Al viajar menos que sus homólogas corporativas, ¿las pymes necesitan una política de viajes y gastos?
Sin una política adecuada, el coste de los viajes para las pequeñas empresas puede dispararse rápidamente. Está claro que las pymes se benefician de los viajes de empresa. De hecho, en un informe de Confederation of British Industry (CBI) se descubrió que casi la misma cantidad de pymes (94%) hizo viajes de empresa que sus homólogas corporativas más grandes (97%), muchas de las cuales señalaron la importancia de las interacciones cara a cara para ganar nuevos clientes.
Independientemente del motivo de los viajes de trabajo, las empresas de cualquier tamaño deben encontrar una manera uniforme de controlar los costes, hacer un seguimiento de los gastos y gestionar el deber de asistencia. Para las pequeñas empresas, una política eficiente es fundamental, no solo porque trabajan con presupuestos y equipos más reducidos, sino porque también es posible que no tengan los recursos exclusivos que tendría una empresa más grande.
Con una política de viaje, se dejan claras las expectativas para todas las partes interesadas. En esta guía veremos cómo es una política de viaje que se aplica a las pymes, junto con las ventajas y desventajas de usar una plantilla de políticas de viaje para pequeñas empresas. También ofreceremos algunos consejos útiles para fomentar el cumplimiento en toda la organización.
Una política de viajes y gastos es un conjunto de pautas donde se detalla cómo el personal debe gestionar los gastos del viaje. Esto comienza con las normas para reservar vuelos, habitaciones de hotel y alquileres de coche para la empresa, incluidas las plataformas y proveedores preferentes.
También se aclara qué gastos del viaje pagará la empresa, incluidas las tarifas diarias aplicables, para que el personal sepa cuánto puede gastar durante el viaje. Más allá de los gastos y las aprobaciones, una política de viaje integral se centra en la seguridad y la comodidad del personal para realizar viajes de empresa más productivos y sostenibles.
Entonces, ¿cómo es una política de viaje para pymes en comparación con la de las empresas más grandes?
Si bien las organizaciones globales pueden enviar a varias personas en un viaje de empresa al mismo tiempo, las pymes solo pueden enviar una o dos. Las empresas más grandes no solo gastan más al contar con un mayor presupuesto y alcance, sino que también tienden a reservar viajes con más frecuencia, tienen más experiencia en la gestión de riesgos y pueden usar un gestor de viajes exclusivo o una agencia de viajes de empresa para hacer las reservas. Este mayor alcance de los viajes viene acompañado de la necesidad de normas más estrictas y mayores niveles de aprobación.
Al trabajar con presupuestos más pequeños, es mucho más importante que las pequeñas empresas utilicen una herramienta de gestión de viajes para pymes para poder ahorrar dinero y tiempo dedicado a reservar y gestionar viajes de empresa.
No existe una plantilla única para todas las empresas, y las empresas más pequeñas también pueden optar por un enfoque más flexible y menos estructurado en comparación con las corporaciones más grandes. Deberás tener en cuenta las necesidades de tu personal y el presupuesto de viaje.
Las políticas de viaje flexibles brindan al personal cierto grado de autonomía. Quizá pueda elegir sus aerolíneas u hoteles preferidos, siempre que se ajusten a un marco de precios. Una política de viaje flexible puede permitir el "bleisure", en el que se pueden ampliar los planes para incluir tiempo libre al principio o al final del viaje de empresa.
Por el contrario, las políticas de viaje tradicionales incluyen un conjunto fijo de normas para reservar viajes. Por ejemplo, quizá se deben reservar los vuelos obligatoriamente en una aerolínea específica, lo que será más limitante.
Establece las pautas de las reservas de equipo, los límites de gasto y la información de contacto con esta sencilla herramienta online.
Ya sea flexible o estricta, la implementación de una política de viaje para pequeñas empresas aporta claras ventajas. Las experiencias positivas al viajar por trabajo están relacionadas con la participación del personal. Esto es cierto en todo el mundo: el 79% de las personas que viajan por trabajo en América del Norte, el 83% en Europa y hasta el 96% en Asia Pacífico afirma que los viajes de empresa repercuten en su satisfacción laboral general.
¿Cómo contribuye una política de viaje para pequeñas empresas a estas experiencias positivas?
Sin una política clara de gastos de viaje, el personal no sabrá qué está cubierto y deberá preguntarle al departamento de finanzas antes de realizar cualquier reserva o pago. Si se tiene una lista de gastos aprobados para los viajes de empresa, se pueden hacer compras aprobadas previamente con seguridad. Esto también aclara los niveles de aprobación y las responsabilidades para evitar malentendidos.
Los márgenes suelen ser ajustados en el caso de las pequeñas y medianas empresas, así que si el personal se sale del presupuesto en un viaje de empresa, puede haber repercusiones directas en el resultado final mensual. Los gastos son más predecibles cuando se cuenta con pautas de alojamientos y comidas por día.
El uso de una herramienta gratuita de gestión de viajes como Booking.com for Business ahorra tiempo, ya que el personal no tendrá que estar buscando las tarifas correctas. La herramienta incorporará las políticas de viaje y mostrará las opciones que se ajustan al presupuesto y las necesidades del viaje.
Al contar con una política de gastos de viaje para pequeñas empresas, puedes saber con seguridad que los gastos y pagos aprobados cumplen con las normativas gubernamentales para el cumplimiento fiscal.
En una política integral de viajes de empresa se detallará con quién puede contactar el personal cuando necesite ayuda. Esto mantiene abiertas las líneas de comunicación para mejorar la seguridad de quienes viajan. Al mismo tiempo, un sistema de reservas centralizado permite al equipo supervisar las ubicaciones del personal viajero en tiempo real y podrá prestar ayuda si hay cancelaciones inesperadas, retrasos u otros problemas de seguridad en los viajes.
Por último, proporcionar una lista aprobada de servicios de reserva garantiza que el personal solo reserve viajes a través de fuentes fiables y verificadas.
Si bien existen muchas ventajas al crear una política de gastos de viaje para tu pequeña empresa, esto también conlleva algunos desafíos.
Es posible que las empresas más pequeñas no tengan un equipo exclusivo de recursos humanos o finanzas, por lo que un plan de viajes de empresa con una estructura rígida puede añadir capas de aprobación innecesarias. Si sigues rellenando manualmente las reclamaciones de gastos, el papeleo asociado te quitará tiempo. De hecho, las reclamaciones de gastos en papel suponen una media de 20 minutos para procesar individualmente, lo que se suma a la pérdida de productividad.
Una de las principales ventajas de usar una política de viajes de empresa es la gestión de gastos, pero esto puede comprometer la satisfacción del personal. Un conjunto de normas demasiado rígido podría evitar que se sienta atendido y cómodo mientras viaja.
Con el fin de favorecer la flexibilidad, las pequeñas empresas a menudo cometen el error de no ser lo suficientemente claras con sus políticas. Seguir por encima una plantilla de políticas de viaje para empresas pequeñas te ayudará a incluir toda la información pertinente.
Aunque no sea tan extensa como una política corporativa, una plantilla de políticas de viaje para pequeñas empresas debería abarcar los puntos fundamentales, entre los que se incluyen:
Es posible que un gran plan de viajes de empresa deba incluir tarifas diarias para las principales ciudades del mundo. En el caso de los presupuestos de viaje de las pymes, las tarifas están más acotadas a las rutas principales de la empresa. Se indica el gasto máximo por categorías, que incluyen vuelos, alojamientos, transporte terrestre y alquiler de coches.
¿Qué herramientas o plataformas de reserva debe usar el personal? ¿Con cuánta antelación se debe organizar y cómo se aprueban los planes de viaje? Una plataforma gratuita de gestión de viajes como Booking.com for Business ayuda a simplificar el flujo de trabajo de gestión y reserva de viajes de empresa con una sola herramienta.
¿Cómo se espera que el personal pague los viajes de empresa? ¿Se proporcionarán tarjetas de crédito de la empresa o formas de pago virtuales?
Algunos ejemplos pueden ser:
Este es uno de los apartados más importantes de cualquier política de viaje para pequeñas empresas, donde se enumeran qué gastos empresariales están cubiertos y cuáles no. Esto evita los gastos excesivos en áreas grises, como entretener a la clientela. Entre los ejemplos de gastos habitualmente cubiertos se incluyen:
Algunos ejemplos de artículos que podrían no aprobarse incluyen:
Debe haber un apartado donde se indique cómo se tienen que presentar los gastos y qué documentación debe enviarse. Se debe dejar claro el plazo para presentar las reclamaciones de reembolso e indicar cuándo y cómo se hacen los pagos de los viajes de empresa.
Al igual que las corporaciones, las pequeñas empresas tienen un deber de asistencia con su personal. Debes incluir toda la información de seguridad pertinente en la política de viajes de empresa, como los datos de contacto de emergencia y los detalles del seguro de viaje.
Las grandes corporaciones a veces tienen dificultades con el cumplimiento generalizado. Una de las ventajas de las pymes es que, al contar con menos personas, podrás comunicar la política con claridad.
Asegúrate de que la política esté escrita en un lenguaje claro para evitar problemas de comunicación, y que no tenga términos legales ni jerga innecesarios. Cuando se trata de los gastos empresariales oficiales frente a los personales, usa listas para darle un atractivo visual.
Después, asegúrate de que todas las partes interesadas, incluidos el personal de tiempo completo y los contratistas, entiendan las nuevas pautas. El documento debe aplicarse al personal de todos los niveles para obtener los mejores resultados. Por ejemplo, si la alta dirección tiene un conjunto de normas diferente al de los contratistas, esto creará confusión.
Por último, usa la automatización siempre que sea posible para optimizar los procesos de aprobación. Integra apps de seguimiento de gastos y plataformas de pago virtual en los procesos de reserva para tener un flujo de trabajo uniforme.
Una vez que hayas elaborado una política de viajes y gastos, redactar un plan de viajes de empresa debería ser sencillo.
Usa las pautas de la política para buscar vuelos y hoteles apropiados disponibles en las fechas del viaje. A continuación, redacta un itinerario que incluya los siguientes puntos:
Verifícalo con la política de viaje para asegurarte de que el itinerario cumpla con todos los requisitos y compártelo con el equipo.
Sí, viajar se considera un gasto empresarial legítimo, lo que significa que las pequeñas empresas pueden reclamar una desgravación sobre estos costes. Este es uno de los motivos por los que la supervisión y la contabilidad precisas de los gastos son un componente clave de cualquier política de viaje.
Para quienes tengan una pequeña empresa, los límites entre los viajes personales y de empresa a veces pueden volverse borrosos. Lo que es importante recordar es que, ya declares a IRS, HMRC u otro organismo fiscal, los gastos de viajes solo son aptos si ocurren durante los viajes de empresa necesarios.
Por lo tanto, si bien el viaje habitual hacia y desde el lugar de trabajo no se calificaría como un gasto de viaje de empresa, conducir a otro país para una feria comercial sí lo haría.
La naturaleza personal de las pequeñas empresas puede hacer que redactar políticas de viaje formales parezca una tarea colosal. Sin embargo, establecer pautas claras desde el principio ayuda a controlar las expectativas del personal y los costes relacionados a medida que crece la empresa. Dedica tiempo a revisar la política y a ajustarla según sea necesario para una mayor flexibilidad y cumplimiento.
Con las herramientas de reserva actuales y los sistemas automatizados de gestión de gastos, es más fácil que nunca crear una política de gastos de viaje para las pequeñas empresas que satisfaga las necesidades del equipo.
Descubre con esta guía completa qué es una política de viaje, cómo hacer seguimiento de su cumplimie...
La siguiente guía te servirá como un manual completo paso a paso de política de viaje.
