Il est essentiel de bien se préparer avant de partir pour votre prochain voyage d'affaires. Cela vous conférera une bonne image professionnelle et facilitera votre voyage.

Nous avons établi une liste complète de conseils pour vos déplacements professionnels, regroupés selon les étapes du voyage : avant, pendant et après. Ainsi, vous êtes sûr(e) de ne pas passer à côté d'un élément important et vous pouvez vous concentrer sur votre réseau et votre travail.

Conseils pour préparer un déplacement professionnel

Nous vous recommandons de commencer à mettre en œuvre certains de ces conseils quelques semaines avant la date de votre voyage. De cette façon, vous êtes certain(e) de tous les passer en revue et vous n’aurez pas à vous soucier des préparatifs à la dernière minute.

1. Renseignez-vous sur la politique de voyages d’affaires de votre société

Avant de réserver un voyage d’affaires ou de préparer quoi que ce soit, vous devriez lire la politique de voyages d’affaires de votre société. Vous vous assurez ainsi de tout faire correctement.

2. Vérifiez auprès du service informatique que vous pouvez travailler à distance

Si vous n’avez pas l’habitude de travailler à distance, il est judicieux de vérifier auprès des services informatiques de votre société que vous pouvez travailler depuis un autre endroit. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’un VPN pour vous connecter en toute sécurité à votre réseau ou d’activer l’itinérance sur votre téléphone.

Voici quelques recommandations en matière de cybersécurité lorsque vous voyagez pour affaires :

  • Gardez votre pare-feu activé lorsque vous utilisez un réseau public.
  • Assurez-vous que votre antivirus est à jour.
  • Utilisez un filtre de confidentialité pour l’écran de votre ordinateur portable.

3. Choisissez soigneusement votre hébergement

Si vous voyagez pour le travail, un bon conseil en matière de voyage d’affaires est de choisir un hébergement qui répond à vos besoins professionnels.

Il est également utile de vérifier si votre société collabore avec des chaînes hôtelières ou si vous pouvez bénéficiez de surclassements gratuits via des programmes de fidélité. Vous pourrez ainsi bénéficier d’un confort supplémentaire au même prix.

Voici quelques autres éléments à prendre en considération :

  • Vérifiez si la politique de voyage de votre société fixe des critères que vous devez respecter pour choisir votre hébergement.
  • Déterminez s’il est préférable de séjourner à proximité de votre lieu de travail ou à proximité de l’aéroport.
  • Assurez-vous que l’hôtel ou l’appartement dans lequel vous séjournez dispose d’une connexion Wi-Fi fiable.
  • Vérifiez si l’hébergement dispose d’un service de blanchisserie (surtout pour un séjour long).
  • Optez pour un hébergement avec repas inclus, afin d’économiser du temps et de l’argent.
  • Lisez quelques avis et assurez-vous que votre hébergement est calme pendant la nuit.
  • Choisissez un hébergement doté d’un service de réception 24h/24, au cas où votre vol serait retardé.

4. Réservez un vol direct

L’un des conseils les plus courants en matière de voyages d’affaires est d’essayer d’éviter les escales en réservant des vols directs. Vous éviterez ainsi de rater votre correspondance et d'arriver en retard à un rendez-vous professionnel important.

Si vous ne pouvez pas éviter les escales, nous vous recommandons de prévoir suffisamment de temps entre deux vols pour ne pas rater une correspondance importante.

5. Renseignez-vous sur le décalage horaire et préparez-vous-y

Lorsque vous devez voyager, renseignez-vous toujours sur le décalage horaire pour vous préparer à ses effets. Malheureusement, les symptômes peuvent être très pénibles et si vous ne prenez pas de mesures préventives, vous risquez de souffrir d’insomnie et de maux de tête pendant toute la durée de votre voyage professionnel.

6. Faites vos valises intelligemment

Vous pouvez gagner du temps et de l’argent si vous optez uniquement pour un bagage à main. Vous pouvez également vous passer des étapes d’enregistrement et de retrait des bagages, et éviter ainsi de perdre votre bagage.

Vous pouvez consulter une liste des éléments essentiels à ajouter à votre valise pour vos voyages professionnels et ainsi la préparer intelligemment pour votre prochain voyage. Voici certains éléments fondamentaux :

  • Des adaptateurs électriques pour le pays de destination
  • Des petits articles de toilette (de préférence moins de 100 ml)
  • Des cadeaux que vous pourriez apporter à vos collègues
  • Des vêtements adaptés à la météo

7. Assurez-vous que votre pièce d’identité n’est pas expirée

Vous ne voulez pas renoncer à votre voyage d’affaires à cause d’une pièce d’identité expirée, alors vérifiez régulièrement sa date d’expiration et celle de votre passeport.

Il est également conseillé de toujours avoir une copie de votre pièce d’identité avec vous, car cela facilitera les démarches administratives en cas d’urgence.

Avant de voyager, pensez à vérifier si vous avez besoin d’un visa pour vous rendre à votre destination. La politique de voyage de votre société devrait mentionner si elle vous aidera à en faire la demande ou non.

8. Préparez tous vos documents professionnels en amont

Un voyage d'affaires est l'occasion idéale de nouer de nouveaux contacts, de développer sa clientèle et de résoudre d'éventuelles difficultés au sein de l'entreprise. C’est pourquoi vous devez préparer tous les documents dont vous pourriez avoir besoin avant le départ, ainsi qu’imprimer tous les contrats ou ressources nécessaires.

9. Planifiez vos trajets vers et depuis l’aéroport

Vous pouvez prévoir de vous rendre à l’aéroport en transports en commun, en taxi ou en voiture privée/de location. Dans tous les cas, il est conseillé de vérifier votre itinéraire au préalable.

Si votre société prend en charge les frais, assurez-vous de réserver votre taxi vers et depuis l’aéroport avant votre voyage. Si réserver un taxi n’est pas la meilleure option parce que vous souhaitez avoir plus de liberté, louer une voiture pourrait être la solution.

Conseils à suivre pendant un voyage professionnel

Une fois que vous arrivez à l’aéroport, votre voyage d’affaires commence officiellement. Voici quelques bons points à garder à l’esprit :

10. Profitez de votre temps à l’aéroport

Si vous le pouvez, choisissez de patienter avant le départ dans un salon de l’aéroport. Vous pouvez y déguster gratuitement des boissons et de la nourriture, travailler si nécessaire ou simplement vous détendre avant votre vol.

11. Utilisez des applications de voyage

Les applis de voyage peuvent vous aider à rendre vos déplacements professionnels plus faciles que jamais. Si vous téléchargez toutes les applications de cette liste complète, vous n’aurez pas à vous soucier de votre expérience de voyage.

12. Conserver les justificatifs de vos dépenses

Si vous n’avez pas de carte de crédit d’entreprise et que vous devez payer d’avance, assurez-vous de conserver tous vos reçus. En outre, les charger dans un outil de dépenses ou les prendre en photo pour en conserver une copie vous assurerait d’avoir une trace de vos dépenses.

Avant de dépenser de l’argent que votre société pourrait ne pas rembourser, assurez-vous de lire la politique de voyage de la société pour savoir combien vous êtes autorisé(e) à dépenser pour les repas, les boissons, etc.

13. Changez de l’argent à l’aéroport

Si vous voyagez pour le travail vers une destination dont la devise est différente de la vôtre, il est plus facile d’échanger de l’argent à l’aéroport ou d’opter pour des cartes permettant de payer dans plusieurs devises.

Si vous optez pour l’argent liquide, assurez-vous d’avoir des petites coupures que vous pourrez laisser en pourboire lors des repas. Bien entendu, vérifiez à l’avance si les pourboires sont pratique commune dans votre destination pour éviter toute mauvaise surprise.

14. Essayez de prévoir un peu de temps libre

Les voyageurs d’affaires ont peut-être remarqué l’essor du « bleisure » : une combinaison de business et de leisure (loisirs). Vous pouvez également vous détendre au maximum et profiter de la culture de la destination où vous êtes, tout en voyageant pour le travail.

15. N’oubliez pas votre santé

Un conseil en matière de déplacements professionnels que beaucoup de voyageurs contournent est le fait de se concentrer sur sa santé. Que ce soit en optant pour un hébergement équipé d’une salle de sport ou en faisant de nombreuses pauses pour vous balader, vous ne pouvez pas ignorer cette étape importante.

Pour profiter au maximum de votre voyage d’affaires, faites attention aux points suivants :

  • Assurez-vous de dormir suffisamment.
  • Faites attention à ce que vous mangez.
  • Buvez beaucoup d’eau.

De plus, n’oubliez pas d’emporter vos médicaments habituels (soyez prêt(e) à présenter une ordonnance si nécessaire) et vos compléments alimentaires afin de pouvoir conserver votre routine quotidienne.

16. Soyez conscient(e) des différences culturelles

Une fois que vous arrivez au bureau et que vous commencez vos réunions, gardez à l’esprit que vous êtes un(e) invité(e) dans un autre pays et dans un autre bureau. Suivez les bonnes pratiques qui vous ont été enseignées avant de partir ou suivez l’exemple de vos collègues.

Conseils à suivre après le voyage d’affaires

Une fois de retour au bureau après votre voyage d’affaires, vous devez faire certaines choses pour vous assurer de terminer votre voyage de la bonne manière et de tirer profit des liens que vous avez tissés.

17. Déposez votre notes de frais

Une fois de retour au bureau, ne tardez pas à déposer votre note de frais. Plus vous attendez, plus vous risquez d’oublier des choses ou même de dépasser la date limite de dépôt.

Assurez-vous de remplir correctement votre note :

  • Saisissez les montants exacts, n’arrondissez pas.
  • Joignez les copies des reçus.
  • Ne soumettez pas de dépenses personnelles.

18. Restez en contact

Avez-vous rencontré de nouveaux clients, des collègues ou des partenaires potentiels lors de votre voyage ? Ce n'est pas parce que votre voyage d'affaires est terminé que votre travail et celui de votre entreprise s'arrêtent là.

Voici quelques façons de garder le contact :

  1. Envoyez un e-mail pour remercier les personnes qui vous ont accordé du temps.
  2. Partagez quelques notes sur vos réunions et soulignez les actions ou les idées sur lesquelles vous vous êtes mis d’accord.
  3. Interagissez sur LinkedIn

19. Donnez votre avis sur la politique de voyage

La façon la plus simple d’apprendre est la mise en pratique. Si vous constatez des écarts entre la réalité des déplacements professionnels et la politique de voyage de la société, assurez-vous d’en informer la personne responsable. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les autres voyageurs d’affaires respectent la politique de voyage.

20. Faites un bilan de votre voyage

Voyager à des fins professionnelles peut vous en apprendre beaucoup sur l’entreprise, mais vous devez également partager ces nouveaux éléments. Organisez des réunions pour faire le point sur ce que vous avez appris et sur les meilleures pratiques dont vous avez été témoin afin de faire avancer votre entreprise.

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