Conférences d’un jour, rencontres avec des clients sur plusieurs jours... Les voyages d’affaires peuvent prendre plusieurs formes.
Les voyages d’affaires représentent un marché considérable, dont la valeur devrait dépasser 800 milliards de dollars d’ici 2027. Même si le télétravail est de plus en plus répandu de nos jours, avec près de 40 % des employé(e)s en télétravail et 25 % ayant opté pour un modèle hybride selon Forbes, les voyages d’affaires restent essentiels dans de nombreux postes.
Dans cet article, vous découvrirez tout ce que vous devez savoir sur les différents types de voyages d’affaires et les avantages qu’ils peuvent apporter à votre équipe.
Les voyages d’affaires ont un impact positif avéré sur les entreprises. Les voyages d’affaires permettent de participer à des réunions ou à des conférences, de suivre des formations, de rencontrer des clients ou partenaires, d’explorer de nouveaux marchés ou de collaborer avec d’autres bureaux et des équipes à distance. D’après cette étude, 9 voyageurs sur 10 affirment que les déplacements professionnels contribuent non seulement à renforcer les liens avec les collaborateurs mais qu’ils sont aussi à l’origine d’un tiers des nouvelles ventes. Les voyages d’affaires constituent également une industrie à part entière, qui soutient près de 284 000 emplois à temps plein rien qu’au Royaume-Uni. En résumé, les voyages d’affaires constituent un atout inestimable pour toute entreprise qui souhaite développer et renforcer sa marque.
Les entreprises qui intègrent différents types de voyages d’affaires à leur stratégie peuvent également bénéficier d’avantages allant bien au-delà d'une simple augmentation de bénéfices. Selon notre enquête, de nombreux employé(e)s citent également le développement personnel comme un avantage clé des voyages d’affaires, notamment grâce à son impact positif sur :
Les jeunes voyageurs sont ceux qui accordent le plus de valeur aux déplacements professionnels, bien que près de la moitié des voyageurs d’affaires plus âgés (46 ans et plus) déclarent encore que ces déplacements ont un impact positif sur leur santé mentale.
Les voyages d’affaires sont également l’occasion de collaborer, en particulier pour des collègues qui ne travaillent pas souvent ensemble ou ne se connaissent pas bien. Voyager ensemble permet en effet de renforcer les liens au sein d’une équipe.
Au vu de ces éléments, proposer des voyages d’affaires variés peut s’avérer un levier stratégique pour accroître la satisfaction et l’engagement de vos employé(e)s.
Voici les différents types de voyages d’affaires à considérer pour votre équipe :
Bien que les caractéristiques des différents types de voyages d’affaires puissent varier, leur objectif principal est toujours, en fin de compte, de développer et de renforcer la société. À cet égard, les réunions avec les clients restent un élément essentiel de l’agenda d’une entreprise.
Les réunions avec les clients peuvent avoir lieu dans vos propres bureaux, dans ceux de clients ou sur un site externe. Il peut donc être nécessaire de se déplacer, que ce soit pour se rendre au siège social dune entreprise dans un autre pays ou pour traverser la ville en voiture. Et comme les ventes sur le terrain affichent un taux de conclusion de 40 %, rencontrer des clients potentiels en personne peut s’avérer très fructueux.
Élément essentiel du développement professionnel de votre équipe, les conférences sont un motif courant de voyage d’affaires. Tenez-vous au courant du calendrier des conférences de votre secteur. Vous participerez probablement à quelques conférences locales mineures, mais les événements les plus importants du secteur pourraient vous obliger (ainsi que de nombreux autres participants) à voyager, car il s’agit d’occasions uniques de créer un réseau de contacts à l’échelle nationale, voire mondiale.
Cette étude montre que la collaboration et le réseautage sont les principales raisons qui motivent la participation à des conférences (64 %), devant la formation professionnelle (53 %). En plus du développement personnel que ce type de voyage professionnel peut offrir, comme nous l’avons mentionné plus haut, participer à une conférence peut être un excellent moyen d’accompagner et de faire évoluer les membres de votre équipe.
Les séminaires d’entreprise constituent un autre type de voyage d’affaires légèrement différent. Plutôt que d’envoyer les membres de votre équipe à une réunion ou à un événement externe, optez pour un séminaire : un événement interne réservé aux membres de votre entreprise. Il peut s’agir d’un voyage dans un complexe hôtelier, un hôtel en ville ou tout autre lieu. Les séminaires d’entreprise ont pour but de renforcer les liens entre les membres de votre équipe et de discuter des objectifs de l’entreprise loin des exigences habituelles du bureau. Le lieu choisi peut aussi jouer un rôle essentiel dans la stimulation de la pensée créative.
L’organisation et la réussite d’un séminaire d’entreprise jouent également un rôle crucial dans la satisfaction et la productivité des employé(e)s. En effet, plus de 80 % des employé(es en Europe) affirment que la possibilité de voyager améliore leur performance et leur satisfaction générale au travail.
Particulièrement importantes pour le travail en agence ou sous contrat, les visites fréquentes sont essentielles pour fidéliser un client. Des études montrent que la communication en face à face est 34 fois plus efficace que la correspondance numérique. C’est également un aspect à prendre en compte si votre activité s'étend sur plusieurs bureaux et que vous souhaitez renforcer la cohésion de vos équipes.
Pour maximiser les bénéfices de ces déplacements, en fonction de leur nombre ou de leur nature, vous pourriez envisager d’intégrer un membre de l’équipe au sein d’une agence cliente pour une période prolongée. Cela s’avérera plus profitable à tous les niveaux. Il est important que les personnes se sentent comme des éléments essentiels de l’équipe et non comme de simples intermédiaires.
Un type de voyage relativement nouveau, le « bleisure », contraction de « business » et de « leisure », combine affaires et loisirs pour atteindre un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle, en tirant le meilleur parti d’un voyage d’affaires. Même si le but principal du voyage est de rencontrer un client, d’assister à une conférence ou de se rendre dans un autre bureau, le « bleisure » permet aux membres de l’équipe de rester quelques jours de plus pour profiter d’un séjour à titre personnel.
Cette approche peut être très bénéfique, car elle permet aux employé(e)s de se détendre et d’assimiler pleinement tout ce qu’ils ont appris pendant leurs heures de travail, tout en profitant de leur voyage sur le plan personnel. Si vous autorisez ce type de voyage, assurez-vous que votre politique de voyage précise clairement la répartition des responsabilités, notamment des coûts, entre la société et les employé(e)s.
Les voyages pour missions temporaires concernent les équipes qui se déplacent sur un site de travail pour des projets temporaires, par exemple les ingénieurs, les techniciens ou les ouvriers du bâtiment. Contrairement aux voyages d’affaires classiques pour des réunions, les voyages pour missions temporaires sont axés sur la réalisation de projets et peuvent durer de plusieurs jours à plusieurs mois. Leurs besoins en matière d’hébergement diffèrent également, puisqu’ils nécessitent un logement de longue durée pour répondre aux besoins d’équipes effectuant des travaux manuels.
Malgré leurs différences, tous les types de voyages d’affaires partagent des caractéristiques universelles à prendre en compte lors de la planification. Voici quelques-uns des conseils clés pour planifier un voyage d’affaires :
Aucun voyage ne vaut la peine d’être entrepris sans un plan d’action solide. Une fois la raison du voyage d'affaires établie, vous pouvez en organiser les modalités : le lieu, l’hébergement et le type de transport à considérer (par exemple, un vol, un train ou un court trajet en voiture à travers la ville). Booking.com for Business est la solution idéale pour gérer les déplacements professionnels et réserver des hébergements, des vols et des voitures de location pour votre équipe.
La durée de votre voyage a une incidence sur presque tout le reste, et elle-même peut être dictée par le budget et la charge de travail à venir. Le temps dont vous disposez peut également vous laisser une certaine marge de manœuvre dans le choix du moyen de transport ou de l’hébergement.
Vous pourriez être tenté(e) d’optimiser chaque minute d’un voyage en planifiant des événements et des réunions tard dans la soirée, mais vous ne tirerez pas le meilleur de votre équipe en la forçant à être toujours opérationnelle. Il est essentiel de laisser à chacun le temps de se reposer, de réfléchir et de se préparer pour la suite.
Veillez à ce que les membres de votre équipe se familiarisent avec toutes les politiques de voyages avant leur départ, notamment en ce qui concerne la gestion des dépenses, les codes de conduite et l’utilisation des biens de la société.
De nombreuses entreprises se sont engagées publiquement à réduire leur empreinte carbone. Assurez-vous donc de tenir vos promesses. Privilégiez le train à l’avion lorsque cela est possible, et optez pour un établissement respectueux de l’environnement. Booking.com for Business propose plus de 3 millions d’établissements, ce qui vous permet de trouver facilement celui qui vous convient.
Anticipez les imprévus : annulations de vols, problèmes de réservation d’hôtel ou technologie qui fait défaut à l’arrivée. Assurez-vous que tout le monde sache quoi faire si cela se produit, afin de ne pas compromettre le bon déroulement du voyage.
Consultez votre équipe pour vous assurer que les horaires, les destinations et les moyens de transport prévus lui conviennent. Négliger cette étape pourrait exercer une pression inutile sur les membres de l’équipe qui ne seraient pas en mesure de concilier leurs engagements personnels ou autres avec les objectifs du voyage d’affaires.
Le coût global de votre voyage d’affaires variera au cas par cas. Le budget de votre voyage est directement influencé par la date, la destination et l’objectif visé, chaque type de voyage d’affaires ayant des caractéristiques bien précises. Notre calculateur d’économies (ainsi que nos programmes de fidélité) peut vous aider à mieux gérer vos dépenses. Les dépenses comprennent :
Il peut s’agir d’un vol, d’un train ou d’un trajet en taxi. En fonction des dates et de la distance, vous constaterez peut-être que l’un est nettement plus économique que l’autre.
Il peut y avoir de grandes différences de coûts entre un hôtel d’affaires, un appart’hôtel ou tout autre type d’hébergement. Certains voyages d’affaires peuvent nécessiter un hôtel proche d’un centre de conférence, tandis que d’autres, comme les séminaires d’entreprise, peuvent permettre de choisir des options plus flexibles et abordables.
Apéritifs de réseautage, déjeuners d’affaires, billets d’entreprise pour des événements : toutes ces dépenses peuvent avoir un impact considérable sur le budget. Il est donc judicieux de fixer à l’avance des plafonds.
Les petites dépenses peuvent rapidement faire fondre les budgets. Avez-vous prévu un budget pour des frais tels que le stationnement, la taxe de séjour ou les coûts imprévus ?
Comme nous l’avons vu, il est essentiel de mettre en place une politique de voyage solide pour que votre équipe sache à quoi s’attendre et sache comment se comporter lors des différents types de voyages d’affaires mentionnés dans cet article. Pour ce faire, vous pouvez utiliser notre outil de création de politiques de voyage. Votre politique de voyage devrait inclure les éléments suivants :
Une gestion efficace des voyages d’affaires exige la mise en place de processus rigoureux, notamment l’adoption d’une politique de voyage et d’outils de budgétisation. Pour préparer l’avenir de votre marque face à la généralisation du télétravail, la maîtrise de l’organisation des voyages est un atout indispensable. Pour des processus simplifiés et une gestion administrative sans effort en matière d’hébergement, ainsi qu’une expérience utilisateur optimale pour votre équipe, utilisez Booking.com for Business. Choisissez parmi plus de 3 millions d’établissements, réservez pour jusqu’à 30 employé(e)s en une seule fois, et suivez facilement vos dépenses pour respecter votre budget et contrôler le coût de vos voyages d’affaires.
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