Una buena política de viajes en grupo mejora la seguridad y garantiza el deber de asistencia. Protege así a tus empleados que viajan.
¿Tu equipo siente que tiene asistencia durante los viajes de trabajo? Puesto que casi tres cuartas partes (73% de los viajeros de negocios) afirman que se negarían a viajar si su empresa no diera prioridad a la seguridad, es más importante que nunca que revises la política de viajes en grupo de tu empresa.
Una política global de seguridad para viajes de empresa establece el marco práctico para mantener la seguridad de los miembros del equipo cuando viajan por trabajo. Proporciona a los viajeros de negocios procedimientos de emergencia, herramientas de comunicación y datos sobre el seguro, para que sepan qué hacer si ocurre algún contratiempo durante el viaje.
Pero ¿la política de seguridad en los viajes de tu empresa refleja los riesgos actuales? En esta guía, repasaremos las consideraciones clave que hay que tener en cuenta, al tiempo que ofrecemos consejos de seguridad proactivos para los propios viajeros de negocios.
Viajar en grupo supone una mayor seguridad por una cuestión de números, en comparación con los viajes de negocios en solitario. Las personas individuales se enfrentan a riesgos únicos cuando viajan, a menudo debido a los problemas de comunicación en lugares remotos y a la falta de asistencia de gestión in situ.
Cuando se viaja en grupo, los miembros del equipo están disponibles para ayudarse a unos a otros en caso de que algo vaya mal. Sin embargo, como ocurre con cualquier situación peligrosa, sigue habiendo riesgos potenciales que hay que tener en cuenta.
Los viajes de negocios en grupo pueden verse interrumpidos por conflictos políticos inesperados o desórdenes públicos. En los últimos doce meses, más de 72 países han vivido protestas significativas. Estas situaciones que evolucionan rápidamente pueden cortar carreteras, mientras que las huelgas pueden interrumpir los servicios, lo que dificulta seguir un plan de viaje planificado.
Tanto si tu equipo asiste a una conferencia en el extranjero en pleno pico de la gripe como si visita una región con estándares de higiene diferentes, ten en cuenta el impacto de los viajes en grupo para la salud. Las infecciones respiratorias, la gastroenteritis y la diarrea del viajero son las afecciones más comunes a las que es probable que se enfrenten los viajeros de negocios, y los grupos que viajan juntos tienen más probabilidades de compartir sus gérmenes.
Los desastres naturales, como terremotos, huracanes e inundaciones, entrañan graves riesgos para la seguridad, sobre todo para los grupos de contratistas que trabajan en zonas remotas que podrían quedar aisladas del mundo hasta que se restablezca el servicio. Pero incluso las tormentas más leves afectan a los planes de viaje, ya sea por retrasos en los vuelos o cortes de electricidad.
Los centros urbanos pueden tener mayores índices de delincuencia menor, lo que requiere protocolos de seguridad adicionales. Dependiendo del tipo de viaje de negocios, los equipos que viajan podrían interactuar con contratistas externos, como servicios de coches con chófer y cuadrillas de obreros. Recurrir a terceros no autorizados conlleva un riesgo añadido.
El concepto de "deber de asistencia" se incorpora mediante una política de viaje eficaz de viajes de empresa. Describe las responsabilidades legales y morales de tu empresa en relación con la salud, la seguridad y el bienestar de los empleados.
Para cumplir los requisitos del deber de asistencia, tu empresa debe realizar una evaluación de riesgos antes de cada viaje, teniendo en cuenta cada uno de los factores descritos anteriormente (políticos, meteorológicos, sanitarios y de delincuencia/seguridad). En el caso de los viajes en grupo, también es importante estudiar a las personas que lo componen para identificar cualquier otro factor de riesgo personal, como afecciones preexistentes.
Un deber de asistencia eficaz, combinado con una gestión de riesgos específica para cada viaje, significa que los empleados que viajan puedan dedicarse a sus actividades previstas sin preocupaciones ni distracciones. Saben que si ocurre algo, la empresa está ahí para apoyarles.
Cumplir con los requisitos del deber de asistencia es el motor que impulsa la creación de una política de seguridad en los viajes. Pero la política en sí es lo que proporciona una hoja de ruta para los viajeros de negocios, con todos los procedimientos claramente explicados para evitar confusiones.
Con una buena política de viaje los empleados saben lo que se espera de ellos cuando viajan, ya que les proporciona las herramientas que necesitan para mantenerse seguros incluso en situaciones de emergencia.
Establece las pautas de las reservas de equipo, los límites de gasto y la información de contacto con esta sencilla herramienta online.
A continuación, se indican los elementos que debe incluir la política de viajes en grupo de tu empresa para gestionar mejor los riesgos y mantener a salvo a los empleados.
Organizar los viajes de un grupo suele ser complejo y requiere un alto nivel de organización para gestionar las preferencias individuales y los distintos horarios. Una política de viajes de empresa bien elaborada elimina cualquier conjetura en lo que respecta al cumplimiento y el deber de asistencia, pero puedes complementarla con las siguientes técnicas.
Ya hemos mencionado la importancia de realizar una evaluación de riesgos de viaje para cada desplazamiento. Pero una cosa que hay que tener en cuenta a la hora de organizar viajes en grupo es la necesidad de considerar los niveles de riesgo individuales junto con el contexto más amplio, medioambiental y específico del destino. Por ejemplo, considera aspectos como las actitudes culturales, el protocolo internacional y las necesidades específicas de la comunidad viajera LGBTQ+ o de las mujeres como parte de la evaluación general del grupo.
Una buena póliza de grupo con seguro de viaje para empresas es imprescindible. Los viajeros de negocios deben estar cubiertos no solo por cosas como la pérdida de equipaje y la cancelación del viaje, sino también por gastos médicos, lesiones y el coste de una evacuación de emergencia. Aunque puedes pagar pólizas individuales que cubran a cada pasajero, puede resultar más costoso e ineficaz en comparación con las pólizas de grupo.
Otra cosa en la que pensar es en la asistencia en viaje, el compañero natural del seguro. El seguro es la compensación monetaria que recibes para cubrir los costes de la interrupción, lo que te ofrece protección económica. Sin embargo, la asistencia describe el servicio en sí, ya sea atención al cliente, acceso a servicios médicos o seguimiento del viajero. Los mejores programas de gestión de riesgos en los viajes combinarán ambos elementos en un paquete perfecto.
Los planes de seguridad en viajes mejor diseñados no sirven de nada si tu equipo los desconoce. Para los viajes en grupo, organiza una sesión de formación con todo el equipo para debatir lo que has descubierto en la evaluación de riesgos. Informa a los empleados de las estafas y los riesgos de seguridad habituales en los viajes de negocios con los que pueden encontrarse, ya sean carteristas o manifestaciones, y dales consejos útiles para hacer frente a estas situaciones.
Además de información específica sobre el lugar, también debes repasar detalladamente la política de viaje. Asegúrate de que los empleados sepan qué tipo de viajes están permitidos, cómo reservar su alojamiento y los datos de contacto que deben usar en caso de emergencia.
Los viajes en grupo no significan que los empleados vayan a estar siempre juntos. Los viajeros de negocios tendrán diferentes planes de viajes y tareas en distintos lugares, y algunas personas pueden optar por prolongar su estancia para convertirla en un viaje que combine trabajo y ocio. Así que, ¿cómo puedes garantizar la seguridad de todas las personas?
El uso de una herramienta de seguimiento de itinerarios ofrece una forma sencilla de controlar el paradero de los viajeros. De este modo, si se produce un incidente, tu empresa podrá localizar rápidamente a todos los viajeros y prestarles la ayuda necesaria.
Si eres una persona que viaja por negocios y te preparas para un viaje de trabajo en grupo, aquí tienes algunas cosas que puedes hacer para mantener la seguridad mientras viajas.
Booking.com for Business simplifica la gestión de viajes de trabajo en grupo. Reserva y gestiona vuelos y alojamientos para grupos de negocios desde una única plataforma de uso gratuito. Al comparar hoteles, podrás ver las características de seguridad específicas de cada uno, como cajas fuertes, acceso con tarjetas y recepción 24 horas.
Si te dedicas a reservar viajes de negocios, la capacidad de ver las reservas de viajes individuales desde un panel de administración te ayuda a ofrecer asistencia y mantener el deber de asistencia. Nuestra colaboración con Traxo ofrece una visión general de todas las reservas con un mapa de la localización de los viajeros en tiempo real. También colaboramos con International SOS, líder mundial en gestión de riesgos de salud y seguridad, para ofrecer asistencia de seguridad ininterrumpida y ayudar a las empresas a tomar decisiones más fundamentadas utilizando inteligencia en tiempo real.
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Los viajes de negocios traen consigo interesantes oportunidades de crecimiento, pero también es importante reconocer los riesgos y prepararse para ellos. Uno de los puntos clave que hay que recordar es que los grupos de viajeros están formados por personas individuales, cada una de las cuales tiene sus propias necesidades y perfiles de riesgo. Si estableces procedimientos claros en tu plan de seguridad de viajes de empresa, respaldados por evaluaciones de riesgos previas al viaje y formación de los empleados, les darás a los viajeros de negocios las herramientas que necesitan para sentir seguridad, apoyo y confianza durante todo el viaje.
Los seguros de viaje en grupo cubren a varios compañeros –normalmente un mínimo de diez– en una sola póliza. Todos reciben el mismo nivel de protección frente a imprevistos, normalmente con un descuento en comparación con la compra de pólizas de seguro de viaje individuales.
Los dos tipos de seguros de grupo son los obligatorios y los voluntarios. Un plan obligatorio exige que todos los miembros del grupo lo contraten, mientras que los planes voluntarios permiten que los viajeros de negocios decidan si lo contratan o no.
Coordinar un viaje de negocios en grupo requiere organización y flexibilidad para acomodar todas las preferencias, ubicaciones y horarios de los viajeros. Al reservar vuelos de negocios o alojamiento para grupos, también deberás asegurarte de que permitan cambios de última hora.
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