Los servicios de reubicación para empresas pueden ayudarte a atraer al mejor talento. ¿Quieres saber cómo funcionan estos servicios?
En un mercado global, los servicios de reubicación del personal ayudan a las empresas a colocar a cada equipo en el sitio más adecuado. Tanto si estás planificando un proyecto internacional como invitando a personal ubicado en el extranjero o abriendo una oficina nueva, tendrás que gestionar la logística habitual de los viajes de trabajo, es decir, vuelos, alojamiento y visados.
Además de gestionar los planes de viaje, el departamento de Recursos Humanos debe acomodar a su personal en un entorno desconocido y el departamento de Finanzas tiene que encargarse de los distintos costes de la reubicación. En este caso, tener una política específica puede ayudar. En este blog explicaremos por qué una política de reubicación corporativa es tan importante y te ofreceremos los elementos esenciales de una política adecuada.
La reubicación del personal describe el proceso de trasladar a empleados de una ubicación a otra. Puede ser que implique adaptar a nuevos empleados en la oficina central, reubicar a cargos ejecutivos a otro país o trasladar a un equipo de especialistas a una ciudad cercana.
Tanto si se trata de una mudanza no muy lejos como al otro lado del mundo, la reubicación del personal implica un cambio de vida. Por eso, un buen servicio de reubicación corporativa bien estructurado es la clave para que salga bien.
Al igual que ocurre con los viajes de negocios cortos, existen numerosas razones para realizar una reubicación de larga duración. Estos son algunos de los escenarios más comunes:
Nuevos empleados visitan la sede de la empresa para una formación en persona y más a fondo.
Con el crecimiento del trabajo en remoto y el horario flexible, cada vez hay más personas dispuestas a trasladarse por trabajo, sobre todo si es a un lugar donde el coste de la vida es menor.
Además, reemplazar a personal con experiencia es una tarea costosa. Un estudio de Gallup revela que reemplazar a empleados de primera línea cuesta el 40% de su salario, un porcentaje que asciende al 80% en el caso de profesionales técnicos y a un increíble 200% si se trata de gerentes con experiencia. La flexibilidad de la ubicación potencia la retención del personal y ayuda a la empresa a conservar el mejor talento.
Al mismo tiempo, la reubicación del personal ayuda a hacer crecer el negocio, ya sea ampliándolo con proyectos de contratación o abriendo nuevas ubicaciones satélite.
La reubicación resulta atractiva por diversos motivos, como pueden ser la oportunidad de tener nuevas experiencias o progresar a nivel profesional. Según un informe sobre trabajo en remoto de 2024, el 71% de las empresas encuestadas contratan a nivel internacional, lo que abre las puertas a ascensos y promociones.
Un cambio de escenario por sí solo puede ser un incentivo para quienes ya disfrutan de los viajes de negocios. Reubicarse puede significar generar nuevas conexiones y desarrollar una red en persona de profesionales con ideas afines en el extranjero, que tienen la oportunidad de experimentar una cultura diferente.
Las reubicaciones pueden ser voluntarias o involuntarias. En el caso de una reubicación voluntaria, es la persona quien suele solicitar el traslado, que luego es aprobado por la empresa.
En el caso de la reubicación involuntaria, la empresa es quien hace la solicitud como condición para un ascenso.
En ambos casos, una vez que el traslado se acuerda entre las partes, la empresa creará un paquete de reubicación personalizado que cubra todos los gastos de mudanza y viaje. En esta etapa, muchas empresas recurren a la ayuda de un servicio de reubicación para empresas, que se encargue de gestionar la logística del traslado, desde la búsqueda de alojamiento hasta la asistencia a la familia.
No todas las reubicaciones implican un traslado internacional permanente. De hecho, muchas solicitudes son de corta duración y para un proyecto concreto. Estos son los tres tipos principales de reubicación del personal y cargos ejecutivos:
Muchos trabajos implican viajes de negocios frecuentes que duran más que un fin de semana aquí o allá. Los consultores y representantes de ventas suelen volver a menudo a la misma ciudad para reuniones, lo que requiere planes de viaje y alojamientos recurrentes. En esta categoría también se incluye el viaje para un proyecto específico, tanto si dura semanas como meses.
En estos casos, utilizar una plataforma de viajes de empresa como Booking.com for Business ayuda considerablemente a gestionar distintos planes de viaje. Además, los equipos administrativos pueden realizar un seguimiento de los gastos de viaje para que el reembolso sea rápido, y garantizar la seguridad del personal durante el camino.
A diferencia de los viajes de negocios, que permiten entrar y salir rápidamente de un país, una reubicación durante un corto periodo implica una residencia. Sin embargo, será por un periodo concreto con una fecha de finalización establecida.
La reubicación de larga duración implica un traslado a otra ciudad o país durante al menos un año, o incluso indefinidamente. Mientras que la reubicación de cargos ejecutivos de corta duración tiene una fecha de finalización, los planes a largo plazo son más abiertos. También conllevan cuestiones jurídicas, fiscales y de cumplimiento normativo más complicadas.
La reubicación corporativa supone numerosas ventajas, pero también desafíos. Mudarse por trabajo no es una decisión que se tome a la ligera, ya que la reubicación puede tener un impacto en la vida familiar, el tiempo personal y el coste de vida. En el caso de grandes traslados al extranjero, una reubicación también puede requerir tomar clases de idioma y un apoyo continuado por parte de la empresa.
Los costes de la reubicación debe cubrirlos la empresa, como por ejemplo el traslado, los suministros y el posible apoyo laboral para las familias. Incluso cuando la mudanza sea voluntaria, los gastos de reubicación deben considerarse parte de cualquier paquete económico.
Cuando una empresa traslada su ubicación a otro sitio y solicita que alguien del personal le acompañe, esto se considera un traslado involuntario. ¿Pero el personal puede rechazar la reubicación? Depende del contrato de trabajo. Algunos incluyen una cláusula de movilidad, que establece que los empleados deben mudarse (dentro de un límite razonable) si se les solicita.
Las políticas de reubicación corporativas son paquetes de beneficios disponibles para empleados que se trasladan a otra ubicación. Incluyen ayuda económica para cubrir los costes del traslado del personal. También incluyen asistencia administrativa para disminuir la tensión del traslado, como ayuda con los visados, la búsqueda de alojamiento y la mudanza.
Además de incluir todos los beneficios y el apoyo que se ofrece, una política de reubicación corporativa describe los derechos de los empleados y las responsabilidades de la empresa.
El objetivo final de cualquier política de reubicación es eliminar todas las dudas relativas a derechos y a expectativas. Por eso, es necesario incluir estas secciones:
La prestación por reubicación forma parte del paquete total y hace referencia al beneficio económico con el que se puede contar en un traslado. Se puede tratar de un pago único o un reembolso de los gastos de viaje.
Las prestaciones por reubicación suelen cubrir los mismos costes que los viajes de trabajo:
Además, cubren los gastos de almacenamiento y posibles imprevistos.
La prestación por reubicación cubre los gastos relacionados con el viaje y, en cambio, el paquete completo de reubicación contempla ventajas extra relacionadas con los gastos de traslado.
Si tu empresa no ofrece alojamiento, puede cubrir los gastos de buscar casa en la nueva ubicación. Algunos paquetes de reubicación ayudan a pagar, en el caso de compra de vivienda, los honorarios de agentes inmobiliarios, los gastos de peritaje y transmisión de la propiedad, así como los de solicitud de hipoteca.
Además, puedes contar con que se cubran los gastos de traslado, como los de embalaje y almacenamiento en la nueva dirección. Una vez se ha hecho el traslado a la nueva vivienda, hay otros gastos extra, como la instalación de electrodomésticos y de servicios públicos.
Ten en cuenta que estos gastos no son obligatorios, la empresa decide qué gastos están cubiertos. Muchas empresas ofrecen paquetes de distinto nivel. Por ejemplo, la reubicación de cargos ejecutivos puede cubrir más gastos que las de nuevas incorporaciones. Los paquetes de reubicación que cubren todo se suelen reservar a personal sénior.
El motivo principal de utilizar una política de reubicación es que atrae talento a las ubicaciones que deseas. Puede que el personal dude sobre si trasladarse lejos a menos que sepa que recibirá el apoyo necesario, y poder verlo por escrito ayuda a dar el paso.
En segundo lugar, las políticas de reubicación garantizan que no te sales del presupuesto. Los gastos de traslado pueden descontrolarse fácilmente, pero tener estipulado un límite de gasto con costes no reembolsables te ayuda a tener las expectativas bajo control.
Una buena política de reubicación del personal atrae talento de primer nivel a tu empresa y también ayuda en la selección y retención de personal. Estos son los pasos a seguir.
Haz que los departamentos de Recursos Humanos, Comercial y Financiero se encuentren y hablen sobre lo que se puede y no se puede incluir. Aunque estas políticas las suele redactar Recursos Humanos, deben acordar los plazos, las fechas límite y los procesos internos. Después, puedes reunirte con los responsables de contratación para identificar al personal mejor cualificado para cuando surja una oportunidad de traslado.
Haz un estudio previo y crea una lista de proveedores de servicios externos preferentes para incluir en la política. Se mencionan agentes inmobiliarios, empresas de traslado y servicios de reubicación corporativos de preferencia.
Identifica los destinos objetivo. Si tienes que hacer traslados internacionales, debes hablar con el equipo jurídico para tratar cuestiones de inmigración y visados. Además, deberás pensar en el cumplimiento fiscal, que debe quedar cubierto en el documento.
Junto con el equipo de Finanzas, haz un análisis y crea un presupuesto inicial. Decide los gastos que están cubiertos y cuáles son no reembolsables para poder explicarlo de forma detallada al personal.
Una vez has definido el presupuesto, los objetivos y las ventajas, redacta la política con un lenguaje claro y sencillo. Debe responder a todas las preguntas que pueden surgir y definir las ventajas y beneficios que el personal puede esperar de un paquete de reubicación. Asegúrate de que incluyes los datos de contacto de alguien que puede aclarar cualquier duda.
Envía el borrador de la política a todas las partes implicadas para que lo aprueben. Entre ellos, los equipos de Recursos Humanos, Legal y Financiero.
Cuando empieces a reubicar al personal, recoge su opinión sobre el proceso. ¿Hay algún beneficio que les hubiera gustado que estuviera incluido? ¿Ha surgido alguna dificultad que no estuviera prevista como parte del proceso de reubicación? Utiliza los comentarios para revisar la política a lo largo del tiempo.
Las grandes corporaciones suelen tener departamentos y equipos que gestionan los servicios de traslado, pero las pymes pueden necesitar conocimientos externos. En este sentido, las empresas de reubicación internacionales pueden ser de ayuda para garantizar que se realizan los trámites necesarios y de acuerdo con la legislación.
Las empresas pequeñas suelen necesitar - alojamiento de duración corta y media para el personal mientras encuentran una residencia permanente. Para realizar reservas de viaje de forma fácil, puedes recurrir a plataformas de gestión de viajes para pymes como Booking.com for Business. No solo podrás reservar y gestionar los viajes durante el proceso de reubicación, sino que también tendrás más visibilidad de los gastos de alojamiento, vuelo y alquiler de coches. También se incluye asistencia de viaje para que puedas ofrecer al personal el apoyo que necesita durante las conexiones.
Estos servicios se encargan de facilitar el traslado, ya sea nacional o internacional. Ayudan a combinar todas las partes involucradas en el traslado, como el embalaje o el apoyo inmobiliario. Los servicios de reubicación internacional también incluyen ayuda con la solicitud de visados y servicios lingüísticos. Para el personal que viaja con su familia, un buen servicio de reubicación para empresas también se encargará de buscar colegio, ofrecer asistencia laboral y organizar el transporte.
A veces se confunde un servicio de reubicación internacional con una empresa de mudanzas. Aunque el servicio de reubicación se pondrá en contacto con una empresa de mudanzas para embalar y trasladar las pertenencias, se trata de un servicio más amplio.
Un servicio de reubicación para empresas cubre mucho más que el traslado de tus cosas del punto A al punto B. Cuando compares distintas opciones, busca aquellos servicios que también ofrecen:
La reubicación del personal puede resultar abrumadora, pero con una política y una planificación adecuadas no tiene por qué ser estresante. La clave es mantener la comunicación abierta durante todo el proceso, garantizando que el personal recibe el apoyo que necesita en cada fase del proceso.
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