Se puede mejorar la seguridad del personal con ubicaciones precisas. Descubre cómo ubicar al personal en tiempo real.
Tanto si los empleados realizan visitas de corta distancia a instalaciones como si asisten a conferencias internacionales, la tecnología de seguimiento de viajeros te permite saber dónde está tu equipo en cada momento. Esto garantiza que, cuando surjan situaciones locales, desde alertas meteorológicas hasta cambios de horario, puedas ofrecer asistencia inmediata a distancia.
La seguridad de los empleados es una prioridad para las empresas, y un estudio de la GBTA concluyó que es un factor clave (40%) para las compañías a la hora de elegir un programa de viajes, seguido del ahorro de costes (19%) y de la integración tecnológica (11%). Y con la herramienta adecuada de ubicación compartida, puedes cubrir los tres aspectos a la vez.
En esta guía explicamos todas las ventajas del seguimiento de ubicación del personal, además de cómo funciona. También detallaremos cómo ver la ubicación de los empleados con datos en tiempo real, protegiendo al mismo tiempo su privacidad. Con la tecnología más reciente, tu empresa obtendrá nuevos conocimientos sobre los viajes de trabajo que pueden ayudarte a cumplir todos los requisitos de deber de asistencia.
Un "rastreador de viajes" es un término general para referirse a herramientas tecnológicas que utilizan las empresas para supervisar y ayudar a sus empleados durante los viajes de trabajo. Aunque no todas las aplicaciones de seguimiento ofrecen las mismas funciones, la mayoría utiliza datos en tiempo real para gestionar ubicaciones e itinerarios y ofrecer un mejor apoyo.
Estas herramientas de ubicación van un paso más allá de los rastreadores de vuelos estándar, que solo siguen la evolución de un vuelo y ofrecen alertas sobre su ubicación, estado y hora de llegada. También proporcionan visibilidad completa sobre itinerarios de vuelo, reservas de hotel, transporte terrestre y otros detalles.
Para las empresas, la seguridad de los empleados es el objetivo principal del seguimiento de viajeros. Al conocer la ubicación exacta y en tiempo real de todos los empleados que están de viaje, puedes reaccionar rápidamente ofreciendo asistencia específica en caso de emergencias o retrasos.
Entre las ventajas adicionales de las herramientas de visibilidad en viajes de empresa se encuentran:
Conocer la geolocalización exacta de un viajero de negocios garantiza que la empresa pueda comunicarse con él rápidamente cuando sea necesario. Esto puede servir para cuestiones simples, como avisar de que una reunión con un cliente se ha cancelado mientras el viajero está de camino.
Es fundamental en situaciones de crisis, como desastres naturales, cuando los cortes de energía afectan a la comunicación por email. Los sistemas de seguimiento pueden vincularse con los métodos de comunicación preferidos de la empresa, como mensajes SMS o alertas dentro de la aplicación.
La gestión de viajes de empresa no consiste solo en reservar vuelos y alojamiento: también implica garantizar el bienestar y la seguridad de cada empleado como parte de una sólida política de deber de asistencia.
Saber dónde se encuentra tu plantilla ayuda a cumplir los requisitos de deber de asistencia. Con aplicaciones de asistencia y ubicación en tiempo real, los empleados pueden hacer check-in cuando sea necesario para verificar dónde están. Los localizadores de viajeros también incorporan medidas de seguridad que identifican riesgos en tiempo real y ofrecen alertas proactivas ante fenómenos meteorológicos extremos o problemas de seguridad. Y cuando se producen incidentes locales, la organización puede ofrecer apoyo inmediato sin demora, incluida la evacuación si fuera necesaria.
Establece las pautas de las reservas de equipo, los límites de gasto y la información de contacto con esta sencilla herramienta online.
Además de garantizar la seguridad de las personas que viajan por negocios, el seguimiento simplifica la gestión de reservas y gastos. Las herramientas de uso compartido sistemático proporcionan datos completos para supervisar los gastos de viaje en tiempo real. Las mejores herramientas de seguimiento se integran sin problemas en las plataformas de gestión de viajes existentes y permiten compartir datos entre las áreas de viajes, seguridad y gastos.
Las políticas integradas garantizan que los empleados que viajan gasten dentro de los parámetros presupuestarios establecidos, lo que agiliza los procesos de aprobación. Esto reduce el tiempo administrativo dedicado al seguimiento de gastos, la elaboración de informes y el cumplimiento normativo.
Estas herramientas aportan un nivel adicional de apoyo a los empleados, que pueden experimentar cierta ansiedad por viajes de trabajo, especialmente cuando viajan lejos de casa o solos a destinos internacionales. Este apoyo es fundamental. Una encuesta de Opinium a viajeros de negocios del Reino Unido reveló que el 60% creía que su empresa podría hacer más para mantenerlos seguros, y el 69% afirmó que rechazaría un viaje de trabajo si la seguridad no fuera prioritaria.
Una aplicación de seguimiento hace saber a los empleados que la organización vela por su seguridad y está preparada para ayudar cuando sea necesario. Las alertas sobre interrupciones del viaje reducen el riesgo de retrasos frustrantes, manteniendo así los itinerarios en marcha y según lo previsto.
Aunque suelen asociarse a grandes empresas, las aplicaciones de seguimiento son útiles para compañías de cualquier tamaño. Si tu empresa cuenta con empleados que viajan con frecuencia por trabajo, probablemente obtendrás beneficios de una herramienta de seguimiento.
Las empresas cuentan con dos niveles distintos de tecnología de seguimiento.
El primero incluye herramientas de visibilidad en tiempo real basadas en software especializado de agregación de datos que se integra con las plataformas de reservas. Cuando los empleados reservan su vuelo, hotel o coche de alquiler mediante una plataforma integrada, los datos se incorporan automáticamente al sistema, que facilita actualizaciones automáticas sobre el estado del viaje.
Después, cuando surgen situaciones que pueden afectar a la seguridad del viajero, el sistema envía una alerta. Las empresas pueden contactar rápidamente con su personal, solicitar un check-in u ofrecer asistencia adicional mediante los canales aprobados.
Un segundo tipo de herramienta, más completo, utiliza tecnología GPS en directo o seguimiento por teléfono para monitorizar los movimientos del personal. Suelen emplearse en entornos donde las evaluaciones de riesgos contemplan posibles disturbios políticos o emergencias sanitarias.
El seguimiento de viajeros implica procesar y almacenar grandes cantidades de datos de viajes de trabajo. Es fundamental cumplir toda la normativa de protección de datos aplicable, como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, la Ley de Protección Digital de Datos Personales de la India o los Principios de Privacidad de Australia.
En Estados Unidos, en lugar de un conjunto de leyes federales unificadas, la protección de datos varía según el estado. Algunos ejemplos son la Ley de Privacidad del Consumidor de California y la Ley de Protección de Datos de Virginia.
Además de las cuestiones relacionadas con el tratamiento de datos, algunos empleados pueden tener dudas sobre las implicaciones para su privacidad personal al ser monitorizados. Este es uno de los motivos de la baja adopción de aplicaciones de seguridad en viajes: World Travel Protection señala que, aunque el 70% de los viajeros encuestados afirmó que su empresa fomentaba el uso de estas apps, solo el 30% las descargó de forma activa.
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Además de cumplir leyes como el RGPD y otras normativas, estas herramientas de ubicación cuentan con funciones de seguridad como autenticación multifactor y cifrado de datos. Requieren el consentimiento explícito de los usuarios y limitan el uso de los datos a los fines aprobados.
Existe la idea errónea de que estas aplicaciones sirven para monitorizar los movimientos del personal, cuando en realidad están diseñadas para avisar de incidentes cercanos.
Antes de utilizar cualquier herramienta de visibilidad, es importante explicar cómo funcionan, qué implican y obtener el consentimiento completo de cada viajero. Y dado que el 75% de los trabajadores expresa cierta preocupación por la seguridad al viajar por motivos laborales, la mayoría quiere sentirse acompañada y respaldada durante el viaje.
Para fomentar la adopción, es necesario equilibrar el deber de asistencia con la protección de la privacidad eligiendo aplicaciones cifradas y conformes a la normativa.
Para maximizar las ventajas de los sistemas de ubicación, busca aplicaciones de viajes de empresa que incluyan funciones como las siguientes:
Tu empresa tiene la obligación moral, y a menudo legal, de garantizar la seguridad y el bienestar del personal viajero, respaldada por una política de deber de asistencia. Pero sin un acceso a los datos de viaje, estas condiciones son meramente teóricas. Además, los métodos tradicionales de gestión de itinerarios, como hojas de cálculo o check-ins manuales, presentan retrasos que pueden provocar fallos críticos de comunicación cuando el personal necesita tu apoyo.
Existen muchas herramientas que permiten obtener mayor visibilidad sobre los planes de viaje, pero una de las más completas es Traxo. Al activar la función Traxo en Booking.com for Business, recibirás una vista completa en tiempo real de la ubicación de los viajeros. Esta herramienta de ubicación se integra con los sistemas de gestión de viajes, agregando los datos procedentes de las reservas.
Con la ayuda de Traxo, podrás localizar rápidamente al personal en viaje para ofrecer una respuesta ágil siempre que sea necesario, a la vez que proporcionas apoyo proactivo. Traxo también simplifica la gestión de viajes de empresa al integrarse con servicios como Expensify para sincronizar reservas y gastos.
Después de seleccionar e implementar la tecnología de seguimiento adecuada, podrás aprovecharla al máximo siguiendo estas recomendaciones.
¿Cuáles son tus objetivos al utilizar estas aplicaciones? ¿Quieres reforzar el deber de asistencia, agilizar la gestión de viajes o ambas cosas? Define tus objetivos y especifica cómo los alcanzará el nuevo sistema.
Las mejores herramientas de seguimiento funcionan de forma fluida con las soluciones de gestión de viajes ya implantadas. Esto ofrece una experiencia coherente y fácil de usar, que resultará más cómoda para quienes viajan.
Una vez definida la política y seleccionado el sistema, explícalo de forma clara al personal, incluida la parte de seguridad. Organiza sesiones formativas sobre cómo usar la nueva tecnología y mantén una comunicación continua sobre cómo se utilizan y protegen los datos de ubicación. Por último, aborda cualquier preocupación relativa a la privacidad haciendo que el uso de la geolocalización sea un proceso voluntario.
Es fundamental utilizar software certificado, obtenido de un proveedor verificado, que cumpla toda la normativa de seguridad de datos y privacidad del personal. La empresa también debe realizar auditorías periódicas sobre fiabilidad y cumplimiento, además de aplicar las actualizaciones necesarias para mantener los sistemas alineados con las funciones de seguridad más recientes.
Aunque son útiles en muchas situaciones, estas herramientas siguen necesitando supervisión humana. Por ejemplo, si los empleados no utilizan las herramientas de reserva aprobadas, sus itinerarios pueden no sincronizarse con el sistema. Además, las alertas de seguridad o interrupción del viaje pueden retrasarse cuando se viaja por zonas con mala conectividad. Ten en cuenta estas limitaciones al automatizar tus sistemas.
Cuando tu empresa gestiona personal que viaja, necesitas soluciones modernas e innovadoras para garantizar su seguridad, y las mejores aplicaciones de gestión de viajes de empresa ofrecen una solución integral. Con Booking.com for Business, tendrás visibilidad total de los itinerarios y recibirás actualizaciones en tiempo real que te ayudarán a cumplir el deber de asistencia. Gestiona los itinerarios a medida que avanzan para mejorar los tiempos de respuesta en seguridad y, al mismo tiempo, ofrece una mejor experiencia de usuario.
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