Ya sea por errores manuales o estafas de phishing, el fraude en gastos de viaje resulta costoso para las empresas.
Durante los viajes de trabajo frenéticos, el torbellino de almuerzos con clientes y viajes compartidos en taxi puede dar lugar a errores involuntarios. Aunque al principio puedan parecer de poca importancia (una factura duplicada por aquí, un recibo incorrecto por allá), estos pequeños errores conllevan grandes pérdidas con el tiempo.
El coste no te dejará indiferente: De acuerdo con algunas estimaciones, de aquí a 2028, el fraude en gastos de viajes de trabajo podría acarrear pérdidas globales por valor de 200.000 millones de dólares. Cada uno de estos gastos cuenta, sobre todo para las pymes, que operan con márgenes más ajustados que las grandes empresas. Dado que el fraude representa hasta el 10% del gasto global en viajes de trabajo, tu empresa no puede permitirse ignorar este problema.
Muchos gastos fraudulentos se deben a deficiencias en la política de gastos de viaje de una empresa, mientras que los protocolos de ciberseguridad insuficientes hacen que quienes viajan por trabajo sean más vulnerables a las estafas habituales de phishing online.
En esta guía, repasaremos las mejores formas de identificar y prevenir el fraude en gastos de viaje, y ofreceremos consejos de ciberseguridad relacionados con los viajes para mantener a tu equipo protegido. Al reforzar tu enfoque con estrategias tecnológicas, reducirás el fraude y crearás un entorno más transparente y de confianza.
La mayoría de las veces, quienes viajan por trabajo presentan reclamaciones de gastos para obtener un reembolso sin ningún problema. Pero cuando estas reclamaciones no coinciden con los gastos legítimos de viaje, se convierten en un fraude en gastos de viaje. Esto es lo que puede suceder:
Como las discrepancias y los importes abonados en exceso son tan pequeños, a menudo pasan desapercibidos. Sin embargo, con el tiempo, el fraude de gastos se va acumulando. De hecho, en el estudio global sobre fraude de la ACFE se descubrió que el 5% de los ingresos anuales de una organización se pierde por culpa del fraude.
Estos ejemplos suelen ser involuntarios y se deben a un malentendido de la política de viaje de la empresa, por lo que es muy importante dejar claro cuáles son los gastos aprobados.
Muchos casos de fraude en gastos de viajes de trabajo se deben a malentendidos y errores humanos. Pero cabe mencionar otras estafas que pueden derivar en un reembolso fraudulento de gastos de viaje. Por ejemplo, los emails de phishing y los sitios web fraudulentos de reservas pueden engañar a quienes viajan por trabajo para que paguen y presenten recibos por gastos ilegítimos.
Estos son algunos de los tipos más comunes de fraude en viajes de trabajo que debes conocer.
Los estafadores clonan la imagen de marca de cadenas hoteleras o agencias de viajes legítimas y la usan para crear portales de reserva falsos. Aunque quienes entran en estos portales creen que están reservando alojamientos legítimos, el dinero va a parar al sitio web falso, lo que provoca que la persona en cuestión no tenga reserva al llegar y que la empresa pierda ingresos.
Más del 90% de los ciberataques exitosos comienzan con un email de phishing. Estos son los que dirigen a la gente a un sitio web o una página de pago fraudulentos. Los estafadores pueden enviar emails de confirmación falsos en los que figura la marca del hotel para solicitar el pago a través de un enlace. Y cuando la persona que viaja proporciona el recibo de este pago a su empresa, se produce el fraude de gastos.
Algunos estafadores online se comunican con quienes viajan por trabajo con la excusa de enviarles visados o pasaportes por un precio inferior al de los canales oficiales, o afirman ser una fuente oficial del gobierno. Luego, cuando estas personas se presentan en el control de pasaportes del aeropuerto, descubren que el visado no es válido, lo que constituye una situación costosa y estresante.
Las filtraciones de datos, el malware y las pruebas de tarjetas con compras pequeñas y de bajo valor son formas habituales de robar los datos de las tarjetas online. Quienes viajan por trabajo a destinos internacionales también deben estar pendientes a las estafas de clonación de tarjetas en las que un dispositivo de skimming se conecta a un terminal de punto de venta o a un cajero automático.
Si se tiene cuidado, muchas de las estafas de viaje mencionadas anteriormente son fáciles de evitar. No obstante, el fraude en gastos empresariales puede ser más difícil de detectar. Para prevenir este tipo de fraude, lo primero que necesitas es contar con una política de viajes y gastos bien redactada y respaldada por tecnología. Sigue estos pasos.
Establece las pautas de las reservas de equipo, los límites de gasto y la información de contacto con esta sencilla herramienta online.
El objetivo de esta política es eliminar cualquier ambigüedad. Cuando el personal viaje por trabajo, debe saber cuáles son los gastos permitidos, cómo obtener y presentar los recibos, y cómo recibirá el reembolso. Proporciona información detallada sobre los gastos concretos que no estén cubiertos, junto con los importes diarios a los que cada cual tenga derecho.
La política de gastos de viaje de tu empresa debe estar disponible, bajo demanda y en la nube, para que el personal pueda consultarla sin problema cuando viaje por trabajo.
Según la GBTA, casi el 19% de los informes de gastos contiene errores. Corregirlos conlleva una pérdida de 52 dólares y 18 minutos del valioso tiempo de tu empresa. Y eso solo para los errores que se detectan. Los que no se detectan pasan desapercibidos y contribuyen al aumento del coste del fraude en gastos.
Los procesos manuales son una de las principales causas de los errores e ineficiencias, que además dejan la puerta abierta al fraude en los gastos del personal. Según BTN Europe, las empresas que siguen notificando los gastos de forma manual tienen el doble de probabilidades de verse afectadas por el fraude que aquellas que se han pasado a herramientas automatizadas. Las mejores soluciones de gestión de gastos actuales están totalmente automatizadas, y registran los gastos y filtran los informes para detectar posibles errores a medida que se producen. Esto hace que el proceso de gastos y reembolsos de viaje sea más fluido y eficiente para las empresas y su personal.
Reduce el riesgo de robo de tarjetas de crédito y fraude en los pagos emitiendo tarjetas corporativas para gastos de viaje. De este modo, disfrutarás de un mayor control y supervisión sobre el gasto, y podrás recibir directamente los informes de actividad para identificar cualquier discrepancia. Empresas como Revolut ofrecen tarjetas corporativas virtuales que te permiten aplicar controles para categorías, cuentas y monedas específicas, y evitar así el uso indebido si los datos caen en manos equivocadas.
El reembolso de gastos de viajes de trabajo depende de los recibos. Dado que cada vez hay más empresas que prescinden del papel, merece la pena utilizar tecnología de captura de imágenes impulsada por IA. Estos escáneres inteligentes de recibos son potentes herramientas de detección de fraudes de gastos que utilizan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir imágenes de texto en un formato que resulte legible para las máquinas. A continuación, la tecnología de imagen revisa automáticamente los recibos línea por línea para identificar y eliminar aquellas que reflejen gastos no permitidos.
Por ejemplo, si la política de gastos de viaje de tu empresa no incluye la compra de alcohol, cuando la tecnología de imagen escanee un recibo de comida donde figure una copa de vino, la eliminará. Al mismo tiempo, estas tecnologías recopilan datos que ayudan en la gestión y el análisis futuros de fraudes.
Aunque las herramientas automatizadas constituyen una forma eficaz de detectar fraudes en tiempo real, también conviene que las empresas auditen periódicamente los gastos del personal. En particular, es muy importante supervisar la información sobre los gastos del personal recién contratado, que quizá aún no conozca los detalles de la política de la empresa.
Quienes viajan por trabajo pueden reforzar aún más el enfoque de gestión de fraudes de la empresa con algunos consejos básicos de seguridad. Si estás planeando un viaje de trabajo, lo primero que debes hacer es leer detenidamente la política de viaje de tu empresa y usar solo plataformas de reserva aprobadas.
La prevención del fraude también conlleva tener en cuenta estos consejos de ciberseguridad durante todo el viaje.
Puesto que las amenazas están en constante evolución, lo mejor es ir un paso por delante de los estafadores siguiendo las últimas recomendaciones de ciberseguridad para quienes viajan por trabajo.
Una de las mejores formas de evitar fraudes de phishing y estafas de pago es utilizar únicamente una plataforma fiable y reconocida para reservar viajes de trabajo. Utilizar distintos sitios web para reservar cada etapa del viaje aumenta las posibilidades de que se produzcan actividades fraudulentas.
Con Booking.com for Business, puedes centralizar la planificación de viajes en una única plataforma integral para hacer un seguimiento seguro. Reserva y gestiona vuelos, hoteles y coches para los viajes de trabajo disponiendo siempre de una visión general del gasto desglosada por mes y tipo de viaje.
También podrás mejorar las políticas de gastos de viajes de trabajo seleccionando métodos de pago aprobados. Para reforzar la seguridad de los pagos, tu empresa puede añadir al panel de control hasta cuatro tarjetas de crédito entre las que pueden elegir quienes viajen al hacer una reserva. Aunque por motivos de seguridad no estarán visibles todos los datos de la tarjeta, cada persona sí que verá suficiente información para seleccionar y guardar las tarjetas que prefiera en su perfil. Esto te brinda un mayor control sobre los pagos.
Prevenir el fraude en gastos empresariales requiere un enfoque proactivo. El primer paso consiste en contar con una política integral y clara de gastos de viaje para el personal, seguido de una formación continua en materia de ciberseguridad y la adopción de tecnologías automatizadas de gestión de gastos. Ya audites informes o presentes tus propios recibos, los sistemas optimizados de gestión de gastos contribuyen en gran medida a reducir las probabilidades de fraude.
La combinación de auditorías periódicas con un software automatizado de gestión de gastos constituye la mejor manera de identificar rápidamente transacciones fraudulentas. Las herramientas con IA actuales pueden filtrar grandes cantidades de datos de quienes viajan para detectar errores.
Los cuatro tipos principales de fraude en gastos del personal son los siguientes:
A fin de detectar rápidamente pagos fraudulentos durante los viajes de trabajo, las empresas pueden recurrir a análisis de comportamiento y aprendizaje automático para identificar compras grandes e inesperadas o transacciones de alto riesgo. Al mismo tiempo, la identificación de dispositivos rastrea los pagos para ver si una tarjeta se ha usado en un lugar poco habitual.
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