y espacios tranquilos para relajarse.
En zonas suburbanas y urbanas, dispondrás de más opciones, incluidos apartahoteles. Se pueden alquilar por semana o mes si el proyecto tiene una mayor duración, y están completamente equipados con cocinas, wifi y habitaciones separadas. Muchos también incluyen servicios propios de un hotel, como limpieza y gimnasio.
Gestionar los viajes FIFO supone mantener el equilibrio entre satisfacer las necesidades del personal y no salirse del presupuesto.
Como ya imaginarás, cuando un equipo viaja en avión cada pocas semanas, el coste de los billetes puede dispararse rápidamente. Además, los gastos habituales de los viajes de trabajo incluirán traslados por tierra, comidas y actividades de ocio para fomentar el espíritu de equipo. Estudiar estos gastos con antelación, teniendo en cuenta los datos de proyectos anteriores, te ayudará a diseñar un presupuesto más realista. Una vez hecho, utiliza soluciones como Booking.com for Business para comparar precios de alquiler de coches, alquileres de alojamientos y vuelos de negocios desde una misma plataforma, y aplica restricciones de coste para un mejor cumplimiento.
Tu empresa también tendrá que dejar muy claras las políticas de gastos de viaje. Elabora una lista de gastos aprobados y no aprobados, con ejemplos concretos y proveedores aprobados.
La planificación de los viajes FIFO no puede limitarse a la reserva de vuelos y alojamiento. Como parte de tu deber de asistencia, es importante crear una red de apoyo empresarial que reconozca las dificultades de pasar largos periodos fuera de casa. ¿Cómo es esta red en la práctica?
Iniciativas de bienestar: mantén al personal sano y en forma brindándole acceso a comidas saludables, gimnasios y deportes recreativos en el lugar al que deba desplazarse.
Recursos de salud mental: proporciona al personal FIFO un conjunto de herramientas de apoyo emocional y de salud mental. Esto podría incluir asesoramiento virtual o presencial, programas de apoyo entre compañeros y acceso a aplicaciones de salud mental como Headspace y Betterhelp.
Horario flexible: cuando sea posible, permite que el personal FIFO diseñe sus propios horarios. Hay quien prefiere hacer turnos más largos si eso significa pasar más días en casa, mientras que otras personas optan por turnos más cortos con más tiempo para relajarse en el propio destino de trabajo.
Comunicación bidireccional: promueve las reuniones periódicas con RR. HH., superiores y familiares para mantener abiertas las líneas de comunicación mientras el personal está fuera de casa.
Las complejidades de los viajes del modelo FIFO se abordan mejor con tecnología. Con Booking.com for Business, podrás obtener una visibilidad plena de las reservas y garantizar el cumplimiento de la política de empresa. Reserva, visualiza y gestiona itinerarios de viaje desde una misma plataforma, y aprovecha el seguimiento de ubicaciones en tiempo real gracias a Traxo y la gestión simplificada de gastos de viaje con la aplicación Expensify. Al estandarizar y automatizar los planes con soluciones de viaje para pymes, tu equipo disfrutará de una experiencia más fluida y con mayor apoyo.
El éxito de la gestión de viajes FIFO depende del apoyo que brindes a tu equipo en cada momento. Tendrás que encontrar el mejor alojamiento para hacer llevadera su estancia en el lugar de trabajo, satisfacer sus necesidades de bienestar y cumplir con las normativas locales.
En definitiva, las oportunidades del modelo FIFO aportan numerosas ventajas tanto para las empresas como para el personal. Mientras que este disfruta de la oportunidad de explorar nuevos destinos con horarios flexibles y prestaciones remuneradas, las empresas tienen acceso a un mayor espectro de personas candidatas dispuestas a trabajar en lugares remotos, todo ello sin necesidad de reubicarlas de forma permanente.
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