Siempre que esté bien planeado, un encuentro de empresa es ideal para fortalecer el equipo y conseguir una lluvia de ideas creativa.
La dinámica del lugar de trabajo moderno evoluciona de forma constante, con equipos, horarios y proyectos distribuidos. Estas nuevas modalidades de trabajo pueden hacer que los equipos se sientan desconectados de otras áreas de la empresa. Con un 63% del personal que trabaja desde casa al menos parte del tiempo, es más importante que nunca que los equipos estén conectados. Los encuentros de empresa se encargarán de ello.
En esta guía, analizaremos las ventajas de los encuentros de empresa y qué debes tener en cuenta cuando planifiques el próximo retiro.
Los encuentros de empresa son eventos que prepara una organización para que los equipos se junten fuera del entorno de trabajo habitual. Hay de muchos tipos: desde un día en un local cercano hasta retiros de varios días en una ciudad o país distinto, lo que se conoce como retiros corporativos. El objetivo de los encuentros es sacar a los equipos de su "zona de confort" cambiando el entorno para proporcionar nuevas perspectivas. Por norma general, los encuentros se dividen en dos partes: la primera se centra en los objetivos empresariales, las lluvias de ideas y la planificación del futuro, mientras que la segunda abarca la cohesión de equipo mediante divertidas actividades en grupo.
La planificación de encuentros de empresa debe ser una actividad anual para los equipos. Fomentan el pensamiento creativo y proporcionan oportunidades para fortalecer los lazos de los equipos. También sirven como experiencias de iniciación eficaces para las nuevas incorporaciones y permiten a las personas del equipo hablar con la alta dirección, con quienes no suelen relacionarse.
Los encuentros aportan varias ventajas clave para las empresas y sus equipos, entre las que se incluyen:
Cohesión de equipo: los encuentros de trabajo se centran principalmente en la comunicación y la colaboración. Los retiros corporativos permiten derribar las barreras entre los equipos y las personas que nunca han trabajado juntas. Esta oportunidad para la colaboración interdisciplinar puede ayudar a crear nuevas ideas y resolver desafíos empresariales de formas que quizá no se habían planteado antes.
Participación y moral: ante todo, los encuentros de empresa deben ser agradables y un evento que pueda enriquecer el calendario corporativo. El ambiente de un encuentro siempre debe ser relajado y abierto, lo que permite al personal conectar fuera de la dinámica habitual del lugar de trabajo.
Creación de contactos y desarrollo: las oportunidades de hacer contactos no se limitan a relacionarse con personas de otras empresas; también son fundamentales dentro de un equipo. Los encuentros de empresa permiten al personal relacionarse con otras personas con las que quizá no haya trabajado, se pueden descubrir nuevos puntos fuertes que sean perfectos para una promoción interna o un cambio de puesto, o forjar relaciones que faciliten los procesos de trabajo.
Creatividad: salir de la rutina fomenta nuevas perspectivas y, si el encuentro de equipos incluye viajar a una nueva ciudad, seguro que tendrás puntos de vista totalmente nuevos. Al tener lejos las distracciones del día a día, esta interrupción de la rutina habitual puede estimular nuevas ideas y formas de pensar.
Bienestar del personal: en los encuentros de empresa, el personal se aleja durante un día (o un par) del lugar de trabajo, calendario y políticas de la oficina normales. Estos días deben tratase como "espacios seguros" en los que se pueden compartir, identificar y, con suerte, resolver los problemas y cuestiones. Dedicar tiempo a las conversaciones abiertas y sinceras con partes de la alta dirección puede ayudar al personal a sentirse visto, escuchado y apreciado.
Agradecimiento del personal: planificar un encuentro de empresa no es una tarea fácil y es poco probable que pase desapercibido el esfuerzo que se invierte en estos días dedicados al equipo. Cuanto más inviertas en el equipo con días repletos de talleres, charlas y actividades sociales significativas, más agradecido se sentirá. Teniendo esto en cuenta, celebrar una entrega de premios para el personal es una actividad popular de los encuentros, ya que permite compartir un merecido reconocimiento.
Los encuentros pueden ser de un solo día o de una semana entera. En última instancia, todo dependerá de los objetivos y el presupuesto. Es importante recordar que, si bien los encuentros pueden ser muy emocionantes, siguen siendo parte del trabajo y es tiempo que la gente pasa lejos de sus seres queridos y compromisos habituales, así que tenlo presente a la hora de planificar la agenda completa.
También es común terminar un encuentro con un evento divertido y desenfadado, ya sea un día de tiempo libre para explorar la zona o una fiesta por la noche, así que tenlo en mente para el calendario general.
Que los encuentros sean divertidos no quiere decir que no requieran mucha organización. Te explicamos cómo tenerlo todo bajo control a la hora de planificar eventos empresariales:
Debes recopilar las opiniones de toda la empresa para que el encuentro sea lo más relevante posible para todos los equipos. No obstante, esto también puede implicar que se pierdan de vista rápidamente los procesos, las políticas y, sobre todo, las limitaciones de presupuesto. Con un programa de viajes de empresa, se garantizará que el equipo tiene un conjunto claro de directrices sobre el viaje y la planificación, de modo que toda sugerencia y actividad pueda ajustarse a las necesidades empresariales. El creador de políticas de viaje de Booking.com for Business es una herramienta útil que puede ayudarte a redactar estos documentos clave para la organización.
La gestión del presupuesto debe tenerse muy en cuenta al planificar encuentros de empresa. La gestión de viajes de empresa es un delicado equilibrio entre ceñirse al presupuesto y dar al personal del equipo una experiencia inolvidable, así que ten en cuenta aspectos (como el alojamiento exclusivo) para crear un entorno único y, a la vez, gestionar los costes. En Booking.com for Business hay millones de alojamientos entre los que puedes escoger para encontrar la opción ideal para el encuentro de equipos, desde hoteles tradicionales hasta villas y casas de alquiler.
El desplazamiento sencillo del equipo es fundamental para el éxito general del encuentro y la satisfacción del personal. Booking.com for Business te permite buscar y organizar fácilmente el transporte, incluidos los vuelos y los coches de alquiler.
Asegura la eficacia del encuentro definiendo los objetivos desde el principio. ¿Hay algún problema o área específica de la empresa que se deba abordar en detalle? Si es el caso, ¿se tiene que organizar un encuentro con toda la empresa o solo el equipo implicado? Los objetivos del viaje también son vitales para determinar su duración y las actividades que se deben planificar.
En los encuentros satisfactorios debe implicarse toda la empresa. Puedes optar por una encuesta anónima, una canal de chat abierto o un buzón de sugerencias. Averigua qué espera el personal del próximo encuentro e investiga cómo puedes ajustarlo para que se sienta escuchado y apreciado.
La diversidad e inclusión son una parte fundamental de cualquier lugar de trabajo moderno y dichos criterios también deben aplicarse a los planes de viaje. Ten en cuenta los siguientes puntos a la hora de buscar el destino de tu próximo encuentro:
¿La ubicación que tienes en mente es segura para todas las personas del equipo, incluidas las mujeres, personas afrodescendientes o personas de la comunidad LGBTQ+?
Asegúrate de que el destino, el alojamiento y el método de viaje son accesibles para quienes tengan discapacidades, tanto físicas como mentales.
Debes asegurarte de que los planes no limiten el día a día del personal, ya se trate de organizar el cuidado de hijos o de celebrar fiestas religiosas. Aunque pueda parecer tentador ir a otro país durante una semana, quizá no es factible para quienes tengan compromisos personales.
Para garantizar que el encuentro tenga éxito, debes evitar estos problemas comunes:
Tiempo de descanso: el personal quizá tiene la sensación de que debe estar siempre ocupado, lo que puede provocar agotamiento. Asegúrate de incorporar tiempo de descanso en la agenda, ya sea con tiempo libre cada noche o días enteros de descanso entre las jornadas de trabajo y actividades sociales.
No aprovechar el destino: dar al personal la oportunidad de viajar puede subir mucho la moral. Sin embargo, los horarios ajetreados pueden mitigar cualquier efecto positivo. Ofrece momentos para explorar y descubrir la ubicación a la vez que evitas que todas las horas del día se pasen en salas de reuniones. Del mismo modo, recuerda que los encuentros de empresa se planifican para romper con la rutina y cualquier entorno u oportunidad cultural debe considerarse una forma de mejorar la experiencia.
No entender que todo el mundo es diferente: en los equipos modernos hay todo tipo de personalidades, que incluyen gente introvertida, extrovertida y ambivertida. Ten esto en cuenta y planifica actividades para distintos niveles de esfuerzo y energía. Sí, estos días se centran en la colaboración, pero también son para aprender de las otras personas y respetar las diferencias en el equipo que, en última instancia, os hacen más fuertes. Puedes hacerlo ofreciendo unas horas durante el día (ya sean opcionales u obligatorias) para descansar, así que si alguien necesita un momento para estar a solas, puede retirarse sin problemas.
Una herramienta de gestión de viajes puede facilitar la planificación de los encuentros de empresa. Booking.com for Business tiene todo lo que necesitas para planificar los viajes de tus equipos. Obtén una visibilidad completa de las reservas y los ahorros de los equipos al tiempo que supervisas y controlas fácilmente el presupuesto para que el próximo encuentro pueda reservarse sin problemas.
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