¿Quieres aumentar tu productividad en el aeropuerto y las reuniones remotas? Descubre consejos y software de productividad en esta guía.
En el mundo moderno, hay una gran variedad de herramientas que pueden ayudarnos a lidiar con las inconveniencias propias de los viajes de trabajo. Si bien Zoom y Teams son una forma excelente de conectar con personas que están lejos, el software de productividad puede ser clave para garantizar que no disminuya tu rendimiento cuando estés de viaje. Al fin y al cabo, no hay nada como el contacto humano real en persona para fortalecer las relaciones y mantener al personal comprometido, razón por la que los viajes de trabajo son tan importantes. Sin embargo, ese potencial no está exento de efectos secundarios que minan la productividad, como el jet lag (por no mencionar el tiempo perdido en el trayecto).
¿Te gustaría saber cómo aumentar tu productividad laboral incluso cuando estés de viaje? Como ocurre con la mayoría de las cosas, existe una gran variedad de aplicaciones con ese mismo propósito. Desde la gestión del tiempo hasta la creación de listas de tareas pendientes, las herramientas de productividad laboral actuales te ayudan a mantener la concentración estés donde estés. Además, vendrán bien tanto para tu salud como para tu bienestar, ya que te ayudarán a evitar el estrés causado por los problemas laborales cuando trabajes fuera de casa.
Según la encuesta de NexTravel publicada en Forbes, casi un tercio (31,9%) de las personas que viajan por trabajo confesó que le resultaba difícil mantener el ritmo de trabajo durante sus viajes. Esto provocó que el 23,8% sintiera la necesidad de hacer horas extra tras su regreso para compensar esa pérdida de productividad, una fórmula infalible para el agotamiento.
Una investigación realizada por Carlson Wagonlit Travel reveló que la comunidad viajera sufre estrés y, como consecuencia, una pérdida de productividad de hasta 6,9 horas de media por cada viaje de trabajo, lo que equivale a casi una jornada laboral completa.
Pero ¿qué origina este estrés? En esta misma encuesta, los principales problemas que señaló la comunidad viajera fueron los siguientes:
La buena noticia es que, con una planificación de la productividad, las empresas pueden reducir estos problemas relacionados con los viajes, que pueden generar estrés, agotamiento y tiempos de inactividad.
Para que un día sea productivo se requiere un plan. A continuación, hemos recopilado algunos consejos para mantener la productividad en el trabajo y los viajes:
Antes de viajar, organiza el plan de viaje, incluidas todas las reservas de vuelos, trenes, coches y alojamiento. Con un software de productividad para viajes, como Booking.com for Business, podrás almacenarlas en la nube para poder consultarlas fácilmente desde cualquier lugar.
Una de las principales causas de estrés en los viajes son los retrasos de los vuelos, pero puedes minimizar este inconveniente guardando todas tus pertenencias esenciales en tu equipaje de mano. Viaja también con todos los archivos y equipos de trabajo más importantes, para que puedas conectarte mientras esperas a que se resuelvan los retrasos.
Si los hay en tu país, regístrate en programas como Global Entry, que te permiten evitar las colas de seguridad del aeropuerto.
Los calendarios, los blocs de notas y las listas de tareas pendientes pueden ayudarte a organizarte, aunque no tengas acceso a tu espacio de trabajo principal. Si estás planificando un viaje para todo el equipo, asegúrate de que todo el mundo se haya descargado con antelación las últimas actualizaciones del software de productividad laboral en la nube que se utilice en tu empresa.
Existe una gran cantidad de herramientas disponibles para ayudarte a aumentar la productividad. Entre sus funciones habituales se incluyen la gestión del tiempo y la capacidad de crear y compartir gráficos, bases de datos, documentos e itinerarios.
El software de productividad laboral es una categoría amplia que abarca:
Aunque hay paquetes de software de escritorio tradicionales, muchas de las mejores herramientas para supervisar la productividad se ofrecen en forma de aplicaciones para dispositivos móviles.
Tener un día productivo durante un viaje es una ardua tarea, pero estas populares herramientas de productividad laboral harán que sea pan comido.
Considerada por muchas personas una de las mejores aplicaciones de planificación y supervisión de la productividad, Todoist es muy práctica para la comunidad viajera. Úsala como lista de tareas pendientes diarias, impulsada con la última tecnología. No solo podrás enumerar tus tareas diarias, sino también ordenarlas según su prioridad y supervisar el progreso. Una función clave para los viajes de trabajo es la capacidad de colaborar con otras personas del equipo en tiempo real y desde cualquier lugar.
Todoist es compatible con la mayoría de los dispositivos y plataformas y te permite dividir el día en tareas abordables durante tus viajes. La versión más básica es gratuita, por lo que puedes probarla sin suscribirte a ningún plan de pago.
Un acceso seguro a internet es imprescindible para tener un día productivo, pero lamentablemente las redes pueden ser inestables en diferentes países y regiones. Wi-Fi Map es una herramienta de productividad colaborativa, es decir, las propias personas que la usan comparten puntos de acceso WiFi e información sobre ellos. De este modo, te resultará más fácil encontrar la red WiFi más cercana en tu zona y seguir trabajando con conexión, incluso cuando te desplaces a lugares lejanos. Encontrar un punto de acceso WiFi también te permite ahorrar datos del teléfono móvil y reducir los costes de itinerancia.
Es posible que ya utilices Trello en la oficina como aplicación de gestión de proyectos. Sin embargo, gracias a su sencillez, también funciona como herramienta de supervisión de la productividad. Trello utiliza un concepto de kanban con un tablero minimalista y fácil de usar dividido en tres columnas. La primera es una lista de tareas pendientes del flujo de trabajo, la segunda está reservada para los trabajos en curso y la tercera permite enumerar las tareas ya finalizadas. Cada tarea aparece en una nota adhesiva virtual para poder pasarla de una columna a otra con facilidad, de forma que tengas una buena visión general de lo que tienes que hacer.
¿Quieres saber cómo tener un día productivo si no puedes salir del aeropuerto? Maximizando el tiempo con Flio. Esta herramienta te permite supervisar los vuelos, te avisa de posibles retrasos y también incluye guías completas del aeropuerto, que te explican cómo llegar a él de forma más eficiente y te ofrecen la ubicación de las aerolíneas, sus puertas y los puntos de control de seguridad correspondientes.
También te indica los recursos del aeropuerto que podrías usar para mantener la productividad, como salas de reuniones, información sobre las duchas, restaurantes y acceso a la sala VIP. El objetivo es empezar a trabajar a pleno rendimiento en cuanto llegues a tu destino, con la energía al máximo y todo listo para volcarte en tus tareas.
Organización, comunicación o conexión… Si bien no necesitas aplicaciones de productividad, lo cierto es que te hacen la vida más fácil a la hora de compaginar el trabajo y los viajes. Algunas automatizan procesos manuales, como las app de seguimiento de gastos, mientras que otras almacenan en la nube la información importante, como los itinerarios y las fechas del calendario, para que no pierdas nada. Todas estas pequeñas cosas suman cuando quieres tener un día productivo.
Elegir un software de productividad laboral adecuado depende del sector, los requisitos del viaje y el flujo de trabajo habitual. No importa cuáles sean tus necesidades, probablemente haya una herramienta que se adapte a ellas. Ten en cuenta lo siguiente cuando vayas a decidir cómo aumentar la productividad en el trabajo:
Algunas opciones, como Google Workspace, te permiten conectar con miembros del equipo, mientras que Trello y Todoist te mantienen al tanto de tus listas de tareas pendientes diarias. Sin embargo, no existe ningún software de productividad laboral que supere a todos los demás; de hecho, muchas de estas aplicaciones funcionan juntas con integraciones flexibles.
Si quieres tener control sobre la gestión de los viajes, incluida la realización de pagos del viaje sin salirte del presupuesto, podrías plantearte usar Booking.com for Business. Con Booking.com for Business, podrás reducir la gestión de los viajes y ganar tiempo para tareas específicas del trabajo. Al reservar los vuelos y alojamientos y alquilar los coches desde una única plataforma, no tendrás que hacer malabares con varios itinerarios. Además, esta plataforma gratuita de viajes de empresa viene con un mapa integrado de seguridad para las personas que viajan, por lo que tu equipo recibirá asistencia inmediata si la necesita en cualquier momento, lo que reduce el estrés y los costes.
Existen muchos parámetros a la hora de determinar cómo aumentar la productividad en el trabajo. Un día productivo durante un viaje puede no tener nada que ver con un día productivo en la oficina. La productividad consiste en aprovechar al máximo el tiempo disponible, ya sea utilizando el tiempo libre para escuchar podcasts de superación personal o haciendo un entrenamiento rápido en el gimnasio del aeropuerto para mantener la concentración.
A continuación, te ofrecemos unos últimos consejos para ayudarte a planificar la productividad:
¿Y nuestro consejo de productividad laboral más importante? Descansar. Durante un viaje, es fácil olvidarse de esto si se está pendiente de seguir el ritmo de quienes siguen en la oficina, pero se trabaja con mayor productividad si se ha tenido tiempo para descansar. Programa esta pausa en tu calendario o añade una tarea de cuidado personal a tu lista de cosas por hacer.
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