Reunión presencial o virtual, ¿qué opción es mejor para ti?

A lo largo de los últimos años, el concepto de reunión de trabajo al uso no ha parado de cambiar. La disponibilidad de sistemas de trabajo híbridos y en remoto deja entrever que las reuniones virtuales han llegado para quedarse. Aunque a menudo se presupone que estas reuniones online son menos productivas que las presenciales, la realidad es mucho más compleja.

La reunión presencial

Las reuniones presenciales exigen que los participantes se reúnan físicamente en la misma ubicación, ya sea en la oficina, fuera de esta o en una ciudad o país diferente, como suele ser el caso.

Para muchas empresas, las reuniones presenciales son el motor de los viajes de trabajo. Quienes las defienden afirman que ofrecen lo siguiente:

• Mayor productividad y compromiso, dado el mayor potencial de las personas que sienten que se expresan mejor de manera presencial.
• Conexión humanay mejor entendimiento, gracias al contacto visual y al lenguaje corporal.
• Interacción cara a cara, que lleva a conversaciones más fluidas y directas.

Por otra parte, existen algunas desventajas a la hora de reunirse en persona:

• Tiempo y gastos: la logística requiere tiempo y dinero, especialmente si las reuniones se celebran en el extranjero o en una ubicación externa.
• Eficiencia: en las reuniones presenciales es más fácil desviarse del tema, dado que el hecho de quedar con el equipo puede confundirse con una oportunidad para socializar, lo que genera conversaciones cruzadas, preguntas que se alejan del tema y charlas externas al trabajo.
• Impacto medioambiental: las reuniones presenciales incrementan la huella de carbono de una empresa, sobre todo cuando hay un viaje al extranjero.
• Menor flexibilidad; si se espera que el personal esté en la oficina para una reunión programada, y tenga que invertir tiempo en el transporte, se reduce la flexibilidad de su vida laboral.

La reunión virtual

La reunión virtual conecta al equipo en diferentes ubicaciones mediante dispositivos y software conectados a internet que se han convertido en una parte fundamental de la vida laboral.

Las principales ventajas que ofrecen las reuniones virtuales son:

• Accesibilidad: abren un abanico de estilos de comunicación.
• Flexibilidad: conectan diferentes zonas horarias y permiten una mejor conciliación de la vida laboral.
• Tiempo y eficiencia: el personal puede librarse del transporte y tener un horario más flexible en el que hay lugar para las pausas para hacer ejercicio en el descanso para comer. También suelen ser más breves y concisas, y se pueden grabar para futuras referencias.
• Rentabilidad: se ahorran costes de viaje, refrigerios o ubicación del personal.

No obstante, las reuniones virtuales también tienen algunas desventajas:

• Problemas tecnológicos: ¿a quién no se le ha bloqueado alguna vez la pantalla o quién no ha seguido hablando con el micrófono silenciado? Para que una reunión virtual resulte satisfactoria, debe disponerse de buena conexión a internet, así como de una tecnología decente; este tipo de problemas pueden entorpecer la conversación y frustrar tanto a la parte empleadora como al personal.
• Respuestas con retraso: sin la interacción cara a cara puede ser complicado evitar interrupciones o que toda las personas quieran hablar a la vez, lo que puede entorpecer la resolución de problemas y la colaboración.
• Interacciones limitadas: las reuniones virtuales limitan las interacciones entre el personal, ya que puede ser difícil llegar a conocer a alguien de verdad e interactuar con naturalidad a través de la pantalla.

¿Cuáles son las principales diferencias entre las reuniones presenciales y virtuales?

Las principales diferencias son los gastos, la eficiencia y la conexión humana. Las reuniones virtuales suelen ser más inclusivas y dar cabida a todo tipo de participantes. Probablemente sean también más eficientes en lo que respecta al trabajo, ya que reducen las conversaciones superfluas y facilitan la reducción de desplazamientos y costes.

Sin embargo, la falta de interacción humana en el espacio virtual supone otra gran diferencia; muchas personas opinan que reunir al equipo de forma periódica es importante para la cultura y la conexión de la empresa.

¿Las reuniones presenciales son más eficaces?

La respuesta depende de las necesidades de tu equipo y empresa.

Estilos de comunicación

Si tu equipo tiene un carácter más introvertido, las reuniones virtuales pueden resultar un espacio más seguro para hablar en lugar de tener que ser el centro de atención en una gran sala de juntas. Si el personal es más extrovertido, puede que las reuniones presenciales se adecúen más a su estilo de comunicación.

También es preferible que las reuniones sean presenciales de cara a lograr un mayor compromiso. Aunque las reuniones virtuales suelen ser más eficaces a la hora de transmitir y procesar la información, a una parte del personal le puede resultar difícil mantener el interés al no haber el estilo de preguntas y respuestas de las reuniones presenciales.

Unión de equipo

Si tu trabajo requiere que los equipos se reúnan por primera vez, las reuniones presenciales pueden ser cruciales. Entablar una conversación con personas nuevas en un entorno virtual puede resultar complicado, ya que los retrasos y las dificultades técnicas interrumpen, en ocasiones, el curso de la conversación. Pero si las relaciones de tu equipo ya están establecidas, puede que una reunión virtual funcione mejor.

Enfoque

Cada persona tiene sus propias tácticas de procrastinación o distracción; para algunas personas, puede ser comprar online o navegar por varias pestañas. Para otras, pudiera ser hacer garabatos o soñar despiertas mientras miran por la ventana de la oficina. De nuevo, esto puede depender del tipo de trabajo que realice tu equipo y de la forma en que tu personal prefiere trabajar.

Algunas personas tienden a alejarse cuando surge una conversación improvisada con preguntas que se desvían del tema de conversación. O les resulta difícil trabajar en un entorno de oficina donde las preguntas y las charlas interrumpen constantemente el flujo de trabajo. Mientras, otras personas se distraen más fácilmente con sus mascotas o con el timbre, y les resulta más fácil estar presentes en una sala de reuniones.

Para determinar el tipo de reunión adecuado para tu equipo, debes tener en cuenta todos estos factores.

Aspectos prácticos

Si el desplazamiento y la programación de una sala de reuniones en una oficina ajetreada es más una carga que una ventaja para el personal, las reuniones virtuales son una apuesta segura. Pero, si a tu equipo le resulta más fácil reunirse en la oficina, la reunión presencial es una excelente opción. Para decidirse entre una reunión presencial o virtual, tu equipo debería considerar si la oficina dispone de las instalaciones adecuadas a tal fin y si vive cerca o no de ella.

Colaboración

Las reuniones presenciales favorecen automáticamente una participación, comunicación y colaboración más espontáneas. Si el objetivo de tus reuniones es hacer una lluvia de ideas, por ejemplo, celebrar una reunión cara a cara puede resultar beneficioso para el intercambio de ideas y la fluidez de los debates creativos, ya que el personal puede dar su opinión al instante.

Sin embargo, si el objetivo es una presentación que no requiere participación, es más eficaz llevarla a cabo virtualmente. Decidir si reunirse en persona u online en función del contenido de una reunión es una forma ideal de mejorar la eficiencia en todos los aspectos.

¿Cómo elegir entre una reunión presencial y virtual?

A la hora de decidir qué tipo de reunión es mejor para ti, es importante que tengas en cuenta a tu equipo y las metas de tu empresa. Las preguntas importantes que te tienes que hacer son:

1. ¿Tu equipo está intentando hacer una lluvia de ideas o simplemente transmitir información sobre la empresa?
2. ¿Qué prefiere tu equipo en términos de estilos de comunicación?
3. ¿Cuáles son las implicaciones medioambientales de ir a la oficina o al extranjero para mantener una reunión presencial?
4. ¿Tu equipo valora la flexibilidad y el tiempo que obtiene con las reuniones virtuales y prefiere optar por el trabajo remoto en lugar del presencial?
5. ¿Las reuniones presenciales suponen tal inversión de tiempo que al personal le resulta difícil completar su trabajo con estas interrupciones?

Estas son solo algunas de las preguntas que debes hacerte antes de elegir la reunión presencial o virtual. Ambas opciones conllevan sus desafíos, pero una vez que tengas en cuenta las necesidades específicas de tu empresa y equipo, podrás tomar una decisión bien informada.

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