Equipaje, roaming... descubre cómo evitar cargos ocultos comunes cuando prepares el presupuesto de un viaje de trabajo
Si los gastos reales de un viaje de trabajo no cumplen con el presupuesto, puede deberse a los gastos ocultos. Los retrasos en los vuelos o el cambio de planes respecto a las reuniones pueden modificar los planes de viaje de tu equipo, y el tener que hacer una reserva nueva puede añadir un gasto inesperado al presupuesto original. Los cargos por equipaje inesperados, los cargos por servicio de hotel o los de roaming internacional pueden afectar hasta a los presupuestos de viaje mejor planificados, lo que podría significar que tu departamento tiene que encontrar la forma de compensar la diferencia.
Parte de la planificación de los viajes de empresa consiste en entender que los pequeños cargos ocultos pueden pillar por sorpresa a los administradores financieros. En el sector viajes son frecuentes los cargos extra por servicio, por no mencionar los costes adicionales en telecomunicaciones o los impuestos. En este artículo, te haremos un resumen de las categorías más comunes de los cargos de viaje ocultos para evitar sorpresas. Así podrás predecir el gasto medio de un viaje de trabajo de forma más exacta, para una mejor asignación de los recursos.
Hace mucho tiempo ya que el precio del billete de una aerolínea no incluye todos los costes. La política de equipaje de las aerolíneas puede resultar muy confusa, incluso para las personas con más experiencia organizando viajes de empresa.
Esto es porque las normas de equipaje de las aerolíneas cambian con frecuencia y no siempre se comunican claramente en el momento de la reserva. Aunque la mayoría de los vuelos internacionales incluyen una pieza de equipaje de mano gratuita, no puedes fiarte del todo. En los vuelos nacionales, es casi seguro que tendrás que pagar por cualquier pieza de equipaje que no quepa debajo del asiento o en el compartimento superior.
Los cargos por exceso de equipaje pueden rondar entre los 18€ y los 95€ o incluso más, en función del tamaño, así que es importante asegurarse de lo que está incluido.
Además de los cargos por exceso de equipaje, los cargos ocultos de las aerolíneas pueden incluir pequeños extras como el embarque prioritario, los asientos con más espacio para las piernas o la conexión wifi durante el vuelo. Muchas aerolíneas ahora te cobran por las comidas y bebidas. Cuando vayas a crear un presupuesto de viajes de empresa para tu equipo, asegúrate de añadir todos estos pequeños cargos en el precio total del billete de avión.
Algunas plataformas de reserva te pueden cobrar por reservar el vuelo, el hotel o el coche de alquiler. Aunque estos cargos pueden incluirse en el precio total que se te muestra, a veces lo añaden al final como un cargo aparte.
La mejor forma de evitar estos cargos ocultos es usar una solución para la gestión de viajes de trabajo como Booking.com for Business, que no te cobra ninguna suscripción ni cargo por reserva. Además, las empresas se benefician de tarifas corporativas exclusivas en vuelos, hoteles y coches de alquiler. Gracias a las opciones de reserva flexibles, también podrás evitar los cargos de cancelación inesperados.
Los hoteles representan una parte importante de los gastos habituales de un viaje de empresa, por lo que es importante revisar los cargos cuando prepares el presupuesto.
Es posible que cuando veas un precio por noche, ese precio solo cubra la habitación. Algunos hoteles cobran cargos adicionales por usar sus servicios e instalaciones, como el gimnasio, el spa o la piscina.
Los cargos adicionales por servicios podrían incluir cosas como:
Si ves "secundario" en la factura o el recibo de un hotel, se refiere al uso de esos servicios o equipamiento extra durante tu estancia. Pueden incluir cosas como:
Hay que tener en cuenta que la mayoría de empresas no consideran estos cargos secundarios como gastos de viaje válidos, por lo que quienes viajen por trabajo tendrán que pagar estos cargos ocultos de su bolsillo. Cuando estés creando una política de viajes de empresa para tu equipo, asegúrate de incluir qué cargos secundarios están cubiertos y cuáles tendrán que pagar.
Tanto si los viajeros usan un parking desde el que tomar el transporte público a una convención como si usan el aparcamiento vigilado del hotel, es probable que eso suponga un gasto. No es lo que consideraríamos necesariamente un cargo oculto, pero puede ser una sorpresa si pensabas que el parking sería gratis al reservar el alojamiento.
¿El paquete de telefonía de la empresa incluye los cargos de roaming? Si no es el caso, tu departamento financiero podría recibir una factura telefónica elevada. Según un estudio, las empresas de EE. UU. pagan hasta 663,20€ en cargos de roaming internacional por empleado y viaje al extranjero. En Europa, el gasto en roaming es de aproximadamente 2.900 millones de euros al año.
El roaming puede aplicarse por cada minuto o megabyte de uso del teléfono, y aunque está claro que al viajar por negocios es necesario estar conectado, la suma total puede ser muy elevada.
La conexión wifi suele estar disponible en muchas zonas públicas como aeropuertos, estaciones de tren y hoteles. Sin embargo, no siempre es gratis. Los pases de acceso en las zonas públicas podrían costar entre 12€ y 18€ al día.
Cuando se usa una tarjeta de crédito o débito fuera del país, se podrían aplicar cargos por transacciones en el extranjero. Este cargo puede variar en función del emisor de la tarjeta y la institución financiera, pero suele rondar entre el 1% y el 3% del valor total de la transacción. Aunque no parezca mucho, piensa en lo que podría suponer para una persona que tiene 1.000€ en la tarjeta de empresa para su viaje. Con una tasa del 1%, estaríamos hablando de 10€ extra en cargos, y si aplicamos la tarifa del 3% esta cifra aumentaría a los 30€.
Los impuestos son uno de esos cargos ocultos del viaje que suelen quedar fuera del presupuesto. El más importante para los viajeros es el IVA o impuesto sobre el valor añadido. Suele depender del país al que viajes y de su normativa fiscal, pero puede llegar hasta el 20% del gasto total en comida, alojamiento y transporte. Aunque en la mayoría de los casos la empresa puede reclamar este IVA si está relacionado con gastos del viaje de negocios, no siempre es el caso.
El impuesto sobre las ventas, que se aplica a la venta al por menor, es otro cargo oculto que aumenta el gasto total durante el viaje.
Es posible que tu reserva de hotel se cancele o tu vuelo se retrase por las condiciones meteorológicas o debido a un fallo mecánico. Tener un seguro de viajes de empresa siempre es una buena idea, ya que cubrirá los cargos de cancelación y los retrasos, pero supone un cargo adicional.
Si ha habido un cambio de horario en tu empresa que ha supuesto volver a hacer alguna reserva, hay que tener en cuenta que los cargos de cancelación varían muchísimo según el proveedor. Lee los términos y condiciones antes de reservar y elige opciones de viaje flexibles siempre que sea posible.
Los viajes de trabajo son un gran negocio a nivel mundial, y suponen miles de millones de gasto para las empresas. En China, el gasto total anual en turismo de negocios fue de 356.000 millones de euros. En Estados Unidos, la cifra es de 345.500 millones de euros, y en Reino Unido, de 49.200 millones de euros.
El sector de los viajes está aprovechando al máximo este efecto rebote después de la pandemia. El coste de los vuelos se ha disparado, ya que la demanda es alta y las aerolíneas quieren recuperar las ganancias perdidas. Todo esto significa que las empresas tienen que vigilar como nunca los presupuestos de viaje, especialmente las pymes, que podrían trabajar con márgenes más ajustados. Cada céntimo suma, y todos estos cargos ocultos aparentemente pequeños pueden llegar a afectar al presupuesto.
Tener en cuenta cosas como los cargos por exceso de equipaje de las aerolíneas o por servicio de los hoteles es el primer paso para evitarlos. Sigue nuestros consejos para reducir el gasto en cargos ocultos y disminuir los gastos del viaje de trabajo:
Los gastos de viajes de negocios incluyen cualquier compra hecha por un empleado mientras esté viajando por trabajo. Por lo tanto, el gasto mayor dependerá del plan de viaje de tu equipo. Si un empleado hace un viaje largo en primera clase para asistir a un evento de fin de semana, el transporte podría ser el mayor gasto del viaje. Para aquellos viajes a destinos más cercanos, el alojamiento suele ser el mayor gasto del viaje.
Aparte de los vuelos y el alojamiento, hay otros gastos de viaje que debes tener en cuenta en la planificación financiera, como por ejemplo:
Encontrarás más información sobre los gastos típicos de un viaje de trabajo en nuestra guía para gestionar presupuestos de viajes de trabajo.
Según un estudio, el domingo es el día de la semana en el que resulta más caro volar. Esto se debe al gran número de viajeros de fin de semana que vuelven a casa, lo que aumenta la demanda. Los días antes y después de algunos festivos importantes, como Navidad o Fin de Año, también aumentan los costes del transporte.
Cuando preveas el gasto de un viaje de trabajo, incluye todos estos cargos extra en el presupuesto para evitar sorpresas.
Los cargos por cancelación de vuelos, reservas de última hora y por servicio de hotel pueden poner a prueba incluso al presupuesto mejor planificado. Conocer los cargos ocultos más comunes es el primer paso para gestionar los presupuestos de viaje manera más eficaz y evitar que los gastos se descontrolen.
Guía completa para elaborar presupuestos para viajes de empresa con eficacia
Descubre la planificación de viajes de empresa y nuestros 10 consejos principales para dominarla.
Los viajes de trabajo pueden ser caros. Ahorrar en estos viajes requiere del esfuerzo de todos los e...
