¿Qué valoran los viajeros de trabajo cuando van a eventos en 2025?
¿Tus eventos comerciales satisfacen los deseos y necesidades de las personas que viajan por trabajo de hoy en día? Si no es así, ahora es un buen momento para actualizar la planificación. Después de todo, se espera que el mercado del sector de eventos alcance los 2,5 billones de dólares en 2035, aumentando a una tasa de crecimiento anual compuesto (TCAC) del 6,8% cada año. Este mayor crecimiento lleva aparejada una mayor competencia; así que, ¿cómo puedes hacer que merezca la pena visitar tus eventos?
En 2025 y más allá, los eventos y viajes de empresa presentan sostenibilidad, personalización impulsada por IA y experiencias innovadoras. La tecnología es un elemento básico de la experiencia de viajes de trabajo modernos, y esto se extiende a la planificación de eventos. Piensa en funciones interactivas en exposiciones empresariales, puestos de realidad virtual en lanzamientos de productos y entretenimiento retransmitido en directo en conferencias híbridas.
Pero no olvides el aspecto humano. El éxito del evento también depende de la experiencia general del usuario. ¿La ubicación es fácilmente localizable y tiene un acceso sencillo? ¿Has tenido en cuenta las opciones de alojamiento cercanas o las instalaciones que necesitarán los asistentes? En este blog analizaremos todas las áreas clave que debes tener en cuenta para que tu evento empresarial sea un éxito.
Si hay una tendencia que resume el estado de la gestión de eventos corporativos en 2025 es la personalización. Las personas que viajan por trabajo de hoy en día esperan algo más que una experiencia genérica y despersonalizada en los eventos. Y el 77% de los clientes B2B afirman que es más probable que se comprometan con una empresa cuando se les ofrece una experiencia personalizada.
Para satisfacer sus necesidades, utiliza los datos. Con la ayuda de software de gestión de eventos corporativos, análisis y algoritmos, puedes ofrecer contenidos personalizados que se ajusten a las preferencias de los viajeros.
¿Cómo se aplica esto en la práctica?
Dado que el 61% de las empresas tecnológicas de eventos utilizan ahora funciones impulsadas por IA, la clave del éxito reside en las aplicaciones actuales de planificación de viajes y eventos.
Tanto los gestores de eventos corporativos como las personas que viajan por negocios se han vuelto expertos en tecnología a la fuerza durante los años de la pandemia, y las reuniones virtuales se han convertido en un nuevo estándar. Ahora que vuelven los eventos presenciales, muchas personas siguen aprovechando estas herramientas de conferencia a distancia para ofrecer una configuración híbrida innovadora. Tres cuartas partes (74,5% de los planificadores de eventos) creen que los eventos híbridos son igual de importantes, valorados por su flexibilidad.
Combinando los eventos presenciales con la participación digital, las empresas pueden acceder a un público amplio y global. El modelo híbrido funciona especialmente bien para los lanzamientos de productos en los que se desea la mayor visibilidad y alcance. Entre los ejemplos de este planteamiento están los siguientes:
Aunque las personas que viajan por trabajo se benefician de hacer contactos en persona, también pueden compartir contenidos y experiencias con los miembros de su equipo en casa. Las aplicaciones móviles para eventos facilitan las interacciones en tiempo real y las sesiones en paralelo entre público presencial y virtual a fin de fomentar la interacción.
Una tendencia creciente en 2025 es el paso de reuniones a gran escala a encuentros más pequeños e íntimos. Según un estudio de Eventbrite, el 63% de los organizadores prevén un aumento de la demanda de estos microeventos, mientras que la encuesta Pulse de Cvent reveló que el 58% de los planificadores preveía limitar la lista de invitados a 100 asistentes.
A esto se le suma la tendencia a la personalización, con grupos reducidos que ofrecen a las personas que viajan por trabajo la oportunidad de participar y exponer su punto de vista.
Cuando planifiques el próximo evento corporativo, considera la posibilidad de dividirlo en reuniones pequeñas repartidas por varias regiones. Este tipo de evento no solo es más sostenible y cómodo para las personas que viajan por trabajo, que no tienen que recorrer tanta distancia para asistir al evento, sino que también fomenta una conexión más personal, valiosa y profunda entre los asistentes.
Gracias a que más de la mitad (54%) de los profesionales de reuniones consideran la sostenibilidad una prioridad, el sector de los eventos es ahora más ecológico que nunca. Aquí se explican algunas estrategias que puedes integrar en el proceso de planificación para que los eventos empresariales sean más sostenibles y tengan más éxito.
Las personas que viajan por trabajo de hoy en día, conocedoras de los medios de comunicación, esperan algo novedoso, y el 83% de los planificadores indican que los servicios de entretenimiento son vitales para el éxito de un evento. Las marcas pueden utilizar tecnologías interactivas para contar una historia al tiempo que refuerzan el compromiso. En las exposiciones empresariales y los lanzamientos de productos, prueba a ofrecer funciones inmersivas y tecnológicas.
El bienestar es una tendencia importante en los viajes de trabajo. Para satisfacer las preferencias del viajero, una buena idea es incluir también iniciativas de bienestar en la planificación del evento corporativo. Desde retiros corporativos a conferencias y seminarios, plantéate la posibilidad de poner en práctica lo siguiente:
Para que todos los asistentes que viajan se sientan cómodos, la inclusividad es un componente esencial de la organización de cualquier evento en 2025. Esto es lo que hay que tener en cuenta.
El proceso de gestión de viajes para eventos corporativos debe incorporar las directrices de accesibilidad más recientes en función de la ubicación. Se trata de un aspecto crucial en cualquier evento para garantizar el cumplimiento de la normativa y la satisfacción de los asistentes.
Entre los ejemplos se incluyen la Americans with Disabilities Act (ADA, Ley de Estadounidenses con Discapacidades) y las Directrices de accesibilidad a los contenidos web (WCAG), así como la Ley Europea de Accesibilidad (EAA), que introduce nuevas directrices a partir de junio de 2025. Garantizan que todos los servicios, incluidas las plataformas digitales y las aplicaciones móviles que puedas utilizar para el evento, sean totalmente inclusivos y accesibles.
Otros aspectos a tener en cuenta son los siguientes:
Durante el evento, querrás asegurarte de que los asistentes se sientan respaldados. Cuenta con zonas claramente señalizadas para facilitar el desplazamiento e indicaciones claras sobre dónde encontrar ayuda si alguien la necesita. Si el lugar de celebración está diseñado de tal manera que los usuarios en sillas de ruedas o las personas con problemas de movilidad puedan tener que utilizar una entrada independiente, dispón de una persona preparada para ayudar.
Los encargados de accesibilidad son una idea fantástica para cualquier evento, así que considera la posibilidad de informar a algunos miembros del equipo sobre cómo pueden desempeñar este rol el día del evento. Puede tratarse de ayudar a las personas con necesidades adicionales a dirigirse cómodamente a una zona reservada para sentarse, o de guiar a otras personas a zonas tranquilas si empiezan a sentir agobio; en cualquier caso, se trata de un rol que probablemente lo valoren mucho quienes lo necesitan.
El conocimiento es poder y siempre merece la pena enviar una encuesta preguntando cómo fue a fin de saber cómo mejorar para la próxima vez. Si, en el peor de los casos, algo ha salido mal, también debes intentar corregirlo lo antes posible. La falta de responsabilidad social puede suponer un coste para una empresa del 25% de sus clientes de inmediato. En cambio, si las cosas han salido bien, celébralo con todos los que lo han hecho posible, consigue algunas estupendas fotos en redes sociales, comparte comentarios positivos y empieza a generar entusiasmo para el próximo evento.
Para los delegados de conferencias, el destino es el factor n.º 2 en la toma de decisión, por encima de las oportunidades de establecer contactos, el coste y las expectativas profesionales. Es importante acertar con la ubicación. Esto puede resultar complicado para los organizadores de eventos, ya que deben asegurarse de que el lugar preferido sigue cumpliendo las directrices de sus programas de viajes de empresa, pero eso es de lo que trata la
gestión de viajes para eventos corporativos. Y en 2025, eso significa pensar no solo en las comodidades y la accesibilidad, sino también en las tendencias que hemos mencionado anteriormente, como la sostenibilidad, la tecnología y el bienestar.
Comienza la planificación del viaje para eventos corporativos eligiendo el destino ideal, teniendo en cuenta su público principal. En los viajes de trabajo, factores como las infraestructuras y la accesibilidad serán más importantes que en los de ocio.
A continuación, consulta los lugares disponibles. Las opciones tradicionales incluyen centros de conferencias especializados para exposiciones empresariales y hoteles para reuniones de equipo y retiros. Para el lanzamiento de productos y talleres interactivos, puedes preferir lugares más inusuales, como salas de conciertos o incluso museos.
Los eventos empresariales de éxito en 2025 se basan en una combinación de innovación tecnológica, sostenibilidad y personalización. Son interactivos y significativos, y utilizan herramientas multimedia para guiar a los asistentes a través de programas adaptados con mimo.
Pero más allá de estas tendencias principales, es importante optimizar toda la experiencia de los viajes de trabajo, desde la reserva hasta la asistencia. Booking.com for Business puede ayudarte a hacerlo, facilitando la planificación y reserva de alojamiento, vuelos y alquiler de coches.
Los eventos corporativos a los que merece la pena asistir se celebran en destinos atractivos y lugares únicos que fomentan la exploración. También cuentan con servicios de alta calidad, como comida, entretenimiento e instalaciones de bienestar.
La tecnología desempeña un papel importante en la creación de una experiencia ágil y fácil de usar, desde la inscripción hasta los gastos y el reembolso. Para satisfacer mejor las necesidades de los viajeros de trabajo, puedes aprovechar las aplicaciones móviles para eventos, así como las soluciones de gestión de viajes integrales como Booking.com for Business. Con una amplia selección de vuelos y hoteles de negocios, los viajeros de trabajo encontrarán las opciones más convenientes para gestionar el viaje.
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