El deber de asistencia en viajes de trabajo requiere un enfoque proactivo.
En el entorno actual de los viajes de trabajo, el deber de asistencia es una prioridad absoluta. Debido a las tensiones geopolíticas y a los fenómenos meteorológicos extremos, el mundo es ahora más impredecible que nunca. De hecho, según un estudio de International SOS, el 57% de las personas expertas en salud y seguridad considera que, en 2025, los nuevos riesgos surgieron a un ritmo mayor del que podía afrontar.
Cuando el personal viaja por motivos de trabajo, las responsabilidades del departamento de RR. HH. van más allá de las paredes de la oficina. Además, con el aumento simultáneo de las tasas de movilidad del personal, cabe preguntarse cómo se puede satisfacer la demanda. La aplicación de las prácticas recomendadas en materia de deber de asistencia en los viajes de trabajo implica mucho más que una simple evaluación de riesgos. Las estrategias más eficaces también incluyen una comunicación clara y una atención minuciosa a todos los detalles de las políticas.
En esta guía, ofrecemos consejos prácticos para ayudarte a velar por el bienestar de tu personal y cumplir al mismo tiempo con las obligaciones del deber de asistencia.
El concepto de "deber de asistencia" se remonta a casi un siglo atrás, oficialmente al histórico caso judicial Donoghue contra Stevenson de 1932. Si bien en este caso se estableció el deber de asistencia que las empresas tienen hacia las personas que consumen sus productos o servicios, desde entonces la definición se ha ampliado hasta incluir las obligaciones legales que las organizaciones tienen para con su personal. En resumen, las empresas deben proteger y prevenir daños, hasta un grado razonable.
Las empresas están legalmente obligadas a proporcionar un cuidado razonable a su plantilla. Sin embargo, dada la tendencia actual al trabajo remoto, este cuidado se proporciona cada vez más a distancia. Además, también debe tenerse en cuenta al personal que realiza viajes de trabajo de corta duración y al que está destinado en lugares remotos o en misiones de larga duración. Dado el auge de los equipos distribuidos a nivel internacional, cada vez más personal se desplaza con frecuencia.
Para los equipos de RR. HH., hacer malabarismos con las necesidades de una plantilla en constante movimiento va más allá de reservar los vuelos y alojamientos adecuados. También implica adoptar un enfoque proactivo ante las interrupciones de los viajes y proporcionar asistencia en tiempo real antes, durante y después de cada viaje. Además, dada la imprevisibilidad global actual, es esencial incorporar una gestión integral de los riesgos de los viajes de trabajo en las políticas de deber de asistencia.
Gestionar el deber de asistencia es un ejercicio de equilibrio para los responsables de RR. HH. Tendrás que asegurarte de que el personal esté seguro, cuente con apoyo y se sienta cómodo en sus desplazamientos por motivos de trabajo. Durante todo el proceso, las obligaciones legales y éticas son la máxima prioridad.
Crear una política de deber de asistencia que tenga en cuenta las necesidades del personal que viaja permite ahorrar tiempo, dinero y estrés, además de cumplir con las obligaciones legales de mantener la seguridad y el bienestar de la plantilla. Al mismo tiempo, reforzar el deber de asistencia evita demandas por negligencia y el consiguiente daño a la reputación.
El deber de diligencia es más que una política: es un marco que mejora la seguridad, el bienestar y la cultura del lugar de trabajo, aunque proporcione un documento meticulosamente elaborado.
Normalmente, una política de viajes corporativa ofrece orientación sobre aspectos logísticos como:
En lo que respecta al deber de asistencia en los viajes de trabajo, también es conveniente incorporar los siguientes aspectos.
Riesgos individuales: puede haber consideraciones de seguridad adicionales para determinados grupos demográficos, como las mujeres y las personas LGBTQ+ que hagan viajes de trabajo. Añade consejos personalizados e inclusivos para estas personas en relación con las diferencias culturales y los protocolos de seguridad.
Otro aspecto que deben tener en cuenta los equipos de RR. HH. es que las normativas sobre el deber de asistencia varían de un país a otro. Por ello, es importante asegurarse de que las políticas estén al día y cumplan con las directrices locales. Consulta a diferentes partes interesadas para obtener información, no solo a tu equipo de RR. HH., sino también a los equipos de ciberseguridad, gestión de riesgos, gestión de viajes y asuntos legales.
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Por último, ten en cuenta las necesidades específicas de tu organización para crear políticas de deber de asistencia que se ajusten a tu presencia global, tus planes de expansión y la cultura de la empresa. Estos factores determinarán los tipos de riesgos a los que podrían estar expuestos los equipos que viajan por motivos de trabajo.
Si bien el deber de asistencia en los viajes de empresa comienza con una política de viajes integral, hay otras medidas que se pueden tomar antes del viaje.
En el frenético mundo actual, los riesgos de seguridad cambian de un día para otro. Es conveniente evaluar cada destino con regularidad, teniendo en cuenta las condiciones sanitarias, políticas y de seguridad.
Los equipos de RR. HH. deben programar sesiones de formación periódicas para tratar las políticas de la empresa en materia de viajes, salud y seguridad. Actualiza los procedimientos de emergencia e informa por escrito a quienes hagan los viajes de trabajo sobre lo que deben hacer. Utiliza varios puntos de contacto, como boletines, seminarios web y talleres, para llegar al mayor porcentaje posible del personal.
Proporciona al personal que viaje contactos médicos específicos de cada lugar antes del viaje, para que sepa a quién acudir cuando necesite ayuda. Indica las farmacias, los hospitales y las clínicas sin cita previa más cercanos. También debes informar sobre las vacunas o los certificados médicos necesarios antes del viaje.
Asegúrate de que toda la documentación del personal que viaje esté actualizada, con perfiles que incluyan contactos personales y familiares cercanos. Verifica también que el seguro médico y el de viaje cubran a todas las personas que viajen.
Antes de un viaje, el departamento de RR. HH. tiene que darles a las personas que lo vayan a hacer toda la información necesaria para garantizar su seguridad, bienestar y productividad durante el trayecto. En el viaje, la atención se centra en la disponibilidad y la asistencia.
Recibe alertas de check-in y utiliza herramientas como Traxo, que muestran la ubicación de las personas en tiempo real. Estas plataformas permiten a los equipos de RR. HH. y de viajes asegurarse de que el personal siga sus planes de viaje según lo previsto, al tiempo que reciben alertas en tiempo real sobre cualquier incidencia. De este modo, podrás tomar medidas inmediatas si surge algún problema.
Ya sea a través de aplicaciones de comunicación como WhatsApp y Teams o de una línea telefónica disponible las 24 horas del día, el personal debe poder acceder a asistencia en directo durante todo el viaje. También es importante que disponga de números de emergencia locales para recibir ayuda inmediata en caso de necesitarla.
Un enfoque holístico del deber de asistencia va más allá de las situaciones de emergencia. El personal que viaja debe tener acceso a herramientas que favorezcan su salud y bienestar, incluidas aplicaciones de meditación como Calm. También debe tener acceso a hoteles y salas VIP de aeropuertos con instalaciones deportivas y opciones de alimentación saludable, además de horarios flexibles para utilizarlas.
El deber de asistencia integral en los viajes de trabajo continúa después de estos, pues debe dedicarse tiempo a revisar y modificar las políticas.
Recopila comentarios después del viaje para obtener más información sobre cualquier incidente o desafío al que se haya enfrentado el personal durante el viaje de trabajo. Aunque el viaje haya transcurrido sin incidentes, estas sesiones informativas proporcionan información valiosa sobre las herramientas que han resultado más útiles para el personal durante el viaje.
En caso de que se produzca algún incidente, recopila la documentación necesaria para dejar constancia de lo sucedido y demostrar que la organización ha cumplido con la política. Registra cualquier reclamación del personal que haya realizado el viaje de acuerdo con las políticas internas de RR. HH. Si fuera necesario, también puedes supervisar la salud del personal después del viaje y ayudarlo con los trámites del seguro.
Utiliza los datos y los comentarios recibidos para perfeccionar la gestión y las políticas de viaje del deber de asistencia. Además de ajustar tu enfoque de RR. HH., también debes compartir los comentarios pertinentes entre los departamentos para revisar los protocolos corporativos cuando sea necesario.
La tecnología facilita el cumplimiento del deber de asistencia en los viajes de trabajo actuales. El primer paso es la evaluación de riesgos. No se pueden evaluar adecuadamente los riesgos ni proporcionar orientación fiable sin fuentes de datos en tiempo real. Utiliza las siguientes:
Esta información ayuda a desarrollar un enfoque basado en datos para la gestión de riesgos y el deber de asistencia, de modo que se pueda crear un sistema fiable de puntuación de riesgos para cada destino.
Una vez en el lugar, es fundamental proporcionar acceso a proveedores de asistencia. Soluciones como International SOS ofrecen apoyo al personal cuando tú no puedes estar presente, gracias a su red de asistencia global. Basándose en información en tiempo real, proporcionan orientación contextual y asistencia ininterrumpida, incluidas atención médica y evacuaciones en caso necesario.
En Booking.com for Business, entendemos los retos únicos a los que se enfrentan los equipos de RR. HH. a la hora de gestionar el deber de asistencia del personal. Nuestra solución gratuita de gestión de viajes integra la mitigación de riesgos directamente en el proceso de reserva.
Nos hemos asociado con Traxo para proporcionar un mapa en tiempo real de la ubicación de las personas que realicen los viajes de trabajo, de modo que puedas comunicarte con ellas y ofrecerles asistencia específica. Haz un seguimiento de sus desplazamientos y mantente al tanto de posibles contratiempos. Además, nuestra colaboración con International SOS ofrece acceso a asistencia médica y de seguridad ininterrumpida. Obtén información valiosa gracias a datos en tiempo real, lo que te permitirá mejorar la seguridad de los viajes de trabajo y cumplir con las normativas sobre el deber de asistencia.
Cumplir con las obligaciones del deber de asistencia puede resultar complejo para los equipos de RR. HH. Es importante abordarlo no solo desde una perspectiva legal que proteja a la organización, sino también desde un punto de vista ético. Implementar una política de viajes sobre el deber de asistencia adecuada permite mejorar la salud y el bienestar del personal, así como su productividad, confianza y moral.
Puedes empezar creando una política integral que aborde los riesgos emergentes y tenga en cuenta las necesidades de una plantilla cada vez más remota. Con datos en tiempo real y una política estructurada, tu personal se sentirá seguro y respaldado, independientemente del destino al que le lleven sus viajes.
El deber de asistencia en los viajes de trabajo es la obligación legal y ética que tienen las empresas de velar por la salud, la seguridad y el bienestar de su personal cuando viaja por motivos de trabajo.
Para cumplir con el deber de asistencia, las empresas pueden hacer evaluaciones de riesgos proactivas, organizar sesiones de formación en seguridad y ofrecer asistencia de emergencia ininterrumpida, además de otros recursos para garantizar la seguridad de su personal.
Para cumplir con el deber de asistencia en los viajes de trabajo, las empresas deben pasar de una mentalidad reactiva a una proactiva. Proteger al personal implica crear políticas de viaje exhaustivas que cubran todos los aspectos del viaje, desde un alojamiento seguro hasta controles de bienestar y sesiones informativas posteriores al viaje.
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