Découvrez comment choisir entre des billets d’avion remboursables et non remboursables pour les voyages d’affaires.
Lorsqu’elles réservent des vols d’affaires, les personnes se posent souvent la question suivante : doivent-elles choisir des billets non remboursables, modifiables ou entièrement remboursables ? Qu’il s’agisse de réunions annulées, d’employé(e)s malades ou de changements d’itinéraire de dernière minute, il existe de nombreuses situations nécessitant l’annulation d’un vol dans le cadre de voyages d’affaires. Ainsi, si les vols remboursables sont souvent plus onéreux, cette flexibilité est souvent payante en cas d’imprévus.
Les aspects contingents des voyages d’affaires font de la flexibilité intégrée un atout, mais le tarif plus élevé du billet pour les vols remboursables est-il justifié pour chaque voyage ?
Dans cet article, nous nous intéresserons aux facteurs à évaluer dans le cadre de la réservation de vols d’affaires. En tenant compte des implications budgétaires et de la logistique, vous disposerez des informations nécessaires pour choisir le meilleur type de billet.
La plupart des compagnies aériennes offrent le choix entre des billets remboursables et non remboursables. Les billets remboursables permettent aux voyageurs et voyageuses de modifier ou d’annuler des vols après la réservation. Ces billets sont parfois associés à certaines restrictions, telles que des fenêtres d’annulation définies ou des frais minimes pour les modifications. Cependant, vous ne perdrez pas la valeur totale du billet si les plans changent, comme ce pourrait être le cas avec un tarif non remboursable.
Lorsque vous achetez des billets d’avion pour des voyages d’affaires, vous devez d’office tenir compte de facteurs tels que la durée des escales, les itinéraires et le coût. Il est également important de considérer les différentes options tarifaires, remboursables et non remboursables, pour déterminer laquelle répond le mieux aux besoins de votre équipe.
En voici un aperçu.
Il est important de noter que les politiques d’annulation et de modification varient considérablement d’une compagnie à l’autre. Il est donc toujours essentiel de lire attentivement les conditions générales d’utilisation.
Leur principal avantage est la flexibilité. Cela s’avère utile dans bon nombre de scénarios de voyages d’affaires en raison de changements d’horaire imprévisibles et de dernière minute.
Par exemple, les responsables des voyages peuvent avoir besoin de réserver une série de billets aller-retour pour un projet dont le calendrier et la portée évoluent. Les billets remboursables permettent de s’adapter plus facilement aux modifications des horaires de réunion, sans encourir de frais supplémentaires.
Un autre avantage est la possibilité de réserver les vols à un tarif plus bas au moment de leur mise en vente par les compagnies aériennes, tout en sachant que vous pourrez modifier vos dates plus tard lorsque les itinéraires seront finalisés. Réserver à l’avance offre une plus grande tranquillité d’esprit.
Cependant, il y a aussi des considérations à garder à l’esprit avant de sélectionner automatiquement des billets d’avion remboursables. Ils ont un coût plus élevé, ce qui peut étirer votre budget pour les frais de déplacement. Pour les trajets simples avec peu de risques de modifications, ce surcoût n’est pas toujours justifié. Il est également important de prendre en compte les variations de conditions entre les différentes compagnies aériennes et les différents types de tarifs avant de réserver.
Choisissez des billets remboursables au moment de la réservation, que ce soit directement auprès de la compagnie aérienne, d’une agence ou d’un agrégateur tiers. Avec des solutions en ligne comme Booking.com for Business, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver le type de billet le plus approprié auprès de plusieurs compagnies aériennes à la fois. Recherchez des options libellées avec des filtres tels que :
Des options remboursables sont disponibles pour différents types de tarifs, y compris les vols en classe économique et en classe affaires.
Dans certaines situations, vous pourriez recevoir un remboursement complet ou un dédommagement partiel sur un tarif non remboursable.
De nombreuses compagnies aériennes accordent une période de réflexion de 24 heures, notamment British Airways, Delta et LOT Polish Airlines. Cela signifie qu’en cas d’annulation de votre billet dans les 24 heures suivant l’achat, vous recevrez un remboursement complet. Cette politique est obligatoire aux États-Unis. En effet, le Ministère des Transports américain impose aux compagnies aériennes, soit de rembourser intégralement les billets achetés, soit de permettre aux clients de placer une option sur un vol au tarif indiqué pendant 24 heures.
Les billets remboursables permettent aux personnes qui voyagent pour affaires d’être remboursées si elles décident de modifier ou d’annuler leur vol. Lorsque les vols sont annulés ou modifiés par les compagnies aériennes (en raison de facteurs imprévus tels que des conditions météorologiques extrêmes, des grèves de personnel ou des problèmes mécaniques), l’ensemble des voyageurs et voyageuses peuvent être admissibles à un remboursement complet. En fonction des politiques, qui dépendent de la région et de la compagnie aérienne, vous pourrez choisir entre vous faire rembourser ou modifier votre réservation.
Les retards importants entraînent également un dédommagement dans de nombreux pays, quel que soit le type de billet. Par exemple, les voyageurs et voyageuses d’affaires au sein de l’UE peuvent demander automatiquement un dédommagement allant jusqu’à 250 € pour les vols court-courriers retardés d’au moins 3 heures, et 600 € pour les vols long-courriers retardés d’au moins 4 heures. Au Canada, les grandes compagnies aériennes doivent payer jusqu’à 1 000 $ pour les retards de vol de plus de neuf heures.
Les assurances voyage d’affaires prévoient souvent le remboursement des frais d’annulation pour couvrir les dépenses liées aux changements d’horaire et retards de dernière minute. Pour recevoir un remboursement, les passagers doivent conserver leurs cartes d’embarquement, leurs reçus et les autres documents pertinents.
Voici un exemple d’analyse coûts-avantages qui vous permettra de déterminer s’il est pertinent d’opter pour un vol remboursable au tarif plus élevé.
Imaginez que vous êtes un(e) responsable des voyages chargé(e) d’acheter des vols d’affaires pour 20 collègues en raison d’une conférence à venir. Pour un billet aller-retour de Londres à New York, le tarif remboursable proposé est de 695 £, contre 585 £ pour un tarif non remboursable, soit une majoration de 110 £.
L’analyse de votre programme de voyages d’affaires révèle un taux d’annulation moyen de 5 %, avec 1 billet annulé sur 20.
Le coût total est de 13 900 £ pour les billets remboursables ou de 11 700 £ pour les billets non remboursables. Si l’un de vos collègues annule son déplacement, vous ne perdriez que 585 £ si son billet est non remboursable, ce qui est bien inférieur aux 2 200 £ supplémentaires que vous dépenseriez pour des billets remboursables.
Dans ce cas, il serait plus rentable d’acheter des billets non remboursables.
Bien que l’exemple ci-dessus montre que les billets non remboursables peuvent être une option plus rentable, ce ne sera pas toujours le cas. Pour les déplacements en plus petits groupes ou des itinéraires plus risqués, des billets remboursables peuvent être préférables.
Explorez ces considérations clés dans le cadre de votre processus de prise de décision.
Les membres de la direction d’une entreprise sont souvent confrontés à des ajustements de dernière minute. Pour les fusions à enjeux élevés, les présentations au conseil d’administration et les réunions avec des clients, la flexibilité des billets remboursables représente une source de stress en moins. Votre équipe aura la liberté d’arriver plus tôt ou de prolonger son séjour si nécessaire pour mener à bien le travail.
Les probabilités de perturbation des voyages varient en fonction des destinations. Certaines régions sont plus sujettes à l’instabilité politique et aux événements climatiques que d’autres. Choisir des tarifs flexibles est un moyen de réduire l’anxiété liée aux voyages d’affaires dans des situations imprévisibles.
Le type de voyage d’affaires est également à prendre en compte pour la sélection des billets. Certains secteurs d’activités sont réputés pour la contingence de leurs objectifs de projet et de leur calendrier, notamment dans le cadre de la conception et du développement de produits. Par exemple, les voyageurs et voyageuses d’affaires peuvent avoir besoin de reporter le lancement d’un produit à venir en raison d’activités de concurrents ou de prolonger leur séjour sur un tournage retardé par de mauvaises conditions météorologiques.
En revanche, les dates des conférences et événements à grande échelle sont moins sujettes au changement. Les horaires sont soigneusement déterminés à l’avance, de sorte que les tarifs non remboursables pourraient ici être l’option la plus logique.
La différence entre les tarifs remboursables et non remboursables est négligeable dans certains cas, et importante dans d’autres. Comment comparer le coût des vols annulés non remboursables aux tarifs plus élevés des billets remboursables ?
Les politiques de voyage d’affaires doivent aussi peser dans le choix des billets. Certaines sociétés privilégient les billets remboursables pour certains types de déplacements afin de s’adapter aux changements.
Définissez des instructions de réservation pour les équipes, fixez des plafonds de dépenses et configurez des coordonnées grâce à cet outil en ligne facile à utiliser.
Avec plus de 380 compagnies aériennes représentées sur une même plateforme, Booking.com for Business facilite la recherche de vols remboursables. Vous pouvez rechercher des vols en classe économique et en classe affaires vers les destinations de votre choix, en filtrant selon les tarifs et certains critères de flexibilité.
Nous proposons également une assistance 24h/24 et 7j/7, assurée par des spécialistes du voyage pour vous aider en cas de perte d’itinéraires, de modification de réservation ou d’annulation, ou de tout autre changement de programme.
Pour les itinéraires fixes avec peu de probabilités de changement, les tarifs non remboursables seront généralement l’option la plus logique et la moins chère. Cependant il arrive que l’organisation des voyages d’affaires soit quelque peu flottante, ce qui nécessite des options de réservation flexibles. Les billets d’avion remboursables permettent d’annuler un voyage sans pénalité, ce qui en fait une solution pratique pour tous ceux qui ont un emploi du temps imprévisible. Bien qu’ils soient proposés à un tarif plus élevé, l’assurance qu’ils procurent l’emporte souvent sur le coût.
La plupart des grandes compagnies aériennes proposent à la fois des options de vol remboursables et non remboursables, ce qui vous permet de comparer facilement. Essayez Booking.com for Business pour obtenir un aperçu des vols d’affaires disponibles pour votre prochain déplacement et trouver l’équilibre idéal entre coût et commodité.
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